Договор с бухгалтерией обычно подписывают не читая — и вспоминают о нём, когда приходит штраф или нужно сменить подрядчика. Десять пунктов, которые стоит проверить заранее.
Коротко
- Договор на бухгалтерское обслуживание — договор возмездного оказания услуг. Отказаться от него может любая сторона, но условия выхода лучше прописать заранее.
- Главное, что проверить: что входит в ежемесячную цену и что считается отдельно, кто и в какой срок передаёт документы, кто платит штрафы при ошибке бухгалтера.
- Налог перенести на бухгалтерию нельзя — он всегда ваш. Но штрафы и пени по вине исполнителя договор может возложить на него.
- Отчётность подписывает директор или бухгалтер по машиночитаемой доверенности — это стоит решить в договоре, как и то, где хранится база 1С.
- При расторжении нужен акт передачи дел: база, документы, пароли, открытые вопросы с налоговой.
Бухгалтерию на аутсорсинг выбирают по цене и отзывам, а договор подписывают «как у всех». До первого конфликта: пришёл штраф за просроченный отчёт, исполнитель выставил счёт за «дополнительные операции», или вы решили сменить подрядчика, а база 1С оказалась у него на сервере.
Мы сами работаем по такому договору каждый день и видим договоры других компаний, когда клиенты приходят к нам. Ниже — десять пунктов, которые стоит проверить до подписания, с примерами формулировок, на которые стоит обратить внимание.
Что это за договор
По закону это договор возмездного оказания услуг. Отсюда важное следствие: любая сторона вправе от него отказаться. Заказчик — оплатив исполнителю фактически понесённые расходы, исполнитель — возместив заказчику убытки. Поэтому вопрос не в том, можно ли уйти, а в том, на каких условиях и с чем вы уйдёте.
Десять пунктов
| Пункт | Что должно быть | Красный флаг |
|---|---|---|
| 1. Объём услуг | Перечень: учёт, отчётность, зарплата, кадры, число операций и сотрудников | «Бухгалтерское обслуживание в полном объёме» без расшифровки |
| 2. Цена | Фиксированная сумма и понятный порядок изменения | Цена в процентах от выручки, «по согласованию» |
| 3. Что считается отдельно | Закрытый список: восстановление учёта, проверки, представительство | Открытый список «и другие работы» |
| 4. Документы от вас | Какие, в какой срок, каким способом | Нет сроков — значит, виноваты всегда вы |
| 5. Ответственность | Кто платит штрафы и пени по вине исполнителя | Ответственность ограничена стоимостью месяца |
| 6. Подпись отчётности | Кто подписывает и по какой доверенности | Ключ директора хранится у исполнителя без договорённостей |
| 7. База и данные | Чья база, где хранится, как выгрузить | База на сервере исполнителя без права выгрузки |
| 8. Требования налоговой | Входят ли ответы на требования в цену | Каждый ответ — отдельный счёт |
| 9. Связь | Кто ваш бухгалтер, как быстро отвечает | Общий почтовый ящик без имён |
| 10. Расторжение | Срок уведомления, акт передачи дел | Нет порядка передачи дел |
Цена и то, что считается отдельно
Ежемесячная цена должна быть привязана к понятным показателям: числу операций, сотрудников, режиму налогообложения. Если цена зависит от выручки, она растёт вместе с бизнесом, даже когда работы у бухгалтера не прибавилось. Подробно об этой и других ловушках — в статье «Бухгалтер на дому, в штате или аутсорсинг».
Отдельно обычно считают восстановление учёта за прошлые периоды, проверки, представительство в налоговой и срочные работы. Это нормально — важно, чтобы список был закрытым, а цена или порядок её расчёта были известны заранее.
Ответственность: что можно переложить, а что нет
Налог — ваша обязанность, и перенести её на бухгалтерию нельзя. Если бухгалтер ошибся и налог доначислили, недоимку всё равно платит компания. А вот штрафы и пени, которые возникли по вине исполнителя, договор может возложить на него.
