Вопросы, рассмотренные в материале:
- На кого оформляют отчетные документы для командировочных
- Как отчитаться за расходы на проживание в командировке
- Какие документы подтверждают расходы на проезд
- Какие расходы возмещаются при командировке за границу
Отправляя своих сотрудников в командировку, предприятие берет на себя расходы, основная часть которых приходится на проезд к месту назначения и проживание в гостинице. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала затраты, работник обязан предъявить отчетные документы, которые подтверждают факт платежей. К таковым относятся кассовые чеки, корешки приходно-кассовых ордеров. Налоговая инспекция предъявляет определенные требования к тому, как именно должны быть оформлены отчетные документы для командировочных. В этом вопросе разберемся далее.
Когда оформлять отчетные документы для командировочных
На большинстве предприятий возникает производственная необходимость, чтобы кто-то из специалистов выезжал в командировку в другие регионы для решения различных вопросов бизнеса. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отправить в командировку можно не любого специалиста, существуют некоторые ограничения.
В частности, нельзя послать в командировку следующие категории работников:
- Сотрудники, с которыми заключен ученический договор. Нельзя отправить такого работника в командировку во время учебного процесса. Выезд по поручению руководства возможен только в тот период, когда занятия не проводятся (ст. 203);
- беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
- несовершеннолетние лица (до 18 лет), исключение составляют люди творческих занятий: спортсмены, артисты или журналисты (ст. 268);
- женщины, имеющие маленьких детей, могут быть отправлены в командировку только в том случае, если они в письменной форме выразят свое согласие и у них не будет медицинских противопоказаний. Наниматель обязан проинформировать сотрудницу о том, что она имеет право отказаться от командировки;
- мать, отец или опекун, который в одиночку воспитывает ребенка моложе 5 лет (ст. 264 Трудового кодекса РФ);
- родители, имеющие ребенка-инвалида;
- сотрудники, на попечении которых находятся больные родственники, при наличии подтверждающих медицинских документов (ст. 259 Трудового кодекса РФ).
Предприятие имеет право официально отправить в командировку специалиста, с которым заключен трудовой договор.
Но в практике часто бывает так, что руководство посылает в другой регион по служебной надобности:
- сотрудника, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором;
- специалистов, официально работающих в компании-партнере и не имеющих трудовых отношений с командирующей организацией.
В указанных выше случаях предприятие не имеет законных оснований на оформление командировочных документов. Но это не значит, что такие расходы не подлежат возмещению. Командирующее предприятие должно иметь свой регламент, в соответствии с которым компенсируются затраты, при этом обязательным условием является наличие взаимосвязи между производственной необходимостью и командированием стороннего специалиста.
Некоторое время назад отчетные документы для командировочных состояли из служебного задания, командировочного удостоверения и отчета по итогам работы. В настоящее время этот пакет расширен, теперь в него входят следующие бумаги:
- Приказ руководства, в котором содержится задание о выезде специалиста в командировку и описаны ее цели.
- Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, где каждая статья расхода подтверждается соответствующими документами.
- Табель рабочего времени, в котором отмечаются все дни, проведенные специалистом в командировке. За этот период начисляется средний заработок.
- Служебная записка. Она прикладывается к отчетным документам для командировочных в том случае, если специалист совершал поездку на своем личном автомобиле.
Разберем более подробно, как сделать отчетные документы для командировочных, каковы возможные последствия неправильного их оформления.
Необходимые документы для командировочных
- Как составляется командировочный приказ
- Авансовый отчет
- Как оформляется командировка в табеле
- Как оформить служебную записку
Издание приказа о командировке регламентируется Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. Каждая организация имеет свою форму приказа, разработанную в соответствии с собственными нуждами. В документе обязательно содержится следующая информация: Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и возвращения.
Приказ должен быть утвержден руководителем предприятия, зарегистрирован в соответствующем журнале. Командируемый специалист знакомится с документом до начала поездки.
Часть средств, необходимых на командировку, сотруднику выдается заранее в виде аванса. Эти деньги нужны для покупки проездных билетов и бронирования номера в гостинице. По окончании поездки сотрудник заполняет авансовый отчет, в котором перечисляет все понесенные командировочные расходы, подтверждая их соответствующими чеками.
