Вопросы, рассмотренные в материале:
- Суть удаленной бухгалтерии
- Плюсы и минусы для специалиста, работающего по «удаленке»
- Какие преимущества получает компания, наняв работающего по удаленному доступу сотрудника
- Что выбрать: бухгалтера-фрилансера, работающего по «удаленке», или фирму, предоставляющую услуги аутсорсинга
Бухгалтер на удаленном доступе, свой собственный или аутсорс? Какой вариант лучше? Многие мелкие предприниматели и даже владельцы более крупных фирм задаются этим вопросом. У каждого варианта есть как свои плюсы, так и минусы.
И чтобы принять взвешенное решение, о котором впоследствии не придется пожалеть, нужно тщательно обдумать все за и против. А для этого необходимо обладать определенной информацией. Именно ей мы и поделимся с вами в данной статье.
Суть удаленной бухгалтерии
Смысл удаленного ведения бухгалтерии фирмы заключается в том, что бухгалтеру нет необходимости находится непосредственно в самой организации, входить в ее штат. Это может быть и сотрудник аутсорсинговой фирмы или фрилансер (ИП или физическое лицо).
Давайте разберемся в терминологии. Бухгалтер, выполняющий свои обязанности удаленно, но при этом не входящий в штат компании, не является ее сотрудником. Соответственно, ее владелец не может считаться работодателем этого специалиста. Вакансия бухгалтер на удаленном доступе может быть открыта и в рамках штатного состава компании. При этом такой специалист исполняет свои обязанности удаленно и, являясь работником организации, должен выполнять свои трудовые функции в соответствии с законом и договором, отчитываться перед руководителем и подчиняться ему.
Не входящий в штат бухгалтер на удаленном доступе выполняет свои функции на основании договора оказания услуг в соответствии с гражданским законодательством. Он несет ответственность только перед заказчиком.
Функционал удаленного бухгалтера заключается в ведении учета всех хозяйственных операций клиента, формировании отчетности. Тем не менее у него нет необходимости лично присутствовать в офисе заказчика.
Для того чтобы деятельность удаленного бухгалтера была эффективной, он должен ориентироваться в бизнесе заказчика лучше, чем сам клиент. Это обусловлено тем, что в функции удаленного бухгалтера входят и такие услуги, как консультирование клиента касательно документального отражения финансовых операций, расчета сумм налоговых платежей, способов движения денег и связанных с ними изменений обязательств (имущественных, финансовых).
Как правило, «удаленщику» делегируются такие функции, как:
- составление авансовых отчетов; ведение учета движения средств;
- ведение документооборота по банковским организациям (формирование платежек, банковские выписки);
- ведение учета ОС;
- ведение учета расчетов с контрагентами;
- ведение учета продаж.
Удаленный специалист выстраивает рабочий процесс исходя из графика документооборота, сформированного на основе потребностей клиента и количества делегированных ему функций. Другими словами, деятельность удаленного бухгалтера не ограничивается внесением сведений из первичной документации в компьютер и формированием отчетности. Также он должен:
- оценивать финансовые и хозяйственные операции клиента;
- вести «первичку» (понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами);
- анализировать структуру и качество учета, предлагать способы его корректировки при необходимости;
- сопоставлять реальное количество объектов в учете с тем, которое должно быть.
Другими словами, бухгалтер на удаленном доступе:
- Выясняет способы и алгоритм учета операций в организации.
- Формирует последовательность каждой операции, вносит предложения по внедрению оптимального способа ее документального отражения, исходя из принципов экономии временных и трудовых ресурсов.
- Осуществляет контроль каждого направления учета с целью недопущения образования задолженностей перед контрагентами из-за не вовремя переданных документов. Кроме того, бухгалтер на удаленном доступе отслеживает своевременность исчисления и внесения в бюджет налоговых платежей, выдачи заработной платы. В его функции входит соотнесение величины начисленных и фактические выплаченных сумм. При их несовпадении он должен внести необходимые корректировки.
- Вовремя доводит до сведения клиента информацию о состоянии бухучета, используя понятную терминологию.
