Приходящий бухгалтер: функции и особенности работы

Сейчас уже ни для кого не секрет, что бухгалтерия – дорогое удовольствие, ее штат обходится недешево. Многие организации для минимизации финансовых затрат используют услуги аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Давайте посмотрим, что для вас будет выгоднее: приходящий бухгалтер или аутсорсинг? Мы решили сделать небольшой сравнительный обзор, чтобы вы могли ориентироваться в предлагаемых видах бухгалтерских услуг.

Кому нужен приходящий бухгалтер

Основная обязанность такого сотрудника, как приходящий бухгалтер, это ведение всей финансовой документации организации. При этом такой приходящий сотрудник может работать удаленно, появляясь на рабочем месте по необходимости в зависимости от объема работы и требований работодателя. Обычно у него на попечении находятся от 2 до 5 фирм, и он уделяет внимание не только вашей компании. Экономия организации в этом случае составит 50–70 % по сравнению с окладом штатного специалиста (в среднем, по данным Росстата, в 2018 году штатный специалист получал около 60 тысяч рублей).

Ситуации, в которых требуется приходящий бухгалтер:

1. Когда вы – хозяин малого бизнеса, бухгалтерских документов не так много.
2. Когда вы – учредитель различных организаций (например, общественных, религиозных, некоммерческих организаций и фондов).
3. Когда вы – индивидуальный предприниматель (ИП), который применяет упрощенную систему налогообложения (УСН). В этой ситуации ошибки при подготовке документов могут привести к серьезным сложностям с налоговой инспекцией. Поэтому здесь важно разграничивать отчетность по расходам: отдельно по личным и отдельно для физического лица.
4. Приходящий бухгалтер может потребоваться, когда вы – ИП и сдаете в аренду недвижимость. Здесь важно четко следить за изменениями в законодательстве, так как в этой области оно часто меняется. В этой ситуации также есть смысл воспользоваться услугами бухгалтера на аутсорсинге.
5. Когда вы открываете филиал своей фирмы, и вам необходимо восстановить ведение бухгалтерии и проверить работу предыдущего сотрудника.

Крупные предприятия реже нуждаются в услугах приходящего бухгалтера, чем малый бизнес. А для индивидуального предпринимателя приходящий сотрудник для ведения бухгалтерии может быть не самым лучшим решением.

Для средних и крупных компаний привлечения такого специалиста, как приходящий бухгалтер, недостаточно. Подобным организациям для корректного ведения бухгалтерии лучше всего обратиться в аутсорсинговую фирму. В этом случае вашу компанию будет не только обслуживать штат специалистов (в том числе специалист по кадрам), но и ваши риски будут застрахованы (это практикуют крупные аутсорсинговые компании). То есть если специалисты подрядной организации допустят какую-либо ошибку в отчетности, вы получите компенсацию.

Преимущества и недостатки приходящего бухгалтера

График работы приходящего бухгалтера, чаще всего достаточно свободный – большую часть времени он работает удаленно, офис организации-клиента посещает несколько раз в неделю – от одного до трех раз – и находится там несколько часов. Что касается опыта работы, этот приходящий специалист многозадачен (может одновременно вести несколько фирм) и имеет опыт работы главным бухгалтером.

Основные плюсы использования услуг такого специалиста, как приходящий бухгалтер, в сравнении с постоянным удаленным сотрудником, заключаются в следующем:

1. Приходящий специалист лучше знает ситуацию в организации, нежели сотрудник, который всегда работает удаленно. Приходящий бухгалтер во время визитов в офис может отвечать на любые ваши вопросы, может выполнять обязанности секретаря, вникать в текущие задачи и сложности, которые существуют на предприятии, и многое другое.
2. Приходящий специалист сам может отсканировать необходимые для работы документы. Не нужно беспокоиться о переводе документов в электронный вид и их передаче (пересылке) сотруднику на «удаленке».
3. Приходящий сотрудник может оперативно оказать дополнительные услуги, так как сам планирует свое рабочее время и не подчиняется распоряжениям менеджера аутсорсинговой компании.
4. Отношения между предприятием-клиентом и специалистом более доверительные, так как к этому располагает личное присутствие бухгалтера в офисе.

Если подвести итог, то приходящий бухгалтер – это сотрудник с низкой зарплатой и свободным посещением штатного рабочего места. Хоть он и не входит в штат, ему присущи минусы любого штатного специалиста:

1. Организация рабочего места и связанные с этим расходы (например, на канцелярию).
2. Значительное влияние человеческого фактора (болезнь, срыв сроков, непредвиденные обстоятельства, увольнение и т. д.).
3. Приходящий специалист также может допускать ошибки, от которых никто не застрахован. Его степень ответственности перед организацией низкая, так как он не входит в штат фирмы.

На что обратить внимание при поиске приходящего бухгалтера

Первое, на что следует обратить внимание при подборе специалиста (как приходящего бухгалтера, так и специалистов аутсорсинговой компании), это на квалификацию, которую он имеет. Особенно важна эта информация, когда человек вам незнаком, а узнать о нем что-либо неоткуда.

Встречается много похожих случаев, когда приходящий или удаленный бухгалтер не имеет необходимой квалификации или опыта, при этом он с удовольствием наживается на вашей неосведомленности и наивности, используя сложившуюся ситуацию в своих целях. Поэтому важно быть уверенным, что вы выбрали надежного приходящего сотрудника, которому можно доверить ведение финансовых дел фирмы.

Обязательным аспектом в оформлении отношений между вашей организацией и бухгалтером является договор. В случае, когда он заключен на разовую услугу, велик риск, что приходящий сотрудник в самый неподходящий для вас момент может оставить фирму (именно так чаще всего и бывает).

