Первичная документация в бухгалтерии: классификация, требования к оформлению

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль. По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию. Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

• Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
• Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
• Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
• Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
• Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

• Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
• Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

• платежное поручение;
• акт взаимозачета;
• авансовый отчет;
• бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

• Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
• Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
• Счет-фактура составляется по сделкам купли-продажи и содержит перечень и сумму товара, что важно для начисления налогов. На основании этого документа принимают к вычету входящий НДС, сумму которого указал поставщик (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Но при отсутствии другой бухгалтерской документации по сделке счета-фактура будет недостаточно для подтверждения расходов. Это разъяснено в письмах Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007 и ФНС № 02-3-08/31 от 31.03.2006, в постановлении Арбитражного суда ВСО № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1 от 19.04.2006.

Нужно заметить, что перечисленные в перечне стандартизованные формы, по которым проводится учет первичной документации в бухгалтерии, не обязательно использовать в работе. По закону № 402-ФЗ с начала 2013-го такие банки можно создавать самостоятельно на уровне организации. Но в основном их также продолжают применять. Поэтому список унифицированных форм бухгалтерской «первички», который установлен Госкомстатом, остается актуальным и поныне.

Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии

Поговорим о том, как группируются исходные документы бухучета. «Первичка», разработанная на предприятии, может быть и внутренней, и внешней. Если документ оформлен в самой компании и действует локально, его относят к внутренней бухгалтерской документации. Формы, полученные от другого адресата, или составленные в организации, но выданные посторонним лицам, считаются внешней «первичкой».

Есть три категории, по которым распределяется внутренняя первичная документация в бухгалтерии:

• Распорядительная (локальные приказы и распоряжения, издаваемые для структурных единиц или работников).
• Исполнительная (фиксирует хозяйственные операции предприятия).
• Бухгалтерская (позволяет упорядочить и обобщить все данные, которые содержатся в двух предыдущих категориях).

После оформления определенного события первичным документом необходимо отразить его в регистрах бухгалтерии. Они-то и являются носителями структурированных данных. Там собираются и группируются все показатели и основания для сделок.

Учетные регистры могут быть различного формата:

• книги;
• карточки, напечатанные в виде таблиц;
• свободные листы.

По назначению бухгалтерские регистры подразделяют на три группы:

• Хронологические, где последовательно фиксируют события по мере их наступления.
• Систематические, где все проведенные сделки группируют по счетам (к примеру, кассовая книга).
• Комбинированные (синхронистические).

По внутреннему содержанию данных регистры бывают:

• синтетическими (такими, как журнал-ордер);
• аналитическими (к примеру, платежная ведомость);
• комбинированными, объединяющими оба предыдущих вида.

Что должно быть в первичной документации в бухгалтерии

Любой субъект хозяйственной деятельности может разработать и утвердить свою первичную документацию, которая будет использоваться в бухгалтерском учете.

Сегодня законодатель не обязывает всех подряд использовать официально установленные формы «первички». Однако требования к их содержанию все же есть. В п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 перечислен список реквизитов, которые должны быть в каждом документе бухучета. А именно:

• название;
• дата оформления;
• сведения о составителе (наименование организации, ИП);
• суть хозяйственной операции, фиксируемой в этом документе;
• финансовые и числовые показатели, измерители события (например, объем, количество, общая стоимость реализованной продукции);
• данные о лицах, ответственных за оформление текущей операции, и их личные подписи.

Платежные и кассовые документы входят в категорию официально установленных шаблонов, структура которых неизменна. То есть ни приказом, ни другим локальным документом организация не вправе убирать оттуда строки и столбцы. Что касается неунифицированных форм, то коррективы в них разрешены, так же как и добавление (исключение) отдельных информационных блоков. При создании собственной бухгалтерской документации можно взять за основу типовой стандарт.

