Первый сотрудник: какие обязанности и расходы появляются у компании

6 минут чтения · Кадры

Пример условный. Компания на упрощёнке работала без штата: директор и бухгалтер на аутсорсе. В октябре наняли менеджера с окладом 60 000 ₽ — договорились в пятницу, в понедельник он вышел, приказ подписали в тот же день. Бухгалтер узнал о новичке через две недели, вместе с табелем. К этому времени срок сведений о приёме в Социальный фонд прошёл, правила распорядка сотрудник не подписал, а 18 000 ₽ взносов в месяц никто не заложил в расходы.

Разбираем, что появляется у компании с первым сотрудником: документы, деньги сверх оклада, отчёты и сроки — и что сделать в первую неделю.

Что оформить до первого рабочего дня

• Трудовой договор — письменный, в двух экземплярах. Если человека допустили к работе без него, договор оформляют не позднее трёх рабочих дней. Обязательно указывают место работы, должность, дату начала и условия оплаты. Приказ о приёме не обязателен.
• Подписи под документами. До подписания договора сотрудника знакомят под подпись с правилами распорядка, положением об оплате и премиях и другими внутренними документами. Какие из них решают исход споров, — в статье «Внутренние документы».
• Персональные данные. Нужен порядок их обработки, а если данные хранят в программах — уведомление Роскомнадзора до начала обработки.
• Охрана труда. Инструктаж — до начала работы, обучение — не позднее 60 дней после приёма, медосмотры — там, где они обязательны, оценка условий труда на новом рабочем месте — в течение года. Допуск без инструктажа или обучения стоит малому предприятию 15 000–25 000 ₽ штрафа.

Сколько сотрудник стоит сверх оклада

Это без отпускных, первых трёх дней больничного, рабочего места и обучения. Пониженный тариф 15 % с части зарплаты сверх 1,5 МРОТ с 2026 года остался только у малых и средних компаний из приоритетных отраслей: с ним тот же сотрудник обойдётся в 75 216 ₽ в месяц. Полный расчёт — в статье «Сколько на самом деле стоит сотрудник».

Какие отчёты появляются

Налоговая хочет знать про деньги: сколько начислено и удержано. Социальный фонд — про человека: когда принят, сколько проработал, какие взносы начислены на травматизм.

Ещё каждый месяц — уведомления об исчисленных налогах и взносах и сами платежи: взносы — до 28-го числа, НДФЛ — дважды в месяц, взносы на травматизм — до 15-го.

ЕФС-1: одна форма — несколько отчётов

ЕФС-1 выглядит как один бланк, но её части живут по своим срокам, и сдача одной не закрывает остальные. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы.

• Кадровые события. Приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа, а без приказа — после трудового договора. Переводы и переименования — до 25-го числа следующего месяца. Срок считают от даты приказа, а не от дня, когда о нём узнал бухгалтер.
• Договоры ГПХ с физлицами — тоже на следующий рабочий день после заключения и после прекращения. По самозанятым и ИП сведения не подают.
• Ошибки. Если ошибку нашёл фонд, на исправление — 5 рабочих дней после уведомления. Ошибку, которую компания нашла и исправила сама, не штрафуют.
• Подпись. С 1 сентября 2026 года фонд не принимает отчёты, если в сертификате подписи нет трёх параметров шифрования. Такую подпись нужно перевыпустить.

Штрафы

Если расчёт по взносам или 6-НДФЛ опоздает больше чем на 20 рабочих дней, инспекция может заблокировать счёт — до дня, когда отчёт сдадут. Директора за опоздание со сведениями в фонд штрафуют на 300–500 ₽ отдельно.

Когда хватит своего бухгалтера, а когда звать нас

Если бухгалтер уже считает зарплату, сдаёт отчёты в оба ведомства и узнаёт о приказах в день подписания, своего хватит. Звать нас стоит, когда:

• сотрудников становится больше, а люди приходят и уходят;
• часть работы делают по договорам ГПХ или самозанятые;
• кадры ведёт директор или офис-менеджер «между делом»;
• в штате появляются иностранцы.

Нанимать ради одного-двух сотрудников штатного бухгалтера и кадровика дорого: сравнить можно в калькуляторе «Штат или аутсорсинг». Почему компания надёжнее штатного специалиста. С нами договор, в котором записаны сроки и ответственность: штрафы по нашей вине платим мы. Штатного специалиста защищает Трудовой кодекс, и уйти он может в разгар отчётного периода.

Что сделаем мы и сколько стоит

• Подготовим трудовой договор и документы до первого рабочего дня и соберём подписи.
• Подадим сведения о приёме в срок, будем считать зарплату и сдавать отчёты в налоговую и фонд.
• Расчёт зарплаты — от 1 800 ₽ в месяц за сотрудника, кадры — ещё 1 600 ₽ (за иностранца — 3 600 ₽), установочный пакет внутренних документов — 29 000 ₽ единоразово.

Штатный бухгалтер сам по себе не страхует собственника: за ошибки отвечает компания. Как это выглядит на деле, — в кейсе «Производство: недоимка 1,5 млн ₽ и уволившийся бухгалтер».

Частые вопросы