Вопросы, рассмотренные в материале:
- Что такое электронный архив документов
- Из чего состоит электронный архив документов
- Как создать электронный архив документов
- Какие проблемы могут возникнуть по ходу работы с электронным архивом документов
Электронный архив документов представляет собой систему хранения любых видов документации, таких как бухгалтерская, кадровая, техническая и пр. Благодаря ему удается провести оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов современных компаний. Поскольку в этом случае все необходимые бумаги отсканированы и загружены в файловую систему, персонал предприятия может найти, обработать либо предоставить коллегам требующиеся сведения за предельно короткое время, при этом не отходя от своего компьютера. Далее мы более подробно обсудим электронные архивы документов.
Какие задачи решает электронный архив документов
Электронный архив документов организации является специализированной системой хранения важных бумаг в цифровой форме. С ее помощью, как мы уже говорили, удается упростить большую часть бизнес-процессов, при этом затрачивая на них меньше времени.
Нередко архивом называют просто хранилище данных в цифровом формате, что неверно. Архив – не только сервер либо склад носителей. В первую очередь он представляет собой технологии, производственные процессы, которые требуются для осуществления целого цикла хранения документации, то есть описания, обеспечения сохранности, учета электронных документов в архиве, а также развития справочной системы. Отметим, что данный цикл включает в себя все этапы хранения: начиная с экспертизы ценности и заканчивая последующим применением.
Очень важно, что при помощи создания электронного архива документов достигается достоверность, целостность, подлинность всего объема сохраняемых бумаг в течение долгого срока. Такая система необходима для информационного сопровождения работы организации.
Теперь обобщим ключевые достоинства перенесения официальных документов на цифровой носитель:
- наличие единого информационного пространства (базы данных/файлового хранилища);
- возможность поиска по реквизитам либо контекстного поиска по содержимому, что занимает минимум времени;
- применение современного ПО при создании и редактировании файлов;
- сортировка, систематизация сведений по уровню актуальности; поддержка работы в разных режимах, в том числе удаленного доступа, а также экспорта, импорта;
- возможность параллельной работы с документами сразу ряда пользователей;
- защита от нелегального просмотра и использования бумаг, что достигается за счет шифрования, контроля прав доступа, протоколирования, применения электронно-цифровой подписи.
Из чего состоит электронный архив документов
Электронный архив входит в класс систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Если не вдаваться в подробности, то речь идет о системе хранения документов в цифровом формате, целью которой является обеспечение надежности содержания, конфиденциальности, а также разделение прав доступа разного уровня, фиксация производимых изменений, обеспечение удобного, быстрого поиска.
При помощи хранения электронных документов в архиве удается упростить работу с разрозненной электронной информацией компании, а именно текстовыми, графическими файлами, мультимедиа, пр. В большинстве случаев к содержащимся в архиве объектам относятся контракты, первичная финансовая, техническая, проектная документация.
Не секрет, что обычно персонал компании взаимодействует с так называемыми статичными бумагами. Иначе говоря, эти документы уже сформированы, не подлежат каким-либо дальнейшим изменениям, поэтому могут находиться в подобных архивах, при этом оставаясь открытыми для просмотра.
При формировании архива создается иерархия документов, позволяющая их систематизировать. Также на каждый документ создается карточка, которая содержит атрибуты, позволяющие безошибочно идентифицировать этот документ. Нередко компании соглашаются на введение системы электронного архива документов после того, как функций сетевых папок общего пользования им уже недостаточно, но при этом они еще не готовы к введению сложных систем работы с документами.
Будучи полноценной ECM-системой, электронный архив содержит такие основные составляющие, как:
- управление документами (check-in/check-out, поддержка различных версий, обеспечение безопасности, управление сервисами);
- перевод бумажных документов в электронный вид (включает оцифровку, трансформацию, перевод в различные форматы);
- система Workflow, направленная на поддержку бизнес-процессов, распределение контента;
- контроль над исполнением задач, проверка действий, изменений;
- руководство web-контентом;
- поддержка командной работы над электронными документами.
