Прибыль есть, а денег нет: почему так происходит

9 минут чтения · Финансы

По итогам квартала бухгалтерия говорит: заработали миллион. Владелец открывает интернет-банк — на счёте сто с небольшим тысяч, а в пятницу зарплата. Дальше следует вопрос, который бухгалтер слышит чаще любого другого: где деньги.

Звучит он как обвинение, хотя обвинять некого. Прибыль и деньги — две разные величины, их считают по разным правилам, и расхождение между ними не ошибка учёта, а нормальное свойство бизнеса, который что-то закупает, где-то хранит и кому-то отгружает с отсрочкой.

Плохо не то, что расхождение есть, а то, что владелец не знает, из чего оно состоит. Пока разница не разложена по строкам, миллион прибыли остаётся абстракцией: он где-то есть, но заплатить им нельзя.

Мы ведём учёт малому бизнесу и этот разговор проводим по нескольку раз в месяц. Разбираем по порядку: почему две цифры расходятся, куда уходит заработанное и что с этим делать.

Две разные линейки

Правила у них расходятся намеренно.

Прибыль считается по начислению. Доход признаётся в момент, когда вы выполнили обязательство: отгрузили товар, подписали акт. Заплатил ли за это клиент — для прибыли безразлично. Расход признаётся тогда, когда вы использовали ресурс: товар продали, аренду за месяц отработали.

Деньги считаются по факту платежа. Пришло на счёт — плюс, ушло — минус. Что именно ушло — оплата аренды, закупка товара на склад или возврат кредита, — остатку на счёте всё равно.

Поэтому прибыль за период и изменение остатка на счёте почти никогда не совпадают. Это не погрешность. Это два ответа на два разных вопроса: «бизнес зарабатывает?» и «чем платить в понедельник?». Одна цифра не отвечает на оба.

Деньги, которые вернутся

Первая группа — про время. Деньги не исчезли, они просто в другом месте и в другом периоде.

• Дебиторка. Отгрузили, подписали акт, признали выручку — прибыль появилась. Деньги придут через месяц-полтора, а с крупным покупателем и позже. Всё это время вы кредитуете чужой бизнес из своего оборота.
• Склад. Купили товар или материалы — деньги ушли сразу и целиком. В расход покупка попадёт, только когда товар продадут: до этого она лежит на полке и прибыль не трогает. Прибыль цела, счёт похудел.
• Авансы поставщикам. То же самое, только раньше по времени: заплатили вперёд, а поставки или услуги ещё не было. Расхода нет, денег тоже.
• Налоги следующего периода. Начисленные суммы уменьшают прибыль в одном месяце, а уходят со счёта в другом. В месяце уплаты они бьют по остатку, хотя в прибыли того месяца их уже нет.

По отдельности каждый пункт нормален и почти неизбежен: торговля без склада и без отсрочек существует редко. Опасность в другом — эта группа умеет незаметно расти. Дебиторка, которая третий квартал подряд растёт быстрее выручки, вынимает из оборота половину годовой прибыли, и момента никто не замечает.

Платежи, которых в прибыли нет

Вторая группа устроена иначе. Это не отсрочка: этих сумм в прибыли не увидеть в принципе, сколько в него ни смотри.

• Тело кредита. Расходом считаются только проценты. Возврат основной суммы прибыль не уменьшает вообще — а деньги забирает целиком, каждый месяц, по графику.
• Покупка оборудования. Со счёта уходит вся сумма сразу. В расходы она попадает частями, через амортизацию, растянутую на годы. Станок, купленный в марте, обрушит остаток в марте и будет понемногу уменьшать прибыль ещё несколько лет подряд.
• Изъятия собственника. Дивиденды и снятия с прибылью не связаны никак: это распределение уже заработанного, а не расход. В прибыли их нет, на счёте они видны сразу.

Третий пункт мы проговариваем вслух чаще остальных: он единственный целиком в руках собственника. Кредит уже взят, оборудование действительно нужно, а сколько забрать в этом месяце — решение, которое принимают заново каждый раз и почти никогда не считают. Сколько бизнес выдержит отдать — отдельный разговор: сколько можно забрать из бизнеса, чтобы он не встал.

Разница между группами простая. Первая — вопрос времени: деньги вернутся, если продажи идут и покупатели платят. Вторая — вопрос сути: этих сумм в прибыли не будет никогда.

Как это выглядит в цифрах

Обе цифры правильные и описывают один и тот же месяц. Миллион прибыли действительно заработан — просто лежит он на складе и в долгах покупателей. А счёт ушёл в минус на 2,8 млн, потому что в него попало то, чего в прибыли нет: сезонная закупка, возврат кредита и выплата собственнику.

Посмотрите на строку закупки: одна она в шесть с половиной раз больше месячной прибыли, а в прибыли на её месте прочерк. Кто читает только прибыль, запомнит месяц как удачный. Кто читает только выписку — как провальный.

