Работа с иностранным исполнителем: когда вы становитесь налоговым агентом

11 минут чтения · ВЭД

Договорились с иностранной студией о цене, подписали договор, отправили платёж — а через неделю бухгалтер спрашивает, удержали ли вы налог. Выясняется, что должны были. Причём не заплатить свой налог, а удержать чужой — из суммы, которую вы уже пообещали исполнителю целиком.

Механика здесь неинтуитивная. Обычно налог платит тот, кто получил доход. Но иностранная компания в российской налоговой не зарегистрирована, взыскать с неё нечего, поэтому обязанность исчислить, удержать и перечислить налог закон возлагает на российского покупателя. Вы становитесь налоговым агентом: отвечаете за чужой налог своими деньгами и своей отчётностью.

Обязанность возникает из содержания сделки, а не из вашего решения: заказали разработку за рубежом — вместе с услугой купили работу налогового агента, даже если в договоре про налоги нет ни строчки.

Мы ведём учёт компаниям, которые платят за рубеж, и почти всегда этот разговор начинается уже после первого платежа. Разбираем по порядку: когда налог возникает, какой именно и что надо было написать в договоре.

НДС: дело не в том, где сидит подрядчик

Обязанность удержать НДС возникает не из-за того, что исполнитель иностранный, а из-за того, что услуга считается оказанной на территории России. Определяет это не адрес подрядчика, не страна, где стоит сервер, и не валюта платежа, а правила налогового кодекса о месте реализации.

Для большой группы услуг место реализации определяется по покупателю. Если покупатель — российская компания, значит услуга оказана в России, и НДС возникает здесь. В эту группу попадают консультационные, юридические, бухгалтерские, рекламные и маркетинговые услуги, обработка информации, предоставление персонала, разработка программного обеспечения и передача прав на него. То есть ровно то, что малый бизнес чаще всего за рубежом и заказывает.

Другие услуги привязаны к месту фактического оказания или к месту нахождения имущества. Обучение, которое прошло за границей, работы с зарубежной недвижимостью, участие в иностранной выставке под удержание обычно не попадают.

Как считается сумма

Налог исчисляется от стоимости услуги с учётом налога по действующей ставке в расчётном порядке и удерживается из той суммы, которую вы перечисляете исполнителю. То есть берётся изнутри платежа, а не сверху, — если в договоре не написано обратное.

Саму ставку и срок уплаты агентского налога сверяют на дату операции. Правила в этой части менялись, и старая инструкция из интернета опаснее, чем её отсутствие: выглядит убедительно и приводит к неверной сумме.

Второй налог, про который узнают позже

НДС — не единственная агентская обязанность. Есть второй налог, на доходы иностранной организации, и путать его с первым не стоит: он считается отдельно, удерживается отдельно и отчитываются по нему отдельно.

Удерживают его не со всех выплат за рубеж, а с закрытого перечня доходов от источников в России. В перечне — дивиденды, проценты по займам, роялти и платежи за использование прав, доходы от аренды имущества, доходы от международных перевозок и ряд других. Перечень установлен налоговым кодексом и в последние годы расширялся — в частности, в части выплат взаимозависимым иностранным компаниям. Сверяют его на дату выплаты, а не по памяти.

Обычная разовая услуга независимого иностранного подрядчика в перечень, как правило, не попадает. А платёж за лицензию на программу или за использование бренда попадает почти всегда. Здесь и живёт самая частая ошибка, которую мы видим: договор называется «оказание услуг», а по сути оплачиваются права.

Когда международное соглашение действительно помогает

С рядом стран действуют соглашения об избежании двойного налогообложения: они могут снижать ставку налога на доходы или освобождать отдельные виды выплат. Но не применяются автоматически — по умолчанию вы удерживаете по общим правилам.

Чтобы воспользоваться пониженной ставкой, до выплаты дохода нужно получить от исполнителя два документа: подтверждение налогового резидентства, выданное компетентным органом его страны, и подтверждение того, что он является фактическим получателем дохода. Ключевое слово — «до»: полученные позже, документы спасают уже не всегда. Иностранный документ обычно требует легализации или апостиля и перевода — это недели, а не день.

Действие соглашений в последние годы менялось, часть положений приостанавливалась, поэтому применимость конкретного соглашения проверяют на дату выплаты, а не по найденному списку. И на НДС соглашения не влияют вовсе: это разные налоги.

Цена «чистыми» — самое дорогое место в договоре

Иностранный исполнитель обычно называет цену, которую хочет получить на счёт. Вы соглашаетесь, подписываете договор — а потом выясняется, что из этой суммы нужно удержать налог. Дальше два плохих варианта: удержать и испортить отношения либо заплатить налог сверху из своих денег.

Решается это только в договоре и только до подписания. Работают два подхода.

