Вопросы, рассмотренные в материале:
- Какой договор заключить с работником при приеме на работу
- Какие документы необходимо оформить, чтобы принять на работу сотрудника
- Как правильно принять на работу сотрудника
Большинство предприятий осуществляют деятельность, используя труд наемных сотрудников. В микрофирмах по стандартам должен быть устроен хотя бы один человек – директор. Законодательство строго регламентирует трудовые отношения, а о том, как принять сотрудника на работу без ошибок, вы узнаете из нашей статьи.
Как правильно принять сотрудника на работу: по трудовому договору или ГПХ
Существует два типа соглашений между работодателем и нанимаемым работником:
- трудовой договор;
- ГПХ договор (гражданско-правовой).
Таблица, приведенная ниже, показывает отличия договоров и когда уместнее применить одно из соглашений.
Что сравнивают |
Трудовой договор |
ГПХ договор |
Условия при заключении договоров |
Наемный сотрудник выполняет свои трудовые обязанности систематически, занимая определенную должность. Например, управляет служебным транспортом (водитель), ведет торговлю (продавец), разгружает товар (грузчик), учитывает затраты (экономист). Заключается трудовой договор. |
Сотрудник привлечен для выполнения разовой, привязанной к временному промежутку, конкретной работы. Примеры: ремонтно-отделочные работы в помещении, разработка программного обеспечения, переводы с иностранных языков и др. |
Организация труда |
Сотрудник лично выполняет распоряжения от вышестоящего руководства. Для него установлен рабочий график, в его обязанности входит соблюдение правил трудового распорядка. Работодатель предоставляет необходимые инструменты и средства труда. |
Работа направлена на результат. Исполнитель сам устанавливает порядок выполнения обязанностей на условиях, закрепленных в договоре. Организация труда производится своими силами и за свой счет (или по согласованию сторон). Исполнитель не обязан соблюдать трудовую дисциплину. У заказчика есть право контролировать качество и ход работы без вмешательства в деятельность физического лица. Исполнитель имеет возможность привлечь третью сторону для выполнения работ. |
Законодательство для регулирования |
Трудовой кодекс РФ |
Гражданский кодекс РФ |
Заполнение трудовой книжки |
Да |
Нет |
Уплачиваемые взносы |
Взносы в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование, на обязательное медицинское страхование, страхование на случай материнства и временной нетрудоспособности, страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ). |
Взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное медицинское страхование. Страхование от НС и ПЗ, если это предусмотрено договором. |
Какие гарантии предоставляются |
Оплата труда на постоянной основе и в размере не ниже МРОТ. Работнику полагается оплачиваемый отпуск и компенсация при увольнении за неиспользованный отпуск. Оплата пособий и больничных листов. Создание условий для работы. |
Только те, которые оговаривались с работником при заключении договора. |
Документы для оформления |
Личное заявление нанимаемого лица. Приказ о приёме. |
Договор. |
Заключение договора ГПХ с наемным сотрудником показывает очевидную выгоду для работодателя в виде существенной экономии на взносах в ПФ, ФСС, отсутствия пособий и выплат по больничным листам. Негативной стороной для организации выступает возможность приравнять отношения в рамках ГПХ договора к трудовым. Если это докажут в суде – организации могут назначить доначисления налогов, штрафные санкции, прочие выплаты в пользу работника (отпуск, больничный, оклад).
Оформив гражданско-правовой договор с физическим лицом, работодатель должен получить конечный результат труда. В противном случае договор считается трудовым. Должность, обязанности, график работы – показатели, позволяющие выбрать вид соглашения.
Как ИП принять на работу сотрудника? Глава 48 Трудового кодекса РФ устанавливает право предпринимателя на использование наемного труда.
Важно помнить, что ИП оформляет трудовые отношения, как и любая другая организация. Штат может быть ограничен до 100 человек (если деятельность облагается ЕНВД), до 5 человек (патентная система деятельности). Превышение численности персонала грозит предпринимателю потерей льгот. Нанимая работников в организацию, зарегистрированную в качестве ИП, руководитель (или представитель кадровой службы) совершает последовательные действия:
- С новыми работниками заключается трудовой или гражданско-правовой договор.