Работа бухгалтером на удаленном доступе: плюсы и минусы для специалиста
Поскольку крупные организации щепетильно относятся к вопросу о защите данных и коммерческой тайны, основными клиентами бухгалтеров-фрилансеров в РФ становятся представители малого бизнеса.
- Положительные стороны работы бухгалтером на удаленном доступе
Рабочий график. Удаленный доступ позволяет специалисту самостоятельно выбирать и время, и место выполнения трудовых функций. Для этого необходимо иметь доступ к Интернету и специализированные программы на компьютере. Для того чтобы сдать отчетность, нет необходимости тратить много времени, стоя в очереди в ФНС. Гораздо проще воспользоваться услугами спецоператоров. Считается, что «удаленщика» нельзя задержать на работе. Он сам распоряжается своим временем.
Следует отметить, что заработок специалиста на удаленном доступе порой намного больше зарплаты коллег, поскольку он одновременно может вести нескольких клиентов.
Удаленный доступ позволяет избежать участия во внутриколлективных конфликтах и интригах. Действие корпоративных правил на «удаленщика» не распространяется.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
В том числе нет необходимости соблюдать дресс-код. Работа бухгалтера на удаленном доступе дома позволяет ему носить любую удобную одежду.
А трудовой регламент он определяет самостоятельно, исходя из собственных предпочтений.
Несмотря на все плюсы, у работы на удаленном доступе есть и недостатки.
- Отрицательные стороны работы на удаленном доступе
Прежде всего «удаленщику» необходимо грамотно построить отношения с работодателем. Можно оформить договор гражданско-правового характера или зарегистрировать ИП с последующим подписанием договора оказания бухгалтерских услуг.
«Удаленщик» должен помнить о собственных интересах, поскольку клиенты зачастую не воспринимают деятельность вне офиса как полноценную работу. Поэтому они могут связываться с бухгалтером в любое время и требовать незамедлительного выполнения поставленных задач.
Все условия необходимо обговорить заранее. Перечень обязанностей «удаленщика» следует сформировать максимально подробно. Все функции, не входящие в этот список, должны оплачиваться дополнительно.
Также необходимо обсудить с клиентом режим работы. Специалист на удаленном доступе не обязан трудиться бесплатно и круглосуточно.
Работа на удаленном доступе требует от бухгалтера единоличной выработки и стратегии, и тактики. Переложить ответственность ему не на кого. Конечно, он может прибегнуть к помощи справочно-правовых систем, однако за их использование придется заплатить. Но всегда остается вариант поиска необходимой информации на просторах Интернета.
Удаленный специалист должен постоянно повышать уровень своего образования. Сделать это можно очно или дистанционно.
Бухгалтер на удаленном доступе обязан обладать высоким уровнем самоорганизации. Неплохо, если все его клиенты будут внесены в таблицу (по графам), в которой будут учтены все задачи текущего месяца. По итогам периода делается отметка по каждому заказчику. Соблюдение такого графика во много облегчает деятельность «удаленщика». Не стоит рассчитывать только на память, записывать нужно абсолютно все задачи.
Необходимо заранее подумать и о возможных форс-мажорах. Компьютер может сломаться, программа зависнуть. Если «удаленщик» не умеет создавать резервную копию работы на внешнем диске или не может администрировать бухгалтерские программы, это значительно усложнит его работу.
Доход специалиста на удаленном доступе неравномерен. Клиент может не оплатить услуги, поэтому стоит грамотно планировать бюджет.
Бухгалтер на удаленном доступе: плюсы и минусы для компании
Организация, заключая договор с бухгалтером-«удаленщиком», значительно экономит, поскольку ей нет необходимости оплачивать:
- зарплату штатного сотрудника, включающую в себя страховые начисления;
- рабочее место штатного сотрудника (мебель, компьютерную технику и т. д.)
- аренду (арендные платежи снижаются за счет уменьшения числа сотрудников);
- специализированную литературу, прессу для бухгалтера;
- курсы повышения квалификации для работника.
«Удаленщик» несет ответственность за качество своей работы, соответственно, он старается грамотно формировать отчеты, соблюдать сроки их сдачи. За недобросовестное выполнение обязательств специалиста штрафуют.
