Вопросы, рассмотренные в материале:
- Из каких этапов состоит процесс оформления сотрудника на работу
- Как оформить на работу некоторые категории сотрудников
- Что будет за неправильное оформление сотрудников на работу
- Каковы отличия в оформлении сотрудников между ООО и ИП
В процессе трудоустройства возникает немало вопросов, причем не только у работодателя, но и у работника. Если первому нужно соблюсти все нормы и правила, предусмотренные законодательством, то второму нужно знать, на что стоит обратить внимание при приеме на работу, чтобы не оказаться обманутым. В данной статье рассмотрим оформление сотрудника на работу в подробностях и с пошаговой инструкцией.
Процесс оформления сотрудника на работу
Многие предприниматели ошибочно думают, что для своего спокойствия и во избежание штрафов нужно только заплатить налоги. Доля правды в этом, конечно, есть, но для спокойного сна нужно соблюдать не только налоговое законодательство, но и нормы Трудового кодекса РФ. Чтобы лучше понять порядок оформления сотрудника на работу, мы привели несложный алгоритм действий. Соблюдая его, вы избежите административной либо уголовной ответственности за неправильное оформление работников.
- Первый шаг – составляем заявление о приеме на работу.
После того как были проведены подготовительные мероприятия (поиск кандидата, собеседования, выбор), ваш будущий сотрудник должен написать заявление. Действующим законодательством не утвержден бланк заявления, поэтому его можно написать в свободной форме от руки. Но если вы не знаете, как его правильно составить, можно скачать бланк из сети Интернет и распечатать его, что немного упростит вам задачу. Приведем содержание заявления на примере.
ИП Юдиной Веронике Павловне от Васечкина Сергея Ивановича
заявление.
Прошу принять меня на работу в бухгалтерию на должность главного бухгалтера.
Дата, подпись.
Приняв заявление о приеме на работу, руководитель компании должен оставить на нем свое согласие (или несогласие) и завизировать документ. Также это могут сделать руководители подразделений либо лица, уполномоченные принимать на работу сотрудников.
- Второй шаг – медицинский осмотр.
Некоторые профессии обязывают проходить медосмотр, перед тем как приступить к рабочим обязанностям. Для того чтобы подробнее изучить этот вопрос, нужно заглянуть в Трудовой кодекс РФ. Нормой, на которую стоит обратить внимание, является ст. 213 Трудового кодекса РФ. Работодатель должен обязать к прохождению медосмотра сотрудников тех профессий, от которых, например, зависит жизнь и здоровье людей, работников пищевой промышленности, водителей и пр.
Помимо медосмотра, некоторые профессии обязывают получить медицинскую книжку. В основном это люди, которые работают с продуктами питания. Если совершеннолетние соискатели проходят медосмотр не все, то для тех, кому еще не исполнилось 18, это требование обязательно вне зависимости от рода деятельности.
Компания «Деловые партнеры». Как оформить иностранца:
После того как определили, что сотруднику нужна справка о медосмотре, в организации ему должны выдать бланк (направление), в котором указываются обязанности и некоторые нюансы будущей работы. Место прохождения медосмотра соискатель выбирает самостоятельно. Направление нужно зарегистрировать в специальном журнале. Составить его можно в произвольной форме, но некоторые требования к нему все же есть (приказ Минсоцразвития № 302н):
- полное название работодателя;
- форма собственности;
- коды видов деятельности (ОКВЭД);
- название медучреждения, данные о его регистрации;
- тип медицинского обследования;
- Ф. И. О. сотрудника и его должность;
- вредные факторы на рабочем месте.
С заполненным направлением сотрудник в первую очередь идет к терапевту, который решает, каких врачей нужно пройти. Когда на бланке будут стоять подписи всех врачей, работнику выдадут медицинскую справку, в которой будет заключение о пригодности.
Примечание. Для того чтобы определить, каким сотрудникам необходимо проходить медосмотр, нужно пригласить специализированную организацию для оценки условий труда. Специалисты таких компаний исследуют рабочие места и определяют специфику работы. Их заключение служит основанием для выдачи сотрудникам направлений на медосмотр.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
- Третий шаг – создание приказа о приеме на работу.
