Бухгалтерское обслуживание компаний: все тонкости и нюансы

Крупные предприятия обычно имеют в своем штате подразделение, которое ведет бухгалтерский и финансовый учет. Но для средних и мелких компаний значительно выгоднее оказывается передать эту часть работы для обслуживания сторонней организации на аутсорсинг. Такой подход имеет определенные преимущества, и поэтому услуги подобного рода пользуются в последнее время большим спросом. В связи с этим на рынке появилось большое количество аутсорсинговых компаний, демонстрирующих профессиональный подход к своей деятельности. Из этой статьи вы узнаете, чем привлекательно бухгалтерское обслуживание компаний силами сторонних организаций.

Виды бухгалтерского обслуживания компаний

В бухгалтерском обслуживании компаний существует порядка семи направлений:

1. Постановка бухучета

Под постановкой бухучета понимается создание определенной системы, которая позволит эффективно вести бухгалтерский и налоговый учет предприятия.

Подобный комплекс мероприятий бывает необходим фирме в следующих случаях:

• компания только что открылась и требуется организовать учет с самого начала;
• уже работающее предприятие внедряет новый вид деятельности;
• часть деятельности компании осуществляется в рамках инвестиционного проекта.

Чтобы поставить бухучет, потребуется разработать методы и процедуры учета и формы регистров.

Перечень мероприятий и документов при этом может выглядеть следующим образом:

• учетная политика (бухгалтерская и налоговая);
• схема документооборота;
• рабочий план счетов;
• формы первичных документов;
• инструкции по учету;
• локальная документация предприятия (должностные инструкции, приказы и т. п.).

Грамотная постановка бухучета особенно важна для тех предприятий, которые имеют штатных специалистов и самостоятельно планируют в дальнейшем вести учет.

Если все сделано с самого начала профессионально и правильно, то в последующей деятельности фирма получит возможность успешно развивать бизнес в рамках законодательства РФ.

2. Периодическая подготовка и сдача отчетности

Не менее востребованным является такой вид обслуживания, как подготовка и сдача отчетности. Существует несколько причин его популярности:

• специалисты фирмы, ответственные за этот участок работы, не обладают достаточными навыками и знаниями;
• руководство компании предпочитает не тратить время на отчеты, а поручить их подготовку сторонним специалистам;
• у ответственных лиц предприятия отсутствует электронно-цифровая подпись, что делает невозможным отправлять отчеты через Интернет.

Обращаясь в подобных вопросах за обслуживанием к сторонней организации, заказчик получает следующие преимущества:

• экономится время;
• в документах оказывается меньше технических и бухгалтерских ошибок;
• исключается возможность использования неактуальных форм;
• отчеты будут составлены правильно;
• соблюдение сроков предоставления отчетов;
• гарантируется конфиденциальность информации.

3. Восстановление бухгалтерского и налогового учета

Особенностью российских бизнесменов — владельцев небольших предприятий — является постоянное желание на всем экономить. Причем они делают это даже там, где экономить нельзя категорически. Им кажется, что не стоит тратиться на ведение бухучета, при небольших оборотах фирмы и маленьком штате можно все спокойно сделать самому.

В результате такие бизнесмены самостоятельно берутся за заполнение первичных регистров, отчетов, по собственному разумению стряпают договоры. Им кажется, что дело это совершенно не сложное и не стоит тратиться на нормального специалиста.

Результатом такого «учета» является масса проблем, разгрести которые в состоянии только профессионал, которого потом все равно приходится нанимать, чтобы привести все документы в соответствие с требованиями нормативных актов.

Восстановление бухучета производится в следующих случаях:

• главный бухгалтер уволился;
• бухгалтерский учет вообще отсутствовал;
• учет велся с перерывами;
• в учетных документах обнаружена искаженная информация.

Восстановление бухгалтерского и налогового учетов означает проведение следующих мероприятий:

• анализируется состояние учета заказчика;
• собирается первичная документация, проверяется ее соответствием законодательным нормам, после чего все приводится в систему;
• имеющаяся информация сверяется с контрагентами и контролирующими органами;
• вносятся корректировки в отчеты;
• исправленные отчеты направляются в контролирующие службы;
• для заказчика разрабатываются рекомендации, как вести бухучет.

