Вопросы, рассмотренные в материале:
- Что может грозить компании при несвоевременном восстановлении бухучета
- Из каких этапов состоит процедура восстановления бухучета
- Кому лучше доверить задачу по восстановлению бухучета компании
- Какова стоимость восстановления бухучета
При ведении бухгалтерского учета главное соблюдать его непрерывность. Восстановление бухучета станет тем дороже и сложнее, чем больше было допущено пробелов. Стараясь сэкономить, многие собственники бизнеса на первых порах решают вести бухучет самостоятельно или подключая к этому делу кого-то из друзей, родственников. Расклад выглядит удачным: затраты минимальные, порой вообще нулевые, а вопрос решается.
Картина меняется, когда налоговая инспекция приходит к вам с накопившимися вопросами. Возникает ситуация обратного характера: спросить с близких людей как-то неловко, а если ошибку допустил сам, то и невозможно, при этом справляться со сложностями все равно придется.
Когда могут понадобиться услуги восстановления бухучета
Восстановление бухучета – дело весьма трудозатратное и призванное восполнить первичную документацию, обеспечить ее соответствие имеющимся данным в согласии с российским законодательством, навести порядок через отражение всех финансовых операций в бухучете и выстроить в нем полноценную систему, пригодную для дальнейшего использования. Такая работа зачастую требует полного исследования совершённых налоговых выплат и соответствующих деклараций.
Причин, по которым может потребоваться восстановление бухучета, довольно много.
- Бухгалтерский учет по каким-либо причинам не велся долгое время.
- Обнаружена некомпетентность бухгалтера и проведена замена на нового сотрудника (при этом придется пересматривать и корректировать всю документацию).
- Найдены ошибки в оформлении первичных бухгалтерских документов, несоответствие реально протекавшим хозяйственно-финансовым операциям.
- Уволенный бухгалтер, вымещая обиду, намеренно причинил вред, из-за чего с его уходом пропала и вся документация (такое тоже иногда случается).
- Вся первичная документация была утрачена ввиду различных сложных обстоятельств: пожара, поломки оборудования, повреждения баз данных и т. д.
Пример из практики.
Андрей Иванов решил открыть свой бизнес и, не откладывая в долгий ящик, зарегистрировался как индивидуальный предприниматель (ИП), выбрав упрощенную систему налогообложения (УСН).
Выбор был обоснованный: вокруг многие говорили, что «упрощенка» – удобная система, никаких особенных хлопот, нужно просто сдать в ФНС декларацию один раз в год. Андрей решил, что при таком раскладе препоручать ведение бухучета кому-то незачем, справится и сам.
Дела пошли хорошо, проект стал приносить прибыль. На конец финансового года оборот ИП составил 84 млн руб. В отличном настроении Андрей заполнил декларацию и отправился в налоговую инспекцию.
Тут-то и начались неприятные сюрпризы. Во-первых, декларацию отклонили. Во-вторых, сообщили, что дело Андрея сошло с «упрощенки» еще в ноябре, поскольку тогда его оборот превысил допустимый для УСН лимит в 79 740 000 руб. Отсюда вытекали третье и четвертое известия: ИП с ноября автоматически переведен на общую систему налогообложения (ОСНО), а вопросы с документацией и отчетностью нужно как-то решать.
ОСНО – история посложнее: теперь придется «знакомиться» с НДС, транспортным налогом, другими новыми условиями. Самое неприятное – бухучет велся не соответствующим ОСНО образом, да и авансовые платежи не вносились.
Андрей едва не впал в отчаяние, но вовремя встретил информацию о бухгалтерских услугах в таких ситуациях и заключил с соответствующей организацией договор. Компания-аудитор взяла на себя все хлопоты по восстановлению НДС и других разделов бухучета.
В различных случаях цели при восстановлении бухучета тоже будут разными. Например:
- формирование структуры бухучета, на которую можно будет опираться в дальнейшем;
- положительные итоги аудита по восстановленному периоду;
- предупреждение возможности ареста банковских счетов;
- благополучное прохождение налоговой проверки.
Помимо предотвращения таких серьезных последствий, когда накладываются штрафы, блокируются счета компании, восстановление бухучета поможет:
- избежать санкций за некорректное ведение учета в предыдущих отчетных периодах;
- уменьшить сумму уплачиваемого налога, если не вносились первичные документы;
- выполнить подготовку к предстоящей налоговой проверке;
- применять бухгалтерскую информацию в управленческом учете;
- свести к минимуму налоговые риски;
- выстроить механизм работы с первичной бухгалтерской документацией.
