Первичку хранят 5 лет, приказы о приёме и увольнении — 50 лет, документы по убыткам — пока убыток уменьшает налог. Собрали сроки в одну таблицу и разобрали, как хранить архив и чем грозит раннее уничтожение.
Коротко
- Бухгалтерские и налоговые документы хранят не меньше 5 лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Документы для расчёта страховых взносов — 6 лет.
- Документы по убыткам хранят весь срок, пока убыток уменьшает налог. Документы о покупке основных средств — пока объект амортизируют, и ещё 5 лет.
- Документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки — хранят 50 лет, если они оформлены с 2003 года, и 75 лет, если раньше.
- Конкретные сроки берут из Перечня типовых архивных документов — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Электронные документы хранят столько же, сколько бумажные.
- Нет первички и регистров — компании грозит штраф по ст. 120 НК: 10 000–30 000 ₽, а если занижен налог — 20 % от неуплаченной суммы, но не меньше 40 000 ₽. Директору и главбуху — 5 000–10 000 ₽ по ст. 15.11 КоАП.
Документы копятся каждый день: первичка, отчёты, договоры, приказы, табели. Хранить всё вечно дорого, а выбросить раньше срока опасно. Налоговая на выездной проверке смотрит три прошлых года, а бывший сотрудник может через 20 лет попросить справку о стаже и зарплате.
Собрали сроки хранения основных документов компании в одну таблицу. Разберём, от какой даты считать срок, как хранить бумажный и электронный архив, что делать с документами при ликвидации и реорганизации и что будет, если их выбросили раньше времени.
Откуда берутся сроки
Сроки устанавливают несколько документов. Если они расходятся, храните документ по самому длинному сроку.
- Закон о бухучёте. Первичные документы, регистры, отчётность и аудиторские заключения хранят не меньше 5 лет после отчётного года. Учётную политику, а также программы для просмотра электронных документов и проверки подписи — не меньше 5 лет после года, когда их последний раз использовали для отчётности (ст. 29 закона № 402-ФЗ).
- Налоговый кодекс. Документы для расчёта налогов хранят 5 лет, для расчёта страховых взносов — 6 лет (пп. 8 п. 1 и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК).
- Закон об архивном деле. Документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после — 50 лет (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).
- Перечень Росархива. Сроки по видам документов собраны в Перечне типовых управленческих архивных документов, его утвердил приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Срок по Перечню считают с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончили.
Таблица сроков хранения
В таблице «50/75 лет» означает: 50 лет для документов, оформленных с 2003 года, и 75 лет — для более ранних.
| Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичные документы: накладные, акты, УПД, счета-фактуры | 5 лет | ст. 277 и 317 Перечня |
| Регистры бухучёта: главная книга, оборотные ведомости | 5 лет | ст. 276 Перечня |
| Годовая бухгалтерская отчётность | Постоянно | ст. 268 Перечня |
| Учётная политика | 5 лет после замены новой | ст. 267 Перечня |
| Налоговые декларации, КУДиР | 5 лет | ст. 310 и 318 Перечня |
| Документы по убыткам | Весь срок переноса убытка | п. 4 ст. 283 НК |
| Документы о покупке основных средств | Весь срок амортизации и 5 лет после | ст. 23 НК |
| Расчёты по страховым взносам | 50/75 лет | ст. 308 Перечня |
| Расчётные листки, ведомости на выплату зарплаты | 6 лет, если лицевых счетов нет — 50/75 лет | ст. 295 Перечня |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет | ст. 291 Перечня |
| Трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет | ст. 434, 435 и 444 Перечня |
| Сведения о трудовой деятельности и стаже, в том числе в составе ЕФС-1 | 50/75 лет | ст. 450 Перечня |
| Договоры ГПХ с физлицами и акты к ним | 50/75 лет | ст. 301 Перечня |
| Приказы об отпусках и командировках | 5 лет | ст. 434 Перечня |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков | 3 года | ст. 434 и 453 Перечня |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет, при вредных и опасных условиях — 50/75 лет | ст. 402 Перечня |
| Договоры с контрагентами | 5 лет после окончания договора | ст. 11 Перечня |
| Устав, протоколы общих собраний участников | Постоянно | ст. 18 и 28 Перечня |
Пять лет для первички — минимум. Если по документам идёт проверка или спор, их хранят до окончательного решения.
Как посчитать срок
Когда можно уничтожить документы
Накладная и счёт-фактура от 20 марта 2021 года. Отчётный год — 2021, пять лет после него — 2022–2026 годы.
Уничтожать можно с 1 января 2027 года, если по документам нет проверки, спора и убытка, а покупка не относится к основным средствам.
Приказ об увольнении от 10 июня 2015 года. Срок — 50 лет начиная с 1 января 2016 года.