В рамках бухгалтерского обслуживания компаний по желанию заказчика выполняется полное или частичное восстановление бухгалтерского учета.

4. Бухгалтерское консультирование

Одним из видов бухгалтерского обслуживания компаний является консультирование. К нему прибегают обычно для помощи штатным специалистам бухгалтерии или контроля их деятельности.

Также потребность в дополнительной консультации может возникнуть в том случае, если предстоит деятельность несколько иного рода, нежели выполняемая ранее. Например, компания заключает сделку с зарубежными партнерами.

Более того, даже если не происходит никаких изменений в бизнесе и вроде бы все понятно, никогда не лишним будет консультация с грамотными специалистами, потому что налоговое законодательство постоянно меняется и периодическая помощь оказывается просто необходима.

Периодичность и форма консультационного обслуживания выбирается по договоренности сторон. Сотрудничество может быть разовым или постоянным, помощь можно получить по телефону, через сайт компании, лично посетив офис специализированной фирмы.

5. Выборочный аутсорсинг на постоянной основе

Аутсорсинговая компания может выполнять обслуживание только по некоторым направлениям бухгалтерского учета:

• начисление заработной платы;
• составление отчетов по статистике;
• заполнение налоговой декларации.

Остальную часть учета предприятие может вести самостоятельно.

По какой причине руководству следует передать часть бухгалтерских вопросов на обслуживание сторонней компании? В этом случае у директора будет возможность организовать более эффективный контроль всего процесса учета.

Также к услугам аутсорсинга имеет смысл прибегать с целью освободить штатных сотрудников от множества однотипных рутинных операций или при необходимости свести к минимуму персонал бухгалтерии.

6. Полный аутсорсинг на постоянной основе

Аутсорсинговая компания берет на себя ведение бухгалтерского учета организации в полном объеме. При этом заказчику нет необходимости держать у себя в штате бухгалтеров, поскольку всю требуемую работу будет выполнять специализированная компания.

Прибегая к аутсорсинговому обслуживанию бухгалтерской фирмой, предприятие получает следующие выгоды:

• экономия фонда оплаты труда;
• взаимоотношения с аутсорсером носят официальный характер, закрепленный договором;
• расходы на ведение бухгалтерского учета силами сторонней организации признаются в целях налогообложения прибыли;
• исполнители сами компенсируют ущерб от их деятельности;
• работа выполняется профессионалами;
• исполнитель гарантирует высокое качество услуг;
• учет ведется непрерывно, потому что для заболевших и отдыхающих сотрудников всегда находится замена.

7. Ведение полного учета от лица главного бухгалтера

При такой форме бухгалтерского обслуживания компании сотрудники фирмы-аутсорсера имеют право подписывать документацию, относящуюся к налоговому и бухгалтерскому учету. Заказчик может предоставить это право как выборочно, так и в полном объеме в отношении всего пакета документов. Это позволит не отвлекаться на ведение учета, составление отчетов, высвободить время для бизнеса.

В таком подходе имеется и негативная сторона — заказчик лишается контроля над деятельностью аутсорсера.

В каждом конкретном случае собственник предприятия выбирает уровень и степень передачи бухучета на обслуживание сторонней компании. При этом необходимо руководствоваться рядом факторов: финансовые возможности предприятия, направление бизнеса, желание и возможность администрации передать бухгалтерское обслуживание компаний на аутсорсинг.

Очевидные преимущества удаленного бухгалтерского обслуживания компаний

Бухгалтерский и налоговый учет может вести штатный сотрудник или работающий по договору (не состоящий в штате), но имеются определенные преимущества в том, чтобы передать весь объем работ на обслуживание аутсорсинговой компании.

• Снижение затрат на содержание бухгалтерии

Если в штате предприятия предусмотрен бухгалтерский отдел или хотя бы один сотрудник, то надо оборудовать его рабочее место, обеспечить оргтехникой, закупить и установить специализированные бухгалтерские программы.

Всего этого не потребуется, если учет передается бухгалтерской компании для обслуживания организации в полном объеме. Аутсорсер имеет собственное оборудование и софт, следовательно, заказчик экономит на этом.