Применение такого рода систем является очень сложным процессом, который требует от компании серьезных временных и финансовых вложений. Поэтому в условиях существующего в мире экономического кризиса важно решить, целесообразно ли внедрение такой системы, причем руководствоваться надо принципами поэтапного и быстрого внедрения при рациональных финансовых вложениях.
Советуем перед началом использования ECM:
- подготовить как можно более точное техзадание, сформулировав конкретные требования;
- выбрать системы, предлагающие готовые решения и позволяющие за короткий срок подготовить рабочий прототип;
- пригласить в качестве партнеров тех, кто уже внедрил на своем предприятии подобную систему и обладает соответствующим опытом, а также навыками анализа и определения особенностей существующих в компании бизнес-процессов;
- назначить срок получения первых итогов не позже месяца – двух;
- равномерно разделить усилия и денежные вложения на весь проект.
Создание электронного архива документов
Закон устанавливает правила хранения информации в электронном архиве, принципы работы с ней. Частью нормативно-методической базы в этой сфере являются:
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
- «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Для налаживания процесса передачи документов в электронный архив важно придерживаться определенного порядка его комплектации и установить, какие именно документы должны передаваться на хранение
Поэтому требуется:
- выделить отделы, которые в обязательном порядке должны передавать дела в архив;
- определить состав дел;
- установить процедуру передачи дел и документов в архив.
Отметим, что для электронной документации экспертиза ценности схожа с процедурой, проводимой для бумажных носителей. То есть принимаются во внимание такие признаки, как подлинность, присутствие цифровой подписи, возможность воспроизведения, обработки без специализированного ПО, обеспечения временного содержания (свыше 10 лет).
В первую очередь при комплектовании электронного архива документы конвертируются в определенный формат. Так, для государственных, муниципальных хранилищ закон требует использовать формат PDF/A. Далее документация включается в контейнер, куда складывают и все дополнительные файлы (приложения, подписи, сертификаты, метаданные), создается опись, в которой указывается индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовку, крайним датам, количеству листов.
Как мы уже упоминали выше, к немаловажным характеристикам электронных хранилищ относится возможность многопользовательского, дистанционного доступа, например, через Интернет. Но отметим, что для защиты информации пользователь должен быть обязательно идентифицирован.
Сегодня чаще всего доступ к архиву можно получить посредством:
- обслуживания в читальном зале;
- выполнения информационных запросов сотрудников;
- выдачи копий на отдельных носителях по запросу;
- выдачи документов отделам организации на определенное время;
- предоставления доступа по локальной сети предприятия сотрудникам с разными пользовательскими правами.
Правда, стоит сказать, что современное архивное хранение имеет и свои проблемы, касающиеся оборудования. Главной из них называют физический износ и устаревание носителей, а также устаревание ПО и форматов данных. Немаловажной темой является и защита сведений от незаконного копирования, применения и распространения документов без ведома правообладателя.
Как гласят «Правила организации хранения архивных документов», сформулированные министерством культуры, в архиве должно храниться два идентичных экземпляра документа. При этом выбирается такой тип носителя, как оптический диск, сделать запись на который можно только один раз. Подчеркнем, что основной и рабочий экземпляры должны храниться по отдельности.
Для сохранности информации при разработке системы требуется:
- создать необходимые условия хранения носителей;
- подготовить грамотную схему их расположения в хранилище;
- составить регламент регулярного контроля наличия и состояния хранения объектов;
- обеспечить проверку состояния носителей;
- определить периодичность формирования резервных копий;
- закрепить условия перевода данных в новые форматы, их переноса на современные модели носителей.
Еще одним важным действием в процессе пользования электронным хранилищем является его регулярная проверка на предмет появления вредоносных программ. Они способны повреждать данные в электронном архиве документов, а также свидетельствуют о несанкционированном доступе.
