Удалёнка давно норма, а договоры часто остались «офисными». Разбираем, что должно быть в документах дистанционного работника, как компенсировать ему технику без НДФЛ и что делать, если он работает из другой страны.
Коротко
- Трудовой кодекс знает три вида удалёнки: постоянную, временную — до шести месяцев — и комбинированную, когда дни в офисе чередуются с домом.
- В трудовом договоре или допсоглашении фиксируют, что работа дистанционная, как стороны связываются и как быстро отвечают, как сдаются результаты и чья техника.
- Компенсация за свою технику и интернет не облагается НДФЛ и взносами: до 35 ₽ за день без документов или в сумме подтверждённых расходов.
- Зарплата удалёнщика, который работает из-за границы по договору с российской компанией, облагается НДФЛ в России по обычной шкале.
- Если удалённый сотрудник без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней после запроса, его можно уволить.
Сотрудник, который работает из дома, ничем не отличается от офисного — кроме документов. И здесь у многих компаний перекос: люди давно на удалёнке, а договоры остались «офисными», с адресом рабочего места, пропускным режимом и восьмичасовым графиком. Пока всё хорошо, это не мешает. Когда появляется конфликт — невыход на связь, травма, спор о переработках, — выясняется, что документы описывают другую работу.
Трудовой кодекс регулирует дистанционную работу отдельной главой. Разберём, что в ней важно для небольшой компании.
Три вида удалёнки
| Вид | Как устроено | Когда подходит |
|---|---|---|
| Постоянная | Весь срок договора — вне офиса | Сотрудник живёт в другом городе, офиса нет |
| Временная | Непрерывно до шести месяцев или периодами | Переезд, ремонт, особые обстоятельства |
| Комбинированная | Дни дома чередуются с днями в офисе | Гибрид: например, два дня в офисе, три дома |
Отдельный случай — временный перевод на удалёнку по инициативе работодателя без согласия сотрудника: при катастрофах, эпидемиях и других чрезвычайных обстоятельствах. Для этого нужен локальный акт, а после окончания обстоятельств работник возвращается на прежние условия.
Что написать в договоре
Удалёнку оформляют трудовым договором или допсоглашением к нему. В документе стоит закрепить:
- вид дистанционной работы — постоянная, временная или комбинированная, а для гибрида — какие дни где;
- порядок взаимодействия — рабочая почта, мессенджер или система задач, и срок ответа, например в течение двух часов в рабочее время;
- режим — если не написать, сотрудник распределяет время сам; если важно быть на связи в определённые часы, их нужно указать;
- как сдаются результаты — отчёты, задачи, сроки;
- техника — выдаёт ли компания ноутбук и программы или сотрудник работает на своих, и какая за это компенсация;
- место работы — как правило, адрес работодателя, а фактическое место — по выбору сотрудника, если договор не требует иного.
Как подписывать документы
Трудовой договор, приказы, заявления на отпуск можно оформлять электронно: через кадровый электронный документооборот, с электронными подписями. Это удобнее, чем пересылать бумагу почтой, и снимает главный вопрос удалёнки — «где подписанный экземпляр». Как перейти на кадровый ЭДО, мы разобрали в статье «Кадровый ЭДО: как перевести кадровые документы в электронный вид».
Если ЭДО нет, договор при приёме подписывают на бумаге: в офисе или обменявшись экземплярами почтой.
Компенсация за технику и интернет
Если сотрудник работает на своём компьютере и оплачивает интернет сам, работодатель компенсирует ему эти расходы. Порядок и размер закрепляют в договоре или локальном акте. С 2024 года для налогов есть простое правило:
- без документов — до 35 ₽ за каждый день удалённой работы не облагается НДФЛ и взносами;
- с документами — счёт за интернет, чек на технику — компенсация не облагается в сумме подтверждённых расходов.
Компенсация без документов
Сотрудник работает дома 22 дня в месяц.
Лимит без НДФЛ и взносов: 22 × 35 = 770 ₽ в месяц, 9 240 ₽ в год.
Если компания платит 1 500 ₽ в месяц без подтверждающих документов, с разницы 730 ₽ удерживают НДФЛ и начисляют взносы.
Больше 35 ₽ в день — только с документами. Небольшая фиксированная сумма в договоре обычно удобнее для обеих сторон.
Сотрудник работает из другой страны
Зарплата дистанционного работника по договору с российской компанией считается доходом от источника в России, даже если он работает из-за границы. НДФЛ удерживают по прогрессивной шкале — от 13 до 22 %, как у резидентов, — вне зависимости от налогового статуса.
Но перед тем как разрешить работу из другой страны, стоит проверить три вещи: законы этой страны о работе на её территории, требования к защите данных и доступ к рабочим системам. Российский закон такую работу не запрещает, но риски иностранного права остаются на компании.
Время, связь и увольнение
Время, в которое сотрудник должен быть на связи, — это рабочее время. Если руководитель пишет с заданиями в выходные, это может оказаться работой в выходной — с двойной оплатой. Поэтому в договоре лучше закрепить часы взаимодействия, а в компании — правило «вне этих часов задачи не ставим».
Для удалёнщиков в кодексе есть отдельное основание увольнения: если сотрудник без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд со дня запроса работодателя, договор можно расторгнуть. Запрос и отсутствие ответа должны быть задокументированы — в той системе связи, которая указана в договоре.
Что проверить
- У всех ли, кто работает из дома, это отражено в договоре или допсоглашении.
- Указаны ли каналы связи и срок ответа.
- Как компенсируются техника и интернет — и не превышает ли компенсация 35 ₽ в день без документов.
- Кто из сотрудников работает из-за границы — и знает ли об этом бухгалтерия.
- Подписаны ли документы — на бумаге или через кадровый ЭДО.
Частые вопросы
Как оформить дистанционного сотрудника?
Трудовым договором или допсоглашением, где указано, что работа дистанционная — постоянная, временная или комбинированная, — порядок взаимодействия, режим, порядок сдачи результатов и обеспечение техникой.
Облагается ли НДФЛ компенсация за интернет удалённому работнику?
Нет, если она предусмотрена договором или локальным актом: до 35 ₽ за каждый день удалённой работы без документов или в сумме расходов, подтверждённых документами.
Какой НДФЛ у сотрудника, который работает удалённо из-за границы?
Его зарплата по договору с российской компанией — доход от источника в России. НДФЛ удерживают по прогрессивной шкале от 13 до 22 %, независимо от налогового статуса.
Можно ли уволить удалённого работника, если он не выходит на связь?
Да, если без уважительной причины он не взаимодействует с работодателем больше двух рабочих дней подряд со дня запроса. Запрос и отсутствие ответа нужно зафиксировать.
Источники
Трудовой кодекс, гл. 49.1 — дистанционная работа (КонсультантПлюс)
НДФЛ с компенсаций дистанционным сотрудникам — разъяснения ФНС (Контур.Экстерн)
Оформим удалённых сотрудников правильно
Договоры и допсоглашения, порядок взаимодействия, кадровый ЭДО и компенсации без лишних налогов. Кадровый учёт — 1 600 ₽ за сотрудника сверх расчёта зарплаты.
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03