Заместитель главного бухгалтера

Заместитель главного бухгалтера– работник, который не только исполняет обязанности главного бухгалтера в отсутствие последнего, но и несет ответственность за определенные участки бухучета. И об этом необходимо помнить любому работодателю.

Более того, если в должностной инструкции не прописать самым обстоятельным образом обязанности заместителя главбуха, это может привести к недостаточной эффективности выполняемой им работы.

Чем же конкретно должен заниматься этот сотрудник? Какова его зона ответственности, в чем заключаются права и обязанности? Читайте об этом в нашем материале.

В чем заключается работа заместителя главного бухгалтера

Можно сказать, что заместитель главного бухгалтера – это руководитель второго уровня. В его функции не входит решение задач по управлению организацией или даже одной из ее структур, но тем не менее в его подчинении находится небольшое подразделение. Управление финансовыми потоками предприятия, принятие руководящих решений – это обязанность главного бухгалтера. Он же отвечает за деятельность бухгалтерии перед руководством. А заместитель выполняет рутинные операции – обеспечивает реализацию поставленных задач, отслеживает сроки сдачи отчетности, готовит необходимые документы и т. д.

В крупных компаниях на каждом направлении может работать отдельный заместитель главного бухгалтера.

Заместитель главбуха руководит несколькими рядовыми бухгалтерами, поручая им решение текущих задач и осуществляя контроль за их выполнением. Кроме того, он может брать на себя и обязанности главного бухгалтера, если тот временно отсутствует на рабочем месте.

Чтобы стало более понятно, чем отличаются функции главбуха и его зама, нужно изучить их должностные инструкции – там четко прописано, чем должен заниматься каждый из них и какие они имеют права. Стоит отметить, что круг должностных обязанностей зависит не только от занимаемого поста, но и от специфики предприятия.

Должностные инструкции являются внутренними документами, а потому их разработкой компании занимаются самостоятельно. Однако при этом рекомендуется придерживаться структуры, которая принята в кадровом делопроизводстве. Допускается включение работодателем в должностную инструкцию любой информации, которую он считает необходимой. Но если глава фирмы будет следовать рекомендуемой структуре, то все нюансы окажутся учтены и ни один важный момент не будет упущен. Обычно должностная инструкция состоит из 3-4 разделов:

• Общие положения. В них прописываются предъявляемые к соискателям требования (уровень образования, стаж работы и т. д.), порядок трудоустройства, увольнения и замещения сотрудника. Также общие положения определяют место должности заместителя главбуха в структуре организации и закрепляют за ним непосредственного руководителя – главного бухгалтера.
• Должностные права и обязанности (эта часть инструкции может быть поделена еще на две). Это ключевой раздел, он содержит описание всех обязанностей и прав работника. Разработке этого раздела необходимо уделить особое внимание, ведь сотрудники должны выполнять только те функции, которые устанавливает для них должностная инструкция, и имеют право отказаться от любых поручений, выходящих за рамки изложенных в этом документе требований.
• Ответственность сотрудника. Данный раздел описывает нарушения, за которые должен отвечать работник, и применяемые в той или иной ситуации санкции. При этом строгость наказания за дисциплинарные нарушения не может быть выше, чем предусмотренная трудовым и гражданским законодательством. Это касается и материальной ответственности. А административные и уголовные правонарушения не должны наказываться жестче, чем этого требует Кодекс РФ об административных правонарушениях и Уголовный кодекс РФ соответственно.

В должностной инструкции также должно быть указано, когда и кем она была утверждена. Как правило, эти сведения выносят в начало документа (в правый верхний угол) и оставляют рядом строчку для подписи руководителя, который утвердил данную инструкцию.

Надо сказать, что в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) (утвержден Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) нет должности заместителя главного бухгалтера, как и ее квалификационной характеристики. Не содержат информации о ней и профессиональные стандарты.

