Вопросы, рассмотренные в материале:
- В каких внутренних документах фиксируются правила выплат премий
- Как ТК РФ устанавливает правила и сроки выплат премий
- В какой форме может быть выражена премия
- Как различаются премии по регулярности выплат
- Какие показатели труда сотрудника или коллектива могут стать основанием для выплаты премий
Выплата премий не в полной мере регламентирована Трудовым кодексом РФ. В нем дано лишь определение понятия «премия», а также установлено, какую роль она выполняет в оплате труда и на основании каких документов можно включать премию в состав зарплаты. Разрабатывать же подробные правила назначения премий и порядок их выплаты обязан работодатель. Однако при этом все же следует учитывать общие правила выплат премий, обязательные к исполнению.
Что такое премия
О системе премирования на предприятии необходимо информировать сотрудников при их трудоустройстве. Они должны знать правила выплаты не только производственных премий, назначаемых за добросовестное выполнение должностных обязанностей, месячного плана, достижение лучших результатов и т. д., но и разовых премиальных (к свадьбе, рождению ребенка, окончанию учебы и т. п.).
Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ заключению трудового договора обязательно должно предшествовать ознакомление соискателя с правилами внутреннего распорядка, другими нормативными актами компании, которые будут связаны с работой, а также с коллективным договором, в который можно включить правила назначения и выплаты премий. Трудоустраиваемый сотрудник должен подтвердить, что он ознакомлен с документами, своей подписью.
Если человек не будет работать в компании на постоянной основе, а нанимается лишь для выполнения определенного объема работ и с ним заключают договор ГПХ (возмездного оказания услуг), то премиальные ему не положены. Включение работодателем в договор гражданско-правового характера положений о правилах премирования является основанием для переквалификации его в трудовой договор. Поощрение сотрудника, работающего по договору ГПХ, возможно путем изменения размера вознаграждения за его услуги, которое нужно прописать в договоре.
Сотрудникам должно быть известно, за что они могут быть премированы и каковы правила расчета размера поощрений. Это важно, поскольку, согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ, принятие начислений в качестве расходов возможно только при условии отражения их в трудовых и/или коллективных договорах. Соответственно, трудовой договор должен включать положения о правилах начисления и выплаты премиальных либо ссылаться на коллективный договор, регламентирующий порядок премирования.
Можно сделать и по-другому: разработать отдельный документ – Положение о премировании – и сделать ссылку на него в трудовом договоре. Еще один вариант – включение в трудовой договор ссылки на коллективный, а в коллективный договор – на само Положение о премировании. Главное при реализации любой из этих схем – возможность ознакомиться с правилами и порядком выплаты премиальных, при этом не важно, будет содержаться эта информация в коллективном договоре или в отдельном документе о системе премирования.
Некоторые фирмы прописывают в трудовом договоре, что директор сам решает, премировать персонал или нет. Делать так нежелательно, поскольку налоговая, как правило, нелояльно относится к таким формулировкам.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Виды и формы премий сотрудникам
Премии, входящие в систему заработной платы, классифицируются следующим образом:
- Начисляемые и выплачиваемые регулярно с определенной периодичностью (ежемесячно, ежеквартально или ежегодно). Правила, устанавливающие, за что начислять и как рассчитывать их размер, содержатся в локальном нормативном документе о премировании. Наступление оснований для начисления премии обязывает работодателя выплатить ее, при этом необходимости в дополнительных решениях о премировании нет.
- Начисляемые и выплачиваемые нерегулярно. Они полагаются сотрудникам за различные достижения и назначаются при установлении факта достижения на основании специально составленного начальником отличившегося сотрудника документа.
Регулярные премиальные начисляются, как правило, по результатам работы компании в целом, Оценка того, насколько эффективно работает компания, осуществляется на основании финансово-экономических показателей ее деятельности. Если она функционирует успешно, то руководство должно поощрять коллектив, прилагающий к этому свои усилия.
Обосновать начисление и выплату премии можно следующим образом: «За выполнение плановых показателей объемов производства и продаж за квартал».
На получение этого поощрения могут рассчитывать сотрудники, которым оно полагается в соответствии с правилами, установленными действующим Положением организации о премировании. Премия не выписывается, если в течение рассматриваемого периода работник показал результаты, не дающие ему право на ее получение (согласно этому же Положению). После того как премиальные распределены, необходимо их утверждение директором, на котором будет основываться приказ о назначении и выдаче денег. В приказе должно быть указано единое общее основание для премирования и список работников с размером полагающегося поощрения.