Если своевременно не заняться восстановлением бухучета и не устранить все имеющиеся ошибки, это может привести к серьезным проблемам. В первую очередь возникнут претензии у государственных органов, в том числе налоговой инспекции. Если не выплачивать налоги вовремя или перечислять их в неверном размере, это может повлечь за собой административную или даже уголовную ответственность.
Внимание! За уклонение от выплаты налогов организации (либо через непредоставление декларации, либо через подачу в ней ложных сведений) законом предусмотрено наказание (статья 199 Уголовного кодекса РФ).
Это может быть штраф в размере либо 100 000–300 000 руб., либо заработной платы, другого дохода за 1-2 года; могут быть принудительные работы продолжительностью до двух лет и невозможностью занимать некоторые должности сроком до трех лет или без срока; может быть арест на период до 6 месяцев и даже лишение свободы на срок до двух лет с тем же лишением права вести некоторую деятельность или занимать посты определенного рода (3 года или бессрочно). Если будет установлено то же нарушение, но выполненное группой лиц по предварительному сговору, величина наказания значительно вырастет.
Помимо таких последствий, отсутствие качественного бухучета может привести к ущербу для самого дела, например, в отношениях с кредиторами, партнерами и клиентами. С течением времени неполноценное ведение документооборота приводит и к тому, что руководство испытывает затруднения, пытаясь контролировать финансовые активы, материальные ценности и их движение.
В общем итоге продолжать нарушающий законодательство ход дел оказывается намного дороже по затратам времени, сил и финансов, чем выполнить восстановление бухучета в организации.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Чем предпринимателю грозит несвоевременное восстановление бухучета
Если налоговая проверка обнаружит нарушения бухучета (то есть в ситуациях, приведенных выше, не будет выполнено своевременное и полное его восстановление), предпринимателю хороших последствий ждать тоже не приходится.
1. Неверный бухгалтерский учет априори означает проблемы в отношениях с ИФНС – это понятно, ведь отсутствие первичной документации или ошибки в ней приводят к неправильной уплате налогов, а то и уклонение от нее. Как мы уже говорили выше, Налоговый кодекс РФ к таким фактам весьма строг, нарушителям грозит административная и даже уголовная ответственность. Обозначим, какие серьезные наказания полагаются по закону ИП за несвоевременное предоставление им налоговой информации или за серьезные ошибки в соответствующих документах (статья 198 Уголовного кодекса РФ):
- штраф 100–300 тыс. руб.;
- штраф в размере дохода за 1-2 года;
- принудительные работы на период до 1 года;
- арест до 6 месяцев либо лишение свободы до 1 года;
- возможный арест имущества, банковских счетов.
2. Некачественное ведение учета показывает владельца бизнеса не с лучшей стороны перед партнерами, страдает репутация.
3. Если предприниматель не владеет финансовыми процессами своего дела в системе, он не сможет контролировать как денежную динамику, так и поставки товаров, продажи, прочие движения активов.
4. Затруднительно будет доказать имущественные права в суде, если случится кража, поскольку в документах эти права не будут отражены.
5. После вскрытого нарушения налогоплательщик еще долго будет под плотным контролем проверяющих органов.
Восстановление бухучета обеспечивает тщательную проверку каждого договора, создание всех недостающих документов. В этот процесс нередко включаются и контрагенты, поскольку у них имеется второй экземпляр утраченных бумаг. Восстановление документации при этом может быть:
- частичным;
- полным.
Полное восстановление требует больших временных затрат, ведь специалисту понадобится проверить и исправить все документы (первичные, регистры учета и другое). Все стороны процесса основательно анализируются: непосредственно бухгалтерский сектор, налоговый, финансовый, управленческий.
Частичное восстановление применяется, когда работа ведется над каким-то одним сектором, например кадровый учет, банковские операции. Здесь потребуется меньше времени.
Чаще всего для выполнения таких работ приглашаются эксперты, услуги которых потребуется оплатить, зато за качество результата можно быть спокойным. Многие собственники бизнеса предпочитают выделить средства на аудит, а не получать впоследствии штрафы.
Сроки восстановления бухучета
Четких сроков для восстановления бухучета современное российское законодательство не предусматривает. Поэтому временные рамки, которые устанавливаются для решения этой проблемы, определяются главным образом налоговой инспекцией по результатам проверок и на основании имеющихся требований о предоставлении промежуточной отчетной документации. В случае с внебюджетными фондами конкретные сроки не утверждены совсем.
Если ИП или организация не укладывается в отведенные ИФНС временные рамки и не предоставляет затребованные документы в этот период, налоговая инспекция вправе применить штраф или другие средства административной ответственности.