При комплексном внедрении «первички» список форм, как правило, перечисляют в специальном приложении к учетной политике организации. Но можно пойти другим путем и утвердить приказом каждый бланк. Текст этого приказа содержит преамбулу о введении в документооборот новых форм первичных документов, которые отныне будут создаваться по единому шаблону. Образцы бланков прилагаются к приказу в виде отдельных приложений и хранятся в бухгалтерии.

Если предприятие использует в работе унифицированные формы, установленные вышестоящими структурами, такие бланки локальным актом утверждать не нужно. Для констатации этого факта достаточно упомянуть в учетной политике, что некоторые операции проводятся по типовым шаблонам.

Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению

При оформлении бухгалтерской «первички» нужно не только вносить данные, которые предусматривает бланк. Есть установленные правила для заполнения бумаг такого плана. И если их не соблюдать, налоговая может предъявить претензии. Тогда придется переделать документ и заплатить приличный штраф, особенно при повторном нарушении.

Какие требования к первичной документации в бухгалтерии нужно выполнять, чтобы не прогневать ФНС:

• Заполнять бланки без исправлений и ошибок (включая пунктуационные). Не делать опечаток в электронных формах.
• Ручки можно выбирать любые. Главное, чтобы они не пачкали бумагу при письме. Помарки в бухгалтерской документации недопустимы.
• Если намечается определенная хозяйственная операция, можно заполнить бланк заблаговременно. На худой конец (что очень нежелательно) можно заполнить «первичку» по факту операции.
• Все расчетные данные, написанные цифрами, нужно дублировать прописью.
• При отсутствии цифр в некоторых ячейках первичного документа там следует поставить прочерки. Пустые строки в учетных формах недопустимы.

Запомните одно: чем тщательней заполнена первичная документация, тем меньше неприятностей у предприятия.

Если возникла необходимость внести исправления в «первичку» бухгалтерии, то нужно понимать, что можно и чего нельзя делать. Для устранения ошибок допустимо следующее:

• Зачеркнуть неправильную запись и рядом сделать правильную. Сделать сноску «исправленному верить», поставить дату и подпись исполнителя, который внес коррективы.
• Сделать уточняющие записи. Это возможно, если общие итоги сделок были зафиксированы ранее, но по факту суммы оказались немного выше. В этой ситуации нужно перенести остатки в новый документ, чтобы учесть их в следующей отчетной форме.
• Бухгалтерское сторнирование (контрстатья) – исправление ошибки с помощью отрицательных значений. Нужно указать неправильные цифры красной пастой, а рядом поставить верные.

Как мы работаем? Услуги. Первичный аудит. Договор.

Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии

Учет бухгалтерской «первички» нужно организовать так, чтобы вся документация проходила внутреннюю регистрацию на предприятии. Это позволит исключить потерю бланков и отчетов. Ответственные лица – делопроизводитель или секретарь – регистрируют все поступающие документы в журнале входящей корреспонденции. Те формы, что создают внутри хозяйствующего субъекта, считают исходящими, независимо от места их дальнейшего хранения (будут ли они отправлены другому адресату либо останутся в своей организации).

Входящая первичная документация проходит несколько этапов обработки:

• Получение корреспонденции.
• Предварительная обработка.
• Сортировка по виду и назначению документов.
• Регистрация в журналах учета и штамповка документов с проставлением входящих номеров и даты поступления в организацию.
• Визирование первым руководителем (директор просматривает полученную почту и пишет резолюцию на каждом бланке).
• Передача документа на исполнение.

Чтобы документооборот в организации был эффективным, а бланки строго контролировались, следует разработать номенклатуру дел и утвердить график обращения бухгалтерской «первички». График предусматривает все ступени оформления бланков, начиная с регистрации и до отправления их в архив с указанием срока хранения. Здесь же перечислены лица, отвечающие за все этапы продвижения бумаг.

Срок хранения первичной документации в бухгалтерии после ее учета и исполнения – от 5 лет. Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 утвержден перечень типовых архивных документов, которые образовались в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения:

• Распорядительные документы по основной деятельности должны находиться в бухгалтерии постоянно, по личному составу – 75 лет. Остальные приказы и распоряжения хранят 5 лет, если они связаны с решением административных проблем.
• Бланки, отражающие проведение хозяйственных событий, должны храниться от 3 до 5 лет.

