Раздельный учёт: что разделять и как вести, когда у бизнеса появляется новое направление

7 минут чтения · Бухгалтерия

Бизнес растёт вширь: оптовик добавляет медицинские изделия, освобождённые от НДС, ИТ-компания берёт заказы вне ИТ, ИП на упрощёнке открывает магазин на патенте, производство выходит на экспорт или получает субсидию. С первого дня новой деятельности доходы, расходы и входной НДС приходится делить по направлениям.

Онлайн-бухгалтерия обычно рассчитана на один режим и одну ставку и делить общий НДС по пропорции не умеет, а бухгалтер без опыта узнаёт о проблеме на проверке. Разберём, когда раздельный учёт обязателен, как его вести и что сделать при запуске направления.

Когда раздельный учёт обязателен

Раздельный учёт нужен, когда к направлениям бизнеса применяются разные правила. Требование разбросано по Налоговому кодексу:

Целевые средства без раздельного учёта облагают налогом с даты получения — подробнее в статье об учёте субсидий и грантов. Что требуется по госконтракту с казначейским сопровождением, — в статье об учёте госконтракта у поставщика.

Раздельный учёт НДС: вычет, стоимость или пропорция

Компания с облагаемыми и освобождёнными операциями делит входной НДС на три группы (п. 4 ст. 170 НК):

• только для облагаемых операций — к вычету;
• только для освобождённых — в стоимость покупки;
• для обоих видов — аренда, связь, доставка — по пропорции.

Пропорцию считают по итогам квартала: отгрузки облагаемых товаров, работ и услуг делят на все отгрузки квартала, обе суммы — без НДС (п. 4.1 ст. 170 НК).

От освобождения медицинских изделий отказаться нельзя: отказ разрешён только по операциям из п. 3 ст. 149 НК, а медицинские изделия — в п. 2. Упрощенцы на ставках НДС 5 и 7 % входной налог не делят — он и так идёт в стоимость, — но освобождённые продажи учитывают отдельно (п. 4 ст. 149 НК).

Правило 5 %: что сравнивают и когда оно помогает

Правило 5 % разрешает не делить общий НДС в квартале, когда расходы на освобождённые операции — не больше 5 % всех расходов (абз. 7 п. 4 ст. 170 НК). Тогда весь общий НДС идёт к вычету.

Сравнивают расходы, а не выручку: прямые расходы на освобождённое направление плюс доля общехозяйственных по методике из учётной политики (письмо Минфина от 29.09.2025 № 03-07-11/93968). Правило выручает на старте: продали медицинских изделий на 150 000 ₽, расходы на них — 120 000 ₽ из 6 000 000 ₽, или 2 %, и весь общий НДС идёт к вычету. НДС по покупкам только для нового направления, например по доставке медицинских изделий, всё равно включают в стоимость.

Экспорт, патент и льготы по доле доходов

Экспорт. По несырьевым товарам входной НДС принимают к вычету в общем порядке, делить его не нужно. По сырьевым товарам — минеральным продуктам, древесине, металлам — и по работам и услугам со ставкой 0 % НДС определяют по методике из учётной политики (п. 10 ст. 165 НК) и принимают к вычету после подтверждения ставки (п. 3 ст. 172 НК).

УСН и патент. Раздельный учёт доходов и расходов здесь прямо требует п. 8 ст. 346.18 НК: выручка магазина на патенте в базу по УСН не попадает. Общие расходы — бухгалтерию, рекламу, общего кладовщика — и взносы за работников, занятых в обоих видах деятельности, распределяют пропорционально доходам. Доходы по УСН — 7 000 000 ₽, по патенту — 3 000 000 ₽: на упрощёнку относят 70 % общих расходов.

Льготы по доле доходов. Аккредитованная ИТ-компания платит налог на прибыль по ставке 5 % и взносы по пониженному тарифу — в 2026 году 15 % в пределах предельной базы и 7,6 % сверх неё, — если доходы от ИТ-деятельности не меньше 70 % всех доходов (п. 1.15 ст. 284, п. 5 ст. 427 НК). Если из-за проектов вне ИТ доля по итогам года упадёт ниже 70 %, налог и взносы пересчитают по общим ставкам с начала года. Похожее условие о доле доходов есть у пониженных тарифов взносов для малого бизнеса приоритетных отраслей и у региональных льготных ставок УСН.

Как вести раздельный учёт: учётная политика, 1С и документы

Порядок ведения раздельного учёта Налоговый кодекс не устанавливает: компания закрепляет его в учётной политике, иначе налоговая может отказать в вычете даже при верных цифрах. В учётной политике прописывают:

• прямые расходы — какие относятся только к одному направлению;
• базу для общих расходов — выручка, фонд оплаты труда или площадь;
• расчёт пропорции по НДС и доли расходов для правила 5 %;
• кто и когда считает и какими регистрами подтверждает.

В 1С на направление заводят аналитику — подразделение, номенклатурные группы, статьи затрат, — включают раздельный учёт входного НДС и для каждой покупки выбирают способ: к вычету, в стоимость или распределять.

По операциям, освобождённым по ст. 149 НК, счёт-фактуру не составляют (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК), в договорах и первичных документах пишут «Без НДС» со ссылкой на норму, а в декларации показывают их в разделе 7. По общим покупкам в книгу покупок вносят только ту часть НДС, которую принимают к вычету.

Заодно раздельный учёт затрат и выручки показывает, приносит ли новое направление прибыль или живёт за счёт основного бизнеса.

Что сделать при запуске нового направления

Частые вопросы