Штат растёт — и на 10, 15, 50 и 100 работниках у компании появляются новые обязанности или пропадают льготы. Разбираем, как считать среднесписочную и среднюю численность, кого в них не включать и что сделать, пока порог не пройден.
Коротко
- Среднесписочная численность за месяц — сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число дней месяца. За выходной или праздник берут численность предыдущего рабочего дня. Порядок — указания Росстата, приказ от 17.11.2025 № 638.
- В среднесписочную численность не включают сотрудниц в отпуске по беременности и родам, работников в отпуске по уходу за ребёнком, если они не работают неполное время, внешних совместителей и исполнителей по ГПХ. Внутреннего совместителя считают один раз.
- Средняя численность — это среднесписочная плюс внешние совместители и исполнители по ГПХ. По ней проверяют лимиты АУСН — 5 человек, патента — 15, УСН — 130.
- Отдельного отчёта о среднесписочной численности нет с 2021 года: её указывают на титульном листе каждого расчёта по страховым взносам (РСВ).
- Пороги: больше 10 получателей выплат — отчёты только в электронном виде, до 15 человек — микропредприятие, больше 50 — нужен специалист по охране труда, больше 100 — все декларации только электронно.
Компания нанимает людей: было пятеро, к концу года стало 15, через два года — 50. На каждом пороге меняются правила: отчётность, статус микропредприятия, охрана труда, лимиты УСН и патента. Пороги считают не по головам, а по среднесписочной или средней численности, и это разные показатели. Если считать численность раз в год, к годовому расчёту по взносам, превышение лимита замечают слишком поздно.
Разберём, как считать среднесписочную численность, кого в неё не включать, чем она отличается от средней и какие пороги важны работодателю. Отдельно — что сделать, пока штат не дошёл до порога.
Как считать среднесписочную численность за месяц
Порядок установлен указаниями Росстата, утверждёнными приказом от 17.11.2025 № 638, — они действуют с 1 февраля 2026 года. Среднесписочная численность (ССЧ) за месяц — сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число календарных дней месяца. За выходной или праздник берут численность предыдущего рабочего дня. Нового работника считают со дня приёма.
Внешних совместителей и исполнителей по ГПХ в списочную численность не включают. В среднесписочную не включают и часть работников из списка (п. 18 указаний):
- сотрудниц в отпуске по беременности и родам и работников в отпуске по уходу за ребёнком — кроме тех, кто в отпуске работает неполное время или на дому;
- работников в учебном отпуске без сохранения зарплаты и в отпуске без сохранения зарплаты для вступительных экзаменов.
Работников с неполным рабочим временем по трудовому договору считают пропорционально отработанному времени: человеко-часы делят на продолжительность рабочего дня, затем на число рабочих дней месяца. Целыми единицами считают тех, у кого время сокращено по закону, и тех, кто работает неполное время по инициативе работодателя (п. 16.1). Внутреннего совместителя учитывают один раз — по основной работе (п. 20).
ССЧ за октябрь 2026 года: 31 календарный день, 22 рабочих дня
9 сотрудников на полной ставке работали весь месяц, один из них ещё и внутренний совместитель: 9 × 31 = 279 человеко-дней. Совместительство второй раз не считают.
Менеджер принят 15 октября: в списке с 15-го по 31-е — 17 человеко-дней.
Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком в ССЧ не входит.
Бухгалтер на 0,5 ставки, 4 часа в день: 22 × 4 = 88 человеко-часов ÷ 8 = 11 человеко-дней ÷ 22 = 0,5.
Внешний совместитель и исполнитель по ГПХ в ССЧ не входят.
ССЧ = (279 + 17) ÷ 31 + 0,5 = 9,55 + 0,5 = 10,05.
ССЧ за октябрь — 10,05, в целых единицах — 10 человек. В списке при этом 12 человек.
ССЧ за квартал — сумма месячных ССЧ, делённая на 3, за год — делённая на 12. Если компания работала не весь год, сумму всё равно делят на 12 (п. 21.3). В статистическую форму показатель можно вносить с двумя знаками после запятой, в расчёт по взносам — в целых единицах.
ССЧ за 2026 год у компании, которая начала работать в июле
ССЧ по месяцам: июль — 3, август — 4, сентябрь — 6, октябрь — 8, ноябрь — 10, декабрь — 10. Сумма — 41.
За год: 41 ÷ 12 = 3,42 — в целых единицах 3 человека.
Делить на 6 месяцев работы — ошибка: вышло бы 6,83, то есть 7 человек.
Среднесписочная и средняя численность: в чём разница
Для налоговых лимитов закон часто берёт не среднесписочную, а среднюю численность. Её считают по той же методике Росстата, но добавляют внешних совместителей — пропорционально отработанному времени, и исполнителей по ГПХ — целой единицей за каждый календарный день действия договора, когда бы ни платили вознаграждение (п. 22 и 23 указаний).
| Показатель | Кого включают | Где применяют |
|---|---|---|
| Среднесписочная численность | Работников по трудовым договорам, кроме исключений из п. 18 указаний | Статус МСП, электронная сдача деклараций, расчёт по взносам |
| Средняя численность | Среднесписочную численность, внешних совместителей и исполнителей по ГПХ | Лимиты АУСН, патента и УСН |
Сведения о среднесписочной численности с 2021 года подают в составе РСВ (п. 3 ст. 80 НК): на титульном листе каждого расчёта, а за год — в годовом РСВ до 25 января. Какие ещё отчёты появляются с первым сотрудником, — в статье «Первый сотрудник: какие обязанности и расходы появляются у компании».