Когда расхождение нормально, а когда тревожно

Само по себе расхождение ни о чём не говорит. Говорит его повторяемость.

Нормально, если разрыв разовый и объяснимый: закупили под сезон, купили станок, крупный клиент взял отсрочку. В следующие месяцы деньги возвращаются — склад распродаётся, дебиторка закрывается, остаток выравнивается.

Тревожно, если прибыль есть каждый месяц, а денег не появляется никогда. Обычно за этим стоит одно из трёх: дебиторка растёт быстрее выручки, склад растёт быстрее продаж или всю заработанную прибыль забирают тело кредита и изъятия. Заработанное в такой конструкции есть, но оно превращается во что-то, чем нельзя заплатить. По нашему опыту, в одиночку эти причины ходят редко: обычно работают две сразу, и вторую замечают позже.

Прибыль и деньги отвечают на разные вопросы. Прибыль показывает, заработал ли бизнес. Деньги показывают, доживёт ли он до момента, когда заработанное можно будет потратить. Компания с прибылью и без денег останавливается так же, как убыточная, — только собственник до последнего дня не понимает почему.

Что сделать прямо сейчас

Ответ на вопрос «где деньги» получается не из рассуждений, а из одной таблицы. Собирается она за вечер, если в учёте порядок.

1. Возьмите два ряда цифр за последний квартал. Прибыль по начислению и фактическое движение денег — по расчётному счёту и кассе вместе, а не по отдельности.
2. Для каждого месяца выпишите две цифры. Прибыль за месяц и изменение остатка денег за тот же месяц. Не остаток на конец, а именно изменение: стало минус было.
3. Разложите разницу по строкам. Сколько ушло в долги покупателей, в запас, в авансы поставщикам, на возврат кредитов, оборудование и выплаты собственнику. Сумма строк обязана сойтись с разницей: если не сходится, есть движение денег, которого вы не видите ни в одном отчёте.
4. Найдите строку, которая повторяется. Из месяца в месяц, а не один раз. Это и есть место, где оседают деньги, и работать дальше надо с ним, а не со всеми сразу.
5. Сделайте сверку регулярной. После закрытия каждого периода, теми же строками. Одна такая таблица за квартал объясняет больше, чем год разговоров «где деньги».

Дальше начинаются соседние разговоры. Как увидеть заранее момент, когда платить будет нечем, — тема про кассовый разрыв. Какие управленческие отчёты нужны и как читать их вместе — три отчёта собственника.

Что мы смотрим в первую очередь

Когда владелец задаёт этот вопрос, мы не начинаем с настройки отчётности. Мы начинаем с четырёх цифр за последний квартал — обычно этого хватает, чтобы к вечеру назвать причину.

• Долги покупателей в сравнении с выручкой. Смотрим не сумму, а темп. Если выручка выросла на десятую часть, а долги — почти вдвое, вы продали больше, а получили меньше. Дальше — разбивка: обычно половина прироста приходится на одного-двух покупателей.
• Запас в сравнении с продажами. Тот же принцип. Растущий склад при ровных продажах — не запас, а замороженные деньги, обычно в позициях, которые продаются хуже всего.
• Изъятия за период одной цифрой. Собранные вместе, а не размазанные по месяцам. Сумма почти всегда оказывается больше, чем владелец помнит: разовые снятия складываются незаметно.
• График платежей по кредитам. Сколько тела уходит в месяц. В прибыли этой цифры нет, а из денег она вычитается железно.

Дальше вопрос, который задаём всегда: сходятся ли эти строки с разницей между прибылью и деньгами. Если нет — есть движение мимо учёта, и разбираемся сначала с ним.

Поставить такую сверку один раз, а дальше вести её самим — обычная задача управленческого учёта. Это не «ещё одна таблица», а способ каждый месяц знать, в какой строке лежит ваша прибыль.

Коротко

• Прибыль считается по начислению, деньги — по факту платежа; расхождение между ними нормально и неизбежно
• Первая группа причин — разрывы во времени: дебиторка, склад, авансы поставщикам, налоги следующего периода; эти деньги вернутся
• Вторая группа — платежи, которых в прибыли нет вообще: тело кредита, покупка оборудования, изъятия собственника
• Разовый разрыв объясним и не опасен; тревожно, когда прибыль есть каждый месяц, а денег не появляется никогда
• Постоянный разрыв держится на трёх причинах: дебиторка растёт быстрее выручки, склад — быстрее продаж, прибыль целиком уходит на кредит и изъятия
• Разницу между прибылью и изменением остатка раскладывают по строкам, и сумма строк обязана сойтись с разницей
• Сверку делают после закрытия каждого периода; строка, которая повторяется, и есть место, где оседают деньги