Вопросы, рассмотренные в материале:
- Какие основные проблемы бухгалтерского учета
- Как решать проблемы бухгалтерского учета
Основные проблемы бухгалтерского учета не зависят от формы собственности компании или места ее расположения. Работа главного бухгалтера, как правило, затрудняется из-за человеческого фактора. Зачастую работники предприятия не приносят своевременно необходимые документы, налоговые органы задают уточняющие вопросы, а контрагенты делают запросы. В сегодняшней статье мы раскроем проблемы бухгалтерского учета, а также поговорим об основных путях их решения.
Основные проблемы бухгалтерского учета
Проблема № 1. Много отчетов о зарплате и сотрудниках.
Каждая фирма по мере своего развития сталкивается с необходимостью расширения штата. Для организации этот аспект свидетельствует о благополучии финансового состояния, а для бухгалтера – об увеличении количества отчетов и усложнении процесса бухгалтерского учета. И чем больше число сотрудников, тем больше одинаковых сведений придется внести в бухгалтерские документы.
Помимо пенсионного фонда и ФСС, организация отсылает основные сведения о своих сотрудниках в налоговую инспекцию. Кроме того, предоставление отдельных сведений требуют от компании органы госстатистики.
Минимальный набор основных отчетов для любой организации следующий:
- Отчет по налогу на доходы физических лиц по форме 6-НДФЛ. Сдается ежеквартально.
- Справка по форме 2-НДФЛ с признаком один. Подается ежегодно.
- Отчет по форме 2-НДФЛ с признаком два. Подается ежегодно.
- Отчет о страховых взносах по форме 4-ФСС. Подается ежеквартально.
- Отчет в Пенсионный фонд о застрахованных лицах. Подается ежемесячно.
- Отчет в Пенсионный фонд о страховом стаже работников по форме СЗВ-СТАЖ. Подается ежегодно.
- Отчет по форме ОДВ-1. Подается ежегодно.
- Отчет в Фонд социального страхования по форме 4-ФСС. Подается ежеквартально.
- Отчет в Росстат о численности сотрудников и их заработке. Он подается по форме П-4 ежеквартально.
Таким образом, за каждый год бухгалтер должен сформировать как минимум тридцать два основных отчетных документа для различных структур.
Решение. Объединение нескольких основных отчетных форм в одну значительно облегчит работу сотрудников бухгалтерского отдела. Можно надеяться, что в скором времени отчетность по страховым взносам соединят с отчетами по НДФЛ, что значительно упростит и сам бухгалтерский учет, и процесс предоставления отчетности.
Проблема № 2. Небрежное отношение сотрудников к документам.
Еще одной основной проблемой бухгалтерского учета является отношение сотрудников к документам.
Согласно действующему законодательству каждая хозяйственная операция должна быть документально подтверждена. Однако сотрудники фирмы иногда забывают запросить документы или предоставить их в бухгалтерию, а порой и попросту теряют. Здесь бухгалтеру приходится сделать непростой выбор. Он может рассчитать налоговую базу, основываясь на ксерокопиях, или и вовсе без подтверждающих документов, надеясь, что потом сотрудники их все-таки принесут. Если в это время компания подвергнется внешнему аудиту, то должностным лицам и самой организации грозят штрафные санкции.
Бухгалтер может занизить расходы компании и отказаться от учета НДС. В этом случае сумма налогов, уплачиваемых фирмой, значительно возрастет.
Решение. Локальным актом организации обязать сотрудников предоставлять все необходимые бухгалтерские документы согласно графику, сформированному специально для целей учета. Форма его не регламентируется на законодательном уровне, а соответственно, может выбираться самой компанией.
Неисполнение сотрудниками положений, установленных локальными нормативными актами, влечет за собой привлечение их к ответственности. Это может быть устное или письменное предупреждение, выговор. В особых случаях сотрудник может быть уволен.
Метод решения проблемы действенный, но не единственный.
Работодатель может принять мотивационные меры для решения проблемы, призванные поднять уровень заинтересованности сотрудников в своевременной сдаче бухгалтерских документов. Например, это могут быть:
- Приказы, устанавливающие порядок премирования, согласно которому размер выплат зависит от вовремя сданных документов.
- Распоряжения, которые вносят своевременную сдачу первичной бухгалтерской документации в список показателей эффективности сотрудников.
- Приказы, согласно которым расчет вознаграждения сотрудникам сверх основного оклада производится только после предоставления ими первичных документов.