• Цена включает налоги. В договоре прямо написано, что стоимость включает все налоги, подлежащие удержанию по законодательству страны покупателя, и что покупатель вправе удержать их из платежа. Налог берётся изнутри суммы, разногласий нет.
• Цена без налогов, налог сверху. Стороны фиксируют, что покупатель уплачивает налог дополнительно. Дороже, но предсказуемо: полную стоимость проекта вы знаете до старта, а не в момент первого перевода.

Молчание договора обязанность не отменяет. Налог всё равно придётся исчислить и перечислить, в полной сумме и в срок. Разница только в том, что вопрос «из чьего это кармана» вы будете решать задним числом — с исполнителем, который деньги уже получил и возвращать ничего не собирается.

Отчётность, которая не появляется в календаре сама

Удержать и перечислить — половина работы. Вторая половина — отчитаться, и в обычный график компании она сама собой не встраивается.

• Декларация по НДС с разделом для налогового агента. Подаётся в том числе теми, кто на спецрежиме и свою декларацию по НДС не сдаёт.
• Налоговый расчёт о выплаченных иностранным организациям доходах. Его подают и тогда, когда налог не удерживался, — если сама выплата в принципе относится к доходам от источников в России. Ловушка именно здесь: налога нет, а отчёт есть.
• Первичные документы. Договор, инвойс, акт, платёжные документы, подтверждение резидентства, расчёт удержанного налога — собирают их по ходу сделки, а не в день запроса.

Отдельно от налогов идёт валютная сторона: у перевода за рубеж свои документы и свои сроки, и нарушают их чаще налоговых. Мы разобрали это отдельно — сроки валютного контроля, которые нарушают чаще всего. А что должно быть в самом контракте и что нужно от бухгалтерии заранее — в разборе первого внешнеторгового контракта.

Если исполнитель — человек, а не компания

Здесь правила меняются целиком. Вместо налога на доходы организаций появляется НДФЛ, добавляется вопрос о страховых взносах, а всё вместе зависит от налогового статуса человека, места выполнения работы по договору и того, трудовой это договор или гражданско-правовой.

Переносить сюда логику работы с иностранной компанией нельзя, совпадает только ощущение «мы просто платим за рубеж». Правила для дистанционных исполнителей за последние годы заметно поменялись, и разбирать их нужно до подписания договора. Рядом и другой риск — что договор с физлицом признают трудовым: когда налоговая переквалифицирует ГПХ в трудовые отношения.

Что мы смотрим в первую очередь

Договор с иностранным подрядчиком мы читаем не с начала, а с трёх мест — там прячется почти всё, что потом стоит денег.

• Предмет: за что реально платят. Услуга, работа или права. Название документа не значит ничего: «оказание услуг» на первой странице и лицензия в тексте уживаются в одном договоре, а налоги у них разные.
• Цена: с налогами или без. Если налоговой оговорки нет, это правка, которую вносят до подписания. Одна строчка снимает самый дорогой спор из возможных.
• Сроки оплаты: успеваем ли собрать документы. Если первая выплата через неделю, а резидентство подтверждается с апостилем и переводом, пониженную ставку применить не выйдет — не успеть физически.

Обычно правок получается одна-две, и до подписания они стоят ноль рублей. После подписания та же правка стоит ровно столько, сколько согласится уступить исполнитель. Поэтому договор с нерезидентом лучше показать бухгалтеру или разобрать на налоговой консультации до подписания, а не после первого платежа.

Что сделать до подписания

1. Определите, что именно вы покупаете: услугу, работу или права. От этого зависит и НДС, и второй налог.
2. Проверьте по правилам места реализации, возникает ли НДС — и заложите его в бюджет проекта до того, как согласовали цену.
3. Впишите в договор налоговую оговорку: включает цена налоги или нет, кто их несёт, вправе ли покупатель удержать их из платежа.
4. Запросите подтверждение резидентства и статуса фактического получателя дохода — до первой выплаты, с запасом на апостиль и перевод.
5. Назначьте ответственного за агентскую отчётность с конкретными датами: в календаре компании она сама не заводится.

Коротко

• Заказали услугу у иностранной компании — вы налоговый агент и отвечаете за чужой налог своими деньгами и своей отчётностью
• НДС возникает не из-за иностранного подрядчика, а из-за места реализации; для консультаций, рекламы и разработки ПО оно определяется по покупателю
• Упрощёнка от агентских обязанностей не освобождает: удержание, перечисление и декларация по НДС остаются
• Второй налог удерживают только с закрытого перечня доходов: лицензии и роялти в нём почти всегда, разовая услуга подрядчика — как правило, нет
• Пониженная ставка по международному соглашению работает, только если резидентство и статус фактического получателя подтверждены до выплаты
• Налоговая оговорка решает вопрос «чистыми или нет» заранее; молчание договора обязанность удержать не отменяет
• Налоговый расчёт о выплаченных иностранным организациям доходах подаётся и тогда, когда налог не удерживался

Частые вопросы