- Проводится кадровое оформление по общепринятым стандартам.
- Регистрация ИП в государственных фондах (ПФР, ФСС).
Документы о том, что ИП выступает работодателем, подаются однократно в:
- ФСС, срок обращения – до 10 дней с момента заключения трудового договора;
- ПФР, обращаться можно в течение 30 дней.
Отчетность для ИФНС, ФСС, ПФР предоставляется предпринимателем по общим правилам и срокам.
Как принять на работу сотрудника: документы, необходимые для оформления трудовых отношений
Перечислим документы, которые нужны при трудоустройстве. Для заключения договора с физическим лицом предоставляются:
- паспорт;
- СНИЛС (страховое пенсионное свидетельство);
- ИНН;
- диплом и свидетельство об образовании или навыках;
- трудовая книжка;
- документ воинского учета.
При первом трудоустройстве у физического лица, вероятно, могут отсутствовать СНИЛС, свидетельство ИНН и трудовая книжка (ее могут заполнить в кадровой службе). Свидетельства из налоговой инспекции и Пенсионного фонда оформляются самим работником и предоставляются позже.
В организациях, относящихся к продовольственным, силовым, транспортным и медицинским сферам, работнику необходимо пройти медосмотр. Это является обязательным условием для найма.
Новый работник может написать заявление о приеме на работу. Ранее оно было основой для найма, сейчас относится к необязательным документам, так как трудовые отношения оформляются договором.
1. Трудовой договор
Заключение трудового договора практикуется на многих предприятиях. Сам договор бывает срочным, заключаемым на установленный срок (например, на один год с указанием даты увольнения). Если новый работник будет замещать основного сотрудника (например, во время отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком), с ним также заключается соглашение на конкретный период.
Истекший, но не расторгнутый договор становится бессрочным. При отсутствии указанного срока действия договор является заключенным на неопределенный срок, а нанимаемое лицо – принятым в штат на постоянное место.
В контракте с новым сотрудником должны быть указаны следующие условия работы:
- подразделение и должность;
- адрес, где будет находиться рабочее место;
- график работы;
- размер оклада, сроки и способ его перечисления;
- функционал сотрудника;
- прочие условия.
Можно принять физическое лицо на работу с испытательным сроком в трудовом договоре. В соглашении обязательно указать перечень прав и обязанностей работодателя и наемного работника, а при возникновении споров и разногласий – способы урегулирования.
Заполняются два экземпляра договора для каждой из сторон. Их подписывают работодатель и нанимаемый сотрудник. Экземпляр работника остается у него на руках, второй хранится в личном деле. В соглашении работодателя сотрудник расписывается в получении своего экземпляра. В противном случае трудовая инспекция при проверке признает отсутствие такой записи нарушением прав нанимаемого лица.
2. Документы, подписываемые вместе с трудовым договором
Как принять нового сотрудника на работу, когда он будет нести материальную ответственность за конфиденциальную информацию, товарно-материальные активы, денежные средства? Необходимо составить соглашение о материальной ответственности лица, без которого неопытного работника нельзя допускать к работе с финансами или готовой продукцией. Документация, регулирующая такие моменты, подписывается одновременно с трудовым договором.
На практике встречаются организации, в которых все нанимаемые работники несут материальную ответственность за имущество, которым они могут распоряжаться и использовать по прямому назначению (офисная оргтехника, мебель, инвентарь). В этой ситуации кадровый специалист включает в пакет приемных документов соглашение о материальной ответственности.
Нарушение, связанное с утечкой и разглашением данных (служебная, банковская, коммерческая тайна), может повлечь увольнение или уголовное наказание. Ответственность несут все лица, подписавшие соглашение о сохранении тайны, входящее в состав приемных документов.
В связи с большим объемом пунктов трудового договора практикуется оформление дополнительного соглашения. Оно неотъемлемо от основного документа, подробно раскрывает и дополняет многие моменты работы, позволяя исключить переподписание или переделывание контракта.
