Кассовая дисциплина: лимит остатка, расчёты наличными и штрафы

6 минут чтения · Бухгалтерия

Наличных в бизнесе становится меньше, но касса никуда не делась у магазинов, кафе, салонов, автосервисов. Правила работы с ней — кассовая дисциплина — касаются любого ООО, которое принимает или выдаёт наличные, а в упрощённом виде и ИП. Нарушения чаще всего находят при проверке кассовой техники: инспектор смотрит не только чеки, но и то, как деньги проходят через кассу.

Разберём, как установить лимит кассы, сколько можно платить наличными, на что тратить выручку, какие документы оформлять и чем грозят нарушения.

Кто и какие правила соблюдает

ИП освобождены от кассовых документов, если ведут налоговый учёт — например, КУДиР на упрощёнке. Но лимит расчётов 100 000 ₽ и правила трат выручки действуют и для них.

Лимит остатка кассы

Лимит — это сумма наличных, которую можно оставить в кассе на конец дня. Всё, что сверх лимита, сдают в банк. Организация утверждает лимит приказом и сама выбирает формулу.

• По поступлениям, если в кассу приходит выручка: лимит = выручка наличными за период × число рабочих дней между сдачей денег в банк ÷ число рабочих дней в периоде.
• По выдачам, если выручки наличными нет: лимит = выдачи за период без зарплаты и соцвыплат × дни между получением денег в банке ÷ дни в периоде.

Расчётный период — не больше 92 рабочих дней. Интервал сдачи денег в банк — не больше 7 рабочих дней, а если в населённом пункте нет банка — не больше 14.

Малые предприятия вправе лимит не устанавливать и хранить в кассе любую сумму. Решение удобно закрепить приказом, чтобы при проверке не было вопросов. Но большая сумма наличных — это риск кражи и вопрос банка о происхождении денег, когда их всё-таки сдают.

Расчёты наличными: 100 000 ₽ по одному договору

Компании и ИП могут платить друг другу наличными не больше 100 000 ₽ в рамках одного договора. Лимит считают по договору, а не по платежу: две оплаты по 75 000 ₽ по одному договору — нарушение. С гражданами, у которых нет статуса ИП, ограничения нет.

Выручку, которая поступила в кассу, можно тратить только на цели из перечня Банка России:

• зарплату и социальные выплаты — без ограничения суммы;
• выдачу денег под отчёт;
• оплату товаров, работ и услуг — в пределах 100 000 ₽ по договору с компанией или ИП;
• возврат денег покупателям за товары и услуги;
• личные нужды ИП — без ограничения.

Всё остальное — например, выдать заём сотруднику или учредителю — делают только наличными, снятыми с расчётного счёта. Выручку для этого сначала сдают в банк.

Кассовые документы

Каждое поступление и выдачу наличных оформляют кассовым документом.

Документы оформляет главный бухгалтер, бухгалтер или кассир, а если бухгалтера нет — руководитель. Подписывают их главный бухгалтер или бухгалтер и кассир. Документы можно вести в электронном виде с электронной подписью. В дни, когда операций не было, кассовую книгу не заполняют.

Подотчёт и зарплата из кассы

Подотчёт. Деньги выдают по распоряжению руководителя или по заявлению сотрудника. Одним распоряжением можно оформить несколько выдач. Срок авансового отчёта устанавливает руководитель: прежнее правило о трёх рабочих днях отменено с 30 ноября 2020 года. Новый аванс можно выдать, даже если по старому сотрудник ещё не отчитался. Перечислить подотчётные деньги на карту сотрудника тоже можно.

Зарплата. Срок выдачи зарплаты по платёжной ведомости — не больше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Невыданные суммы сдают обратно в банк, на выданные оформляют РКО.

Штрафы и срок давности

Ответственность установлена ч. 1 ст. 15.1 КоАП за четыре вида нарушений: расчёты с компаниями сверх 100 000 ₽, неоприходование или неполное оприходование наличных, нарушение порядка хранения свободных денег и накопление в кассе сверх лимита.

Срок давности — 60 дней со дня нарушения. Верховный суд считает такие нарушения не длящимися: срок идёт с даты конкретной операции. Нарушения при работе с кассовой техникой — отдельная статья 14.5 КоАП, и штрафы по ней выше. Как на них попадают компании, которые почти не работают с частными лицами, — в статье «Штраф за непробитый чек».

Перед годовой отчётностью наличные в кассе пересчитывают и сверяют с кассовой книгой. Как это оформить, — в статье «Инвентаризация: что собственник узнаёт о своём бизнесе».

Частые вопросы