Первый внешнеторговый контракт: что нужно от бухгалтерии заранее

11 минут чтения · ВЭД

Первый контракт с иностранным контрагентом обычно доживает до момента, когда деньги надо отправить или получить. Платёж уходит в банк — и там останавливается. Банк просит контракт, инвойс, объяснение, что это за сделка и когда по ней будет поставка. И выясняется, что половины этих сведений в договоре просто нет.

Внешнеторговый договор отличается от обычного не сложностью формулировок, а тем, что у него появляется третий участник. Банк не спорит о качестве товара и не оценивает выгодность сделки. Его интересует форма: что написано в контракте и сходятся ли между собой документы. Поэтому условия, которые в договоре с российским поставщиком можно писать как угодно, здесь определяют вашу дальнейшую жизнь.

Мы сопровождаем валютные операции и контракт чаще всего видим уже подписанным. Разница между «посмотрели проект» и «посмотрели оригинал» огромная: в первом случае это правка в файле, во втором — переговоры с иностранной стороной. Разбираем по порядку: что читать в проекте, когда договор придётся ставить на учёт и какие документы собирать с первого дня.

Что читать в проекте: даты и деньги

Для банка контракт — источник дат и сумм. Из текста должно быть видно, кто кому и сколько должен и к какому числу. Четыре условия, где этого чаще всего не видно.

Срок, который можно вычислить

Самое важное условие — конкретная дата или понятный период оплаты. Формулировки вроде «оплата производится по мере реализации» или «в разумный срок» не работают: из них невозможно вывести дату, к которой деньги должны быть на счёте, а именно от этой даты считается исполнение обязательств.

Рабочая формулировка выглядит скучно и считается на пальцах: столько-то дней с даты отгрузки, с даты подписания акта, с даты счёта. Событие названо, количество дней названо — дальше арифметика. То же самое касается срока поставки: попробуйте назвать по договору конкретное число. Если не получается у вас, не получится и у банка.

Валюта расчётов и чужие комиссии

Отдельно проверьте, в какой валюте идут расчёты и кто платит комиссии банков-посредников. Платёж проходит через цепочку банков, и каждый в ней берёт своё. Если комиссию удержат из платежа, на счёт придёт меньше контрактной суммы — и объяснять разницу придётся вам.

Момент перехода права собственности

В договорах поставки обычно ссылаются на международные правила толкования торговых терминов: базис поставки задаёт, кто везёт, кто страхует и в какой момент риск переходит к покупателю. Кажется, что этого достаточно. Но базис не отвечает на вопрос, когда переходит право собственности, — а от этого зависит, на какую дату вы отражаете выручку и по какому курсу её пересчитываете.

Это условие пишут отдельной фразой. Если её нет, вопрос становится делом трактовки, а трактовать его будете не вы.

Возврат аванса

Если вы платите иностранному поставщику вперёд, в контракте должно быть написано, в какой срок он возвращает аванс, когда товар не поставлен. Без такого условия ситуация выглядит невесело: товара нет, денег нет, а обязанность обеспечить их возврат у вас есть. Разумный минимум — указать срок возврата с привязкой к сроку поставки, например «в течение 30 дней после истечения срока поставки».

Формальности, на которых спотыкаются

Скучная часть, которую просматривают по диагонали, — и она же отнимает дни. Проверьте полное наименование иностранной стороны, её регистрационный номер в своей стране, адрес и банковские реквизиты, а также право подписанта заключать договор. Расхождение в одну букву между контрактом, инвойсом и платёжным поручением превращается в запрос от банка и потерянные дни — а платёж в это время просто стоит.

Второе место — приложения. Спецификации и дополнительные соглашения — часть контракта, и сумма сделки складывается из них всех. Если спецификации подписываются позже, в контракте должно быть сказано, что они его неотъемлемая часть.

Когда контракт нужно ставить на учёт

Не каждый внешнеторговый договор ставят на учёт в банке. Обязанность возникает, когда сумма обязательств по нему достигает порога, установленного нормативно. Пороги различаются для импорта, экспорта и кредитных договоров и время от времени пересматриваются, поэтому их сверяют на дату сделки, а не по статье из интернета трёхлетней давности.

Поставленному на учёт контракту банк присваивает уникальный номер. Дальше все операции по нему банк видит как единую историю: сколько отгружено, сколько оплачено, что осталось. Вам это тоже удобно — если история сходится.

Самая частая внезапность у новичков — рост суммы. Контракт заключили ниже порога, потом подписали дополнительное соглашение или новую спецификацию — и сумма обязательств порог перешагнула. Обязанность появляется в этот момент, а не со следующего контракта и не тогда, когда вы о ней вспомните.

Для постановки на учёт банк запросит сам контракт со всеми приложениями, сведения о сроках исполнения обязательств и данные о контрагенте. На этом шаге обычно и выясняется, что сроки исполнения из договора не выводятся.

Документы собирают вместе со сделкой

После постановки на учёт по каждой операции нужны подтверждающие документы: инвойсы, транспортные и товаросопроводительные документы, акты, таможенные декларации. Комплект зависит от типа сделки, но принцип один: за каждым движением денег стоит бумага, из которой видно, за что заплачено.