На этом этапе вы выяснили, что работник вам подходит не только по профессиональным качествам, но и по состоянию здоровья. Далее нужно издать приказ о приеме его на работу. Этот документ служит основанием для заключения трудового договора. Чаще всего используют унифицированную форму приказа.
Все приказы в любой организации регистрируются в специальном журнале учета. Этот документ обязательно должен содержать название компании, Ф. И.О. руководителя, порядковый номер (номер регистрации). Примерный текст приказа:
«Принять на работу Васечкина Сергея Ивановича в бухгалтерию на должность главного бухгалтера с … (дата принятия).
Дата, подпись.
После того как документ подписан руководителем, нужно ознакомить с его содержанием сотрудника, в соответствующей строке должна стоять его подпись. На ознакомление дается три рабочих дня. Далее начинаем формировать личное дело работника, туда мы уже можем подшить медицинскую справку, заявление и приказ о приеме.
- Четвертый шаг – трудовой договор.
Перед тем как принять сотрудника в вашу компанию, его нужно ознакомить со всеми внутренними нормативными актами организации (правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и т. д.). Затем нужно грамотно составить трудовой договор в двух экземплярах, чтобы правильно обозначить все права и обязанности:
- оплата труда;
- занимаемая должность;
- должностные обязанности;
- непосредственный руководитель;
- установление испытательного срока, если нужно;
- прочие условия труда.
Еще один пункт, который нужно обязательно включить в договор, – распорядок рабочего дня. Здесь важно указать, в какое время должен начинаться рабочий день, сколько дней в неделю сотрудник будет работать и в какое время отдыхать. Текст этого пункта договора будет примерно таким: «Для работника устанавливается пятидневная 40-часовая рабочая неделя (понедельник–пятница). Один рабочий день – 8 часов, с 8:00 до 17:00. Обеденный перерыв – с 12:00 до 13:00».
В некоторых случаях режим работы и обязанности прописываются не в договоре, а в должностной инструкции. А значит, работника нужно с ней ознакомить перед тем, как он приступит к своим обязанностям, и потребовать с него подпись. Нередко случается, что работник узнает о должностной инструкции уже после подписания трудового договора. Если не соблюсти процедуру ознакомления с обязанностями, могут произойти различные неприятные для работодателя ситуации.
Например, был такой случай в практике. Человека приняли в штат компании, он выполнял свои обязанности один день, и потом его не могли найти в течение недели. После этого он вышел на работу, вел себя так, как будто ничего не произошло. Работодатель, естественно, захотел его уволить за прогулы.
Итак, что произошло дальше, спросите вы? Все были удивлены хитростью сотрудника. Он подал иск в суд на работодателя, требуя восстановить его на ту же должность. В заявлении он рассказал о том, что не знал в какие дни ему нужно выполнять свои должностные обязанности. И тут ведь не поспоришь. Суд провел расследование и выяснил, что нет ни одного документа, подписанного этим работником, извещающего его о режиме работы. Соответственно, уволить его за прогулы стало невозможным. История закончилась тем, что хитреца восстановили.
Бывает, что работника нужно нанять не на постоянную основу, а разово. Например, вы хотите расширяться и арендовали еще один офис для работы. Но он требует небольшого ремонта. Тут вам понадобятся маляр, штукатур, сантехник, электрик и др. Чтобы воспользоваться их услугами, нужно правильно оформить взаимоотношения. Тут подойдет гражданско-правовой договор, а именно договор подряда.
В этом документе прописываются объем и условия работы, а также сроки ее выполнения и заработная плата подрядчика. Когда заказ выполнен, наниматель должен проверить качество выполненных работ и подписать акт приемки. После чего оформить финансовые документы, и все, дело сделано!
Как же поступить, если работник нужен раз в месяц, квартал или год?