Штатным работникам необходимо выплачивать заработную плату даже в том случае, если они находятся в отпуске или на больничном. Помимо этого, предприятие несет расходы на обязательные отчисления с заработной платы — в ПФ, ФСС и пр. Например, если зарплата бухгалтера составляет 50 000 руб., то обязательные взносы нужно будет выплатить в размере 17 000 руб., а также перечислить НДФЛ в сумме 6 500 руб.

Если же те же самые 50 000 руб. заплатить аутсорсинговой компании, то все остальные выплаты делать не потребуется, то есть заказчик останется в выгоде, поскольку расходы, связанные с оплатой труда сотрудников, ложатся на фирму, в штате которой числится бухгалтер.

Кроме того, расходы на аутсорсинг для бухгалтерского обслуживания компании учитываются при расчете налогооблагаемой базы, а НДС можно предъявить к вычету. В целом, прибегая к такого рода обслуживанию, можно получить выгоду в размере 25–30 % по сравнению с содержанием штатных работников.

К сведению: статистика провайдеров аутсорсинговых услуг говорит о том, что средние цены на бухгалтерское сопровождение предприятия составляют 300–400 долларов, а квалифицированному бухгалтеру надо заплатить как минимум 1000 долларов.

• Качество услуг

Если компания специализируется на обслуживании предприятий в части бухучета, то вполне закономерно, что ее сотрудники досконально разбираются в теме, наработали опыт максимально эффективного решения всех вопросов, даже самых сложных.

Немаловажно, что аутсорсер подходит к работе комплексно, потому что в его штате есть не только бухгалтеры, но и специалисты в области права – налогового и трудового.

Повысить качество обслуживания позволяет постоянный контроль со стороны начальника отдела и специалиста службы внутреннего аудита. Кроме того, профессиональная компания всегда в курсе изменений в законодательстве, заботится о приобретении самых передовых компьютерных программ, что обеспечивает наивысший уровень подготовки отчетной документации.

В этом вопросе обычной компании угнаться за профессионалами просто нереально. А тем более подобный уровень не в состоянии предложить приходящий бухгалтер.

• Ответственность за результат

Поручая бухгалтерское обслуживание компании аутсорсеру, заказчик в соответствии с договором возлагает все возможные риски в этой деятельности на исполнителя. Если по вине последнего возникнут ошибки, утрата документов, нарушения законодательства, прочие последствия, приводящие к убыткам, то их компенсация осуществляется аутсорсером.

Все эти обязательства указываются в договоре, где прямо прописано, что исполнитель в том числе должен выплатить штрафы и пени, выставленные налоговой инспекцией. Поэтому вся его работа строится таким образом, чтобы за счет профессионализма не допустить собственных убытков.

Если бухучет на предприятии ведется штатными сотрудниками, то и выплачивать штрафы придется самостоятельно. Ведь, помимо того, что никто не застрахован от ошибок, у бухгалтера просто может быть недостаточная квалификация, да и налоговая всегда найдет, к чему придраться.

• Конфиденциальность

Взаимодействие аутсорсера и заказчика строится на основе партнерства и совпадения интересов. Стороны заключают договор на обслуживание, гарантирующий полную конфиденциальность в отношении любой информации, переданной заказчиком исполнителю. В связи с этим исключаются различные виды ущерба по причине разглашения тайны. Стороны выбирают наиболее приемлемые для себя варианты охраны информации, предотвращающие ее утечку.

Если же бухгалтерский учет ведется приходящим сотрудником, то конфиденциальность сохранить практически невозможно. У такого специалиста лояльность к фирме минимальная, потому что он параллельно может вести учет в нескольких компаниях. Вероятность, что информация попадет к конкурентам через этого сотрудника, очень высока.

Преимущества передачи бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг, в том числе экономическая выгода, уже давно оценены ведущими игроками мирового рынка. В качестве примера можно привести соответствующий контракт, по которому бухгалтерское обслуживание компании British Petroleum ведется аутсорсером с 2002 года по настоящее время.