Пороги численности: что меняется на 5, 10, 15, 50, 100, 130 и 250 работниках
| Порог | Какой показатель | Что меняется |
|---|---|---|
| 5 | Средняя численность за месяц | Больше 5 — нельзя применять АУСН (п. 28 ч. 2 ст. 3 закона № 17-ФЗ) |
| 10 | Число людей, получивших выплаты, включая исполнителей по ГПХ | Больше 10 — 6-НДФЛ, расчёт по взносам и ЕФС-1 только в электронном виде (п. 2 ст. 230, п. 10 ст. 431 НК, ч. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ) |
| 15 | ССЧ за прошлый год; для ИП на патенте — средняя численность | До 15 — микропредприятие; ИП вправе применять патент, пока средняя численность не больше 15 (п. 5 ст. 346.43 НК) |
| 50 | Численность работников | Больше 50 — служба охраны труда или штатный специалист (ст. 223 ТК) |
| 100 | ССЧ за прошлый год | До 100 — малое предприятие; больше 100 — все декларации и расчёты только электронно (п. 3 ст. 80 НК) |
| 130 | Средняя численность | Больше 130 — право на УСН теряется (пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК) |
| 250 | ССЧ за прошлый год | До 250 — среднее предприятие, выше — компания выходит из МСП |
Порог 10 считают не по ССЧ, а по числу людей, которым платили.
Категории МСП заданы ч. 1.1 ст. 4 закона № 209-ФЗ: кроме численности, учитывают доход — до 120 млн ₽ у микро-, 800 млн ₽ у малых и 2 млрд ₽ у средних предприятий. Статус меняется не сразу, а только если предельные значения превышены три календарных года подряд (ч. 4 ст. 4). Микропредприятие вправе не принимать часть локальных актов, а прописать условия в трудовых договорах по типовой форме (ст. 309.2 ТК). Если статус потерян, локальные акты нужно принять не позднее четырёх месяцев со дня его утраты (гл. 48.1 ТК). Какие акты обязательны, — в статье о локальных нормативных актах.
Служба охраны труда: с какой численности работников она нужна
Если численность работников больше 50 человек, работодатель создаёт службу охраны труда или вводит должность специалиста (ст. 223 ТК). По позиции Онлайнинспекции, при таком штате нельзя заменить своего специалиста сторонней организацией — договор с ней возможен только в дополнение. До 50 человек функции может выполнять руководитель, уполномоченный работник или организация либо ИП по договору.
ТК говорит о численности работников, не уточняя способ расчёта, поэтому безопаснее ориентироваться на списочную численность — она обычно выше среднесписочной. Сколько специалистов нужно, Минтруд рекомендует считать по методике приказа от 31.01.2022 № 37: в расчёте учитывают численность, число подразделений, результаты оценки профессиональных рисков и рабочие места с вредными условиями.
Что сделать, когда штат подходит к порогу
Считать численность каждый месяц
Среднесписочную и среднюю — отдельно, с внешними совместителями и договорами ГПХ. Годовой показатель складывается из месячных.
Перейти на электронную сдачу заранее
Электронная подпись и оператор электронного документооборота нужны до того, как выплаты получит 11-й человек.
Следить за лимитами режима
Для АУСН — 5 человек, для патента — 15, для УСН — 130 по средней численности. Договоры ГПХ тоже входят в лимит.
Подготовить охрану труда
До 50 человек её функции может выполнять назначенный работник. При 40–50 работниках заложите в штатное расписание специалиста, чтобы ввести должность до найма 51-го.
Проверить статус МСП
Сверить категорию в реестре МСП и подготовить локальные акты, если компания перестаёт быть микропредприятием.
Частые вопросы
Где сдавать сведения о среднесписочной численности в 2026 году?
Только в составе расчёта по страховым взносам — на титульном листе. Отдельную форму отменили с 2021 года.
Учитываются ли работники по ГПХ в среднесписочной численности?
Нет. Их не включают ни в списочную, ни в среднесписочную численность. Но исполнители по ГПХ входят в среднюю численность, по которой проверяют лимиты АУСН, патента и УСН.
Как посчитать работника на полставки?
Пропорционально отработанному времени: человеко-часы делят на продолжительность рабочего дня, затем на число рабочих дней месяца. Сотрудник на 0,5 ставки весь месяц — это 0,5 человека.
Нужно ли вводить специалиста по охране труда при 30 работниках?
Нет, обязанность возникает при численности больше 50 человек. До этого функции может выполнять руководитель, назначенный работник или сторонняя организация по договору.
Посчитаем численность и подготовим компанию к порогу
Рассчитаем среднесписочную и среднюю численность, проверим лимиты режима и статус МСП, подготовим кадровые документы к росту штата. Кадровый учёт и кадровое делопроизводство — от 1 600 ₽ в месяц за сотрудника.
Оставить заявкуКадровый учёт и кадровое делопроизводство
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03