Вопросы, рассмотренные в материале:
- Каковы преимущества и недостатки удаленного бухгалтерского обслуживания
- По какому принципу строится удаленное бухгалтерское обслуживание
- Как выбрать компанию для удаленного бухгалтерского обслуживания
Отдавать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг российские компании стали не так давно. Тем не менее немало ИП уже оценили такой способ организации работы фирмы по достоинству. И сегодня благодаря наличию повсеместного доступа в Интернет удаленное бухгалтерское обслуживание активно развивается и становится все более востребованным.
Неоспоримые преимущества удаленного бухгалтерского обслуживания
Отдавая бухучет на аутсорсинг, компания предоставляет доступ к своей бухгалтерской базе специалисту сторонней организации. В программном комплексе 1С и других программах для этого предусмотрены соответствующие настройки.
Как выстраивается взаимодействие с удаленными сотрудниками? Штатный специалист, к примеру менеджер или секретарь, заносят в базу данных текущие документы (ТТН, счета-фактуры, кассовые ордера и выписки из банков). А сотрудник аутсорсинговой компании удаленно заходит в базу и проверяет, правильно ли отражена информация в учете.
Кроме того, он занимается начислением заработной платы, проведением операций по регламенту (начисляет амортизацию, рассчитывает налоги, закрывает счета), определением финансового результата, а также формированием и сдачей отчетов. Обмен информацией происходит по телекоммуникационным каналам связи.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Традиционный способ организации бухгалтерского учета проигрывает аутсорсингу. Основными преимуществами удаленного бухгалтерского обслуживания являются следующие:
- Компании не нужно тратиться на аренду/покупку и содержание офиса для бухгалтеров, расходные материалы, офисную технику, ПО, справочно-консультационные системы. Все эти затраты несет фирма-аутсорсер.
- Фирму обслуживают специалисты с высокой квалификацией. Отпадает необходимость самим искать достойных профессионалов, интервьюировать их, проводить тестирование. Не нужно также постоянно тратиться на повышение квалификации бухгалтеров и оплачивать им семинары по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета.
- Удаленное бухгалтерское обслуживание предполагает, что фирма-аутсорсер несет ответственность за правильное ведение бухгалтерии. При решении возникающих разногласий стороны руководствуются положениями Гражданского кодекса РФ, а также договора на аутсорсинговые услуги, при заключении которого можно установить меру ответственности исполнителя за неверное отражение операций в учете и подсчет финансовых результатов деятельности.
Можно обязать аутсорсера даже полностью возместить расходы на оплату штрафов, назначенных по итогам проверки налоговыми органами.
Если же держать бухгалтера в штате, то отношения с ним будут регламентироваться Трудовым кодексом РФ, согласно которому удержать из зарплаты работодатель может только при наличии определенных оснований, перечень которых установлен законом. Возмещение налоговых санкций в него не входит, а потому вычитать сумму штрафа из заработной платы бухгалтера работодатель права не имеет.
- Плюс удаленного ведения бухгалтерского учета аутсорсинговой фирмой также в том, что обслуживание ведется непрерывно, тогда как штатным специалистам каждый год необходимо предоставлять отпуск. Кроме того, существует риск их ухода на больничный. Приостановление ведения бухучета недопустимо, а потому работодателю приходится искать квалифицированных специалистов на время отсутствия основных сотрудников, чтобы своевременно решать задачи и не накапливать их.
- При удаленном бухгалтерском обслуживании сведения в компанию поступают оперативно. Аутсорсеры быстро анализируют их и могут в любое время предоставить информацию руководителю фирмы и проконсультировать его, как можно оптимизировать издержки и налогообложение.
- Благодаря удаленному доступу специалисты аутсорсинговой компании могут заходить в базу в любом месте при наличии подключения к сети Интернет, что позволяет быстро решать срочные вопросы.
- Аутсорсерам нужно оплачивать именно выполненную работу, а не время, за которое они ее выполняют. А штатному специалисту компания вынуждена платить за каждый час рабочего времени, независимо от того, насколько продуктивно он трудится.