Отсюда следует, что восстановить бухгалтерский и налоговый учет обычно нужно именно за тот период, за который требуется предоставить промежуточную отчетность. В других случаях текущая налоговая проверка потребует некоторые бумаги за тот период, который охватывает (то есть понадобится восстановление бухучета за полгода, год).
Когда налоговой службой проводится выездная проверка, могут быть запрошены документы в пределах трех лет, как правило, это максимум.
Во избежание экстренного восстановления документов сохраняйте их в полном составе и с запасом по срокам – приблизительно за последние 3–5 лет, как, собственно, и требует того законодательство.
В отдельных случаях могут запросить определенные бумаги и за больший период, например за последние 6 лет. Предоставление уточненных деклараций в ИФНС может потребовать некоторых документов сроком более трех лет.
Нужно отметить и то, что период восстановления документов может быть весьма обширным, тогда как срок для выполнения этих работ часто совсем небольшой – несколько недель или даже дней. Вывод из всего этого один: старайтесь всегда сохранять свою старую документацию, даже если на первых порах необходимости в этом не видите.
5 этапов восстановления бухучета
Восстановление бухучета протекает как последовательный процесс, в котором выделяют ряд этапов.
Этап первый. Оценка текущего состояния
Проводится общий анализ и определяется величина проблемы. Опираясь на имеющуюся первичную документацию, регистры бухучета, определяют время, необходимое на восстановление, и намечают план будущих действий.
Здесь же уточняется, какая налоговая документация была предоставлена в ИФНС, ПФР, ФСС.
Современные компании в большинстве своем предпочитают сдавать отчетность через специальные системы электронного документооборота.
Этап второй. Инвентаризация активов и обязательств
Восстановление бухучета согласно действующему законодательству вовсе не обязывает проводить инвентаризацию – но для верного понимания имеющихся материальных ценностей лучше эту процедуру выполнить.
В ходе инвентаризации устанавливается наличие по факту тех объектов, которые указаны в сведениях регистров бухучета.
Какое имущество компании подлежит процедуре инвентаризации? Здесь имеются в виду основные средства, финансовые вложения, нематериальные активы, производственные запасы и готовая продукция, различные финансовые активы. Под финансовыми обязательствами же понимают кредиты банков, займы и резервы, кредиторскую задолженность.
Помимо этого, процедуре инвентаризации подвергается то имущество различного рода, которое организации не принадлежит, но в бухучете при этом числится. Оно может быть получено для переработки, быть арендованным или находиться на ответственном хранении. Сюда же относится имущество, которое по каким-то причинам не было учтено. Проводится инвентаризация там, где находятся соответствующие объекты.
Необходимо произвести инвентаризацию основных средств, финансовых вложений и нематериальных активов. Если во владении организации находятся транспортные средства, земельные участки, недвижимость, данные по ним можно восполнить, обратившись с запросом в соответствующий орган, где производилась их регистрация.
Копии отчетных документов по налогу на имущество компании позволят выяснить суммы установленной амортизации. В ситуации, когда нет информации о сроках полезного использования объектов и начисленной по ним амортизации, эти данные могут быть определены специальной комиссией технических специалистов. Инвентаризация имущества способна помочь в восстановлении данных по оборотам и остаткам (счета 01, 02, 04, 05, 07, 08, 58).
Проводится эта процедура специальной инвентаризационной комиссией, состав которой должен быть закреплен приказом руководителя компании (либо распоряжением, постановлением). Если во время инвентаризации отсутствовал даже один из членов комиссии, результаты могут быть признаны недействительными.
Нередко в организации отсутствуют акты сверки с контрагентами, в таком случае нужно запросить их. Сверку необходимо выполнить с покупателями, поставщиками, заемщиками и кредиторами, внебюджетными и налоговыми фондами.
У контрагентов дополнительно нужно запросить копии договоров и первичных бухгалтерских документов (если они отсутствуют). Данные меры позволят обозначить обороты и подтвердить информацию по остаткам для счетов 60, 62, 76, а кроме того, выяснить обороты по счетам 90, 91.
Внимание! Когда проводится сверка с налоговой инспекцией, нужно иметь в виду, что данные, которые будут отражены стороной ИФНС в карточке лицевого счета, и те значения по налогам и сборам, которые проставляются в бухучете на момент подписания акта сверки, чаще всего отличаются.
Поясним на примере. Компания запрашивает в ИФНС сверку по налогам, сборам, пеням и штрафам по состоянию на 31 декабря. Организация учитывает годовые налоги уже в декабре, а в карточке лицевого счета они будут проставлены лишь при выплате, то есть в конце марта следующего года.