В организации есть другие внутренние акты и нормативы, которые должен будет подписать новый работник. Сюда относятся регламент и положение о труде, правила трудового распорядка, должностная инструкция. При приеме их дают для прочтения и визирования. Лист по ознакомлению с документами вкладывается в каждое личное дело. Заполненный договор и сопроводительные бумаги после подписания регистрируются в журнале учета персонала.
3. Приказ о приеме на работу
Это документ-распоряжение, заполненный по унифицированной форме Т-1. Он составляется в срок не более 3 дней с момента подписания договора о приеме на работу. Приказ включает следующие положения:
- дата приема нового сотрудника;
- условия труда (бессрочный договор; срочный договор – указывается время действия; договор на время отсутствия основного работника – указывается его Ф. И. О., совместительство);
- должность и подчинение отделу, цеху, складу и т. п.;
- размер заработной платы;
- испытательный срок.
Нанимаемое лицо, изучив распоряжение, ставит свою подпись под ним. Далее документ учитывают в журнале приказов о штатном составе. Нередки ситуации, когда новый работник так и не выходит на должность. В таком случае приказ аннулируется, его регистрация не производится. Трудовую книжку не заполняют.
4. Трудовая книжка
Физическое лицо, выходя на первое место работы, может не иметь трудовой книжки. Функции по ведению, заполнению, хранению как новых, так и старых книжек в организации поручается кадровому служащему (при его отсутствии – руководителю). В обязанность указанных специалистов входит фиксирование приема и выдачи данных документов в специальном статистическом журнале.
Получив подписанный приказ о приеме работника, кадровый специалист имеет пять дней на то, чтобы внести запись о дате приема и должности специалиста в трудовую книжку. Запись о совместительстве, как правило, в документе не отражается. Факт совмещения по желанию владельца книжки может быть указан по основному месту работы.
5. Личная карточка работника
Обязательным учетным документом является личная карточка сотрудника. Для нее предусмотрено несколько форм, например Т-4 (для научных работников) и Т-2ГС (для государственных служащих). В остальных организациях пользуются Т-2. Здесь содержатся данные, (отпуска, переводы, вознаграждения, существенные факты и события), передаваемые персоналу под подпись в приказном порядке.
Инструкция, описывающая прием на работу по всем правилам, содержит пункт по оформлению личного дела. Кадровый документооборот заключается в формировании отдельной папки, включающей карточку персонального учета, приказы, копии документов и прочую необходимую документацию по физическому лицу.
Перечень дополнительных документов при приеме на работу сотрудника
Определенная должность или специфическая отрасль влекут необходимость предоставления дополнительных сведений. Работодатель соблюдает при этом регламент федерального законодательства или указов Президента, прочих государственных нормативных актов. Сюда включены:
- справка об имуществе и размере доходов – от лица, устраивающегося на муниципальную и государственную службу (в том числе замещение должности и включение в отдельный реестр данной должности);
- справка с основного места работы об условиях труда — если физическое лицо по совместительству переходит на место деятельности с вредными и опасными факторами;
- справка о состоянии здоровья — предоставляется в случае поступления на работу несовершеннолетнего. Также граждане представляют заключение медкомиссии при трудоустройстве на гражданскую службу, в наркоконтроль.
Работник при поступлении на новое место может получить льготы, если приложит к стандартному набору документы:
- справка из женской консультации о беременности, постановке на учет на ранних сроках;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- оформленная по форме 182-Н справка о доходах с предыдущего места службы;
- справка, содержащая сведения о составе семьи.
Предоставление справок не закреплено законодательством, требовать их при найме и затем не принимать нового человека, кадровик не имеет права. Такие условия – частый повод обращения граждан в суд.
Что не вправе требовать работодатель, принимая сотрудника на работу? Так, свидетельство ИНН не входит в обязательный пакет согласно трудовому законодательству.
Важно! Наемный работник должен его будет оформить самостоятельно и предоставить позже (для составления ежеквартальной и годовой отчетности в налоговую инспекцию).
