Вопросы, рассмотренные в материале:
- Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета
- Каковы преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета
- Как выбрать компанию-партнера для передачи бухучета на аутсорсинг
- Сколько стоит передача бухгалтерского учета на аутсорсинг
С каждым днем увеличивается число фирм, использующих аутсорсинг бухгалтерских услуг. В какой-то мере причиной этого является действующее в России законодательство, требования которого становятся жестче, а их неисполнение влечет за собой все большую ответственность. Однако не все предприниматели готовы воспользоваться аутсорсинговыми услугами. О том, кому можно доверить аутсорсинг бухгалтерского учета, пойдет речь в нашей сегодняшней статье.
Преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета
В последнее десятилетие термин «аутсорсинг» получил широкое распространение. Аутсорсинг представляет собой одну из форм оптимизации. При этом аутсорсинг имеет значительные отличия от услуг, предоставляемых внештатным бухгалтером. Основное – вовлечение аутсорсера в бизнес-процесс компании заказчика. Другими словами, он практически представляет собой одно из подразделений предприятия, которое в то же время является самостоятельным юридическим лицом. Зачастую компаниям проще нанять аутсорсинговую компанию, чем создавать такое подразделение.
Фирмы, осуществляющие аутсорсинг бухгалтерского учета ООО и предприятий других организационных форм, имеют ряд преимуществ перед бухгалтерами-частниками. Возможности таких фирм значительно шире, даже если внештатный бухгалтер имеет большой опыт. Другими словами, аутсорсер предоставляет заказчику широкий спектр услуг. Сюда относится не только ежеквартальная сдача отчетов, но и сопровождение деятельности компании, соблюдение внутренних стандартов и регламентов, взаимодействие с ФНС, консультирование.
Для многих предпринимателей единственной причиной перехода на аутсорсинг бухгалтерского учета становится экономия денежных средств. Такая позиция не совсем верна, поскольку для малого предпринимательства услуги хороших специалистов обходятся недешево. Однако ошибки, совершенные неквалифицированным сотрудником, обойдутся намного дороже. Воспользовавшись услугами аутсорсера, организация получает возможность значительно повысить качество бухучета. Помимо очевидных положительных сторон, аутсорсинг бухгалтерских услуг имеет и некоторые недостатки. Любая компания должна тщательно их изучить, прежде чем осуществить переход на иной способ работы с финансовой отчетностью.
Достоинства |
Недостатки |
Экономия временных ресурсов, необходимых для осуществления бизнес-процессов |
Трудности вовлечения аутсорсера в финансовые процессы фирмы из-за его автономности |
Сокращение расходов (арендные платежи, приобретение программного обеспечения, оборудования, выплаты сотрудникам и др.) |
Необходимо время для поиска надежного подрядчика и организации с ним продуктивного взаимодействия |
Получение высококачественных услуг |
Сложность в правильной оценке объема планируемых работ на долгий период |
Нет необходимости следить за изменениями в законодательных актах |
Несовершенство законов РФ в области аутсорсинга (отсутствие актов, регламентирующих договорные отношения контрагентов по аутсорсингу). Термин «аутсорсинг» в законодательных актах не содержится. |
Сопровождение судебных процессов с ФНС |
Сторонней фирме непросто вникнуть в особенности отношений клиента с инвесторами |
Ответственность аутсорсера за результаты его деятельности |
|
Ниже риск утечки сведений, составляющих профессиональную тайну |
Виды и функции аутсорсинга бухгалтерского учета
Виды аутсорсинга БУ:
- Бухгалтерское консультирование. К нему прибегают в тот момент, когда требуется уточнить нюансы в сфере трудового или налогового законодательства у специалистов. Также услуги аутсорсеров оказываются востребованны при необходимости провести контроль действий бухгалтеров – сотрудников компании.
