Кассовый разрыв: как увидеть его за месяц до, а не в день зарплаты

9 минут чтения · Финансы

Утро зарплатного дня. Бухгалтер заходит с фразой «нам не хватает» — не вообще, а конкретной суммы, которой нет на счёте. Дальше день из телефонных переговоров: клиентам — «оплатите, пожалуйста, сегодня», поставщику — «подождите неделю», банку — «а что у нас по лимиту».

Обиднее всего то, что этот день был виден три недели назад. Кассовый разрыв редко бывает неожиданным — он бывает незамеченным: все данные, чтобы посчитать его заранее, в компании обычно уже есть.

Просто лежат они в разных местах. Сроки поступлений знают менеджеры. Счета от поставщиков — у бухгалтера. Даты налогов — в отчётном календаре. График кредита — в банке. Зарплатные числа помнят все и никто одновременно. Пока эти источники не сведены в одну таблицу, момент, когда денег не хватит, наступает внезапно — хотя считался он на обычном калькуляторе.

Мы ведём учёт малому бизнесу и разбираем такие ситуации регулярно. Почти всегда дело не в убытках: компания прибыльная, заказы есть, просто деньги уходят раньше, чем приходят. Разбираем по порядку — почему разрыв замечают последним, как построить платёжный календарь и что делать, когда минус уже виден.

Почему разрыв замечают последним

Кассовый разрыв — это не убыток и не приговор бизнесу. Это несовпадение дат: обязательство наступает раньше, чем приходят деньги под него. Компания может быть прибыльной по отчётам и при этом не иметь чем заплатить зарплату в конкретную пятницу.

Больше того, разрывы чаще случаются у растущих компаний, а не у падающих. Рост — это сначала расходы: закупили больше товара, наняли людей, вложились в рекламу, дали крупному клиенту отсрочку ради объёма. Всё это деньги, ушедшие сегодня под выручку, которая придёт через полтора месяца.

Почему прибыль в отчёте и деньги на счёте — вообще разные величины и что съедает разницу, мы разобрали отдельно: прибыль есть, а денег нет. Здесь важно другое. Между «понимать, почему так бывает» и «знать дату, когда не хватит» — пропасть. Понимание не спасает от дня зарплаты. Дата спасает.

Платёжный календарь — это таблица, а не программа

Инструмент, который закрывает эту дыру, стоит ноль рублей и собирается за вечер. По строкам — деньги, по столбцам — недели, четыре блока:

1. Остаток на начало недели. Фактические деньги на всех счетах и в кассе. Не «примерно столько», а все счета, сложенные вместе, на сегодняшнее число.
2. Поступления с датами. Оплаты по выставленным счетам с учётом отсрочек, авансы по подписанным договорам, возвраты.
3. Платежи с датами. Зарплата, налоги и взносы, аренда, кредиты и лизинг, поставщики, всё остальное.
4. Остаток на конец недели. Арифметика первых трёх. Ради этой строки всё и делается: неделя, где она уходит в минус, и есть будущий разрыв.

Ничего сложнее обычной таблицы не нужно: покупка отдельной программы обычно лишь откладывает задачу на месяц. Сложность не в инструменте, а в дисциплине: календарь работает, только если в него внесены все обязательные платежи, а не удобные.

Почему горизонт — шесть-восемь недель

Короче — бессмысленно. За неделю-две уже ничего не успеть: договориться с поставщиком об отсрочке, дожать дебиторку, перенести закупку — на всё это нужен запас времени и спокойный тон разговора, а не «нам завтра зарплату платить».

Длиннее — недостоверно. Поступления на три-четыре месяца вперёд у малого бизнеса чаще всего не факт, а надежда, и таблица превращается в упражнение по фантазии.

Шесть-восемь недель — это два цикла выплаты зарплаты и минимум один налоговый срок. Достаточно далеко, чтобы увидеть проблему и успеть на неё повлиять, и достаточно близко, чтобы цифры ещё были похожи на правду.

Что можно двигать, а что нельзя

Платежи неодинаковы по риску, и понимать это надо заранее — до того, как придётся выбирать под давлением.

Верхние три строки — неприкосновенные. Задержка зарплаты стоит компании компенсации за каждый день просрочки, жалоб в трудовую инспекцию и персональной ответственности руководителя. Неуплата налогов добавляет пени и риск того, что операции по счёту приостановят, — то есть делает разрыв тяжелее: с заблокированного счёта не заплатить уже никому.

Гибкость есть только внизу таблицы. Найти её надо заранее, пока разговор с поставщиком — это переговоры двух партнёров, а не объяснение должника.

