Кейс: производство — недоимка 1,5 млн ₽, а штатный бухгалтер уволился

Почему штатный бухгалтер — это не защита

Как это началось

Пришло требование о недоимке больше полутора миллионов рублей. Бухгалтер ушёл на больничный, с больничного — на увольнение. Собственник обнаружил, что предъявить бухгалтеру нечего, — и не потому, что он чего-то не оформил.

Почему ответственность не переложить

Так устроен закон, и это знают немногие. Письменный договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работниками из закрытого перечня: кассирами, кладовщиками, экспедиторами, продавцами — теми, кому ценности вверяют физически. Бухгалтера в этом перечне нет: он ценности не принимает и не хранит, он их учитывает.

С главным бухгалтером полная ответственность возможна — но не отдельным договором, а прямым условием в трудовом договоре. Если такого условия нет, главбух отвечает в пределах своего среднего месячного заработка. Этот бухгалтер главным не был: права подписи в банке у него не было.

А налоговые доначисления, пени и штрафы в любом случае платит компания. Налоговый кодекс спрашивает с организации, а не с сотрудника, который ошибся.

Что ещё выяснилось

Кадрового учёта в компании не было. Был «зарплатный»: сотрудников оформляли ровно настолько, чтобы им можно было начислять зарплату. Ни локальных нормативных актов, ни положения об индексации, ни положения о коммерческой тайне — ничего.

Отдельно: клиент пришёл прямо накануне того, как его продукция попала под обязательную маркировку. Бухгалтер не сделал никаких подготовительных работ и даже не поднял этот вопрос перед руководителем.

Что мы сделали

За короткий срок разобрали расчёты с налоговой и нашли в них ошибку — часть доначислений удалось отыграть. Остальное клиент заплатил: ошибки в учёте были настоящими.

Кадровый учёт выстроили с нуля, включая все локальные акты. К маркировке подготовили в срок: сейчас компания работает в системе электронного товарооборота, а учёт и документооборот с нами идут по понятным правилам.

Проверьте у себя

• Есть ли в компании локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и индексации, о коммерческой тайне, о персональных данных.
• Если у вас есть главный бухгалтер — прописана ли его материальная ответственность в трудовом договоре.
• Кто отвечает за подготовку к новым обязанностям — маркировке, электронным документам — и когда вам о них говорили в последний раз.
• Есть ли доступы к банку, ЭДО и базе 1С у кого-то, кроме бухгалтера.

Статьи по теме

• Материальная ответственность главного бухгалтера
• Ответственность директора за учёт
• Как налоговая взыскивает долг
• Жалоба сотрудника в трудовую инспекцию: когда придут с проверкой