- Выборочный аутсорсинг. Его применение целесообразно, когда компания не желает передавать сторонней фирме ведение полного бухучета. При этом она имеет возможность делегировать аутсорсеру выборочные направления бухгалтерской деятельности, например кадровое делопроизводство, создание отчетности, начисление зарплаты. Контроль за ведением бухгалтерского учета остается в этой ситуации за собственником компании. Этот вид позволяет фирме снизить количество бухгалтеров и освободить своих сотрудников от выполнения однообразных процессов, которые не требуют большого опыта.
- Комплексный бухгалтерский аутсорсинг. В этом случае компания полностью доверяет ведение бухучета аутсорсеру, который с момента подписания договора берет на себя и ведение БУ, и ведение кадрового учета, и формирование расчетов по заработной плате сотрудников. Кроме того, аутсорсинговая фирма организует процесс документооборота и выступает в ФНС от имени клиента.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Выбор формы аутсорсинга бухгалтерских услуг остается за предпринимателем, принимающим решение, опираясь на специфику деятельности компании, ее финансовые ресурсы и готовность корректировать внутренние процессы.
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета не ограничивается только ведением учета и сдачей отчетности. Он также предусматривает другие возможности:
- Формирование и ведение бухгалтерской базы в учетных системах.
- Взаимодействие с банковскими организациями, формирование и оплата счетов.
- Подготовка отчетности, в том числе налоговой, статистической и финансовой. Сдача отчетов в соответствующие государственные органы.
- Ведение учетной политики организации-заказчика.
- Выработка стратегии ведения налогового учета с целью оптимизации налоговых выплат, сборов и других обязательных платежей.
- Создание управленческой отчетности.
- Расчет зарплаты.
- Ведение кадрового учета.
- Взаимодействие с фискальными органами от имени клиента.
- Сопровождение клиента при аудите.
Как правило, организации переходят на бухгалтерский аутсорсинг в следующих ситуациях:
- Создание новой фирмы, у которой отсутствует возможность (физическая и финансовая) организовать рабочее место для штатного бухгалтера и выплачивать ему оклад.
- Организация не располагает необходимыми специалистами для выполнения некоторых функций, например начисления заработной платы, ведения кадрового учета и т. д.
- Бухгалтерский учет компании осложнен спецификой, и поэтому ей необходима всесторонняя поддержка узких специалистов (ВЭД, транспорт, логистика, оформление нестандартных сделок).
- Возникла необходимость снизить нагрузку главного бухгалтера путем передачи рутинных функций на аутсорсинг или заменить штатного сотрудника в случае его временной нетрудоспособности (болезнь, увольнение, длительный отпуск, декрет, форс-мажорные обстоятельства).
- У руководителя возникли сомнения в компетентности бухгалтеров компании или в соответствии сотрудника квалификационным требованиям.
Таким образом, передача бухгалтерского учета на аутсорсинг зачастую является неплохим решением и для фирм-новичков, и для давно функционирующих компаний.
Стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета
Стоимость услуг различных фирм-аутсорсеров не всегда одинакова. Зачастую она зависит от выбранного клиентом налогового режима и числа ежемесячных операций. Как правило, расчетным периодом признается один календарный месяц, но в условиях договора может быть прописано иное.
Таблица 1. Примерная стоимость услуг фирм-аутсорсеров по ведению бухгалтерского учета
Количество документов в месяц |
Расходы при применении общей системы налогообложения, руб. |
Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб. |
до 10 |
5000 |
3000 |
от 11 до 30 |
9000 |
6700 |
от 31 до 50 |
12 000 |
15 000 |
от 101 до 150 |
26 300 |
21 000 |
от 151 до 200 |
31 600 |
23 000 |
Некоторые аутсорсеры создают прайс на свои услуги исходя из оборотов организаций-заказчиков, а не их системы налогообложения.
Таблица 2. Прайс услуг бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента
Оборот, руб/мес. |
Стоимость обслуживания, руб/мес. |
до 250 000 |
3 500 |
до 500 000 |
5 500 |
до 1 000 000 |
10 000 |
от 1 000 000 до 2 000 000 |
13 000 |
от 2 000 000 до 3 000 000 |
14 000 |
от 3 000 000 до 4 000 000 |
17 000 |
от 4 000 000 до 6 000 000 |
22 000 |
Пакет услуг включает:
- Сопровождение 1С.
