Бизнес вырос, и собственник решает, кого искать: главного бухгалтера, бухгалтера или компанию. Разбираем, что требует закон, кто подписывает документы без главбуха, как оформить передачу учёта и во что обходится главбух в штате.
Коротко
- Должность главного бухгалтера обязательна только в банках и других кредитных организациях. Остальные поручают учёт главному бухгалтеру, другому сотруднику или бухгалтерской компании по договору (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
- Директор малого или среднего бизнеса вправе вести учёт сам. Исключения — компании с обязательным аудитом, микрофинансовые организации, жилищные и кредитные кооперативы и ещё несколько видов организаций.
- Требования к нему — высшее образование, стаж, отсутствие судимости — закон устанавливает только для отдельных организаций: публичных АО, страховщиков, негосударственных пенсионных фондов, компаний с ценными бумагами на бирже и некоторых других.
- Бухгалтерскую отчётность по закону подписывает руководитель, вторая подпись не нужна. Если должности нет, вторую подпись на счёте-фактуре ставит директор или сотрудник, уполномоченный приказом или доверенностью, а электронный счёт-фактуру подписывают одной подписью.
- Главный бухгалтер с окладом 120 000 ₽ при общем тарифе взносов обходится компании в 156 240 ₽ в месяц — без рабочего места, программ и замены на время отпуска.
Пока бизнес маленький, учёт ведёт сам директор, бухгалтер на полставки или онлайн-сервис. Потом появляются НДС, сотрудники, кредит или второе направление, ошибки начинают стоить денег — и собственник решает, кого искать: главного бухгалтера в штат, бухгалтера или бухгалтерскую компанию. Первые вопросы — обязательна ли эта должность по закону и кто без неё подписывает документы.
Разберём, что требует закон о бухучёте, кто подписывает отчётность, счета-фактуры и кассовые документы, как оформить передачу учёта и сколько стоит такой сотрудник в штате.
Обязателен ли главный бухгалтер по закону
Учёт организует руководитель компании (ч. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Вести его он обязан поручить (ч. 3 ст. 7):
- главному бухгалтеру;
- другому сотруднику — например, бухгалтеру или финансовому директору;
- бухгалтерской компании или специалисту по договору оказания услуг.
Должность главного бухгалтера обязательна только в кредитных организациях: там учёт поручают только ему. В остальных компаниях закон не требует такой должности — важно, чтобы было понятно, кто ведёт учёт и на каком основании.
Директор может вести учёт сам, если компания относится к малому или среднему бизнесу. Исключения перечислены в ч. 5 ст. 6 закона: организации с обязательным аудитом, микрофинансовые организации, жилищные и кредитные кооперативы, организации госсектора, адвокатские образования, нотариальные палаты и иностранные агенты. Им нужен сотрудник или договор.
При любом варианте за организацию учёта отвечает руководитель. Что ему реально грозит, разобрано в статье «Ответственность директора за учёт: что реально грозит руководителю».
Требования к главному бухгалтеру
Для обычного ООО закон требований к этой должности не устанавливает: образование и опыт компания определяет сама. Требования есть только в организациях из ч. 4 ст. 7 — публичных АО, страховых организациях, негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах и управляющих компаниях паевых фондов, компаниях с ценными бумагами на бирже и организациях бюджетной сферы. Там главный бухгалтер или другой сотрудник, который ведёт учёт, должен:
- иметь высшее образование;
- проработать в учёте, отчётности или аудите не меньше 3 лет из последних 5, а без высшего образования по бухучёту и аудиту — 5 лет из последних 7;
- не иметь неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления.
Если такая организация передаёт учёт по договору, требования применяют к исполнителю: у бухгалтерской компании должен быть хотя бы один сотрудник, который им отвечает (ч. 6 ст. 7). Для банков требования устанавливают отраслевые законы и Банк России.
Кто подписывает документы без главного бухгалтера
- Бухгалтерская отчётность — руководитель. Она считается составленной после его подписи (ч. 8 ст. 13 закона № 402-ФЗ), вторую подпись закон не требует.
- Счёт-фактура и УПД со статусом 1 — на бумаге руководитель и главный бухгалтер либо лица, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК). Если такой должности нет, вторую строку подписывает директор, который ведёт учёт, или сотрудник по приказу. Минфин разрешает одному человеку подписывать за обоих, если у него есть полномочия (письмо от 24.07.2019 № 03-07-11/55067). Электронный счёт-фактуру подписывают одной квалифицированной подписью руководителя или уполномоченного лица.
- Кассовые документы — главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель, и кассир (п. 4.2 указания Банка России № 3210-У).
- Первичные документы — сотрудники, которые совершили операцию и отвечают за её оформление (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Список подписантов утверждает руководитель.
- Отчётность в ФНС и Социальный фонд — директор своей подписью или представитель по машиночитаемой доверенности. Как её оформить, — в статье «Машиночитаемая доверенность: кому нужна и как её оформить».
