В этом видео вы узнаете, что такое кадровый учет в бизнесе, зачем его надо вести, почему проверка кадровой документации может быть страшнее проверки бухгалтерии, и кто может вести кадровый учет.
Сегодня большинству предпринимателей уже не надо объяснять, зачем им вести бухгалтерию и платить налоги. В основном причины две:
1. Налоги платить надо, чтобы государство не трогало.
2. Чтобы был порядок в цифрах.
Но когда дело касается кадрового учета, то обычно возникает вопрос: Зачем это надо? А еще и дополнительные затраты на его ведение.
На самом деле, в настоящее время ведение кадрового учета тоже становится обязательным пунктом для бизнеса. Давайте разберемся почему:
- Вообще это всегда было обязанностью, а сейчас все активизировалось.
- Это порядок и защита бизнеса, трудовой распорядок и дисциплина, это законный прием, перевод и увольнение сотрудников, составление рабочих инструкций.
Приведу пример, когда это особенно актуально. Часто встречается на практике: конфликтное увольнение. Когда работодатель увольняет работника по собственной инициативе.
Работник регулярно опаздывает на работу, является на работу в алкогольном опьянении и прочие возможные провинности. При увольнении работник пытается отстаивать свои права, что увольняют его несправедливо. Увольнение происходит, но через конфликт.
Что начинает делать работник? Он начинает жаловаться. Жаловаться в надзорные органы. Оттуда приходит проверка и начинает смотреть, все ли в порядке в компании в кадровом учете. Должностные инструкции, трудовые договоры, штатное расписание – весь список, который необходим для ведения учета кадров.
И в случае, если у вас все в порядке в кадровом учете, вы можете законным способом отстаивать свою точку зрения и доказать, что своего работника вы уволили правильно. И он заслуженно понес это наказание.
Но если у вас не все в порядке в кадровом учете, то вас ждет 3-ий пункт.
3. Штрафы.
Согласно ст. 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является Рострудинспекция. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки.
Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, - это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:
- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, - от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Но также не стоит забывать и про:
- ФНС, которая в ходе проверок запрашивает документы по кадровому делопроизводству.
- Сотрудников (Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия) Росохранкультуры. Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).
- Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.
- Сотрудников полиции, которые могут устроить проверку по иностранным работникам.
Расскажу историю из жизни нашего клиента, у которого есть иностранные работники. К нему на объект приехала полиция, которая у всех работников проверила документы. Проверка проходила под фото- и видеосъемку. Ситуация очень нервная, потому что работы остановились и, если в документах что-то не в порядке, то штрафы зашкаливают до 500000 рублей за каждого неправильно оформленного работника.
Полиция проверила все документы, у некоторых работников не все документы были с собой. Таких работников полиция забрала в отделение. После этого пришлось подключаться нашей компании. Мы привезли всю необходимую документацию из офиса в полицейское отделение и доказывали, что у нас все правильно, все по закону.
Так что же такое кадровый учет?
«Кадровый учет» - также есть такие понятия как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации. Это регламентируемая законодательством работа по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.
Основные документы КУ:
- Штатное расписание.
- Трудовые книжки и договоры.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
- Личные карточки.
Ведение кадрового учета специалистом – это составление документов и работа в профессиональном ПО. Для ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.
Профессиональный совет
Возникает вопрос: а кто может вести КУ?
И начнем с ошибочных вариантов по нашему мнению:
- Многие выбирают бухгалтера. В 90% случаев это неверный шаг. Почему? Бухгалтер – специалист в своей области. В области трудового права много изменений, много нюансов. Также надо вести постоянную работу по отслеживанию движения сотрудников. И бухгалтер не всегда с этим может справиться. Он либо концентрируется на бухгалтерском учете, а кадровый учет вторичен, либо обратное. В больших организациях это точно не работает.
- Секретарь или помощник. Вам кажется, что эти люди могут изучить кадровый учет и вы даете им такое задание. К сожалению, в большинстве случаев это приводит к ошибкам, а еще хуже – к большим штрафам.
Правильное решение: кадровик в штате или компания на аутсорсинге.
Получить расчетэкономии