Как обосновать назначение и выдачу премиальных работнику за достижения в работе, если они не включены в систему зарплаты и являются нерегулярными? Обоснование зависит от того, чего конкретно достиг поощряемый сотрудник. К примеру, для менеджера по продажам сформулировать его можно так: «За досрочное выполнение месячного плана продаж».
Как правило, оценку результатов деятельности каждого конкретного работника осуществляет его непосредственный руководитель. Когда возникает основание для премирования, начальник подразделения должен написать служебную записку для назначения денежного поощрения. Пишется она на имя директора компании. В соответствии с правилами, если он утверждает документ, создается приказ о начислении и выплате премиальных отличившемуся сотруднику.
Премии подразделяются также на несколько категорий:
- Производственные. Их начисляют персоналу за добросовестное выполнение должностных обязанностей или производственных задач. Это регулярные вознаграждения (ежемесячные или ежеквартальные).
- Поощрительные. Выплата этого вида премий, как правило, приурочена к памятным датам, юбилеям. Их могут назначить за завершение года с отличными показателями, за выслугу, за работу без нареканий либо в соответствии с правилами Положения о премировании.
- Индивидуальные. Такие премии назначаются одному работнику из всего штата за определенные заслуги.
- Коллективные. Основанием для них являются достижения всего коллектива, их получают все участники рабочего процесса. По правилам расчет размера поощрения проводят после сравнения показателей всего подразделения. Сумму, выделенную на премирование персонала, распределяют между работниками с учетом уровня их заработной платы, количества наработанных часов, а также коэффициента трудового участия.
- Абсолютные. Это выплаты, размер которых является фиксированным.
- Относительные. Размер этих поощрений рассчитывается с учетом премиальных процентов.
- Систематические. Начисляются сотрудникам постоянно с определенной периодичностью.
- Единовременные. Это может быть вознаграждение за выполнение какого-то проекта, задания.
- Общие. Основание для них – отличные показатели деятельности.
- Специальные. Аналогичны единовременным, назначаются за выполнение заданий.
Существует также классификация премиальных в зависимости от формы выплаты:
- Денежные.
- Товарные. Подразумевают преподнесение работникам подарка материального характера. Это могут быть часы, бытовая техника, поездка, сертификаты и пр.
Порядок выплат премий по Трудовому кодексу РФ
В Трудовом кодексе РФ не прописаны правила назначения и выплаты премий. Они должны устанавливаться работодателями и закрепляться в локальных нормативных документах. Регламентирование других видов поощрений тоже лежит на работодателях.
Как правило, компании поощряют своих сотрудников несколькими способами:
- Издают отдельные приказы на каждое назначение премии.
- Включают премиальные выплаты в состав ежемесячного заработка.
- Прописывают в коллективном договоре, какие основания и критерии могут стать поводом для назначения премии.
Этот способ отличается простотой и используется работодателями наиболее часто, поскольку не требует отслеживания изменений в законодательстве. Процесс премирования следует организовывать в соответствии с правилами, действующими на момент издания приказа. Также не требуется обоснование поощрения и установление факта выполнения сотрудником всех условий, необходимых для получения вознаграждения. Достаточно оформления документа и ознакомления с ним работника.
Повод для премирования может быть любой, здесь решение за руководителем. Надо сказать, что премировать персонал на основании приказа могут не все организации. Если система оплаты труда в компании сдельно-премиальная, то премия является обязательной ежемесячной выплатой, поскольку включена в состав заработной платы. По правилам, начисляться она должна независимо от достижений и поводов по факту выполнения работником своих должностных обязанностей.
Это лучший вариант для сотрудника, так как при трудоустройстве в договоре прописывается обязанность работодателя ежемесячно выплачивать премиальные. Руководитель подразделения в таком случае не вправе депремировать подчиненного (при условии выполнения им всех условий поощрения), ведь премия включена в состав заработной платы и является его неотъемлемой частью. Уменьшить размер вознаграждения за труд можно, только если для этого есть весомые причины. Нужно сказать, что такая схема назначения и выдачи премий выгодна и руководству. Ведь контролирующие органы в основном бывают недовольны фактом отсутствия в составе ежемесячного заработка премиальных.