Этот отчетный документ сдается в бухгалтерию не позднее трех дней после даты возвращения к основному месту работы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером на предмет адекватности и подлинности записанной информации и предоставленных документов. При отсутствии замечаний и нарушений работнику компенсируются командировочные затраты с учетом выданного ранее аванса.
Несмотря на то что командированный сотрудник какое-то время отсутствует на своем рабочем месте, в табеле эти дни должны быть записаны соответствующим образом. Во все дни командировки в клетках табеля проставляется буква «K», причем рабочие часы записывать необязательно.
Если командировка выпадает на выходные или праздничные дни, в которые сотрудник фактически тоже работает, в табеле проставляются буквы «К-В», оплата за эти дни в соответствии с законодательством начисляется двойная. Занятость специалиста при этом должна быть согласована с руководством предприятия.
Часто бывает, что удобнее поехать в командировку на личном автомобиле. Естественно, что в этом случае нет необходимости оформлять проездные билеты. По возвращении сотрудник прикладывает к отчетным документам для командировочных служебную записку, в которой отражает даты отъезда и возвращения.
Расходы на топливо и парковку для личного автотранспорта во время поездки относятся к категории служебных командировочных и компенсируются предприятием.
Необходимо понимать, что служебная записка является только дополнением к остальному пакету отчетных документов для командировочных. Засчитать расходы по поездке только на основании одной служебной записки невозможно.
Этот отчетный документ составляется в произвольной форме, в нем обязательно должна быть отражена следующая информация: название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата, подпись командированного.
Бывает и так, что при необходимости срочной поездки в другой регион невозможно приобрести билеты на общественный транспорт, тогда специалист вынужден воспользоваться попутным автомобилем или ему выделяется служебная машина. В этом случае точно так же оформляется служебная записка как обоснование понесенных расходов.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Зачем отчитываться за командировочные расходы
В соответствии со ст. 171 Налогового кодекса РФ командировочные затраты учитываются при формировании базы налогообложения. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо правильно оформить отчетные документы для командировочных и подтвердить их соответствующими чеками. Кроме того, командировочные расходы должны носить производственный характер и быть непосредственно связаны с основной деятельностью предприятия, направленной на извлечение прибыли. Это положение регламентируется гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ.
Из вышесказанного следует, что в случае, если командировка предпринята с непроизводственной целью, расходы по ней невозможно будет учесть в целях налогообложения прибыли. Такое разъяснение неоднократно давалось Минфином России в письмах, в частности от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148. Аналогичную позицию занимает и налоговая инспекция (письмо УФНС России по г. Москве от 23 марта 2005 г. № 26-12/19325).
Отчетные документы для командировочных за проживание
В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ, командируя специалиста с производственным заданием, предприятие компенсирует ему затраты на проживание. Эта же норма отражена и в п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Для этого специалисту потребуется предоставить в бухгалтерию отчетные документы для командировочных с подтверждением всех понесенных расходов.
Гостиница, в которой специалист снимал номер, обязана выдать ему документ, отражающий сумму потраченных средств. При наличии контрольно-кассового аппарата это будет чек. Если же такой техники в гостинице нет, она выдает любой из бланков строгой отчетности, соответствующий данной операции: квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т. п.
Гостиница может использовать стандартные бланки либо разработать свою собственную форму. В последнем случае документ должен в точности соответствовать требованиям, которые законодательство предъявляет к бланкам строгой отчетности. В противном случае такой документ не может быть принят в качестве отчетного для командировочных. А это значит, что сотрудник, предоставив такой бланк, не вправе претендовать на компенсацию расходов за проживание. А также у предприятия не будет оснований предъявить к вычету НДС по этим затратам.
К бланкам строгой отчетности предъявляются следующие требования:
- Документ должен содержать информацию в соответствии с п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359): наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее адрес и ИНН, печать.
- Бланк должен быть отпечатан только типографским способом, компьютер для этого использовать запрещено. Допускается формирование бланка при помощи автоматизированных систем, которые должны быть защищены от несанкционированного доступа, сохранять архив операций со всеми бланками в течение как минимум 5 лет (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система также имеет возможность при формировании бланка присваивать ему и сохранять уникальный номер и серию.