Во что обходится одна ошибка
Декларацию по упрощёнке не сдали в срок — штраф 5 % от неуплаченного налога за каждый месяц, минимум 1 000 ₽.
Через 20 рабочих дней после срока налоговая вправе приостановить операции по счёту.
Налог 300 000 ₽, опоздание на 2 месяца: штраф 300 000 × 5 % × 2 = 30 000 ₽.
Плюс пени за каждый день и заблокированный счёт в момент, когда нужно платить поставщикам. Вопрос «кто заплатит» лучше решить в договоре, а не после.
Обратите внимание на ограничения: «ответственность исполнителя не превышает стоимости услуг за месяц» — частая формулировка. При цене 15 000 ₽ в месяц и штрафе 50 000 ₽ она оставляет вас с убытком.
Документы от вас
Бухгалтер работает с тем, что вы ему передали. Поэтому в договоре должны быть сроки: например, первичные документы за месяц — до 5-го числа следующего месяца, выписки — автоматически из банка, кадровые приказы — в день подписания. И способ: ЭДО, фото, общий диск. Если сроков нет, в любом споре о просрочке виноватым окажется тот, кто «не прислал вовремя».
Подпись, база, пароли
- Подпись отчётности. Отчёты подписывает директор своей электронной подписью или бухгалтер по машиночитаемой доверенности. Второй вариант удобнее: директору не нужно передавать свой ключ, а доверенность можно отозвать в любой момент. Подробно — в статье «Машиночитаемая доверенность».
- База 1С. Где она хранится и кто её собственник. Правильно — база ваша, вы можете получить выгрузку в любой момент.
- Доступы. Банк, личный кабинет налогоплательщика, ЭДО — какие права у бухгалтерии и как их отключить при уходе.
Как уйти без потерь
Самое важное — порядок передачи дел. В договоре стоит прописать: срок уведомления о расторжении, например 30 дней; что передаётся — база, документы, пароли, список открытых вопросов с налоговой; и что исполнитель доделывает после уведомления — например, отчётность за последний квартал.
Перед подписанием
- Попросите договор заранее и прочитайте его сами, а не только цену.
- Сверьте перечень услуг с тем, что вам действительно нужно.
- Уточните, что будет стоить отдельно, и попросите цены письменно.
- Проверьте пункт об ответственности и его ограничения.
- Договоритесь о подписи отчётности, базе и доступах.
- Прочитайте пункт о расторжении так, будто уходите завтра.
Частые вопросы
Можно ли переложить на бухгалтерскую компанию уплату доначисленных налогов?
Нет. Налог — обязанность самой компании. Договор может возложить на исполнителя штрафы и пени, возникшие по его вине, а также возмещение убытков, но не сам налог.
Можно ли расторгнуть договор с бухгалтерской компанией досрочно?
Да. Это договор возмездного оказания услуг, и заказчик вправе отказаться от него, оплатив фактически понесённые исполнителем расходы. Сроки уведомления и порядок передачи дел лучше прописать в договоре.
Кто должен подписывать отчётность — директор или бухгалтер?
Любой вариант законен. Бухгалтер подписывает по машиночитаемой доверенности от компании; директору в этом случае не нужно передавать свою электронную подпись.
Кому принадлежит база 1С при бухгалтерском обслуживании?
Это стоит закрепить в договоре. Правильный вариант — база принадлежит клиенту, и он может получить её выгрузку в любой момент, в том числе при расторжении.
Источники
Налоговый кодекс, ст. 119 — штраф за несвоевременную подачу декларации (КонсультантПлюс)
Налоговый кодекс, ст. 76 — приостановление операций по счетам (КонсультантПлюс)
Покажем наш договор до подписания
Объём услуг и цена — в договоре, штрафы и пени по нашей вине платим сами, база и документы при расторжении — ваши. Бухгалтерское сопровождение — от 12 500 ₽ в месяц.
Оставить заявкуБухгалтерское сопровождение
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03