- При удаленном бухгалтерском обслуживании можно не бояться утечки информации. В договор с поставщиком услуг можно включить положения с критериями конфиденциальности данных и определить меру ответственности за их разглашение.
Наличие такого большого количества преимуществ делает удаленное бухгалтерское обслуживание более предпочтительным для бизнесменов, чем традиционная организация бухучета. Кроме того, если обороты предприятия небольшие, операций осуществляется немного, а штат бухгалтерии малочислен, то отдать бухучет на аутсорсинг будет экономически более выгодно.
Некоторые недостатки удаленного бухгалтерского обслуживания
Можно подумать, что наличие такого большого количества преимуществ делает удаленное ведение бухучета идеальным вариантом. Однако нужно смотреть правде в глаза. У финансового и налогового аутсорсинга есть недостатки, и их нужно учитывать при выборе способа организации работы компании:
- Отсутствие возможности постоянно контролировать работу бухгалтера. Поскольку специалисты работают удаленно, организовать контроль за их деятельностью достаточно сложно. Тем не менее развитые интернет-технологии сегодня делают доступной проверку заказчиком документации с любого устройства с выходом в Интернет.
- Риск утечки информации. Наличие в договоре о бухгалтерском обслуживании положения о конфиденциальности не дает гарантии неразглашения. Поэтому существует риск передачи (или продажи) исполнителем данных о финансовой деятельности компании третьим лицам. Однако надо понимать, что аутсорсеру нет смысла разглашать информацию, поскольку за это придется нести ответственность. И уж точно это не в интересах крупных аутсорсинговых компаний, которые дорожат своей репутацией, позволяющей получать хорошую прибыль.
- Удаленные внештатные специалисты не всегда знают особенности профессиональной деятельности своих клиентов. Даже если бухгалтер является специалистом высокого уровня, незнание некоторых нюансов, касающихся сферы бизнеса заказчика, может помешать качественному обслуживанию. Но все же большинство операций бухгалтерского учета отличаются универсальностью, а потому данный недостаток является несущественным.
- Некачественное обслуживание. Существует риск заключить договор с аутсорсером или компанией, компетентность и организация деятельности которых оставляют желать лучшего. К примеру, отслеживание изменений в правилах финансового и налогового учета должно быть постоянным. Пренебрежение этой операцией чревато неправильным ведением бухучета и снижением качества удаленного бухгалтерского обслуживания.
Виды удаленного бухгалтерского обслуживания
Можно выделить четыре типа услуг, предоставляемых аутсорсерами, которые занимаются удаленным бухгалтерским обслуживанием. Какой из них воспользоваться, организация решает сама, принимая во внимание свои финансовые возможности, поставленную цель и желание отдать бухучет на аутсорсинг.
1. Консультирование
Это самый простой вариант удаленного бухгалтерского обслуживания. Компании обычно прибегают к этой услуге, когда хотят проверить работников своей бухгалтерии, точнее, насколько качественно они выполняют свою работу.
Этот тип финансового аутсорсинга востребован также при отсутствии у штатных бухгалтеров необходимого опыта для решения периодически возникающих сложных задач. Если директор хочет добиться идеальных результатов, он обращается за помощью к профессионалам со стороны. К примеру, бизнесмены часто консультируются по вопросам проведения сделок с иностранными фирмами.
Консультационными услугами можно пользоваться, даже если работа своих специалистов безупречна. Это поможет набраться опыта и не упустить из вида обновления в налоговом законодательстве, которые отследить своими силами не всегда удается.
2. Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг
Этот тип удаленного бухгалтерского обслуживания предполагает передачу на аутсорсинг не всего бухучета, а лишь какой-то его части. К примеру, аутсорсер может:
- рассчитывать заработную плату сотрудникам компании;
- составлять отчетность;
- заниматься декларированием доходов и т. д.
Выборочный аутсорсинг подходит компаниям, руководство которых хочет хотя бы частично самостоятельно контролировать бухучет.
Также передача части функций бухгалтерии специалистам сторонней компании проводится руководителями с целью освобождения своих сотрудников от выполнения рутинных операций либо сокращения штата.