Приказ хранят до конца 2065 года. Будь он оформлен до 2003 года — хранили бы 75 лет.
Как хранить бумажный и электронный архив
Хранение организует руководитель (ст. 7 закона № 402-ФЗ). Компания обязана обеспечить безопасные условия хранения и защиту документов от изменений, а при смене директора — передать документы новому руководителю (ст. 29 того же закона).
Номенклатура дел
Список дел со сроками по Перечню. Руководитель утверждает его, и из него видно, что и сколько хранить.
Ответственный
Приказом назначают ответственного за архив. При смене директора или главбуха документы передают по акту.
Место
Помещение или шкафы с ограниченным доступом. Кадровые документы хранят отдельно от бухгалтерских.
Электронный архив
Документы с электронными подписями, программа для их проверки, резервные копии.
Ежегодный разбор
В начале года отбирают дела с истёкшим сроком и оформляют акт об уничтожении.
Электронные документы хранят столько же, сколько бумажные, и вместе с электронными подписями. Работодатель обязан сохранять электронные кадровые документы в течение тех же архивных сроков — в своей системе или на платформе «Работа в России» (ст. 22.3 ТК). Если меняете оператора ЭДО или программу, сначала выгрузите архив с подписями и квитанциями. Как перевести кадры в электронный вид, — в статье «Кадровый ЭДО: как перевести кадровые документы в электронный вид», а как устроить хранилище — в статье «Электронный архив документов».
Документы с истёкшим сроком уничтожают только по акту.
Ликвидация и реорганизация
При ликвидации ООО ликвидатор приводит архив в порядок и по договору передаёт в государственный или муниципальный архив документы по личному составу и документы, сроки хранения которых не истекли (ст. 23 закона № 125-ФЗ). Архив принимает только упорядоченные дела с описями, поэтому договор заключают заранее, а не в последний месяц ликвидации.
При реорганизации условия и место хранения архива определяют учредители. Обычно документы вместе с передаточным актом переходят к правопреемнику. Сам передаточный акт хранят постоянно.
Что будет, если выбросить документы раньше
| Нарушение | Кто платит | Штраф |
|---|---|---|
| Нет первички, регистров или счетов-фактур в течение одного года | Компания | 10 000 ₽ по ст. 120 НК |
| То же больше одного года | Компания | 30 000 ₽ |
| То же, и из-за этого занижен налог | Компания | 20 % неуплаченного налога, не меньше 40 000 ₽ |
| Не представили документы по требованию налоговой | Компания | 200 ₽ за каждый документ по ст. 126 НК |
| Нет первички, регистров или отчётности в течение срока хранения | Директор, главбух | 5 000–10 000 ₽, повторно — до 20 000 ₽ или дисквалификация по ст. 15.11 КоАП |
| ООО не сохранило документы, которые обязано хранить по закону об ООО | Компания | 200 000–300 000 ₽ по ч. 2 ст. 13.25 КоАП |
| Нарушены правила хранения архивных документов | Компания | 5 000–10 000 ₽ по ст. 13.20 КоАП |
Штрафы — не главный риск. Без документов налоговая снимет расходы и вычеты НДС, а при отсутствии учёта вправе рассчитать налог по данным похожих компаний (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК).
Частые вопросы
Сколько лет хранить бухгалтерские документы?
Первичные документы, регистры и промежуточную отчётность — не меньше 5 лет после отчётного года. Годовую бухгалтерскую отчётность — постоянно. Документы по убыткам и основным средствам хранят дольше, пока они влияют на налог.
Сколько хранить кадровые документы?
Трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме, переводе и увольнении, лицевые счета — 50 лет, если они оформлены с 2003 года, и 75 лет, если раньше. Приказы об отпусках и командировках — 5 лет, о взысканиях и графики отпусков — 3 года.
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Да, если документ изначально создан в электронном виде и подписан электронной подписью. Его хранят столько же, сколько бумажный, вместе с подписями и программой, которая позволяет их проверить.
С какого момента считать срок хранения?
По Перечню — с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончили. Бухгалтерские документы за 2021 год хранят до конца 2026 года, а уничтожать их можно с 2027-го.
Источники
Закон № 402-ФЗ, ст. 29 — хранение документов бухгалтерского учёта (КонсультантПлюс)
НК РФ, ст. 23 — хранение документов 5 и 6 лет (КонсультантПлюс)
Перечень типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива № 236 (Rulaws)
Восстановим документы, если архив неполный
Проверим, каких документов не хватает за проверяемые годы, запросим копии у контрагентов и банка, восстановим учёт и регистры. Восстановление учёта — от 100 ₽ за операцию, итоговую стоимость назовём после аудита документов.
Оставить заявкуВосстановление учёта
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03