Кейс: поставщик медоборудования — бухгалтер уволился, пришли доначисления по НДС

Ушёл в отпуск и не вернулся

Как ушёл бухгалтер

Штатный бухгалтер подал заявление на отпуск. На следующий день — заявление об увольнении. Две недели отработки совпали с отпуском, и на работу он больше не вышел. Всё по закону: удержать работника до передачи дел нельзя.

Клиент пришёл к нам в феврале, когда прошлый год был уже закрыт, — и почти сразу получил доначисления.

Откуда доначисления

В компании были уверены, что всё в порядке: всё, что начислял бухгалтер, платили вовремя. Но в учёте не было разделения, без которого эта деятельность не работает: сами медизделия по перечню от НДС освобождены, а сопутствующие услуги — монтаж, пусконаладка, платное обслуживание — облагаются по основной ставке.

В компании товар и услуги шли одной строкой. При оборотах больше 200 миллионов рублей в год это превратилось в доначисления на несколько миллионов.

Что мы сделали

Подняли прошлый год целиком и перепроверили не только собственный учёт компании, но и расчёт налоговой инспекции. В расчёте инспекции нашлись неточности на пару сотен тысяч рублей в пользу клиента — эту часть сняли.

Основную сумму пришлось заплатить. Ошибка была настоящая, и притворяться, что мы её отыграли, мы не будем.

Дальше — то, из-за чего клиент остался с нами: разделение оборудования и услуг теперь идёт с первого документа — в договорах, счетах и в учёте. Входной НДС по освобождённым и облагаемым операциям учитывается раздельно, иначе его нельзя ни принять к вычету, ни учесть в расходах.

Почему это история не только про НДС

Доначисления вскрылись в момент, когда человек, который один знал, как устроен учёт, ушёл. В компании не осталось никого, кто мог бы объяснить, почему операции проведены именно так.

У нас за каждым клиентом стоят три уровня контроля: бухгалтер, руководитель отдела и генеральный директор. Отпуск или уход одного сотрудника не останавливает учёт — задачи берёт коллега из той же группы.

Проверьте у себя, если продаёте медизделия

• На каждое изделие есть регистрационное удостоверение, а код совпадает с перечнем освобождённых от НДС.
• В договорах и счетах оборудование и услуги — монтаж, пусконаладка, обучение, доставка — идут отдельными строками.
• Входной НДС по освобождённым и облагаемым операциям учитывается раздельно.
• Кроме бухгалтера, в компании есть ещё хотя бы один человек, который знает, как устроен ваш учёт.

Статьи по теме

• Уволился бухгалтер: что делать собственнику
• Передача дел при смене главного бухгалтера
• Что делать, если нашли ошибку прошлого периода