Допустим, у вас есть небольшой магазин хозтоваров. Вы используете систему налогообложения ЕНВД (единый налог на вмененный доход). Отчетность на этом налоговом режиме сдается раз в квартал, но заполнить ее вы сами не можете, не успеваете или не умеете. В данной ситуации нужно воспользоваться услугами квалифицированного специалиста – бухгалтера.
Как и в случае с работниками для небольшого ремонта, вам невыгодно нанимать бухгалтера для работы на постоянной основе, но и нужен он чаще, чем вышеназванные. Договор аутсорсинга или договор заемного труда будет решением данной проблемы. Что это значит? Такое соглашение предполагает, что бухгалтер другой компании станет выполнять эти обязанности для вас, но договор вы будете заключать не с бухгалтером, а с руководителем компании, в которой он работает.
- Пятый шаг – оформление трудовой книжки.
Оформление приема на работу сотрудника заканчивается на этом этапе. У каждого работника в штате в обязательном порядке должна быть трудовая книжка. Если человек уже был трудоустроен ранее, то книжка у него уже есть, и нужно просто внести запись в нее. Это может сделать инспектор кадрового отдела, уполномоченное лицо компании либо индивидуальный предприниматель самостоятельно. Запись будет примерно такая:
«Принят на работу в ОАО “Альянс” на должность главного бухгалтера в бухгалтерию с 1 октября 2019 года на основании приказа № 232».
Также в ней должны указать дату издания приказа, подпись уполномоченного лица, печать компании либо отдела кадров.
Если человек был принят на работу впервые и трудовой книжки у него не было, то ее нужно завести. Сотрудник должен приобрести ее и принести вам. Они продаются в любом магазине канцелярских товаров или книжном. К ее оформлению нужно подойти со всей ответственностью. Сделать это нужно без помарок и ошибок, так как она является основным документом при оформлении зарплаты и пенсионных отчислений.
В трудовой книжке на титульном листе содержатся сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения, профессия), дата заполнения, а также должна стоять печать организации и подпись лица, уполномоченного вносить записи.
Сроки оформления документов
Принимая на работу нового сотрудника, необходимо знать, в какие сроки его нужно оформить, как правило, это происходит достаточно быстро. Также можно заметить, что дата заключения договора не совпадает с датой в приказе о приеме на работу. Чтобы было проще запомнить сроки оформления сотрудника на работу, мы привели их в таблице ниже.
Наименование документа |
Срок оформления документа |
Трудовой договор |
Должен быть заключен в срок не позднее трех дней с момента, когда сотрудник приступил к своим обязанностям. |
Трудовая книжка |
Запись в ней должны сделать, если человек проработал более 5 дней. Исключением является случай, когда человек трудоустроен впервые. Здесь срок оформления увеличен до 7 дней. |
Приказ о приеме на работу |
Должен быть издан в срок не позднее трех дней со дня, в который работник приступил к своим обязанностям. |
Личная карточка сотрудника |
Как правило, этот документ начинают оформлять в срок не позднее трех дней с даты, с которой сотрудник начал работать в вашей компании. |
Личное дело сотрудника |
Личное дело, как правило, начинают формировать сразу при приеме на работу. Сроки оформления этого документа не утверждены законодательно. |
Отличия между ООО и ИП в оформлении сотрудников
Ст. 303 Трудового кодекса РФ гласит, что индивидуальный предприниматель может нанимать физические лица. Никаких ограничений при выборе и найме сотрудников законодательством не предусмотрено.
Изучив п. 1 ст. 23 Гражданского кодекса РФ и п. 5 ст.2 0 Трудового кодекса РФ, можно сделать вывод о том, что индивидуальный предприниматель вправе выступать в качестве работодателя с момента его регистрации как ИП.
Оформление сотрудника на работу ИП включает тот же порядок действий, что и для любых других организаций.
При трудоустройстве:
- соискатель должен принести все необходимые документы для оформления сотрудника на работу, а также написать заявление о приеме и подписать соглашение об обработке своих персональных данных;
- далее соискатель должен ознакомиться с внутренними документами, необходимыми для будущей работы, и поставить подпись. Это могут быть правила внутреннего распорядка, должностная инструкция, правила пожарной безопасности и другие локальные акты;
- чтобы узаконить трудовые отношения, нужно составить и подписать трудовой договор;
- после того как между работодателем и сотрудником заключен трудовой договор, нужно издать приказ о приеме на работу, оформить трудовую книжку, завести личную карточку сотрудника и т. д.