О таком приходящем специалисте должна быть собрана наиболее полная информация, так как по ряду причин он может в любой момент исчезнуть (например, найти постоянную работу). Его исчезновение – не самое страшное, что может произойти. Вот в том случае, если он пропадет, прихватив с собой важные документы компании, у вас могут возникнуть серьезные неприятности.

Какие же аспекты необходимо учитывать, чтобы найти себе добросовестного и ответственного сотрудника, который будет качественно выполнять свои обязанности?

Прежде всего надо досконально изучить и проверить информацию, которая указана в резюме. Попросите кандидата на должность «приходящий бухгалтер» предоставить документы, подтверждающие его квалификацию, и оцените, устраивает ли она вас.

Какие документы могут подтвердить квалификацию? Одним из самых авторитетных является аттестат Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России. Наличие этого документа может говорить о высокой квалификации специалиста, так как указанный Институт предъявляет серьезные требования к претендентам. Помимо этого документа, соискатель может предоставить различные сертификаты.

Важно помнить, что специалисты сами создают множество союзов и объединений, которые могут выдавать квалификационные сертификаты после внесения соответствующей оплаты. Поэтому не рекомендуем доверять таким сертификатам, так как их легко может получить любой соискатель, который планирует устроиться на работу приходящего бухгалтера, не имея необходимых знаний и навыков.

5 признаков хорошего приходящего бухгалтера

1. Он прекрасно разбирается в предмете своей работы и всегда может доступным и понятным языком объяснить сложные бухгалтерские процессы. Это говорит о его профессионализме.
2. Профессионал быстро корректирует первичную документацию, сразу находит в ней любые ошибки и недочеты.
3. Если кандидат на приходящего бухгалтера рассказывает о том, что у него плохие отношения с налоговой инспекцией или о каких-либо сложностях с нововведениями в законодательстве, то перед вами (в большинстве случаев) непрофессионал, который не способен работать в бухгалтерской среде.
4. Приходящий сотрудник должен без проблем давать пояснения по любому пункту подготовленной им документации и легко в ней ориентироваться. Если ваши вопросы по поводу сданной документации вызывают у него затруднения, то стоит задуматься о компетенции такого приходящего специалиста.
5. Важно, чтобы приходящий сотрудник вовремя и ответственно выполнял необходимый объем работы, несмотря на свою загруженность. Стоит задать себе несколько вопросов. Легко ли связаться с вашим сотрудником? Сколько времени он может заниматься именно вашей организацией? Как часто он не успевает вовремя сдавать работу, несмотря на свои профессиональные качества?

Как выстроить работу с приходящим бухгалтером

Раньше мы уже упоминали, что отношения с приходящим бухгалтером (в том числе для вашей уверенности) необходимо правильно документально оформить, а именно заключить договор. В договоре важно предусмотреть все необходимые вам обязанности приходящего сотрудника и степень его ответственности. Вы не сможете требовать от него больше, чем будет предусмотрено договором.

Договор с может быть двух типов: срочный и бессрочный.

В договоре важно зафиксировать следующее:

• перечень обязанностей;
• соблюдение условия конфиденциальности финансовой информации;
• ответственность за работу, выполненную некачественно;
• график работы приходящего сотрудника;
• порядок действий каждой из сторон при возникновении непредвиденных ситуаций;
• систему вознаграждений и порядок премирования за сверхурочную работу;
• условия и порядок расторжения договора.

Важно установить правила конфиденциальности. Это необходимо для сохранения вашей коммерческой тайны, а также личных данных сотрудников организации.

Как вы уже поняли, выбор приходящего специалиста очень важен. Грамотно составьте график работы, пропишите порядок действий каждой из сторон при возникновении непредвиденных ситуаций, особенно когда важна скорость реакции.

Сколько стоит приходящий бухгалтер

Стоимость работы зависит от объема работы и количества посещений офиса за месяц. Очевидно, что за зарплату в несколько тысяч рублей работать никто не согласится без компенсации проезда, питания и времени, проведенного в дороге до офиса.

Обычно расценки начинаются от нескольких десятков тысяч, а иногда определяется стоимость каждой операции (сдельная работа). Когда вы будете узнавать стоимость услуг приходящего бухгалтера, параллельно уточните расценки на аутсорсинг. Вероятнее всего, вы остановите свой выбор на последнем варианте из соображений экономии и эффективности.

Аутсорсинг как альтернатива приходящему бухгалтеру

Рассмотрим такой формат удаленной бухгалтерии, как аутсорсинг (out source – за пределами). Это комплексный подход к решению вашей проблемы с бухгалтерской отчетностью, а именно: вы одновременно получаете услуги таких удаленных специалистов, как бухгалтер, юрист, кадровик, налоговый консультант. Бухгалтерская компания на аутсорсинге возьмет на себя решение всего спектра вопросов: от регистрации ИП и ООО до урегулирования проблем с налоговой.

Этот формат сотрудничества все чаще используют субъекты малого и среднего предпринимательства (в России в последние годы он становится особенно популярен). Число фирм, которые используют финансовый и налоговый аутсорсинг, каждый год увеличивается на 5–10 % (по данным рейтингового агентства «Эксперт РА»). Если говорить о зарубежных компаниях, то такая форма работы с налоговыми органами и сдачи отчетности еще больше распространена. К примеру: в США к таким услугам прибегают 92 % владельцев малого и среднего бизнеса, в западноевропейских странах — 86 %.

Фирмы, предлагающие услуги аутсорсинга, позиционируют себя как целое подразделение компании-клиента, в состав которого входят бухгалтеры, кадровики и юристы.

Ниже представлена сравнительная таблица, в которой рассмотрены основные отличия между приходящим бухгалтером и полноценным аутсорсом.