Есть бланки, для которых предусмотрены специальные условия хранения первичной документации в бухгалтерии:

• Документы по оприходованию активов, которые подлежат амортизации, запрещено сдавать в архив еще четыре года после списания данного имущества.
• Если бухгалтерия оформила «первичку» во время появления убытка, который снизил налог на прибыль, такие документы следует хранить, пока последствия убыточности не перестанут влиять на налогооблагаемую базу.
• Первичная документация, которая сопровождает операции с появлением дебиторской задолженности, хранится не менее 4 лет после признания невыплаченного долга безнадежным (если таковой имеется).

Срок хранения электронных документов бухгалтерии такой же, как у бумажных документов. Списание первичных бланков проводится на заседании специально созданной комиссии.

Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Если первичная документация бухгалтерии будет содержаться в идеальном порядке, у предприятия не будет сложностей с налоговой инспекцией и проверяющими органами, появится возможность отстоять свои позиции в спорах с контрагентами.

Назовем важные моменты, которые должен знать работник бухгалтерии, работая с «первичкой».

1. Первичная документация является единственным доказательством. Без нее невозможно подтвердить многие события (поставки, расходы, проведение или срыв сделок). Чаще всего вам не поможет даже суд, так как бывали случаи, когда истцы проигрывали дело или виновные уходили от ответственности из-за отсутствия документальных подтверждений ключевых этапов сделки.
2. Не имея «первички», сложно доказать и оказание услуг, поскольку суд может вынести решение на основании экспертных заключений и сторонних документов. Если факт проведения работ имеет подтверждение, даже отсутствие подписанного акта не освободит заказчика от оплаты.
3. Необходимо избегать ошибок при заполнении первичных документов. Однако мелкие недоработки допустимы. Самый плохой исход для бухгалтерии – отказ в возврате НДС из-за неправильности данных, внесенных в форму. При незначительных ошибках в оформлении отказа не последует. Критерии серьезности просчетов установлены ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» в части 2 (ФЗ-402 от 06.12.2011). Налоговые органы разъяснили это в письме ФНС № ГД-4-3/2104@ от 12.02.2015. При этом важно, чтобы доказательные данные подтверждали выполнение поставки и проведение оплаты за товар или услугу. К примеру, если в ТТН не упомянут договор или отсутствует вес груза, это считают недостатком, а не предлогом для отказа в НДС. Но если не указано название продукта или дата оформления документа, итоговая стоимость товара и остальные обязательные данные, суд вправе признать такую сделку недействительной. [[rlink.431]]
4. Внимание, чужая подпись! Если первичная документация в бухгалтерии содержит фальшивые подписи ответственных за сделку или бланк подписан неуполномоченным лицом, эта «первичка» не пройдет. К тому же подпись должна быть собственноручной, факсимиле для этих случаев не подойдет.
5. Бухгалтерская «первичка» с ошибкой замене не подлежит. Если счет-фактуру, где есть неточность, можно переделать заново с теми же реквизитами, с первичной формой это сделать невозможно. Хотя суды и признают корректировки в документах, лучше исправить все согласно ст. 7 ФЗ-402 о бухучете. Затем поставить дату правки и подписи ответственных лиц.
6. Перевод не обязателен. Разумеется, «первичку» для бухгалтерии оформляют на официальном языке. Но перевод отдельных слов бывает не совсем корректным. Особенно в названиях торговых марок или самого продукта.
7. Электронные формы подписывают ЭЦП. Уже не требуют создания первичных бланков только на бумаге, законом разрешен и электронный документ. Он равноценен бумажному оригиналу только после заверения квалифицированной ЭЦП с сертификатом. Неквалифицированная цифровая подпись годится для внутреннего документооборота бухгалтерии и применяется в особых случаях, не относящихся к «первичке».