Этап третий. Обозначение первоначальных остатков в специальной программе
Для получения правильного баланса нужно оформить бухгалтерские проводки. Остатки выявляются по всем счетам бухучета, поэтому используют отдельный вспомогательный счет 00 (применяемый на платформе «1С»). К примеру, если прописывается изначальная стоимость основного средства, через меню «Регламентированный учет» осуществляем ввод начальных остатков, для этого формируем проводки:
- дебет 01 кредит 00.
Сумма амортизации, которая начислена по основному средству, будет отражаться такой записью:
- дебет 00 кредит 02.
После этого через заключительную проводку нужно разнести размер нераспределенной прибыли (или непокрытого убытка). Этот параметр определяется расчетным путем – после того как остатки по всем счетам бухучета будут разнесены.
Для этого также применяют вспомогательный счет 00, где строят бухгалтерские проводки:
- дебет 00 кредит 84 – отражается чистая прибыль (если разница между кредитовыми и дебетовыми оборотами положительная);
- дебет 84 кредит 00 – отражается убыток (если разница между кредитовыми и дебетовыми оборотами отрицательная).
Этап четвертый. Формирование бухгалтерского баланса и регистров бухучета
Когда внесены первоначальные остатки по всем счетам, они распределяются по соответствующим строкам бухгалтерского баланса.
Подчеркнем, что при восстановлении бухучета будет ошибочным решением применять данные из книги доходов и расходов налогоплательщика на УСН (хотя это видится простым решением). Дело в том, что в данном документе (согласно ст. 346.17 Налогового кодекса РФ) фиксируются оплаченные операции. По информации из него также нельзя выяснить остаток товарно-материальных ценностей на складе, ведь при УСН материалы учитываются после оплаты, вне зависимости от того, когда они направляются в производство.
Этап пятый. Рекомендации по дальнейшему ведению отчетности
Завершив восстановительные работы в компании, аудиторы формируют рекомендации, с помощью которых заказчик сможет вести бухгалтерский учет впоследствии. Они основываются на обнаруженных в ходе проверки нарушениях и ошибках.
Такие рекомендации имеют конкретный практический характер, разрабатываются индивидуально для заказчика, включают действенные и определенные методики, формы документов.
Если данные предложения будут соблюдаться в будущем, компания-заказчик избежит многих сложностей и негативных ситуаций, связанных с финансово-хозяйственной стороной жизни организации.
Кто может выполнить процедуру восстановления бухучета
Восстановить бухучет можно четырьмя способами, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Первый способ – делегировать эту задачу действующим сотрудникам компании. Достоинством его будет, конечно, экономичность, ведь работник получает фиксированную оплату труда. Однако высокое качество и надежность результата при таком подходе вам никто гарантировать не сможет. Даже логически неразумно рассчитывать, что бухгалтер, который не смог полноценно и грамотно вести учет, хорошо справится с его восстановлением, добавлением всех необходимых правок.
Второй вариант предполагает наем нового сотрудника. Этот путь актуален тогда, когда бухучет ранее велся самим собственником бизнеса, не велся вообще либо же предыдущий бухгалтер был уволен. Плюс здесь тот же – значительная экономия денежных средств, поскольку новый специалист тоже придет на фиксированный оклад, а дополнительных затрат на услуги по восстановлению бухучета не понадобится.
Однако похож и минус: нет никаких оснований для уверенности в результате, потому что компетентность нового сотрудника еще не подтверждена на деле. Полноценное восстановление бухгалтерского учета (особенно в короткие сроки) вряд ли удастся осуществить.
Третий путь – делегировать сложную задачу аудитору, то есть частному консультанту. В этом варианте имеются свои подводные камни: нет полной уверенности в профессионализме такого исполнителя, к тому же аудиторы данного типа зачастую ведут процессы сразу нескольких организаций одновременно. Последний фактор не способствует качественному погружению в информацию и таит в себе риск недостаточного выполнения взятых обязательств.
Четвертый способ – обратиться в специализированную организацию: консалтинговую компанию, аудиторскую контору. Этот путь считается оптимальным, самым надежным. При сотрудничестве с такой организацией заключается договор оказания услуг, практически всегда даются гарантии качества. Не помешает обратиться и в юридическую компанию, потому что может потребоваться правовая консультация по части оптимизации действующих схем налогообложения.
Почему восстановление бухучета лучше доверить аутсорсинговой компании
1. Компания на аутсорсе справится со сложными случаями
Рискованным и ненадежным решением бывает доверить бухучет в своей организации (и тем более его восстановление) «профессионалу»-одиночке. На практике оказывается, что опыт таких кандидатов позволяет успешно справляться с обозначенными задачами только в случае УСН «Доходы минус расходы» у ИП. Вести бухгалтерский учет, например, ООО таким сотрудникам становится уже не по силам.