Еще немного теории: учетной единицей хранения сведений в цифровом архиве является дело. Каждому делу дается учетный номер, который включается в архивный шифр. Часть учетных данных отображаются на вкладыше футляра используемого носителя.
Архивный электронный документ предполагает следующие учетные данные:
Вкладыш цифрового носителя |
Архивный шифр |
Сокращенное название фирмы |
Номер архивного фонда |
Название подразделения в структуре компании |
Номер описи дел |
Тип экземпляра (основной или рабочий) |
Номер единицы хранения согласно описи |
Номер описи |
|
Дата записи на носитель |
|
Отметки об ограничении доступа |
Для продуктивной организации и работы архива требуется такая учетная документация:
- учетная книга поступления носителей;
- книга учета единиц хранения (дел);
- список фондов;
- лист фонда;
- описи дел;
- перечень описей.
Как поэтапно создать электронный архив документов
Определить ключевые потребности фирмы в этой сфере, а также подобрать наиболее удачные способы решения этих проблем поможет системный подход к организации архива. Формирование электронного архива документов предполагает такие основные этапы.
Этап № 1. Составление плана необходимых функций системы.
Изначально важно выделить цели, для которых создается данное хранилище. Решите, каково его назначение, с какими задачами оно будет справляться.
Этап № 2. Анализ работы фирмы.
На данном этапе осуществляется ряд шагов:
- Выявляются особенности работы предприятия, применяемые в ней средства коммуникации, задействованные субъекты.
- Объекты документооборота разделяются на основные и второстепенные.
- Анализируются информационные системы, функционирующие в компании, определяются основные форматы, технологии хранения сведений.
- Выявляются ключевые атрибуты, необходимые для разработки системы поиска и классификации имеющихся данных.
Этап № 3. Определение приоритетов при формировании подсистем.
В зависимости от масштаба и сложности предполагаемых работ нужно определиться, в какой последовательности будут осуществляться поставленные задачи. Оптимальным будет первоочередное решение наиболее важных задач.
Этап № 4. Ревизия и классификация имеющегося бумажного архива.
Надо определить, какие бумаги целесообразно перенести на электронные носители, а какие уже можно утилизировать. Этот шаг значительно сократит временные и материальные средства.
Этап № 5. Оцифровка.
В большинстве случаев во время создания электронного архива документов пользуются сканированием. Иногда оно может дополняться последующим распознаванием текста.
Этап № 6. Ввод данных в систему.
Финальным этапом является регистрация и опись каждого объекта, а также установление его связи с прочими объектами архива.
Проблемы в работе с электронным архивом документов
В хранении электронных документов в архиве есть и свои недостатки, которые можно и нужно исправлять. В настоящее время это один из главных вопросов, которые касаются управления цифровыми архивами и их хранилищами.
Наибольшего внимания на данном этапе развития требуют такие задачи:
- абсолютная защита документов, содержащихся в электронном виде в папках/файлах на физических носителях;
- обеспечение условий для воспроизведения документа на электронном носителе, даже если прошло достаточно много времени с момента создания электронного документа;
- гарантирование того, что ЭД можно будет прочитать даже спустя длительное время.
Первая из представленных задач уже решена. Специалисты рекомендуют размещать электронную информацию сразу на нескольких носителях, чтобы обеспечить ее физическую сохранность. При этом наиболее надежными названы жесткие диски, сервера.
Оставшиеся две задачи пока находятся в стадии решения, поскольку пока не существует единого устройства, способного считывать данные с любых носителей. С учетом того, что компьютерные информационные технологии развиваются невероятно быстро, можно предположить, что на изобретение такого рода устройства может уйти немало времени и денег. А пока такого оборудования не существует, сотрудники компаний должны вовремя и с определенной периодичностью переносить данные с устаревших носителей на усовершенствованные.
Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».
Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:
- Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).
- Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.
- Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.
Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:
- 8 (951) 652-55-06;
- 8 (931) 975-44-15.
У нас есть выгодное предложение, которое вас заинтересует!
Получить расчетэкономии