- Оперативное ведение учета всех регистров.
- Ведение кассовой книги, книг продаж и покупок.
- Формирование авансовых отчетов (до десяти в месяц);
- Кадровое делопроизводство.
- Начисление зарплаты.
- Создание платежной документации по налогам и запросам клиентов.
- Формирование и сдача в государственные органы налоговой и бухгалтерской отчетности.
- Представление интересов клиента в налоговых органах.
Затраты на штатного бухгалтера при этом составляют 45 500 руб. ежемесячно (из них 35 000 – оклад, остальное – платежи в ФОМС и ФСС). И это без учета затрат на интернет, оборудование рабочего места, покупку расходных материалов и т. д.
Как выбрать аутсорсера бухгалтерского учета
Организации, прежде чем передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, стоит убедиться в необходимости этого шага. Другими словами, надо заранее проанализировать возможный экономический эффект от такого перехода. Если расходы при переходе на аутсорсинг бухгалтерского учета сократятся, это будет свидетельствовать о правильности принятого решения.
Компании следует внимательно изучить рынок аутсорсинга бухгалтерского учета и отобрать несколько наиболее подходящих организаций. Сделано это может быть посредством интернет-серфинга, обращения за рекомендациями к партнерам. Также стоит обратить внимание на отзывы, рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.
Как выбрать бухгалтера на аутсорсе:
После того как будет отобрано несколько претендентов, необходимо соотнести их со следующими критериями:
- Срок функционирования организации, ее репутация.
- Отзывы клиентов. Внимание стоит обращать не столько на отзывы, размещенные на официальном сайте компании, сколько на комментарии, оставленные на сторонних сайтах и форумах. Следует учесть мнение коллег. Таким образом, полученные сведения будут более объективными, с их помощью можно будет определить слабые стороны аутсорсера.
- Стоимость услуг. Некоторые компании скрывают настоящую стоимость услуги, разбивая ее на несколько составляющих. Таким образом они стараются привлечь внимание возможного заказчика. Однако в конечном итоге стоимость услуг такой компании может быть очень высокой.
- Наличие в штате аутсорсера сопутствующих специалистов. Например, юристов, специалистов по налогам и т. д.
- Есть ли у организации свой сайт. Каким образом он ранжируется в поисковике. Если на первых двух страницах, то это очень хорошо. Как часто сайт обновляется, есть ли на нем контактные данные самой организации и т. д.
- Готовность сотрудников компании предоставить возможному клиенту предварительный договор аутсорсинга бухгалтерского учета (шаблон) в электронной форме, давая ему тем самым время на изучение условий документа. Если менеджер старается вынудить возможного клиента приехать в офис и сразу же изучить/подписать, это должно стать тревожным звоночком.
После этого представителю организации-заказчика стоит заехать в офис аутсорсера, где он сможет ознакомиться с реальными условиями труда работников, оценить их компетентность и навыки делового общения. Если компания-аутсорсер расположена в полуподвальном помещении в промышленной зоне, это может свидетельствовать о ее нестабильном финансовом состоянии и недостаточно хорошем отношении к сотрудникам. Такой же подход может ждать и заказчика.
Имеет смысл провести разговор с начальником бухгалтерского отдела или сотрудником, который будет непосредственно взаимодействовать с клиентом. Это позволит проанализировать, как они ведут общение, достаточно ли конкретно отвечают на заданные вопросы. Стоит также заранее узнать, каким образом будут выстраиваться механизмы взаимодействия, документообмен, обмен необходимой информацией, уточнить методику осуществления контроля за правильностью ведения учета.
Стоимость услуг хороших специалистов не может быть низкой. Если организация-аутсорсер запрашивает за свою работу совсем не много, стоит поискать другого исполнителя. Надо понимать, что профессиональная организация, способная обслуживать солидный бизнес с большим оборотом, обеспечивает спокойствие заказчика за вверенный участок работы, но и прайс на услуги будет адекватным.
Получить расчет
экономии