На представление документов установлены сроки, и считаются они от событий, а не от удобного вам дня. Логика у всего валютного контроля простая: продали товар за рубеж — выручка должна вернуться в страну; заплатили аванс, а поставки не было — должны вернуться деньги. Отвечаете за это вы, хотя действие совершает иностранный контрагент. Какие сроки установлены и какие из них нарушают чаще всего, мы разобрали отдельно: валютный контроль: сроки, которые нарушают чаще всего.

Для первого контракта важна другая сторона того же: успеть можно, только если документы уже у вас на руках. А это условие договора, а не расторопность бухгалтера. Папка разваливается обычно не внутри компании, а на стороне контрагента: инвойс присылают через неделю после отгрузки, транспортные — после второго напоминания, а исправленный инвойс приходит вдогонку первому.

Поэтому обязанность передавать документы прописывают в контракте: какие именно, в какой срок, в каком виде и на чей адрес. И назначают внутри компании человека, который за папку отвечает, — иначе комплект собирается по кусочкам тогда, когда он уже нужен. Это и есть повседневная часть сопровождения валютных операций: не разовая консультация, а слежение за тем, чтобы по каждой операции документ появился раньше, чем его спросят.

И вторая причина держать комплект в порядке: когда документы не сходятся между собой, вопросы банка меняют характер — из уточнений по операции они становятся вопросами к компании целиком, а это уже другая история, с ограничением операций по счёту.

Что сделать до подписания

1. Отправьте бухгалтеру проект, а не подписанный оригинал. Правки в проект бесплатны, правки в подписанный документ требуют согласия второй стороны.
2. Проверьте, что срок оплаты и срок поставки вычисляются из текста. Назовите по договору конкретное число. Не получилось — меняйте формулировку, пока это ещё проект.
3. Сложите все приложения и спецификации. Посмотрите, дотягивает ли общая сумма до порога постановки на учёт — и не дотянет ли после запланированных допсоглашений.
4. Спросите свой банк, какие документы он потребует по вашему типу сделки. Требования различаются в деталях, и узнавать их лучше не в день платежа.
5. Пропишите обязанность контрагента передавать документы. И назначьте ответственного за папку по контракту — с фамилией, а не «бухгалтерия».
6. Сверьте реквизиты и полномочия подписанта. Наименование, регистрационный номер, адрес, счёт — буква в букву с тем, что появится в инвойсе и в платёжном поручении.
7. Оцените налоговую сторону сделки. При покупке услуг у иностранной компании может возникнуть обязанность удержать налог из платежа: это меняет и сумму перевода, и формулировку о цене. Тема отдельная, но выяснять её нужно тоже заранее — когда вы становитесь налоговым агентом.

Если контракт уже подписан

Так бывает чаще, чем наоборот, и это не приговор. Порядок работы в этом случае мы держим такой.

1. Читаем то, что подписано. Выписываем три даты — оплата, поставка, возврат аванса — и сумму обязательств вместе с приложениями. Если какая-то из дат не вычисляется, с этого и начинаем.
2. Смотрим, что чинится дополнительным соглашением. Переход права собственности, порядок передачи документов, распределение банковских комиссий — это иностранная сторона обычно правит без спора: ей такие правки почти ничего не стоят.
3. Считаем сумму и идём в банк. Если порог пройден, ставим контракт на учёт и сразу уточняем, какой комплект банк ждёт по первой операции.
4. Собираем папку по уже прошедшему. Инвойсы, транспортные и таможенные документы, переписка. Пропущенное проще запросить сейчас, чем через полгода, когда у контрагента сменится менеджер.

Контракт, посмотренный бухгалтером за час до подписания, стоит дешевле того же контракта, разобранного после первого платежа. Час на проект — это правки в файле. Разбор после платежа — переписка с банком, переговоры с контрагентом и объяснения, почему на счёт пришло не то, что написано в договоре. А правки в подписанный контракт идут медленнее, чем кажется: вторая сторона отвечает в своём темпе, поставка в это время уже едет.

Коротко

• У внешнеторгового договора есть третий участник — банк; его интересует не выгодность сделки, а форма: даты, суммы и документы
• Срок оплаты и срок поставки должны вычисляться из текста арифметикой: «по мере реализации» и «в разумный срок» не работают
• Момент перехода права собственности пишут отдельной фразой — от него зависят дата выручки и курс пересчёта
• Платите вперёд — в контракте нужен конкретный срок возврата аванса, привязанный к сроку поставки
• Контракт ставят на учёт при достижении порога, а порог сверяют на дату сделки; допсоглашение может перевести сделку через порог в любой момент
• Комиссии банков-посредников и расхождение в реквизитах — две самые частые причины запросов от банка по первой же сделке
• Обязанность контрагента передавать документы прописывают в контракте, а ответственного за папку назначают у себя — по фамилии

Частые вопросы

Елена Евтюшина, генеральный директор «Деловых партнеров»

До «Деловых партнеров» несколько лет возглавляла валютное управление в трёх банках подряд — знает требования валютного контроля со стороны банка.