Как вести его, чтобы он не врал

• Раз в неделю, в один и тот же день. Понедельник или пятница — неважно, важна регулярность. Когда календарь уже построен, обновление занимает 20–40 минут.
• Один ответственный. Календарь, который ведут трое, не ведёт никто.
• Поступления — пессимистично. Дата ставится по фактической платёжной дисциплине клиента, а не по договору. Если он всегда платит с задержкой в две недели, так и пишите.
• Платежи — полностью. Забытый платёж искажает всю картину. Лучше внести лишнее и потом убрать.
• Крупные события — сразу. Подписали договор с большим авансом или узнали, что клиент задержит оплату, — правьте не дожидаясь понедельника.

Разрыв виден. Что делать

Порядок один: от дешёвых решений к дорогим. Дешёвое здесь — то, что не стоит процентов и не портит отношения.

1. Ускорить деньги, которые уже заработаны. Пройтись по дебиторке, выставить забытые счета, подписать акты, предложить скидку за раннюю оплату, взять аванс по новой сделке.
2. Перенести необязательное. Закупка впрок, ремонт, реклама, обучение, новая техника — всё, что не сорвёт текущие обязательства и не остановит продажи.
3. Уменьшить партию закупки. Взять товар меньшим объёмом, но чаще: дороже по цене за единицу, дешевле по деньгам в моменте.
4. Договориться об отсрочке с поставщиками. Заранее и прямо: «оплатим тогда-то». За две недели до срока это переговоры, в день платежа — просрочка.
5. Использовать кредитную линию или овердрафт. Открывать её нужно заранее, когда показатели в порядке и банк спокоен, а использовать — как последний шаг, а не первый.

Чего делать точно не стоит — ждать до дня Х и занимать под любой процент.

Заём в день зарплаты всегда дороже той же суммы, взятой месяцем раньше. Дело даже не в ставке. Когда времени не осталось, вы берёте первое предложение, а не лучшее, и соглашаетесь на условия, которые в спокойном разговоре обсуждать бы не стали. Цена срочности — не проценты, а отсутствие выбора.

Что мы смотрим в первую очередь

Когда собственник приходит с «нам не хватает», порядок работы обычно такой.

1. Сначала факт, потом прогноз. Остатки на всех счетах и в кассе на сегодня — одной суммой. Пока эта цифра не названа вслух, обсуждать будущее нечего.
2. Обязательные платежи на восемь недель. Зарплата с датами, налоги и взносы по срокам, кредиты и лизинг по графику, аренда.
3. Дебиторка по возрасту. Кто должен, сколько и сколько дней просрочки. Первые деньги почти всегда лежат здесь, а не в банке.
4. Повторяемость. Разрыв разовый или приходит каждый месяц в одни и те же числа? Это два разных диагноза.

Платёжный календарь отвечает ровно на один вопрос: хватит ли денег до такого-то числа. На вопросы «зарабатываем ли мы» и «где деньги осели» отвечают другие отчёты — их три, и смотреть их нужно раз в месяц: три отчёта, которые должен видеть собственник каждый месяц. Поставить и то и другое в регулярную форму — задача управленческого учёта.

Что сделать на этой неделе

1. Возьмите фактические остатки на всех счетах и в кассе на сегодня.
2. Выпишите обязательные платежи на восемь недель вперёд с датами: зарплата, налоги и взносы, кредиты, аренда, счета поставщиков.
3. Добавьте ожидаемые поступления по тем срокам, к которым клиенты платят на самом деле.
4. Посчитайте остаток на конец каждой недели и найдите первую, где он уходит в минус.
5. Если минус есть — начните с первого пункта списка решений, а не с последнего.
6. Назначьте день недели для обновления и внесите его в календарь как встречу, которую нельзя перенести.

На первый раз уйдёт вечер, дальше — полчаса в неделю. Самая дешёвая страховка из доступных малому бизнесу: не нужны ни деньги, ни программы — только человек, который каждую неделю честно заполняет таблицу.

Коротко

• Кассовый разрыв — не убыток, а несовпадение дат: прибыльная компания может остаться без денег в конкретную пятницу
• Платёжный календарь — обычная таблица: остаток на начало недели, поступления, платежи, остаток на конец; минус в последней строке и есть будущий разрыв
• Горизонт — шесть-восемь недель: короче не успеть договориться, длиннее цифры превращаются в фантазию
• Зарплата, НДФЛ и взносы, налоги по режиму не двигаются никогда — задержка делает разрыв тяжелее, а не легче
• Вести раз в неделю, в один день, одним ответственным; поступления ставить пессимистично, платежи вносить полностью
• Закрывать разрыв в порядке от дешёвого к дорогому: дебиторка, перенос необязательного, меньшая партия, отсрочка у поставщика и только потом кредитная линия
• Кредитную линию открывают заранее, пока банк спокоен, а не в день, когда деньги нужны завтра