Кроме организаций и ИП, физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, тоже могут нанимать работников. Обязанности физических лиц в качестве работодателя регламентированы Трудовым кодексом РФ, а именно статьей 303. В ней говорится о следующем:
- Трудовой договор между работодателем и работником должен быть оформлен в письменном виде.
- Физическое лицо – работодатель должен уплачивать все необходимые обязательные платежи, в том числе страховые взносы, пенсионные отчисления, налоги и т. д., установленные законодательством РФ.
- Если человек был трудоустроен впервые, работодатель обязан оформить для новоиспеченного работника страховое пенсионное свидетельство.
Между оформлением трудоустройства у ИП и у организации все-таки есть несколько отличий, о них говорится в главе 48 Трудового кодекса РФ. Расскажем об этом подробнее.
- Некоторые изменения условий трудового договора
Когда условия договора невозможно оставить без изменений по причинам организационным или технологическим (ч. 1 ст. 74 Трудового кодекса РФ), предприниматель должен уведомить об этом работника в течение двух недель в письменной форме (ст. 306 Трудового кодекса РФ), тогда как организациям дается срок два месяца. К таким условиям можно отнести замену техники на более новую, изменения в структуре компании и др.
- Расторжение трудового договора
Составляя трудовой договор, ИП имеет право указать дополнительные причины для прекращения отношений (кроме оснований для расторжения трудового договора, указанных в законодательстве). Об этом говорится в ст. 307 Трудового кодекса РФ. Организации этого сделать не могут.
При составлении договора, а точнее, пункта об основаниях расторжения договора, необходимо учесть запрещение дискриминации в трудовой сфере. Это значит, что человека нельзя уволить за принадлежность к религии, за его взгляды на жизнь, политические убеждения и т. д. Если причиной для увольнения будет таковая, то ее признают недействительной, незаконной. Лица, считающие, что их дискриминировали, могут обратиться в суд, после чего их восстановят в должности, а работодателя обяжут выплатить компенсацию морального и материального вреда (ч. 4 ст. 3 Трудового кодекса РФ).
Кроме этого, в договоре нужно прописать размеры компенсаций и выходных пособий, которые ИП должен будет выплатить работнику после увольнения, а также сроки, в которые работодатель обязан предупредить сотрудника о расторжении трудового договора.
- Наличие печати у индивидуальных предпринимателей
В законе от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ содержится информация о том, что ИП не обязаны изготавливать печать в отличие от организаций. Это положение также подтверждено письмом УФНС России по г. Москве от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239.
Это значит, что если в трудовой книжке работника ИП не стоит его печать на титульном листе и в основной части, то это нельзя считать нарушением закона.
Все особенности трудоустройства и его оформления у ИП регламентирует гл. 48 Трудового кодекса РФ. В остальных случаях нужно следовать общим правилам для всех работодателей.
Нюансы оформления некоторых сотрудников на работу
В этом разделе уделим внимание трудоустройству студентов, работников на удалении и оформлению генерального директора.
Нюансы приема на работу генерального директора
Прием и оформление генерального директора имеет ряд отличий, хотя и трудовое законодательство распространяется на всех работников, независимо от занимаемой должности и профессии. Главным отличием является срок, на который заключается трудовой договор с ним. Он указан в уставе организации.
Для того чтобы занять должность генерального директора в организации, нужно пройти отбор, а затем представить документы работодателю, необходимые для приема на руководящую должность.
Потенциальный руководитель должен собрать следующий пакет документов:
Документы, предоставляемые в обязательном порядке |
Документы необходимые по запросу работодателя |
Паспорт |
Регистрация |
Трудовая книжка |
Справка о доходах |
Военный билет |
Характеристика с предыдущего места работы |
Документы, подтверждающие специальность |
Медицинская справка |
СНИЛС |
Справка для расчета больничных листов |
Если претендент на должность отобран, то нужно издать приказ о его приеме на работу. Нюансом здесь будет то, что расписаться новоявленный сотрудник в приказе должен будет дважды, от имени руководителя и от имени работника.