Хотя должности заместителя главбуха нет в ЕКС и профессиональных стандартах, допускается использование обозначенных документов при разработке должностной инструкции для этого сотрудника. Кроме того, при определении функционала берутся в расчет также объемы, структура и сфера деятельности компании. То есть заместителю главного бухгалтера могут быть вменены обязанности бухгалтера материальной группы, бухгалтера по зарплате или бухгалтера-кассира, хотя для этих категорий работников существуют отдельные должностные инструкции.

Таким образом, при определении должностных обязанностей зама главбуха можно отталкиваться от функционала, который предусмотрен ЕКС для главного бухгалтера, рядового бухгалтера, бухгалтера-ревизора. Еще один документ, который можно использовать при разработке должностной инструкции заместителя главного бухгалтера – профессиональный стандарт «Бухгалтер».

Когда заместитель главного бухгалтера обязан подменять вышестоящее начальство

На заместителе главного бухгалтера лежит большая ответственность. Любой замглавбуха, особенно если других заместителей в компании нет, должен при необходимости брать на себя выполнение функций своего руководителя. Эту его обязанность необходимо прописывать в должностной инструкции и других нормативных актах, которые определяют функционал заместителя главного бухгалтера. Передача обязанностей и полномочий главбуха его заместителю возможна в следующих случаях:

1. Отпуск руководителя бухгалтерии. Реализация права на отдых должна быть доступна каждому сотруднику, независимо от того, какую должность он занимает и каков уровень его ответственности.
2. Пребывание руководителя бухгалтерии в командировке. Поскольку на главном бухгалтере лежит большая ответственность, его могут направлять в различные служебные поездки, чтобы передать нужные бумаги, поучаствовать в переговорах или заседаниях суда.
3. Отсутствие главбуха на рабочем месте в связи с болезнью. На то время, пока главный бухгалтер находится на больничном, его обязанности передаются заму, чтобы не откладывать решение важных вопросов.

Если отпуска и командировки планируются заранее, и заместитель имеет возможность подготовиться к выполнению функционала главбуха, то на больничный, как правило, люди уходят неожиданно, поэтому к соискателям на должность заместителя главного бухгалтера предъявляют достаточно высокие требования.

Варианты функций заместителя главного бухгалтера

Функции, которые выполняет замглавбуха в той или иной организации, зависят от особенностей ее организационной структуры.

1. В холдинге главные бухгалтеры составляющих его предприятий являются заместителями главбуха всего холдинга и находятся у него в подчинении. Но в рамках своего предприятия они выполняют обязанности главного бухгалтера в полном объеме.
2. Если заместитель главбуха работает в крупной организации с большим штатом бухгалтерии, то его функционал – это частичное ведение учета, контроль выполнения подчиненными должностных обязанностей и соответствия их деятельности требованиям принятой в компании учетной политики, подписание части текущей первичной документации и замещение в случае необходимости главного бухгалтера на период его отсутствия. Как правило, обязанность выполнять функционал своего руководителя прописывается для замов в должностных инструкциях.
3. В маленьких компаниях некоторые функции руководителя бухгалтерии и его зама иногда совпадают: заместитель может иметь право согласовывать счета, подписывать, делать отчетные документы. Однако решение организационных вопросов, выбор методологии и разработка учетной политики остаются за главбухом. Учетная же работа распределяется между всеми сотрудниками бухгалтерии, в том числе и ее руководителем.

Таким образом, обязанности заместителя главного бухгалтера на разных предприятиях могут быть различны. Поэтому при составлении должностной инструкции необходимо четко прописывать функционал такого сотрудника.

Взаимодействие заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами

Качественное выполнение всех обязанностей в полном объеме невозможно без взаимодействия заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами – финансовым директором, начальником отдела кадров, их замами и самим главбухом.

Эти сотрудники направляют помощнику руководителя бухгалтерии распоряжения, приказы, инструкции, корреспонденцию и другие указания, имеющие отношение к его деятельности. Он, в свою очередь, тоже предоставляет им информацию, касающуюся финансовой деятельности предприятия. Это могут быть служебные записки, отчетные бумаги и другие учетные документы.