Другой незаконно требуемый документ – подтверждение регистрации. Трудовой кодекс РФ не закрепляет за организацией правил, обязующих следить за регистрацией по адресу фактического пребывания наемного работника. Работодатель не должен отказываться брать в штат лиц без регистрации по месту нахождения, проживания или местоположения фирмы. Нет преимуществ и у тех, кто имеет официальную прописку или проживает в определенных местностях.
Сам же гражданин без регистрации нарушает свои обязанности перед государством, что может повлечь уплату штрафов.
Как принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция
Точное выполнение последовательности приема на работу не позволит наложить на организацию штрафные санкции со стороны трудовой и налоговой инспекций.
Шаг 1. Получение заявления о приеме на работу
На бюджетном предприятии, в частных фирмах нанимаемое лицо составляет заявление о приеме на работу.
Форма заявления не установлена, часто за образец берут шаблон, куда вносятся частные сведения. Наряду с заявлением предоставляется пакет обязательных документов.
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с внутренними нормативными актами.
Во время оформления нанимаемого работника знакомят с актами, анкетами, инструкциями и другими регламентами организации.
Кадровик может составить перечень из внутренних учетных и статистических форм, где сотрудник поставит подпись после их изучения. В организации заводят специальный журнал для ознакомительных листов. Такой порядок позволит (при необходимости) обосновать, ознакомлен ли был трудоустраиваемый человек с внутренним локальным документом организации или нет.
Шаг 3. Оформление трудового договора.
Трудовое законодательство определяет, что организация должна заключить договор с гражданином в течение 3 дней с момента его выхода на рабочее место. Если же работник трудится, а руководство не составляет контракт, все равно трудовые отношения считаются установленными, но без закрепления в надлежащей форме.
Важно! Требование о составленном и подписанном договоре у каждой из сторон обязательно для исполнения. Документ также определяет день, когда сотрудник выходит на работу. В случае его отсутствия датой выхода будет считаться следующий день (не праздничный и не выходной).
Шаг 4. Регистрация трудового договора.
После подписания договора сотрудником и нанимателем происходит его регистрация с присвоением номера в журнале установленной формы.
Физическое лицо, не являющееся предпринимателем, но выступающее работодателем, должно зарегистрировать договор в органах местного самоуправления.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу.
Приказ о приеме – основной документ, регистрирующий оформление нового сотрудника на работу, являющийся источником сведений для записи в трудовую книжку, личную карточку и др.
Все данные, содержащиеся в трудовом договоре, переносятся в приказ. Ознакомиться с ним и подписать – непременные действия нанимаемого лица.
Распоряжение оформляют на стандартном бланке формы Т-1. Принимая одновременно несколько человек, используют групповую форму Т-1А. Организация может самостоятельно разработать и применять бланк, размещая на нем фирменные шапку и логотип.
Важно! Приступить к работе в день, указанный в приказе, – обязанность гражданина. При нарушении ее специалистом работодатель в одностороннем порядке может аннулировать свое распоряжение.
Шаг 6. Регистрация приказа.
Сформированный и завизированный приказ регистрируется в соответствующем журнале учета. Предприятие может вести раздельные книги для персональных, производственных и прочих распоряжений либо использовать одну подшивку для всех форм приказов.
Журнал должен вестись всеми организациями, так указано в законодательстве (Приказ Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000, ГОСТ Р 6.30-2003, Приказ Минкультуры 558 от 25.08.2010, ФЗ-125 от 22.10.2004). Для данного документа не установлено единой формы, возможна бумажная или электронная. Журнал-регистратор разрабатывается каждой фирмой самостоятельно и в соответствии с собственными потребностями.
В журнале фиксируется основная информация из приказа (номер, дата, тип, конкретный сотрудник и пр.). Ознакомлять с данной записью работника не обязательно.
Шаг 7. Запись в трудовой книжке.
Законодательство требует осуществлять в трудовой книжке запись о найме, если новый работник выполнял свои обязанности в течение 5 дней.
Обязанность должностного лица – произвести запись без сокращений и исправлений, разборчиво и четко, пастой темного цвета.