Форма приказа о приеме может быть разработана организацией самостоятельно, также может использоваться унифицированная форма Т-1.
В трудовую книжку руководителя вносится запись о приеме на работу:
- или номер и дата издания приказа о приеме на работу;
- или номер и дата решения об избрании генерального директора.
После оформления генерального директора нужно внести изменения в ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц). Для этого потребуется заполнить бланк по форме Р14001 и отнести его в налоговую службу. В бланке указываются личные данные руководителя и ставится печать организации.
Нюансы оформления удаленных работников
Работодатели нередко пользуются услугами некоторых сотрудников дистанционно. С появлением Интернета у бухгалтеров, редакторов, юристов и др. появилась возможность работать на удалении и даже дома. Но это не значит, что этих сотрудников не нужно оформлять. Их оформление происходит наравне с остальными работниками согласно действующему законодательству.
Дистанционная работа предполагает, что документооборот происходит в электронном виде, а обмен данными – через сеть Интернет. Чтобы удостоверить документы, понадобится электронно-цифровая подпись, а значит, и работодатель и сотрудник должны получить ЭЦП.
Чтобы получить ЭЦП, нужно сделать следующее:
- Обратиться в компанию, занимающуюся оформлением ЭЦП.
- Оплатить услуги этой компании.
- Заполнить бланк заявления на получение ЭЦП.
- После одобрения заявления получить ЭЦП.
- Настроить компьютер для использования ЭЦП. На сайте компании будет подробная инструкция, данные для входа в личный кабинет вам предоставят при получении ЭЦП.
Особенности составления трудового договора с работником на удалении:
- необходимо пояснить, что работать сотрудник будет дистанционно;
- адрес, по которому он будет работать;
- продолжительность рабочего дня и недели;
- нужно определить, в какой форме вы будете получать отчет о проделанной работе. Например, на бумажном носителе лично в руки или по почте или в электронном виде на электронный ящик;
- также нужно указать, обязан ли руководитель компенсировать расходы на интернет, мобильную связь, аренду рабочего места и т. д.;
- прописать все обязанности работника;
- указать ответственность сторон в случае нарушения пунктов договора.
- Трудоустройство студентов
При оформлении студентов-очников, так же как и остальных граждан, нужно правильно составить и оформить трудовой договор. Как правило, это срочный договор, заключающийся на период не более 5 лет. Бессрочный договор тоже возможен в определенных ситуациях.
Нюансы трудоустройства студентов:
- Так как принимать на работу можно граждан старше 16 лет, то нужно обратить внимание на возраст соискателя-студента.
- Есть ряд нюансов, ограничивающих работу несовершеннолетних. Они прописаны в Трудовом кодексе РФ, с ними нужно обязательно ознакомиться.
- Если студенту для работы требуется медицинский осмотр, то делается это за счет средств работодателя.
- Испытательный срок можно устанавливать только лицам, достигшим 18 лет.
- Длительность рабочего дня для несовершеннолетних должна быть не более 7 часов. Студентов, которым исполнилось 18 лет, можно нанимать на полный рабочий день.
- Для студентов-заочников действуют общие правила.
Трудовое законодательство распространяется на всех граждан без исключения, а значит, оформление студентов происходит так же, как и в других случаях.
Штрафы за отсутствие оформления сотрудника
Для индивидуальных предпринимателей и организаций предусмотрена ответственность за нарушение Трудового кодекса РФ при оформлении или работу сотрудника без оформления совсем. Здесь есть несколько нюансов и отличий, которые мы рассмотрим ниже. Также стоит обратить внимание на проблемы с оформлением труда иностранных граждан.