Четыре варианта: что оформить и кто подписывает
| Кто ведёт учёт | Что оформить | Кто подписывает |
|---|---|---|
| Директор сам | Приказ о том, что руководитель принимает ведение учёта на себя; только малый и средний бизнес без исключений из ч. 5 ст. 6 | Всё сам: отчётность, обе строки счёта-фактуры, кассовые документы |
| Бухгалтер в штате | Трудовой договор, приказ о возложении ведения учёта, приказ о праве подписи счетов-фактур, машиночитаемая доверенность | Отчётность — директор, счёт-фактуру — директор и бухгалтер по приказу, кассу — бухгалтер и кассир |
| Главный бухгалтер в штате | Трудовой договор, приказ о приёме на должность, должностная инструкция, машиночитаемая доверенность | Отчётность — директор, счёт-фактуру — директор и главный бухгалтер, кассу — он же и кассир |
| Бухгалтерская компания | Договор об оказании услуг по ведению учёта, машиночитаемая доверенность, при необходимости — доверенность на подпись счетов-фактур | Отчётность — директор, декларации — компания по доверенности, счета-фактуры — директор или уполномоченные лица |
Как оформить передачу учёта
Выбрать, кто ведёт учёт
Директор сам — только в малой или средней компании без исключений из закона. Иначе — сотрудник или бухгалтерская компания.
Издать приказ
О принятии директором ведения учёта на себя или о возложении его на главного бухгалтера или бухгалтера со ссылкой на ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ.
Распределить подписи
Приказом назначить, кто подписывает счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, и утвердить список подписантов первичных документов.
Оформить доверенности
Машиночитаемые доверенности сотрудникам и бухгалтерской компании, которые подписывают электронные документы и сдают отчётность от имени компании.
Заключить договор
С бухгалтерской компанией: перечень работ, сроки, порядок передачи документов, ответственность за ошибки.
Передать дела
Акт приёма-передачи документов, баз 1С, доступов и электронных подписей.
Сколько стоит главбух в штате и когда одного бухгалтера мало
С 2026 года пониженный тариф взносов сохранили только малому и среднему бизнесу из приоритетных отраслей, остальные платят 30 % до предельной базы.
Главный бухгалтер с окладом 120 000 ₽, 2026 год
Взносы 30 %: 36 000 ₽ в месяц. Оклад за год — 1 440 000 ₽, предельная база 2 979 000 ₽ не превышена.
Травматизм по минимальному тарифу 0,2 %: 240 ₽ в месяц.
Расходы компании: 120 000 + 36 000 + 240 = 156 240 ₽ в месяц, 1 874 880 ₽ в год.
НДФЛ 13 % — 15 600 ₽ — удерживают из оклада, на руки — 104 400 ₽.
Сверху — рабочее место, программы, обучение и замена на время отпуска или болезни. У приоритетных отраслей взносы ниже — около 24 100 ₽ в месяц.
Одного бухгалтера, особенно на полставки, перестаёт хватать, когда:
- компания стала платить НДС: книги покупок и продаж, вычеты, декларация каждый квартал;
- юрлиц или направлений несколько, и их учитывают раздельно;
- запущено производство — нужны себестоимость, нормы и учёт остатков;
- появились госконтракты, ВЭД с валютным контролем или кредит с отчётностью для банка;
- растёт штат: зарплата, кадры и отчёты по работникам каждый месяц.
Онлайн-сервис и бухгалтер на полставки рассчитаны на простой учёт: выписка, акты, один налог. Раздельный учёт, себестоимость и отчётность для банка в эту схему уже не помещаются. Как штатный бухгалтер, бухгалтер на дому и аутсорсинг различаются по ответственности и цене, — в статье «Бухгалтер на дому, в штате или аутсорсинг: кто за что отвечает и сколько это стоит».
Частые вопросы
Нужен ли главный бухгалтер в ООО?
По закону — нет, если это не банк. Директор малого или среднего бизнеса может вести учёт сам либо поручить его сотруднику или бухгалтерской компании. Должность главного бухгалтера обязательна только в кредитных организациях.
Обязательна ли подпись главного бухгалтера на счёте-фактуре?
На бумажном счёте-фактуре две подписи: руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц. Если такой должности нет, вторую подпись ставит директор, который ведёт учёт, или сотрудник по приказу. Электронный счёт-фактуру подписывают одной квалифицированной подписью.
Кто подписывает бухгалтерскую отчётность, если нет главного бухгалтера?
Руководитель: отчётность считается составленной после его подписи, другие подписи закон не требует. В налоговую её сдают с подписью директора или представителя по машиночитаемой доверенности.
Может ли директор вести бухгалтерский учёт сам?
Да, если компания малая или средняя и не подпадает под исключения — например, обязательный аудит. Это оформляют приказом. Отчётность и счета-фактуры директор тогда подписывает сам.
Источники
Закон № 402-ФЗ, ст. 7 — кто ведёт учёт и требования к главному бухгалтеру (КонсультантПлюс)
Закон № 402-ФЗ, ст. 13 — бухгалтерскую отчётность подписывает руководитель (КонсультантПлюс)
Указание Банка России № 3210-У — кто оформляет и подписывает кассовые документы (КонсультантПлюс)
Минфин: счёт-фактуру за руководителя и главбуха может подписать один человек (Главная книга)
Возьмём на себя функции главного бухгалтера
Ведём учёт и налоги, сдаём отчётность по машиночитаемой доверенности, готовим приказы о подписях и проверяем документы до подписи директора. Стоимость — по расчёту после экспресс-аудита, штрафы и пени по нашей вине возмещаем сами.
Оставить заявкуГлавный бухгалтер на аутсорсинге
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03