Недостатки стороннего бухгалтерского обслуживания компаний

Бухгалтерский аутсорсинг не лишен и отрицательных сторон, к которым относятся следующие:

1. Возможность утечки информации. Риски этого плана существуют, несмотря на наличие договора. Все-таки аутсорсер является сторонней организацией. Ситуация усугубляется кризисом в экономике и присутствием значительной доли теневого рынка. Кроме того, не исключен и фактор простой халатности, чреватой потерей важных документов сотрудниками аутсорсера.
2. Как бы ни складывались отношения между заказчиком и аутсорсером, все равно будет присутствовать психологический барьер недоверия сторонней компании, который не даст работать сторонам полностью комфортно. Штатный бухгалтер обычно вызывает большее доверие у руководства, его мера профессиональной ответственности считается более высокой, и он лучше осведомлен о нюансах бизнеса и финансового положения.
3. Сотрудник-аутсорсер не присутствует на предприятии, что не очень удобно для директора, потому что он предпочитает иметь бухгалтера постоянно у себя под рукой, чтобы в любой момент оперативно решать вопросы.
4. Для крупных компаний бухгалтерское обслуживание сторонними организациями может повлечь значительные расходы, потому что объем бухучета и документооборота оказывается огромным, что требует привлечения большого числа специалистов.

В любом деле, и аутсорсинг не исключение, имеется плюсы и минусы. Современные условия бизнеса требуют от предприятий ответственного отношения к ведению документации, особенно этот фактор важен при работе с иностранными инвестициями. В этом случае практически невозможно обойтись без аутсорсингового обслуживания.

Кому необходимо бухгалтерское обслуживание компаний

Сегодня бухгалтерские компании для обслуживания организаций предлагают большой выбор услуг от управления финансовыми потоками определенной сферы деятельности предприятия до полного ведения всех видов учета. Компании, выбирающие обслуживание на аутсорсе, могут рассчитывать на длительное сотрудничество, передавая всю информацию о финансах исполнителю. Работа с приходящим бухгалтером априори не может строиться на таких условиях.

Аутсорсинговые компании успешно взаимодействуют с транснациональными корпорациями, но могут оказаться очень полезными и малому бизнесу. Расскажем далее, какую выгоду из подобного сотрудничества могут извлечь фирмы разного уровня и статуса.

• Стартапы, малый бизнес

Специалист-бухгалтер должен участвовать на этапе зарождения компании. До того как будет оформлена идея, необходимо грамотно составить бизнес-план, подобрать подходящую систему налогообложения. Кроме того, как только бизнес стартует, потребуется наладить отчетность. В этом случае нет необходимости в постоянном присутствии бухгалтера, бухгалтерское обслуживание компании может быть периодическим, что позволит сэкономить.

• Индивидуальные предприниматели

Чаще всего ИП поручают аутсорсерам подавать налоговые декларации. Это позволяет им существенно экономить время и деньги.

• Средний бизнес

Бухгалтерское обслуживание компаний этого сегмента целесообразно в периоды, когда бизнес каким-либо образом трансформируется: проводится оптимизация или диверсификация. В этом случае помощь профессионалов позволит определить проблемы, приведет в порядок отчетность, не увеличивая персонал и даже сокращая штатные единицы. В результате получится явная экономия, в том числе на штрафах, так как бухучет будет приведен в соответствие с требованиями закона.

• Сельское хозяйство

Предприятия этой сферы отличаются определенной спецификой, что затрудняет ведение бухгалтерского учета. Но для компании-аутсорсера проблем не возникает, потому что она всегда в курсе изменений законодательства и в состоянии обеспечить своевременную государственную поддержку курируемой фирме вовремя поданными заявками.

• Крупные предприятия

Если предприятие динамично развивается, открывает новые направления деятельности, то его специалисты могут не справиться с возросшими объемами работы, которая часто имеет несколько непривычную специфику. В этом случае проблемы легко решаются заключением договора на обслуживание с аутсорсинговой компанией.

• Компании-нерезиденты

Иностранные компании испытывают трудности при работе на российском рынке, им обязательно нужен хороший бухгалтер. Поручая бухгалтерское обслуживание компании-аутсорсеру, они успешно решают все проблемы с ведением бухгалтерского и налогового учета как в России, так и в своей стране.

7 основных этапов бухгалтерского обслуживания компаний

Если вы решили воспользоваться услугами аутсорсинговой компании для ведения бухгалтерского учета, то надо разбираться в основных моментах этого процесса, тогда вы получите качественное обслуживание и сможете сэкономить.