Материальная заинтересованность работников сильнее прочего стимулирует их к своевременному предоставлению бухгалтеру всех документов, поэтому введение таким мер может стать отличным способом для решения одной из основных проблем бухгалтерского учета.
Проблема № 3. Разницы в учете.
Современные проблемы бухгалтерского учета основных средств базируются на разнице между бухгалтерским учетом и налоговым. Главный бухгалтер отвечает за ведение и того и другого учета. Однако они регламентируются разными законодательными документами. Поэтому бухгалтеру приходится в разной форме дублировать часть сведений, что значительно замедляет его деятельность. Законодательные органы понимают эту основную проблему и стараются найти возможность объединить налоговый и бухгалтерский учеты.
Решение. Оно очевидно. Проблемы бухгалтерского учета основных средств организации можно решить, объединив по возможности
- Вести амортизационные расчеты единым методом.
- Не использовать амортизационные премии.
- Лимитировать стоимость ОС по единому методу.
- Срок полезного использования ОС должен быть един в обоих учетах.
Конечно, расхождения будут в любом случае, однако их количество может быть минимизировано.
Как правило, для решения проблемы бухгалтеры стараются подстроить процесс ведения бухгалтерского учета под налоговый учет.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Проблема № 4. Запросы от партнеров.
Партнеры компании нередко обращаются к бухгалтеру за предоставлением основных сведений о компании. Иногда это бывает очень не вовремя, особенно в период годовой бухгалтерской отчетности, поэтому становится проблемой.
Решение. Основным методом решения проблемы может стать делегирование этой обязанности другому сотруднику, например штатному юристу компании. Вопрос о выборе кандидата должен решаться совместно с руководителем. Кроме того, имеет смысл всегда держать наготове копии основных бухгалтерских документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Это значительно ускорит обработку запроса.
Часть основных сведений о компании может быть выложена в общую сеть фирмы, делая их доступными для каждого сотрудника. В этом случае даже простой менеджер сможет направить их контрагенту при необходимости.
Однако если контрагент запрашивает информацию, связанную конкретно с бухгалтерским учетом, бухгалтеру придется сформировать ответ самостоятельно.
Бывают случаи, когда руководитель фирмы не желает обнародовать некоторые сведения бухгалтерского учета, которые просит предоставить контрагент. Что же делать? Организация имеет право заявить о своей добросовестности. Другими словами, фирма гарантирует наличие возможностей для исполнения своих обязательств. Многим партнерам этого бывает достаточно, и запросы от них больше не поступают.
Проблема № 5. Требования из налоговой.
Сдав основную отчетность, главный бухгалтер выдыхает и начинает задумываться об отпуске. Но зачастую именно в этот момент налоговые органы инициируют камеральную проверку. Они делают уточняющие запросы, просят предоставить дополнительные документы или говорят о необходимости устных пояснений. Все это требует большого количества времени.
Решение. Главному бухгалтеру следует точно понимать, какие именно сведения он должен предоставить налоговым органам и в какие сроки. Иногда инспекторы просто ленятся вникать в некоторые аспекты бухгалтерского учета и дергают бухгалтера по каждой мелочи.
Если ФНС сообщает компании о наличии ошибок в основной отчетности, но при этом не уточняет, каких именно, бухгалтер имеет право сделать соответствующий запрос, вместо того чтобы самостоятельно искать их. Иногда мнение работника бухгалтерии не совпадает с мнением налогового инспектора. Тогда бухгалтер направляет письмо в ФНС, в котором сообщает об отсутствии ошибок.
Если запрос налогового инспектора вызывает затруднения, то стоит уточнить у него, что именно требуется от бухгалтера. Однако письмо с уточнением должно подаваться в строго отведенное законодательством для этого время. Срок ответа не должен превышать пяти дней. За несоблюдение сроков на компанию может быть наложен штраф, равный пяти тысячам рублей.
Проблема № 6. Контрагенты задерживают документы.
Основные проблемы бухгалтерского учета на предприятии связаны в том числе и с недобросовестностью контрагентов. Они, как и работники организации, часто не торопятся предоставить ей все необходимые бухгалтерские документы в срок. Вместо того чтобы заниматься своей основной деятельностью и вести бухгалтерский учет, бухгалтер должен участвовать в переговорах с поставщиками и клиентами фирмы, убеждая их в необходимости предоставления той или иной документации.
