Как рассчитать отпускные в 2026 году: формула, сроки выплаты и примеры

7 минут чтения · Кадры

Отпускные — самый частый расчёт после зарплаты и самый частый повод прийти к бухгалтеру с вопросом. Сотрудник ждёт «оклад за две недели», а видит другую сумму. Обычно бухгалтер прав: отпускные считают не от оклада, а от того, сколько человек получил за год, с исключениями и поправками.

С 1 сентября 2025 года действует новое Положение о порядке расчёта, утверждённое постановлением Правительства № 540, вместо прежнего № 922. Формула для отпуска осталась узнаваемой, но появилась обязательная проверка по МРОТ. Разберём расчёт на трёх примерах, а заодно — что меняется, если отпуск делят на части.

Формула

В начисления включают всё, что предусмотрено системой оплаты труда: оклад, надбавки, доплаты, премии — с учётом особых правил для премий за разные периоды. Не включают больничные, пособия, материальную помощь и компенсации.

Что не попадает в расчёт

Из 12 месяцев убирают дни — и деньги за них, — когда сотрудник не работал по уважительной причине или за ним сохранялась оплата:

• прошлые отпуска и командировки;
• больничные и отпуск по беременности и родам;
• простой по вине работодателя или по независящим причинам;
• дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и другие случаи из Положения.

Если месяц отработан не полностью, его дни пересчитывают: 29,3 / число календарных дней месяца × число календарных дней, когда сотрудник работал.

Пример 1. Полный год без исключений

Пример 2. Год с больничным

Когда месяцы неполные, вместо «/ 12 / 29,3» начисления делят на сумму расчётных дней — как в этом примере.

Пример 3. Маленькая зарплата и проверка по МРОТ

Новое Положение прямо требует: если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени, его средний месячный заработок не может быть ниже МРОТ. В 2026 году МРОТ — 27 093 ₽, значит, минимальная дневная ставка — 27 093 / 29,3 = 924,68 ₽.

Проверка особенно важна в начале года, когда в расчёт попадают месяцы с прошлогодним, более низким МРОТ, и для тех, кто работает на минимальной зарплате. Что пересчитать при новом МРОТ с 1 января 2027 года, — в статье о МРОТ 2027.

Если отпуск делят на части

Отпуск можно разделить на части по соглашению с сотрудником, но одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней. Каждую часть считают отдельно — по 12 месяцам перед месяцем, в котором она начинается. Поэтому две недели в июле и две недели в декабре почти всегда дают разные суммы: между ними успевают измениться оклад, премии и число исключённых дней.

Даты берут из графика отпусков — его утверждают не позднее чем за две недели до начала года — и предупреждают сотрудника под подпись не позднее чем за две недели до отпуска. Если отпуск дали авансом, до того как человек отработал год, а потом он уволился, за неотработанные дни удерживают излишне выплаченное — в пределах ограничений Трудового кодекса.

Сроки выплаты

Отпускные платят не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если отпуск с понедельника, деньги должны прийти не позже пятницы.

Если заплатили позже:

• сотрудник вправе перенести отпуск на другой срок, согласованный с работодателем;
• работодатель платит компенсацию — не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России от суммы за каждый день задержки;
• при проверке трудовой инспекции — штраф по статье 5.27 КоАП.

НДФЛ с отпускных удерживают при выплате. В бюджет его перечисляют в составе единого налогового платежа: до 28-го числа, если отпускные выплачены с 1-го по 22-е число месяца, и до 5-го числа следующего месяца — если с 23-го до конца месяца. Страховые взносы начисляют на отпускные как на обычную зарплату.

Как не ошибиться

1. Проверяйте 12 месяцев расчёта помесячно: какие дни исключены и почему.
2. Премии включайте по правилам Положения № 540 — в зависимости от того, за какой период они начислены.
3. Сравнивайте результат с минимальной дневной ставкой по МРОТ.
4. Если оклады повышались, проверьте, нужен ли коэффициент повышения.
5. Отправляйте платёж так, чтобы деньги пришли за три календарных дня.

Частые вопросы