Этап 1. Предварительный анализ состояния дел по ведению бухгалтерского учета.

Предположим, вы подобрали компанию-аутсорсера, которая вас устраивает. Прежде чем подписать договор на обслуживание, исполнитель должен оценить, в каком состоянии находится бухгалтерский и налоговый учет заказчика.

Для этого аутсорсер получает в свое распоряжение документацию заказчика в следующем объеме:

• уставные документы;
• договоры с контрагентами;
• налоговая отчетность (оригиналы);
• первичные документы (подлинные);
• ведомости по начислению заработной платы.

Результаты предварительной оценки фирма-аутсорсер оформляет в виде отчета, в котором также должны содержаться предложения относительно дальнейшего взаимодействия.

Этап 2. Подписывается договор на бухгалтерское обслуживание компании.

К этому моменту стороны обсудили состояние дел в компании заказчика, определились по объему обслуживания и процедурам. Все достигнутые договоренности закрепляются в письменной форме с учетом требований Гражданского кодекса РФ к подобным документам.

Любой договор требует внимательного изучения, потому что в подобных официальных документах не бывает мелочей. Все положения должны быть абсолютно понятными, не стоит забывать, что обязательства придется выполнять, поэтому по всем неясным моментам нужно дополнительно консультироваться с исполнителем или юристами, добиваясь полной прозрачности текста соглашения.

Этап 3. Договор передается в налоговую инспекцию

Необходимо проинформировать налоговую инспекцию о том, что в вашей компании вопросы бухгалтерского учета теперь переданы на обслуживание аутсорсинговой фирме. Для этого в инспекцию подаются следующие документы:

• заверенная копия договора;
• приказ о назначении провайдера.

В этом случае налоговая инспекция будет знать, кто ответственен за вашу финансовую отчетную документацию.

Это обстоятельство должно быть отражено в реестре налогоплательщиков РФ.

Этап 4. Вся необходимая документация передается исполнителю.

После того как подписан договор на обслуживание и соблюдены все документальные формальности, фирма-аутсорсер может непосредственно приступать к работе. В договоре указано, какие именно документы должны быть переданы исполнителю и в какие сроки. Этот регламент определяется объемом заказанных услуг.

Так, если предполагается полное бухгалтерское обслуживание компании, то аутсорсер должен получать первичные документы в тот же день, когда они оформляются.

Часто оформление подобной документации также возлагается на специалиста фирмы-исполнителя. В этом случае ему необходимо предоставить рабочее место на территории компании-заказчика.

Этап 5. Предоставление сведений заказчику о состоянии дел в отношении его бухгалтерского учета.

В течение всего периода сотрудничества аутсорсер обязан отчитываться о том, в каком состоянии находится бухгалтерский учет компании-заказчика. Самый первый отчет предоставляется еще до подписания договора в виде предварительной оценки.

Как правило, бухгалтерское обслуживание компаний строится на долгосрочной основе, поэтому в договоре прописывается порядок и периодичность предоставления заказчику сведений по состоянию бухучета.

Если сотрудничество предполагается не длительным, то исполнителю приходится информировать заказчика дважды — первичная оценка и отчет по итогам всей деятельности.

Этап 6. Оформление и передача отчетов в соответствующие органы

Если договор на бухгалтерское обслуживание компании предполагает такие работы, как сопровождение, восстановление бухгалтерского учета или тому подобные, то в итоге составляются соответствующие отчеты (в т. ч. корректирующие, уточненные декларации) и сдаются в контролирующие органы.

Как правило, отчеты передаются в электронном виде в соответствии с графиком, установленным налоговой инспекцией.

Этап 7. Заказчику передается информация о суммах налогов и сборов, подлежащих отчислению в бюджет.

Суммы налогов рассчитываются на основании того, какая система налогообложения существует у компании заказчика.

Фирма-аутсорсер, исчисляя налоги, использует не только установленные тарифы, но и обязана строго соблюдать сроки перечисления взносов. После того как выполнены расчеты, заказчика необходимо поставить в известность об объеме предстоящих платежей. При этом информация должна быть донесена в таком виде, чтобы для заказчика не осталось неясных моментов. После этого печатаются платежные поручения.

