Вопросы, рассмотренные в материале:
- Как вести кадровый учет персонала
- Какие ошибки допускают при ведении кадрового учета персонала
- Стоит ли отдать кадровый учет персонала на аутсорсинг
Организовать учет кадров в организации несложно. Тем не менее эта задача требует кропотливости. Чтобы решить ее, необходимо запустить кадровые процессы в определенной последовательности и при этом соблюсти требования действующего законодательства. Сегодня мы расскажем о том, что такое кадровый учет персонала и как правильно его вести.
Основы ведения кадрового учета персонала
Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.
Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.
Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.
Есть две группы документов в кадровом учете персонала:
- документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
- документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).
Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:
- коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
- должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
- положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
- другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.
Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.
В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:
- оформляют личные дела и карточки;
- ведут книги или журналы для учета бумаг;
- создают кадровые дела и номенклатуры дел;
- работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).
Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.
Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:
- книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
- журнал для командировочных удостоверений;
- журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).
Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.
Обязательные составляющие кадровых дел:
- приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
- приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
- внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).
Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.
Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.
Фирма должна обеспечить соответствие сведений о документации, относящейся к учету кадров, учредительным документам. Во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве необходимо регулярно проводить проверку взаимосвязанных документов.
Организация кадрового учета персонала с соблюдением всех требований обеспечивает полное совпадение сведений в приказах и других внутренних актах с данными в трудовых соглашениях и штатном расписании.
Работа с трудовыми книжками требует ответственного подхода и концентрации внимания. Сотруднику, ведущему кадровый учет, необходимо в совершенстве знать, как заполнять, вести и хранить эти документы. Кроме того, крайне желательна автоматизация учета персонала на предприятии.
Хранение трудовых книжек всех работников (трудоустроенных на данный момент времени) осуществляется в отделе кадров. Отметки в трудовых книжках нужно делать без ошибок, иначе работнику могут неправильно рассчитать пенсионное пособие, так как стаж работы в компании, где сделали некорректную запись, не будет учтен.
Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?
У любой организации в случае внеплановой проверки в первую очередь запрашивают документы кадрового учета персонала и смотрят, соблюдается ли трудовое законодательство. Если учет кадров на предприятии организован неправильно, то сумма зарплаты сотрудников и налоговых взносов, уплачиваемых в госбюджет, получается искаженной.
Основные ошибки ведения кадрового учета персонала
Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.
1. Ошибки ведения личных дел.
Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:
- вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
- не соблюдают порядок бумаг;
- вовсе не заводят личные дела;
- не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
- заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
- вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
- нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.
Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.
2. Ошибки при составлении трудового соглашения.
Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:
- оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
- пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
- отсутствие подписей в трудовом соглашении;
- невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
- отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
- невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
- не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.
3. Ошибки в записях в трудовых книжках.
В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:
- пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
- отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
- невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
- неправильная нумерация записей (не по порядку);
- внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
- отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
- выдача дубликата без пометки «дубликат»;
- неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
- неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
- оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
- отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
- отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
- отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.
Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании. Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля. Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.
Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг
У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.
Преимущества |
Недостатки, риски и способы их избежать |
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается. |
Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна. |
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата). |
Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно: · подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией; · грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений. |
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов. |
Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач. |
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики. |
Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером. |
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи. |
При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение). |
Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.
Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.
Кадровый аутсорсинг – это передача кадрового учета и управления персоналом сторонней организации.
Как правило, аутсорсеры выполняют следующие функции:
- ищут, подбирают специалистов и организуют их обучение;
- заключают и расторгают трудовые соглашения с работниками;
- разрабатывают нормы внутрикорпоративной культуры, систему мотивации персонала и стратегии его развития;
- занимаются кадровым документооборотом, ведут архив;
- управляют выдачей зарплаты и премиальных;
- консультируют клиентов.
При необходимости возможно расширение этого перечня услуг.
Важно! Пользоваться услугами сторонних организаций для ведения кадрового учета персонала могут как крупные, так и средние, и малые предприятия. Однако наибольшую выгоду аутсорсинг приносит небольшим компаниям. При штате не более 20 человек занятость специалиста по кадрам будет составлять всего 80 %, так же как и юриста.