В том случае, если в составе отчетных документов для командировочных сотрудник приложил бланк, не соответствующий вышеуказанным требованиям, а бухгалтерия приняла эти расходы к учету, надо быть готовым к тому, что налоговая инспекция предъявит претензии. В такой ситуации организация имеет право обращаться с заявлением в суд и отстаивать свои расходы.
Если гостиница пользуется контрольно-кассовым аппаратом, то нет необходимости в бланках строгой отчетности, она выдает кассовый чек. К нему может быть приложен счет, в котором расшифрованы все позиции суммы, обозначенной в чеке.
Некоторые гостиницы могут выдавать в подтверждение расходов квитанцию к приходному кассовому ордеру. Бухгалтерии принимают эти документы к учету, но налоговая инспекция не всегда с этим согласна. Тогда предприятию придется решать эти вопросы в судебном порядке.
Что делать, если сотрудник потерял подтверждающий документ по расходам на проживание в командировке? Можно направить в гостиницу запрос, чтобы там подтвердили факт проживания сотрудника и понесенные им расходы. Но надо быть готовым к тому, что налоговая инспекция не примет подобный отчетный документ. Тогда правомерность учета расходов необходимо будет отстаивать в суде.
Бывает и так, что у предприятия существует необходимость часто направлять сотрудников в определенный населенный пункт. Тогда там арендуется квартира, в которой и проживают специалисты во время командировки. Соответственно, они не имеют никаких подтверждающих документов, так как не несут расходов на оплату жилья. Вопрос о компенсации этой части командировочных затрат сотруднику в данном случае не ставится. Расходы на аренду квартиры организация может учесть при налогообложении прибыли, но только за те дни, когда в ней проживали сотрудники.
Предположим, квартира была снята на один год, а суммарное время проживания в ней специалистов составило 8 месяцев. Следовательно, в целях налогообложения можно будет учесть арендную плату не в полной сумме, а только за эти восемь месяцев.
В сервисный перечень большинства гостиниц входит завтрак для постояльцев. Затраты на него включаются в счет отдельной строкой. Данную сумму не стоит относить на расходы в целях налогообложения. Это положение продиктовано требованиями подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть в соответствии с законом не могут быть приняты к учету расходы на дополнительные услуги, оказываемые в барах и ресторанах, в номере, в рекреационно-оздоровительных комплексах гостиниц.
Бывает и так, что в гостиничном счете указан завтрак, но его сумма не выделена отдельно в расходах. Сумма на завтрак либо будет определена налоговиками расчетным путем, либо все затраты по счету не будут приняты в целях налогообложения. Оба этих варианта нельзя признать законными. Тогда для отстаивания своих прав предприятию придется обращаться в суд.
Налоговый инспектор, вычислив сумму стоимости завтрака, может еще и начислить НДФЛ на нее. Предприятие не обязано платить этот налог, но свои права надо будет отстаивать в суде.
Помимо стоимости непосредственно проживания в гостинице могут быть еще дополнительные услуги, которые также приходится оплачивать предприятию в составе командировочных. К таковым относится бронирование номера. В соответствии с законом эти услуги подлежат компенсации (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Налоговая инспекция согласна с тем, что расходы по бронированию номера в гостинице должны быть учтены при налогообложении прибыли. Непременным условием для этого является наличие подтверждающих отчетных документов.
Если говорить о дополнительных расходах, они могут быть признаны, если предприятию удастся доказать их производственную направленность и обосновать с экономической точки зрения. Например, затраты сотрудника на химчистку вполне можно объяснить тем, что его имидж должен быть на высоте в ходе деловых встреч и переговоров, которые являются целью командировки.
Компании обычно ограничивают сумму командировочных средств, которые сотрудник имеет право потратить на оплату проживания в гостинице в ходе поездки. Но часто возникают ситуации, когда данный лимит бывает превышен и специалист предъявляет отчетные документы для командировочных, которые подтверждают потраченную им свыше нормы сумму. Должна ли в этом случае компания удержать НДФЛ с доходов работника?
Налоговое законодательство (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ) на этот счет говорит следующее: расходы за наем жилого помещения в ходе командировки (при наличии соответствующего отчетного документа) не могут быть признаны доходом работника. Следовательно, компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ.