Отрицательным моментом является пониженный уровень контроля работы «удаленщика» клиентом. Оценка эффективности деятельности бухгалтера на удаленном доступе затруднена.
Руководители предпочитают, чтобы в офисе всегда присутствовал бухгалтер. Удаленный же доступ позволяет связаться с сотрудником лишь по телефону или через Интернет. Взаимодействие клиента и исполнителя осуществляется на основании договора, содержащего четкий список оказываемых услуг.
Иногда предпринимателю требуется консультация профессионала касательно вопросов, не отраженных в договоре. Штатный специалист может быстро решить эту проблему, а нанятой компании придется доплатить за оказание дополнительной услуги.
Удаленное ведение учета предполагает возможность возникновения следующих рисков:
- основная мотивация для «удаленщика» – получение собственной прибыли;
- у клиента нет возможности эффективно контролировать деятельность удаленного специалиста;
- при расторжении договора (а такая вероятность достаточно высока) ведение бухгалтерского учета фирмы будет временно приостановлено. Это способно повлечь за собой несвоевременную сдачу отчетности в ФНС и наложение на организацию штрафов;
- может произойти разглашение конфиденциальной информации.
Бухгалтер на удаленном доступе или аутсорс
Конечно, бухгалтер на удаленном доступе очень выгоден компании. Однако его наем имеет ряд неудобств и рисков. Минимизировать их можно, заключив договор с аутсорсинговой компанией. Стоимость услуг таких фирм сопоставима со стоимостью обособленного «удаленщика», а риски значительно ниже. За ту же сумму некоторые аутсорсеры предлагают кадровое и юридическое сопровождение, оптимизацию налогообложения, доступ к справочным системам и сервису проверки контрагентов.
Сопоставим риски найма бухгалтера на удаленном доступе и преимущества бухучета на аутсорсинге.
Удаленный бухгалтер:
- Если предпринимателю понадобится в кратчайшие сроки оформить документ (счет, акт, платежку и т. п.), ему придется самостоятельно решать эту задачу, поскольку удаленный специалист не всегда доступен.
- Зачастую бухгалтер на удаленном доступе работает без договора. Например, ИП, недавно зарегистрированная фирма, сезонная компания. Соответственно, предъявить претензии такому сотруднику весьма проблематично.
- Очень часто штатный сотрудник ведет и делопроизводство, и управленческий учет. Хороший бухгалтер является правой рукой предпринимателя, он прогнозирует и обсуждает с руководителем оптимальную систему налогового учета. «Удаленщик» отнюдь не всегда разбирается в режимах налогообложения.
- Ведя сразу несколько предприятий, удаленный бухгалтер выполняет некоторые функции формально. Он редко вникает в специфику деятельности клиента и проявляет заинтересованность в оптимизации учета, несмотря на то что это – основная обязанность главного бухгалтера. Такое положение дел не может устраивать предпринимателя.
- «Удаленщик» может пропустить назначенную встречу или приехать с опозданием. Особенно если в его работе есть ошибки. Восстановить учет после них будет трудно.
Компания на аутсорсе:
- Имеет целый штат взаимозаменяемых специалистов. Если один из них уйдет в отпуск или заболеет, бухгалтерия клиента не пострадает.
- Всегда работает на основании договора. Их финансовая ответственность застрахована. Другими словами, все убытки клиента, понесенные им по вине аутсорсера, будут оплачены аутсорсинговой фирмой.
- Имеет и универсальных специалистов, выполняющих стандартные операции, и узконаправленных сотрудников, подключающихся для решения сложных задач.
- Регламентирует каждый процесс. Любой сотрудник фирмы точно знает, за какой участок он несет ответственность. Иногда аутсорсеры дополнительно предлагают юридические и иные услуги.
- Всегда заботится о своей репутации и несет ответственность за свои действия.
Проанализировав все риски, включая операционный, кадровый, репутационный, а также опасность утечки информации, предпринимателю следует подумать об альтернативных вариантах того, как найти бухгалтера на удаленном доступе. Снизить количество профессиональных неудобств, минимизировать риски, уменьшить финансовые затраты можно, воспользовавшись услугами аутсорсинговой компании.
Как выбрать бухгалтера? Кто может вести бухгалтерию:
Получить расчет
экономии