Работодатель оформляет книжку физического лица, которое трудоустраивается в организацию на свое первое рабочее место. У нового документа заполняют титульную страницу, где отражают необходимую информацию.
Первую запись кадровый работник производит в присутствии принимаемого работника. Информацию визируют подписью должностного лица, ответственного за ведение трудовой книжки, и (при наличии) ставят печать организации.
Внимание! На практике в трудовой книжке встречается указание лишних сведений (характере работ, срочном действии договора, испытательном сроке). Это грубое нарушение, важно вносить информацию, касающуюся должности и подчинения структурному подразделению. Такие данные берутся из распоряжения о приеме.
Шаг 8. Внесение записи в книгу учета трудовых книжек.
Работодатель, получивший трудовую книжку от нанимаемого лица, обязан сохранять документ. На предприятии ведется специальный журнал для учета трудовых книжек.
Применение журнала обязательно по регламенту постановлений Правительства РФ. Для документа предусмотрена форма, созданная Министерством по труду. Приобрести журнал можно как в канцелярских точках продаж, так и в комитете статистики.
В журнале ведутся записи (на один документ – только одна строка), позволяющие установить факт передачи или выдачи экземпляров на ответственном хранении.
Важно! Допускается оставлять пропуски из незаполненных строк, если сквозная нумерация сохраняется. Вносить запись требуется без сокращений и помарок, паста ручки может быть черной или синей.
Шаг 9. Оформление личной карточки сотрудника.
Форма Т-2 (личная карточка работника) заполняется на каждого принимаемого человека, такое условие обязательно. Проверяющие лица часто просят предоставить данный документ. Карточка может быть адаптирована в компании, исходя из специфики ее работы. При этом должны сохраняться все необходимые реквизиты.
Допускается машинописное или ручное заполнение личной карточки. Сведения, которые относятся к данным персонального учета, следует архивировать в шкафах, запирающихся на ключ. При хранении на компьютере требуется произвести защиту данных паролем.
Составленный приказ о приеме специалиста на работу требует завести и заполнить карточку Т-2, строго установленных сроков для этого нет.
Если на фирме нет бланков Т-2, их образец, форма скачиваются из Интернета.
Источниками, содержащими данные по принимаемому на работу физическому лицу, являются:
- паспорт гражданина или удостоверение личности;
- распоряжение о приеме на должность;
- свидетельства ИНН и СНИЛС;
- трудовая книжка;
- диплом или иной документ, подтверждающий образование;
- документ военнообязанного гражданина;
- прочие документы, прикладываемые физическим лицом.
Важно! Вносить сведения определенного рода следует только под подпись сотрудника, который ознакомлен с ними.
Шаг 10. Оформление личного дела.
Формирование личного дела для вновь принимаемого работника установлено в срок 7 рабочих дней после найма. Для этого берут папку, указав на ее обложке фамилию, имя, отчество сотрудника, дату заполнения, номер по порядку. Пока сотрудник числится в организации, в личное дело прикрепляют все имеющие к нему отношение документы.
В личное дело обязательно вкладывают:
- личную карточку Т-2 с фотографией;
- сведения из автобиографии;
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- ксерокопию документа, подтверждающего образование;
- все заявления, составленные за время деятельности в организации;
- копии приказов по наемному работнику;
- служебную инструкцию;
- рекомендации, характеристики, отзывы;
- прочую документацию.
Важно! Необходимо вести перечень всех документарных сведений, содержащихся в личном деле. Изъятие данных из дела совершается на основании разрешения руководителя кадрового подразделения или директора организации.
Как принять на работу нового сотрудника с испытательным сроком
Способности, навыки, знания нового сотрудника в момент его приема не раскрываются только по предоставленным сведениям.
Испытательным сроком называется период, в течение которого производится наблюдение за работой сотрудника с целью определения его профессиональных знаний и опыта.
Испытательный срок обычно устанавливается по соглашению между нанимаемым специалистом и работодателем. В составленном трудовом соглашении законодательство требует обязательное закрепление информации об этом.