Замглавбуха должен также взаимодействовать с руководителями подразделений фирмы, которые предоставляют ему информацию, справки, служебные записки и другие бумаги, требуемые для ведения бухучета. Взамен они получают все необходимые сведения, вытекающие из учетной деятельности.

Заместитель главбуха обязательно взаимодействует и со своими подчиненными – рядовыми сотрудниками бухгалтерии. Они предоставляют ему справки, проводки, расчеты, журналы-ордера и другие отчетные бумаги и получают служебные записки с требованием произвести записи, методическую и справочную помощь в осуществлении своей профессиональной деятельности.

В функционал зама руководителя бухгалтерии входит также взаимодействие с налоговыми органами и компаниями, проводящими аудиты предприятий. Они направляют ему отчеты по аудитам бухучета, акты проверок, решения и требования по их проведению. Кроме того, они могут консультировать его по вопросам, касающимся финансовых и хозяйственных операций, осуществляемых организацией.

А обязанностью заместителя является предоставление всех бухгалтерских сведений, которые требуются для проведения аудита. Также он должен по запросу разъяснять непонятные моменты в учетных документах и раскрывать детали проведенных фирмой финансовых операций.

Стандартные квалификационные требования к претендентам на должность заместителя главного бухгалтера

Соискатели на должность заместителя главбуха должны соответствовать определенным требованиям, касающимся в основном опыта работы и уровня образования. Обычно эти требования аналогичны предъявляемым к специалистам руководящего звена. Так, в соответствии со ст. 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, для главбуха обязательно наличие высшего экономического образования и опыта организации и ведения бухгалтерского учета не менее 5 лет. Этим же требованиям должен отвечать и претендент на должность зама. Работодатель может немного смягчить их, но только в отношении трудового стажа.

Также при приеме на работу помощника руководителя бухгалтерии выясняют, знает ли он:

• требования нормативно-правовых актов, регламентирующих бухучет;
• основы гражданского, финансового и налогового законодательства;
• содержание методических, нормативных документов и инструкций по вопросам организации бухгалтерского учета и формирования отчетных документов;
• как проводятся инвентаризации, проверки и ревизии документов;
• как правильно оформлять бухгалтерские операции;
• внутреннюю документацию компании;
• основы трудового законодательства.

У претендентов на вакансию заместителя главного бухгалтера на собеседовании, как правило, выявляют также наличие дополнительных знаний и умений. Например, в настоящее время вести бухучет без использования компьютера невозможно, а потому соискатель должен уметь работать с существующим на предприятии бухгалтерским ПО.

Иногда работодатели требуют от кандидатов знания иностранного языка (чаще всего английского).

Наличие должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии позволяет формализовать рабочие процессы и сделать его работу более эффективной. Разрабатывать данный документ не обязательно, закон этого не требует, однако в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что работодатель должен фиксировать трудовую функцию сотрудника в соглашении о трудоустройстве. По сути, должностная инструкция дополняет трудовой договор заместителя главного бухгалтера, поскольку подробно описывает обязанности и права работника, а также его ответственность.

Ответственность может наступить в случае невыполнения в полной мере должностных обязанностей, нарушения должностной инструкции. При выборе санкций работодатель ориентируется на трудовое законодательство. А если выясняется, что сотрудник действовал с преступным умыслом, то он несет административное или уголовное наказание.

Итак, каков же функционал заместителя главного бухгалтера? Чем он должен заниматься:

• Организовывать бухгалтерский учет во вверенном ему направлении.
• Руководить проведением и оформлением операций.
• Учитывать ценности, кредитно-расчетные операции, денежные средства компании (как наличные, так и доступные на счетах).
• Разрабатывать внутренние бухгалтерские документы.
• Участвовать в проведении инвентаризаций.
• Рассчитывать заработную плату работников, налоговые и страховые взносы.
• Вести архив бухгалтерских документов.
• Обучать сотрудников, находящихся в подчинении, проводить с ними методическую работу.
• Контролировать соблюдение трудовой дисциплины в рамках финансовых и бухгалтерских операций.
• Выполнять функции отсутствующих бухгалтеров по распоряжению начальства.
• Замещать главбуха, полностью беря на себя его обязанности, ответственность и полномочия.