Даже если специалист превысил установленный предприятием лимит на проживание в гостинице, но предоставил отчетные бумаги соответствующего образца, НДФЛ не начисляется на всю сумму. Как правило, работник должен приложить к отчетным документам для командировочных объяснение о причине превышения лимита, тогда наниматель вправе компенсировать затраты в полном объеме.
Более того, все потраченные на оплату проживания средства учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли.
Что касается НДС, который был уплачен при расчетах за номер в гостинице, он тоже может быть принят к вычету. Чтобы у налоговой инспекции не возникало вопросов по этому пункту, необходимо предоставить правильно оформленные отчетные документы для командировочных: счет на бланке строгой отчетности, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.
НДС также можно предъявить к вычету, если подтверждением оплаты гостиничных расходов является счет-фактура или кассовый чек.
В этих документах не всегда отдельно прописывают сумму НДС, может быть просто формулировка «в том числе НДС». Специалисты налоговой инспекции обычно не признают право вычета по таким отчетным документам. Но суды в такой ситуации принимают сторону экономических агентов. Подтверждение тому можно найти в арбитражной практике (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).
Отчетные документы для командировочных за проезд
В состав командировочных расходов, которые подлежат возмещению, включаются затраты на проезд в обоих направлениях. Помимо стоимости самого билета, компенсируются страховые взносы по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, услуги по оформлению проездных документов, оплата за использование постельных принадлежностей в поезде. Эти суммы компенсируются в размере, который значится в подтверждающих отчетных документах. Однако существуют некоторые ограничения, сверх которых предприятие не имеет права возмещать расходы. Так, оплачивается проезд не более стоимости билетов:
- железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
Если же подтверждающие документы отсутствуют, компенсация расходов осуществляется в объеме, равном минимальной стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
Обычно, формируя бюджет, предприятие закладывает в него некоторую сумму на командировочные расходы. Именно из этой части и выплачиваются компенсации сотрудникам в пределах указанных норм. При перерасходе бюджета выплаты осуществляются из-за тех средств на содержание персонала, которые предприятие сэкономило.
Сегодня основная масса проездных билетов приобретается через Интернет, то есть отсутствует бумажный носитель, который служит подтверждающим отчетным документом.
Но надо учитывать, что по сути электронный билет является договором между пассажиром и перевозчиком. Вся информация о перевозке пассажира содержится в электронно-цифровой форме в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.
С 01.01.2012 приказом Минтранса РФ от 31.08.2011 № 228 внедрена форма электронного проездного документа для железнодорожных поездов. Контрольный купон к билету, или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте, должен быть отправлен пассажиру в электронном виде.
Он является документом строгой отчетности, поэтому может быть принят в качестве подтверждения оплаты как наличными средствами, так и с использованием платежных карт даже при отсутствии ККТ.
В связи с этим контрольный купон электронного проездного билета принимается в качестве подтверждающего отчетного документа, на основании которого могут быть компенсированы расходы на транспорт. Эта точка зрения и изложена Минфином в письме от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719.
Форма электронного пассажирского билета на самолет утверждена приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134.Если билет на самолет оформляется в электронном виде, то подтвердить затраты можно следующими отчетными документами (письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24):
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- справка банка, в котором у работника имеется счет, позволяющий совершать операции с использованием банковской карты, о проведении операции по оплате электронного авиабилета;
- другой подтверждающий документ на утвержденном бланке строгой отчетности по факту оплаты перевозки.
Электронный авиабилет необходимо распечатать и к нему приложить посадочный талон, который послужит доказательством, что указанная в билете персона в самом деле совершила авиаперелет по соответствующему маршруту.
Отчетные документы для командировочных за границу
Существуют определенные правила, регламентирующие оформление отчетных документов для командировочных поездок.
- Документы
В командировку за границу можно отправить только того сотрудника, для которого не существует ограничений, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Вне зависимости от продолжительности поездки, порядок оформления командировочных документов всегда одинаков. Сначала руководство издает приказ, в котором описывается цель поездки, даты начала и конца командировки.