Отражение условия об испытательном сроке в договоре может дополнительно указываться в специальном соглашении. При отсутствии и в контракте, и в соглашении подобного условия, исключается прохождение работником испытательного периода.
Когда происходит этап оформления сотрудника, приказ о приеме на работу также содержит сведения об испытании.
Пока испытательный срок не завершится, каждая из сторон имеет право на расторжение действующих трудовых отношений, но по упрощенной системе. Обычно такой период, в соответствии с установленными правилами, не должен превышать трех месяцев.
Руководители и менеджеры, осуществляющие функцию управления, могут находиться на испытании до полугода. При заключении контракта со сроком действия от 2 до 6 месяцев данный срок устанавливается на время не более 2 недель.
Важно! Условие о проведении испытания некоторых категорий лиц не указывается при заполнении трудового договора, если:
- специалисты поступили сразу после обучения;
- срочный договор для поступивших лиц установлен на период до 2 месяцев;
- сотрудницы в положении;
- физические лица не достигли 18-летия;
- конкурсанты;
- и т. п.
Как принять на работу сотрудника-иностранца:
Как принять на работу сотрудника по совместительству?
Принимая совместителя, наниматель сталкивается с особенностями оформления и дополнительными документами.
Понятие совместительства определяет трудоустройство наемного работника по основному месту работы и наличие другой оплачиваемой деятельности.
Совместительство должно происходить в свободное от основной работы время. Оно может быть внешним (сотрудник ведет деятельность в разных фирмах) и внутренним (осуществляется два вида работ в одной организации). Дополнительная деятельность не должна превышать 4 рабочих часов.
По Трудовому кодексу РФ внешнее совместительство не требует от работника брать разрешение на второй вид труда, если он не является:
- руководителем предприятия – ст. 276;
- членом администрации фирмы – ст. 281;
- тренером или спортсменом профессионального уровня – ст. 348.7.
Запрещается совместительство для следующих категорий граждан:
- управляющий транспортным средством;
- гражданин, не достигший 18 лет;
- гражданин, у которого основное место работы связано с вредными или тяжелыми условиями труда.
Статья 286 Трудового кодекса РФ указывает и иные случаи, когда совместительство невозможно. Совмещать трудовые обязанности ни по основному месту работы, ни в сторонней организации, не имеют права: адвокаты, судьи, сотрудники полиции и иных органов общественного порядка, госслужащие, военные, министры и разведчики.
При внутреннем совместительстве сотрудник, оформляясь на вторую работу, дает письменное согласие на трудоустройство. Если новая должность предусматривает наличие специального образования, сотрудник приносит подтверждающие документы по этому профилю. Основной документацией кадровая служба уже располагает.
Внешнее совместительство диктует оформление по всем правилам. Вместо трудовой книжки предоставляется лишь выписка из нее. Дополнительно нанимаемое лицо должно принести справку с основного места работы об отсутствии вредных и опасных условий.
Чем грозит неофициальное трудоустройство сотрудника на работу
Трудовые отношения с официально неустроенным работником могут негативно влиять на деятельность организации. Трудоустройство и наем граждан без законных оснований и документации предусматривают ответственность (административную, налоговую, уголовную).
Нарушение Трудового кодекса РФ в настоящее время сопровождается наложением штрафов по Кодексу РФ об административных правонарушениях. Для ИП суммы могут быть порядка 1–5 тысяч рублей. Юридические лица платят минимум 30 тысяч рублей, налагаются и существенные штрафы (200 тысяч рублей). Деятельность фирм приостанавливают на 90 суток. Должностные лица могут быть отстранены от своих обязанностей на срок до 3 лет, им грозят штрафы до 5 тысяч рублей в пользу проверяющих.
Работодатель, привлекается к налоговой или уголовной ответственности, как правило, за то, что не выполняет обязанность налогового агента в части НДФЛ (не рассчитывая и, соответственно, не перечисляя за нетрудоустроенных официально работников средства в казну). Трудоустройство сотрудников позволит снизить указанные риски для организации.
Получить расчетэкономии