10 правил, как выбрать поставщика услуг бухгалтерского аутсорсинга

1. В первую очередь рассматривайте, насколько известна фирма, какова ее репутация.

Бухгалтерские компании для обслуживания организаций работают на рынке России уже давно, поэтому у профессионалов было много времени, чтобы доказать свой уровень. За это время они накопили большой опыт сотрудничества с самыми разными предприятиями, сэкономив им миллионы рублей НДС, прекрасно отработали линии взаимодействия с налоговыми органами, сдавая им отчеты и отвечая на их вопросы.

Бухгалтерские услуги — это не обычный товар, который достаточно пощупать, оценить их со стороны не так-то и просто. Поэтому имеет смысл поинтересоваться мнением клиентов конкретной аутсорсинговой компании. Кроме того, в качестве источников сведений следует воспользоваться отзывами с сайта самой компании, независимых форумов, из соцсетей, из публикаций в СМИ и т. д. Чем больше положительной информации вы найдете, тем с большей уверенностью можно вести разговор о сотрудничестве с конкретным аутсорсером.

Бухгалтерский аутсорсинг уже набрал популярность и, соответственно, в этой сфере высока конкуренция. Чтобы на хорошем уровне работать на этом рынке, оставаясь на плаву, компания обязана иметь внутренний аудит. Недостаточное качество исполнителя станет очевидным очень быстро — уже первые отчеты и проверки выявят погрешности и некомпетентность. Поэтому многолетний успешный опыт работы аутсорсера позволяет сделать вывод о его высоких стандартах обслуживания.

2. Сделать правильный выбор намного проще, если аутсорсер предоставляет возможность проверить свои услуги в тестовом режиме.

Компании с именем, отличающиеся профессионализмом, могут предлагать клиентам протестировать свои услуги на протяжении, например, месяца. Этот период не оплачивается совсем, либо цена оказывается очень низкой, зато заказчик в полной мере может оценить качество бухгалтерского обслуживания. Если аутсорсер использует подобный метод, то это говорит о том, что компания очень крепко стоит на ногах, может позволить себе подобные расходы и уверена в профессионализме своих сотрудников.

3. Необходимо предварительно хорошо изучить договор на оказание услуг.

Вполне очевидно, что бухгалтерское обслуживание компаний аутсорсером осуществляется на основании письменного договора. Но его содержание необходимо тщательно изучить до того, как вы его подпишите. Потенциальный исполнитель может выслать вам текст документа по электронной почте.

Если аутсорсер заинтересован в качестве собственных услуг, а не только в оплате, то он обязательно пропишет в договоре ту часть обязательств заказчика, которая касается предоставления документации — какие бумаги и в какие сроки передаются исполнителю. Кроме этого, будет оговорена степень ответственности заказчика за нарушение этих обязательств. Если же для аутсорсера подобные обстоятельства не важны, то это говорит его несерьезном подходе к работе, и вряд ли вам стоит рассчитывать на то, что отчетность будет сдаваться в налоговую инспекцию своевременно.

Также в договоре должны присутствовать пункты, касающиеся материальной ответственности исполнителя за ущерб, который возможен от его ошибок и просчетов. Если некачественное обслуживание аутсорсером приведет к штрафам и пеням, то именно на бухгалтерскую компанию ложится обязанность возмещения убытка.

Конечно, ошибку может совершить каждый. Но только если штрафы будут наложены по вине штатного бухгалтера, то выплачивать их будет само предприятие, а в случае с аутсорсером заказчик не несет никаких рисков.




4. Необходимо проконтролировать, имеется ли в договоре пункт о соблюдении конфиденциальности информации.

Сфера бухгалтерских услуг строго регламентирована, и одним из наиболее важных требований является полная конфиденциальность. Соблюсти его помогают доверительные отношения между сторонами.

Исполнитель должен обладать информацией о нюансах бизнеса заказчика. Следовательно, в договоре на обслуживание необходимо прописать положение о конфиденциальности полученных аутсорсером данных (коммерческой и деловой тайны). Бухгалтерская фирма несет ответственность за то, что все сведения, в какой бы форме они ни передавались, будут закрыты для доступа посторонних и сохранены в неизменном вид