Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?

Видео по теме — в нашей группе ВКонтакте.

Сегодня большинству предпринимателей уже не надо объяснять, зачем им вести бухгалтерию и платить налоги. В основном причины две:

1. Налоги платить надо, чтобы государство не трогало.

2. Чтобы был порядок в цифрах.

Но когда дело касается кадрового учета, то обычно возникает вопрос: Зачем это надо? А еще и дополнительные затраты на его ведение.

На самом деле, в настоящее время ведение кадрового учета тоже становится обязательным пунктом для бизнеса. Давайте разберемся почему:

• Вообще это всегда было обязанностью, а сейчас все активизировалось.
• Это порядок и защита бизнеса, трудовой распорядок и дисциплина, это законный прием, перевод и увольнение сотрудников, составление рабочих инструкций.

Приведу пример, когда это особенно актуально. Часто встречается на практике: конфликтное увольнение. Когда работодатель увольняет работника по собственной инициативе.

Работник регулярно опаздывает на работу, является на работу в алкогольном опьянении и прочие возможные провинности. При увольнении работник пытается отстаивать свои права, что увольняют его несправедливо. Увольнение происходит, но через конфликт.

Что начинает делать работник? Он начинает жаловаться. Жаловаться в надзорные органы. Оттуда приходит проверка и начинает смотреть, все ли в порядке в компании в кадровом учете. Должностные инструкции, трудовые договоры, штатное расписание – весь список, который необходим для ведения учета кадров.

И в случае, если у вас все в порядке в кадровом учете, вы можете законным способом отстаивать свою точку зрения и доказать, что своего работника вы уволили правильно. И он заслуженно понес это наказание.

Но если у вас не все в порядке в кадровом учете, то вас ждет 3-ий пункт.

3. Штрафы.

Согласно ст. 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является Рострудинспекция. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки.

Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, - это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

• на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, - от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Но также не стоит забывать и про:

• ФНС, которая в ходе проверок запрашивает документы по кадровому делопроизводству.
• Сотрудников (Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия) Росохранкультуры. Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).
• Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.
• Сотрудников полиции, которые могут устроить проверку по иностранным работникам.

Расскажу историю из жизни нашего клиента, у которого есть иностранные работники. К нему на объект приехала полиция, которая у всех работников проверила документы. Проверка проходила под фото- и видеосъемку. Ситуация очень нервная, потому что работы остановились и, если в документах что-то не в порядке, то штрафы зашкаливают до 500000 рублей за каждого неправильно оформленного работника.

Полиция проверила все документы, у некоторых работников не все документы были с собой. Таких работников полиция забрала в отделение. После этого пришлось подключаться нашей компании. Мы привезли всю необходимую документацию из офиса в полицейское отделение и доказывали, что у нас все правильно, все по закону.

Так что же такое кадровый учет?

«Кадровый учет» - также есть такие понятия как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации. Это регламентируемая законодательством работа по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Основные документы КУ:

1. Штатное расписание.
2. Трудовые книжки и договоры.
3. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
5. Личные карточки.

Ведение кадрового учета специалистом – это составление документов и работа в профессиональном ПО. Для ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.

Профессиональный совет

Возникает вопрос: а кто может вести КУ?

И начнем с ошибочных вариантов по нашему мнению:

• Многие выбирают бухгалтера. В 90% случаев это неверный шаг. Почему? Бухгалтер – специалист в своей области. В области трудового права много изменений, много нюансов. Также надо вести постоянную работу по отслеживанию движения сотрудников. И бухгалтер не всегда с этим может справиться. Он либо концентрируется на бухгалтерском учете, а кадровый учет вторичен, либо обратное. В больших организациях это точно не работает.
• Секретарь или помощник. Вам кажется, что эти люди могут изучить кадровый учет и вы даете им такое задание. К сожалению, в большинстве случаев это приводит к ошибкам, а еще хуже – к большим штрафам.

Правильное решение: кадровик в штате или компания на аутсорсинге.