В должностной инструкции выделяется отдельно пункт, который подробно описывает, как зам главного бухгалтера должен взаимодействовать с другими сотрудниками: руководителем организации, начальниками отделов, работниками бухгалтерии и т. д. Кроме того, указывается, как нужно выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами, аутсорсерами и фирмами, проводящими аудиты предприятий.

Требования к личным качествам заместителя главного бухгалтера

Какие личные качества соискателей на должность помощника руководителя бухгалтерии приветствуются работодателями? Высокий уровень профессионализма – это далеко не всё, чего ждут от кандидатов. Большое значение придают их личным качествам. Безусловно, в первую очередь, ищут честных и порядочных сотрудников, которым можно будет безоговорочно доверять. Если по ошибке принимают тех, кто ворует, занимается приписками и не отличается чистоплотностью, то при поимке их увольняют не задумываясь. Итак, перечислим качества, которые крайне необходимы руководящему составу бухгалтерии:

1. Педантичность, скрупулезность. Эти черты – залог аккуратного ведения учета, точности расчетов, внимательности к деталям, соблюдения всех требований и правил.
2. Организованность, дисциплинированность. Наличие этих качеств у зама главного бухгалтера гарантирует отсутствие опозданий, своевременную сдачу отчетности и выплату заработной платы.
3. Стрессоустойчивость. Крайне необходима работникам руководящего звена, поскольку проверки и конфликты с контрагентами зачастую сопровождаются психологическими перегрузками. Руководить стрессоустойчивость, конечно, не помогает, однако для работников это очень полезное качество. 
4. Ответственность. Одно из главных качеств для помощника руководителя бухгалтерии. Безответственных сотрудников трудоустраивать, однозначно, не стоит.
5. Терпеливость. Если человек часто не может довести дело до конца, то бухгалтерия – точно не его призвание. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей таким сотрудником чревато наложением штрафных санкций на предприятие, порчей отношений с контрагентами из-за срывов оплат и т. д.

Стоит поговорить также и о требованиях к интеллекту претендентов на должность заместителя руководителя (главного бухгалтера). Как правило, на высокооплачиваемую работу принимают только специалистов с высоким уровнем мышления, о котором свидетельствует наличие ряда интеллектуальных качеств. Найти такого сотрудника довольно непросто.

Очень важна высокая работоспособность, умение фокусироваться на вопросах, требующих рассмотрения в первую очередь, и оперативно находить решение проблем. Эти качества позволяют выполнять большой объем работы, заменяя 2-3 специалистов, не умеющих выделять главное и распыляющихся на наименее важные дела.

Умение мыслить логически и правильно анализировать ситуацию незаменимо для работника бухгалтерии. Человек с таким навыком не будет долгое время обрабатывать первичные документы или выписывать накладные – его обязательно повысят, сделают руководителем.

Приветствуется у бухгалтеров и критический склад ума, поскольку законодательная база постоянно меняется, и ее нужно регулярно анализировать, как и налоговые коллизии.

При собеседовании некоторые кандидаты умело скрывают свои слабые стороны. Вывести их на чистую воду можно, зная внешние маркеры различных человеческих качеств:

• если сотрудник часто опаздывает, то он безответственный;
• если ему часто приходится задерживаться после окончания рабочего дня, значит, он не способен к рациональной организации своей деятельности;
• если он регулярно жалуется на других работников, это говорит о склонности его к созданию конфликтных ситуаций;
• если на его рабочем столе беспорядок, значит, он безалаберный.

Если же рабочее место содержится в порядке, документы структурированы, ПК всегда включен, а телефон переведен на беззвучный режим, за бухгалтерский учет можно не переживать – с большой долей вероятности он будет вестись правильно.