Согласно статье 120 Налогового кодекса РФ, за отсутствие документов компания может быть оштрафована. Штраф за нарушение основных правил бухгалтерского учета составляет до тридцати тысяч рублей.
Решение. Данный момент можно сделать одним из основных условий контракта, заключаемого компанией с контрагентом. Другими словами, юристам организации необходимо составить такой договор, в котором будет предусмотрена обязанность партнера по предоставлению основных документов. Имеет смысл включить в договор такие аспекты, как сроки и способы предоставления бухгалтерских документов, а также определить, за чей счет будет происходить отправка документации.
Кроме того, договором могут быть предусмотрены штрафные санкции за несоблюдение сроков. Еще одним способом избавления от проблемы может быть решение руководителя организации о передачи одному из сотрудников обязанности по сбору бухгалтерской документации от контрагента. Как правило, такими сотрудниками становятся менеджеры по работе с клиентами и поставщиками.
Проблема № 7. Отчетность в статистику.
Если про основные отчеты, которые необходимо подать в налоговую инспекцию или Пенсионный фонд, бухгалтеры не забывают, то про Росстат они вспоминают далеко не всегда. И это несмотря на то, что их количество также достаточно велико. За непредоставление сведений в органы статистики компании грозит штраф до ста пятидесяти тысяч рублей.
Решение. Сотруднику бухгалтерского подразделения стоит сверить свой список отчетности со списком, представленным на специализированных сайтах (например, на statreg.gks.ru). При возникновении расхождений можно отправить запрос в Росстат.
Если бухгалтер понимает, что у компании отсутствуют основные сведения, то у него есть два варианта. Во-первых, он может подать нулевую отчетность. Во-вторых, он имеет право сформировать письмо, в котором изложит причину отсутствия информации. Данное письмо направляется в Росстат в свободной форме и заменяет собой отчетность.
Проблема № 8. Работники срочно идут в отпуск.
Еще одной основной проблемой в бухгалтерском учете является уход сотрудников в отпуск. Конечно, в каждой организации существует основной график отпусков, согласно которому персонал будет отдыхать. Но случаются ситуации, когда работникам необходимо уйти в отпуск в другое время. Часто они согласуют этот вопрос с непосредственным руководителем, забывая поставить в известность сотрудников бухгалтерии, которые обязаны производить начисление отпускных выплат и их учет.
Соответственно, бухгалтер не имеет возможности вовремя выдать работнику причитающиеся ему денежные средства. При этом за несвоевременную выплату отпускных предусмотрен штраф в размере до пятидесяти тысяч рублей.
Решение. Организация имеет право создать регламент, согласно которому предоставление отпуска сотруднику вне разработанного графика возможно только при предоставлении письменного заявления не меньше чем за неделю до начала отдыха.
Проблема может быть решена, если работодатель откажет сотруднику в предоставлении отпуска вне графика или направит его в отпуск без содержания.
По договоренности с сотрудником можно совместить оба отпуска. Другими словами, работник пишет заявление на неоплачиваемый отдых на три-пять дней, а потом берет основной отпуск. Этого времени бухгалтеру будет достаточно, чтобы подготовить все необходимые документы и произвести выплаты сотруднику, не нарушая сроков.
На примере. Допустим, что работник компании пятнадцатого числа текущего месяца просит предоставить ему отпуск, который должен начаться семнадцатого числа. Бухгалтер должен произвести выплату по отпускным не менее чем за три дня. Соответственно, оплачиваемый отпуск должен начаться только восемнадцатого. Если сотрудник желает, то один день (семнадцатого) он может оформить как отпуск без содержания.
Проблема № 9. Некогда отдохнуть.
Зачастую работники бухгалтерского отдела, а особенно главный бухгалтер, не имеют возможности полностью использовать положенное им время основного отпуска.
Решение. Дни основного отпуска главного бухгалтера могут быть присоединены к праздничным дням.
Проблема № 10. Интриги.
Основные проблемы бухгалтерского учета не ограничиваются только самой процедурой учета. Часто препятствием к выполнению должностных обязанностей бухгалтером становится нездоровая атмосфера в коллективе. Сплетни и интриги являются сильными демотиваторами.
Решение. Для избавления от этой проблемы главбуху и руководителю организации стоит продемонстрировать подчиненным свое отрицательное отношение к обсуждению коллег.
Зачем нужен бухгалтер:
Получить расчет
экономии