3. Полное удаленное обслуживание
Эта услуга позволяет полностью делегировать удаленному специалисту бухгалтерский учет. При такой организации работы компании нет необходимости держать в штате бухгалтеров. Поэтому финансовый аутсорсинг может стать для фирмы источником экономии.
4. Удаленное обслуживание от лица главного бухгалтера
Этот вид удаленного ведения бухучета предполагает предоставление аутсорсеру права подписывать финансовые документы. В таком случае заказчику не приходится работать с ними совсем.
У удаленного обслуживания от лица главного бухгалтера есть существенный минус: бизнесмен не может полноценно контролировать деятельность исполнителя. Поэтому выбирать такой вид дистанционного ведения бухгалтерии нужно только после тщательного обдумывания всех за и против.
Удаленное бухгалтерское обслуживание: схемы работы
Какова схема работы удаленного бухгалтерского обслуживания? Она включает следующие шаги:
- Установка на сервере клиента ПО «1С:Предприятие».
- Ввод данных сотрудником, сохранение их и распечатка. Таким образом необходимо обрабатывать доверенности, счета, акты и другие документы. Иногда требуется заполнение акта сверки.
- Формирование документов из ПО. При этом можно контролировать продажи и остаток продукции на складе, а также взаимные расчеты. Доступно согласование и совершенствование налоговой базы. Все операции совершаются дистанционно, через сеть Интернет.
- Если работать по приведенной схеме, то стоимость удаленного ведения бухучета сокращается почти на 25 %.
Как мы работаем? Услуги. Первичный аудит. Договор.
Кому можно доверить удаленное бухгалтерское обслуживание
Как найти компанию с высококвалифицированными специалистами, которые будут удаленно обслуживать бухгалтерию предприятия и своевременно сдавать отчетность? Безусловно, самый надежный способ – спросить у друзей, тоже занимающихся бизнесом, они точно не направят к недобросовестным аутсорсерам. Поэтому крупные фирмы всегда заботятся о своей репутации – организуют сервис на высоком уровне, внимательно выслушивают заказчиков, выстраивают с ними партнерские отношения.
Если знакомых предпринимателей нет, можно руководствоваться при поиске отзывами клиентов в Интернете. Как правило, серьезные компании размещают их на своем сайте или страничках в социальных сетях.
Очень большое значение имеет страховка от неточностей в ведении бухучета. Если аутсорсер застраховал свою ответственность, то можно быть уверенным в том, что выплачивать штрафы и пени самостоятельно не придется – это будет делать исполнитель услуг.
Важно также, сколько клиентов обслуживает фирма. Если их число больше сотни, то можно смело доверять свой бизнес специалистам этой компании. К тому же большая клиентская база – залог быстрого распространения информации о качестве обслуживания.
На что еще нужно обратить внимание при выборе фирмы для удаленного бухгалтерского обслуживания?
- На скорость ответа на звонок или заявку. Если ждать обратной связи пришлось долго, стоит задуматься, не будет ли проблем со своевременной сдачей отчетности.
- На стоимость услуг. Необходимо спрашивать у фирмы именно окончательную стоимость, поскольку нередко заказчикам озвучивают цену, в которую не включены доплаты за ВЭД, НДС, размер штата, количество документов и т. д.
- На способ организации работы с первичной документацией: предполагается самостоятельная доставка счетов и актов заказчиком в офис аутсорсера или документы будет забирать его курьер; будут ли работать специалисты исполнителя со сканами или им нужны оригиналы. Схема работы должна быть удобна для заказчика.
- На степень ответственности финансовой компании за ошибки своих бухгалтеров.
- На количество штатных специалистов аутсорсинговой фирмы и размер клиентской базы (эти данные свидетельствуют об опыте компании).
- На сроки решения тех или иных задач бухгалтерии.
Удаленное бухгалтерское обслуживание подходит для предприятий малого бизнеса, которые ищут способы сэкономить. Дистанционное ведение бухгалтерии в таком случае – отличный вариант, который позволит снизить расходы. При этом качество ведения бухучета при правильном выборе исполнителя не пострадает.
Получить расчетэкономии