Порядок ознакомления сотрудника с должностной инструкцией

При разработке должностной инструкции для заместителя главного бухгалтера нужно правильно указывать реквизит «наименование организации» – оно должно быть точно таким, как закреплено в учредительных документах. При наличии сокращенного наименования его также необходимо прописывать, помещая снизу от полного в (скобках).

Должностную инструкцию зама главбуха обязательно должен утвердить директор предприятия. Для грифа утверждения отводится правый верхний угол. Элементы грифа следующие:

• слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно);
• наименование должности лица, который утвердил инструкцию;
• подпись, инициалы и фамилия этого лица;
• дата утверждения документа.

Обычно главный бухгалтер сам занимается разработкой должностной инструкции для своего заместителя. Он же ее и подписывает. Реквизит «подпись» включает следующие элементы:

• наименование должности лица, которое подписало инструкцию;
• личную подпись этого лица;
• расшифровку подписи: его инициалы и фамилия.

После составления должностной инструкции лучше провести ее согласование с юридическим отделом или юристом, оказывающим предприятию консультационные услуги, а также с курирующим это направление деятельности специалистом и другими заинтересованными лицами.

Состав грифа согласования следующий: слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно), наименование должностей лиц, которые согласовали документ, их личные подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия), а также дата согласования.

Прежде чем приступить к работе, трудоустраиваемый специалист обязательно должен изучить свою должностную инструкцию. Лучше всего это делать в день подписания трудового соглашения либо в день прохождения инструктажа по технике безопасности. Ввиду того, что вся работа зама главного бухгалтера основывается на положениях должностной инструкции и осуществляется в ее рамках, необходимо зафиксировать факт ознакомления сотрудника с этим документом:

• Проставить дату и подпись о знакомстве с документом на общей должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии (то есть все замы ставят свои подписи на одном экземпляре инструкции, хранимом на предприятии).
• Проставить дату и подпись об ознакомлении с должностными обязанностями на отдельном экземпляре, хранимом в личном деле специалиста.
• Сделать отметку об ознакомлении с положениями должностной инструкции в специально заведенном для этого журнале.

Листы должностной инструкции нумеруются, прошнуровываются, после чего подлежат согласованию, утверждению и заверению подписью ответственного лица. Затем на документ ставится печать организации. Хранение должностной инструкции заместителя главбуха осуществляется в соответствии с требованиями регламента по делопроизводству, утвержденному в компании. Обычно делают копию оригинала, заверяют ее надлежащим образом и выдают под подпись сотруднику и руководителю бухгалтерии.

Датой вступления должностной инструкции заместителя главного бухгалтера в силу является дата ее утверждения. Срок действия документа неограничен и прекращается только после утверждения новой редакции. Как только принимаемый в организацию специалист знакомится с положениями инструкции, выполнение содержащихся в ней требований становится обязательным.

Изменить содержание должностной инструкции можно только на основании приказа директора предприятия. Каждое изменение подлежит согласованию с главбухом и другими заинтересованными лицами. Если корректируются условия трудового соглашения, то необходимо оформление письменного соглашения с сотрудником. При этом он должен подтвердить факт ознакомления с изменениями своей подписью.

Стоит отметить, что составить должностную инструкцию для помощника руководителя бухгалтерии несложно, но работать над этим документом нужно вдумчиво. Особое внимание необходимо уделять определению должностных обязанностей и отграничению их от функционала рядовых бухгалтеров.

В заключение добавим, что каждая организация решает сама, какой ей нужен сотрудник и каким требованиям он должен соответствовать. Безусловно, хорошие карьерные перспективы и высокая заработная плата заместителю главного бухгалтера обеспечены. Но, чтобы получить эту должность, нужно иметь высокую квалификацию, определенный опыт работы и быть готовым брать на себя ответственность за принимаемые решения.

Как выбрать бухгалтера? Кто может вести бухгалтерию? Видео: