Сколько на самом деле стоит сотрудник: полная стоимость рабочего места

9 минут чтения · Кадры

Собственник почти всегда помнит оклад. Спросите директора небольшой компании, сколько стоит его менеджер, — цифру из трудового договора он назовёт мгновенно. Спросите, сколько стоит один рабочий день этого менеджера, — пауза будет долгой.

Между этими двумя цифрами разница в полтора раза и больше. Из-за неё решения о найме и принимаются неверно: человека берут под оклад, а платят за него совсем другие деньги.

Ошибка тут не в арифметике. Она в том, что затраты приходят с задержкой. Взносы — в следующем месяце, отпускные — через полгода, поиск замены — через год. К моменту, когда картина складывается целиком, человек уже нанят, бюджет свёрстан, а решение «дороже, чем казалось» принимать поздно.

Мы ведём учёт и считаем зарплату малому бизнесу, и разговор о стоимости сотрудника почти никогда не начинается с найма. Он начинается с вопроса «почему фонд оплаты труда съедает столько». Разбираем по порядку: из чего складывается полная стоимость, какие слои не видно в бюджете и как посчитать свою цифру.

Что ложится поверх оклада

Первый слой очевидный: это то, что компания платит сверх суммы в трудовом договоре просто по факту того, что сотрудник есть.

По отдельности ни одна строка не пугает. Проблема в том, что они никогда не встречаются в одном месте: взносы уходят одним платежом, аренда — другим, ноутбук куплен один раз и забыт, подбор оплачен в прошлом году. Полной суммы не видит никто, включая собственника, — и именно она определяет, выгоден человек или нет.

Все остальные числа дальше — условные. Тариф взносов, ставка на травматизм и набор льгот у каждой компании свои, и подставлять в свой расчёт чужие проценты бессмысленно. Что пересчитать при новом МРОТ с 1 января 2027 года, мы разобрали в статье о МРОТ 2027.

«Сорок на руки»: почему стороны считают разное

НДФЛ удерживается из начисленной зарплаты. Это деньги работника, компания лишь перечисляет их за него, и на стоимость сотрудника для бизнеса налог прямо не влияет. Зато он стабильно ломает переговоры о найме: кандидат думает о том, что придёт на карту, работодатель — об окладе, и оба уверены, что говорят об одной сумме.

Отсюда правило: в оффере и в договоре фиксируется оклад, а сумма на руки называется как расчётная, с оговоркой. Обещание «сорок на руки» — обязательство, размером которого вы не управляете: изменится вычет — изменится и начисление.

Вы платите за календарь, а получаете рабочие дни

Оклад идёт за месяц целиком, а работа в этом месяце есть не каждый день. Из года у любого сотрудника вычитаются отпуск, праздники, болезни, обучение, простои по вине компании и то время, за которое новый человек только выходит на нормальную производительность. Стоимость дня поэтому считают делением на реально отработанные дни, а не на календарь: это две очень разные цифры.

Отсюда же понятие резерва отпусков. Отпускные не появляются в июле из ниоткуда: право на них человек зарабатывает каждый отработанный месяц. Если не разносить эту сумму по месяцам, лето будет выглядеть провальным без всякой причины, а декабрьская компенсация за неиспользованный отпуск уволившемуся станет неприятным сюрпризом.

Неиспользованный отпуск — это не экономия. Пока сотрудник не отдыхает, компании кажется, что она в плюсе: работа идёт, отпускные не платятся. На самом деле копится долг перед человеком, и однажды он предъявляется деньгами — обычно в момент увольнения, когда денег на это не заложено.

Что не попадает ни в одну ведомость

Второй слой затрат заметен хуже, потому что размазан по другим статьям бюджета. Доля аренды и коммунальных на метры под человека. Стол, кресло, компьютер, телефон. Лицензии на программы и связь. Спецодежда и средства защиты там, где они положены. Плюс административная нагрузка: кадровые документы, расчёт зарплаты, отчётность по сотрудникам, охрана труда. На одном человеке это ерунда, на пятнадцати — отдельная функция, которую кто-то выполняет вместо своей работы.

И самое дорогое, чего нет ни в одной ведомости, — время руководителя. Поставить задачу, проверить, разобрать ошибку, провести собеседование, пережить увольнение и начать сначала. В компании на пять человек это ресурс собственника, и он не бесконечен. Часто именно он, а не деньги, оказывается настоящим ограничителем при найме: деньги на второго менеджера есть, а часов на его ввод в работу — нет.

Когда сравнение со стороной честное

Спор «что дешевле — свой человек или подрядчик» бессмысленен, пока сравнивают несравнимое: оклад штатного против счёта подрядчика. Подрядчик берёт больше за час, но вы не платите ему за отпуск, болезнь и праздники, не покупаете технику и не тратите время на его развитие. Штатный дороже в пересчёте на час, зато управляем, доступен по первому запросу и накапливает знание вашего бизнеса, которое подрядчик уносит с собой. Корректное сравнение выглядит так: полная годовая стоимость штатного делится на реально отработанные часы, и полученная ставка сравнивается со ставкой подрядчика за тот же объём. Результат часто неожиданный в обе стороны, и это нормально: для разных функций ответ разный. Как этот счёт выглядит на конкретной функции — на бухгалтерии, — мы разобрали отдельно: штатный бухгалтер, приходящий или аутсорсинг.

Одно предупреждение, потому что предложение звучит регулярно. Оформить постоянного сотрудника договором с самозанятым, чтобы сэкономить на взносах, — это не про экономику, а про риск. Такие отношения переквалифицируют в трудовые, и считать после этого приходится не экономию, а последствия. По каким признакам их находят и что с этим делать — тоже отдельный разбор: самозанятые и договоры ГПХ.

Как посчитать свою цифру

1. Возьмите оклад по договору, а не сумму на руки. Это база, всё остальное считается от неё.
2. Добавьте взносы по тарифу, который действует для вашей компании, — с учётом льгот, если они у вас есть.
3. Прибавьте прямые расходы на рабочее место за год: техника, программы, связь, доля аренды.
4. Прибавьте найм и обучение, разложив их на средний срок работы человека у вас. Если люди уходят через год, эта строка стоит вдвое дороже, чем кажется.
5. Разделите годовую сумму на реально отработанные дни, а не на календарные.
6. Умножьте стоимость дня на то количество дней, которое вам действительно нужно. Здесь часто выясняется, что нужно меньше целой ставки.

Руками это считать необязательно: на сайте есть калькулятор зарплаты — он показывает и начисление от оклада, и обратный расчёт от суммы на руки, тот самый, из-за которого срываются переговоры. А калькулятор «Штат или аутсорсинг» сводит оба варианта в одну таблицу, чтобы сравнивать не ощущения, а числа.

Что мы смотрим в первую очередь

Когда клиент приносит вопрос «дорого ли у меня стоят люди», мы начинаем не с оклада. Порядок обычно такой.

• Стоимость дня, а не месяца. Годовые расходы на человека делим на дни, которые он действительно отработал в прошлом году. Эта цифра почти всегда удивляет сильнее всех остальных.
• Резерв отпусков. Смотрим, копится ли он в учёте или отпускные каждый год падают на компанию внезапно. Второй вариант встречается чаще.
• Текучесть. Если человек в среднем работает год, расходы на подбор и ввод в работу перестают быть разовыми и становятся постоянной статьёй.
• Договоры с исполнителями. Кто оформлен как самозанятый или по ГПХ, чем он на самом деле занимается и как это выглядит со стороны проверяющего.
• Часы руководителя. Спрашиваем прямо, сколько времени в неделю уходит на управление людьми. Это единственная строка, которую нельзя оплатить деньгами.

После такого разбора разговор меняется. Вместо «нанимать или не нанимать» появляются вопросы поточнее: какие задачи дешевле закрыть подрядом, какие автоматизировать, а где действительно нужен свой человек в штате. Бухгалтерия — частый пример первого: вместо штатной ставки её закрывает удалённый бухгалтер по договору.

Коротко

• Полная стоимость сотрудника больше оклада в полтора раза и больше: разницу дают взносы, оплаченное нерабочее время, рабочее место и найм
• НДФЛ не увеличивает расходы компании, но ломает переговоры — в договоре фиксируют оклад, а сумму на руки называют расчётной
• Считать надо стоимость рабочего дня: годовые расходы делятся на реально отработанные дни, а не на календарные
• Отпускные — не летний расход, а долг, который копится каждый месяц; поэтому его разносят по месяцам резервом
• Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽, и к нему привязана часть льготных правил по взносам
• Время руководителя — самая дорогая строка, которой нет ни в одной ведомости, и чаще всего именно она ограничивает найм
• Полная стоимость нужна не столько для найма, сколько для обоснованного отказа от него