Заграничная поездка отмечается в табеле и журнале учета рабочего времени точно так же, как и внутри страны–«06» или «К».
- Возмещение расходов
Вернувшись из поездки, специалист составляет авансовый отчет и передает в бухгалтерию отчетные документы для командировочных с подтверждением всех произведенных затрат. После проверки расходы компенсируются за минусом выплаченного аванса.
К обычным затратам относятся командировочные расходы на проезд и проживание. Как уже говорилось, все суммы должны быть обоснованы соответствующими отчетными документами. Так, затраты на жилье подтверждаются договором аренды квартиры или чеком из гостиницы.
- Нормы суточных
Количество суток, проведенных в поездке за границу, рассчитывается на основании таможенных отметок. Причем какой-то период сотрудник находится на территории России, а после пересечения границы — уже за ее пределами. Здесь важно правильно составить отчетные документы для командировочных, посуточные выплаты для пребывания в РФ и за границей будут разными.
В ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации установлены нормы суточных. При пребывании на территории России командированный сотрудник получает 700 рублей в сутки, а за пределами страны –2500 рублей.
Если поездка за границу занимает один день, то выплаты составляют 50 %.
- Получение загранпаспорта и визы
Если специалист отправляется в командировку в другую страну, то оформлением своего заграничного паспорта он занимается самостоятельно.
Ему также предстоит получить визу. Это действие, как и оформление паспорта, предполагает некоторые расходы. Такие затраты включаются в состав командировочных и должны быть компенсированы сотруднику предприятием. Важно только собрать подтверждающие отчетные документы. Кроме того, предприятие сможет возместить сотруднику расходы по этим пунктам только при условии, что это будет предусмотрено локальными актами.
- Аванс
Прежде чем отправить сотрудника в командировку, необходимо составить бюджет поездки, в который включаются следующие позиции:
- стоимость проживания;
- суточные;
- оплата медицинской страховки;
- транспортные расходы (в обе стороны);
- оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
- затраты на связь;
- компенсация расходов на оформление заграничного паспорта и визы;
- оплата расходов на обмен валюты.
Перед отъездом бухгалтерия выдает сотруднику аванс в том размере, который определяется внутренними локальными актами предприятия. Это положение подтверждено и законодательством.
По окончании командировки специалист составляет авансовый отчет, в котором указывает все понесенные расходы. Если их сумма оказывается выше полученного ранее аванса, то разница компенсируется предприятием.
- Компенсация проезда и проживания
Закон не ограничивает суммы, которые специалисты могут тратить на проживание в условиях командировки (есть только нормы суточных). Но каждое предприятие своими локальными актами устанавливает лимиты для оплаты проезда и проживания командированных сотрудников.
Для того чтобы получить компенсацию расходов, по возвращении сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетные документы для командировочных и прикладывает к ним обоснование своих расходов в виде билетов, посадочных талонов, багажных квитанций и т. д. Если проездной документ оформлялся в электронном виде, то необходимо сделать его распечатку.
Личный автомобиль при поездке в командировку разрешается использовать только на основании письменного распоряжения руководства. Кроме того, специалисту еще надо будет оформить путевой лист и приложить к отчету все чеки и квитанции, подтверждающие его расходы. Если в поездке использовался служебный автомобиль, то, помимо вышеперечисленных отчетных документов, потребуется и его технический паспорт.
Находясь в командировке, специалист может воспользоваться арендованным автомобилем. В этом случае необходимо будет предоставить подтверждающие расходы документы в виде договора аренды, акта возврата и квитанций об оплате услуг.
- Использование банковских карт
Сейчас очень широко используются банковские карты как удобный инструмент для безналичных расчетов. Часто предприятия практикуют выдачу корпоративных банковских карт командированным сотрудникам. Работник также вправе оплачивать свои командировочные расходы при помощи личной банковской карты.
При этом возникают как основные, так и дополнительные затраты:
- фактические затраты в валюте, пересчитанные в рубли в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового отчетного документа;
- затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки;
- межкурсовая разница при обмене валюты (между ЦБ РФ и банком, который обменивает валюту).
Все расходы, которые возникают при обмене валюты, включаются в состав командировочных и подлежат компенсации со стороны предприятия.
Получить расчет
экономии