1. Наказание ИП за не оформление работников
Как показывает практика, часто у предпринимателей можно встретить сотрудников, работающих неофициально. Происходит это из-за того, что работодатель хочет сэкономить на выплатах в налоговую и другие фонды. Это нарушение наказывается штрафом до 5 тысяч рублей и приостановлением деятельности предпринимателя на три месяца. В лучшем случае ИП просто понесет убытки. Иногда величина санкций бывает настолько большой, что ведет к банкротству и закрытию компании.
Если будет выявлен факт того, что у ИП уже несколько лет работает неоформленный человек, то ему грозит уголовная ответственность. Суд может потребовать выплатить все налоги и страховые взносы за все время, что сотрудник у него работал, а также предприниматель может быть подвергнут аресту сроком до двух лет.
Административное наказание в такой ситуации будет в виде штрафа до 300 тысяч рублей.
Такие санкции могут привести к большим убыткам, поэтому лучше соблюдать все нормы и правила Трудового кодекса РФ при найме сотрудников.
2. Наказание для организаций за не оформление работников
За нарушения при трудоустройстве сотрудников юридические лица также понесут ответственность. Штрафы в этом случае накладываются непосредственно на руководителя либо на человека, ответственного за ведение кадров.
Законодательством предусмотрены следующие меры наказания:
- Должностные лица могут быть отстранены от работы.
- Организацию могут оштрафовать на сумму до 100 тысяч рублей.
- Руководителя могут оштрафовать на сумму до 5 тысяч рублей.
- Деятельность организации могут прекратить сроком на 3 месяца.
- Уголовная ответственность в виде ареста сроком до трех лет.
- Исправительные работы.
- Наказание за ошибки в оформлении иностранцев
Штрафы для руководителя предусмотрены в следующих случаях:
- Если у иностранца отсутствует разрешение на ведение какой-либо деятельности.
- Если у работодателя отсутствует разрешение на привлечение к работе иностранца.
- Если иностранец не был ознакомлен со сроками работы по трудовому договору.
- Если иностранец выполняет обязанности, не прописанные в договоре, то есть занимает не ту должность, которая указана в договоре.
За такие нарушения руководителя могут оштрафовать на сумму от 35 до 70 тысяч рублей, организацию – до 1 миллиона рублей, а также деятельность предприятия будет приостановлена сроком на 3 месяца.
У всех иностранных граждан должна быть регистрация, работодатель обязан следить за ней, потому что, если будет установлен факт ее просрочки, миграционная служба наложит штраф на руководителя организации либо инспектора отдела кадров.
При трудоустройстве иностранного гражданина нужно проверить наличие у него следующих документов:
- удостоверение личности. Это может быть паспорт, вид на жительство либо удостоверение беженца;
- первичная регистрация;
- патент или разрешение на работу в РФ;
- документы, подтверждающие образование;
- свидетельство Пенсионного фонда и ИНН.
Виды нарушений при приеме на работу иностранцев и штрафы, предусмотренные за них, приведем в таблице ниже.
Вид нарушения |
Кого оштрафуют и на какую сумму |
Иностранец выполняет работу, на которую нет разрешения |
Определяет миграционная служба |
У иностранца нет разрешения на работу |
До 50 тысяч руб. на должностное лицо, до 800 тысяч руб. на организацию за каждого такого сотрудника |
Работодатель не уведомил миграционную службу о найме иностранца |
От 25 до 50 тысяч руб. на руководителя, от 400 до 800 тысяч руб. на юридическое лицо |
Отсутствие регистрации либо ее просрочка у иностранца |
До 500 тысяч руб. на организацию |
Иностранец работает на территории, которая не указана в разрешении |
До 50 тысяч руб. на должностное лицо, до 800 тысяч руб. на организацию за каждого такого работника |
Следует сделать вывод, что, перед тем как привлечь иностранных граждан на работу, нужно внимательно изучить законодательство и следовать всем правилам и нормам, прописанным там.
Проверки на нарушения Трудового кодекса РФ осуществляют организации-ревизоры. При обнаружении фактов несоблюдения закона составляется протокол проверки, который послужит основанием для привлечения к ответственности.
Получить расчетэкономии Получить расчет
экономии