Такая система премирования тоже выгодна как персоналу, так и работодателю. Обычно правила выплаты премий прописываются в отдельном разделе коллективного договора, посвященного поощрениям в целом. При выборе такого способа отпадает необходимость включения положений о премировании в трудовой договор.
Однако, исходя из практики, такой способ имеет и недостатки:
- не все компании заключают коллективные договоры;
- обязательным является согласование коллективного договора с профсоюзом;
- вносить поправки в документ непросто, к тому же процедура занимает много времени.
Как зафиксировать правила выплат премий
- В трудовом договоре
- В положении о премировании
Правила начисления и выдачи премиальных персоналу нужно прописать в трудовом договоре, заключаемом при трудоустройстве работника и назначении на должность. Это требование статьи 57 Трудового кодекса РФ.
Обязательным является указание в трудовом соглашении размера оклада по занимаемой должности.
Сумму премиальных можно не указывать, так как она не ограничивается действующим законодательством. Однако отражение размера поощрительных выплат все же возможно, к примеру, в процентах от величины оклада. Лучше сделать отсылку к правилам выплаты премий, установленным в локальном нормативном акте. Если он не разработан, то в договоре следует прописать критерии, по которым начисляется вознаграждение, и периодичность выплаты – ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Кроме того, следует определить, при каких обстоятельствах возможно уменьшение размера премиальных или депремирование.
Выше мы говорили, что прописать правила и порядок выплат премий можно в отдельном внутреннем нормативном документе. Одна из возможных форм такого акта – положение. Этот документ можно создать с целью регулирования как любых форм поощрения персонала, так и только его премирования. Каким будет содержание внутреннего правового акта, решает директор предприятия, основываясь на особенностях функционирования компании.
Обязательно в положение, содержащее правила выплат премий, нужно включать следующие нюансы. Во-первых, основания для начисления премиальных – за какие заслуги, за достижение каких показателей и т. д. Каждое условие должно быть конкретизировано.
Закрепление таких условий документально – залог отсутствия недоразумений. К примеру, сотрудник должен выполнить определенный план. Если премиальные полагаются за конкретный объем работ, то необходимо установить норму, озвучить ее персоналу и только потом утверждать правила начисления и выплаты поощрений на уровне руководства. Пример – выпуск партии товара без брака.
Для административных сотрудников основанием для поощрения может быть подготовка требуемой служебной документации в полном объеме в обозначенный срок. Условия и правила премирования должны быть вполне определенными. Формулировка «за вклад в результаты общей деятельности» нежелательна. Ведь если выплата будет уменьшена либо вовсе отменена, потребуется обоснование и документальное подтверждение того, что вклад работника в результаты деятельности предприятия незначительный.
Во-вторых, следует прописать в документах максимально возможный размер поощрения, поскольку уровень зарплаты у сотрудников разный. Установление верхнего предела премиальных снижает вероятность возникновения споров.
Итак, положение о премировании должно содержать следующую информацию:
- какие в компании существуют виды поощрения, как часто они выплачиваются;
- работникам на каких должностях они полагаются;
- обязательные к выполнению условия для получения выплаты;
- система, позволяющая определить, выполнил ли работник эти условия;
- правила расчета размера премий;
- как нужно оформлять премирование;
- на основании чего размер поощрения может быть уменьшен или вознаграждение вовсе отменено;
- может ли сотрудник потребовать аннулирования или пересмотра результатов разделения премиальных.
Правила выплаты премий сотрудникам по установленным срокам
Трудовой кодекс РФ ограничивает сроки выдачи:
- заработной платы (в том числе и авансовых платежей) и отпускных (ст. 136);
- расчета при увольнении (ст. 140).
В Трудовом кодексе РФ нет упоминаний о премиях и сроках их выплат. Однако допускается выплата поощрений, включенных в состав заработной платы, с другой периодичностью, нежели основной части вознаграждения за труд. Поэтому Минтруд РФ разместил 21.09.2016 на своем сайте рекомендации по закреплению во внутреннем правовом документе организации не только сроков, в которые премиальные должны начисляться, но и месяца или даже даты их выдачи персоналу. Согласно правилам в случае указания только месяца работодатель должен выплачивать поощрения до 15 числа этого месяца включительно.
Если в нормативном акте не установлен месяц выплаты, но сроки, в которые премия должна начисляться, будут указаны, то допускается задержка поощрительных выплат до 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления (письмо Минтруда России от 23.08.2016 № 14-1/В-800).
Получить расчетэкономии