Обращение в профессиональные аутсорсинговые компании позволит вам застраховать себя от возможных неудач и получить действительно качественную работу.
Достоинства таких компаний:
- официально оформленный договор;
- квалифицированные специалисты;
- компенсация убытков компании, если они возникнут;
- возможность последующей бухгалтерской поддержки.
Важно помнить! Хорошие специалисты успешно выполнят восстановление бухучета для вас, однако лучше вести свои дела так, чтобы данная процедура не потребовалась. Если вы не обладаете достаточным запасом компетенций или времени для самостоятельного ведения учета, лучше своевременно закажите услуги бухгалтера для ИП или ООО. Это будет разумнее, значительно снизит риски и обеспечит прозрачность вашего бизнеса.
Если восстановление бухгалтерского учета производится качественно, в результате вы получите:
- правильно подготовленные отчеты, включая налоговые;
- верно обозначенные суммы штрафов, различных издержек;
- актуальные и грамотно внесенные записи в регистрах бухучета;
- восстановленные и корректно оформленные операции хозяйственной деятельности (в рамках того временного периода, по которому ведется работа);
- полученные подтверждения о том, что задолженности перед бюджетом нет;
- комплект документов со всеми правками и верными данными.
Качественные результаты возможны только при основательном, грамотном, профессиональном подходе.
2. Доступность независимой и бесплатной консультации
Если вы не пригласили специалиста для постоянного ведения учета в вашей компании, не пропустите возможность получить профессиональную консультацию, когда отдаете его восстановление на аутсорс.
В некоторых случаях можно получить консультацию бесплатно и даже не выходя из дома. Разумеется, в первую очередь стоит удостовериться в профессионализме консультантов.
3. Возможность регулярного контроля после восстановления бухучета
По восстановлении бухгалтерского учета зона контроля вовсе не заканчивается. Теперь его нужно будет поддерживать в должном состоянии, чтобы более не рисковать и не встречаться с неприятными ситуациями. В этом поможет периодический контроль.
Большие организации для этой цели создают специальную службу внутреннего контроля. В малых данную функцию исполняет главный бухгалтер, а при его отсутствии – собственник бизнеса.
При обоих вариантах предпочтительнее осуществлять периодический контроль учета через аутсорсинговые каналы.
У большой компании на это следующие причины:
- не допустить злоупотребления со стороны главного бухгалтера;
- определить ошибки, не обнаруженные главбухом или внутренним контролером;
- устранить прочие проблемы, которые штатным сотрудникам не по силам.
Маленькой компании нужны проверки силами приглашенных специалистов в следующих случаях:
- владелец не располагает достаточными компетенциями, чтобы самостоятельно вести бухучет;
- учет ведется нерегулярно и неполноценно ввиду нехватки временных ресурсов;
- ожидается налоговая проверка.
Что влияет на стоимость восстановления бухучета
Понимание факторов ценообразования поможет сложить представление об оптимальной стоимости услуг. Цена услуги по восстановлению бухучета строится с учетом следующих показателей:
- Объем работы
- Система налогообложения
- Срочность выполнения
- Способ восстановления бухучета
Логично, что размер компании прямо пропорционален объему труда (количеству операций, документов для восстановления) и, соответственно, итоговой стоимости. К примеру, если восстанавливает учет ИП с небольшим оборотом (в пределах 250 тыс. руб. в месяц), данная услуга обойдется приблизительно в 3500 руб. (за 1 месяц). Организации же с оборотом порядка 4–6 млн руб. в месяц тот же фронт работ будет стоить около 22 000 руб.
Согласно действующему российскому законодательству порядок начисления и уплаты сборов и налогов определяется применяемой в компании (или у ИП) системой налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД). Данный параметр тоже влияет на стоимость услуги восстановления бухучета. Чаще всего используются УСН и ОСНО, поэтому и указанная услуга на их основе наиболее распространена (см. таблицу ниже). Кроме того, цена зависит и от формы собственности: для ИП она существенно ниже, чем для ООО.
Приблизительная стоимость восстановления бухучета (в соответствии с формой налогообложения и объемом документации):
Количество документов в квартал |
УСН: цена за восстановленный месяц, руб. |
ОСНО: цена за восстановленный месяц, руб. |
Нулевой баланс (промежуточный) за квартал |
1700 |
1700 |
До 30 |
3800 |
5100 |
31–100 |
7700 |
10 000 |
101–300 |
12 800 |
15 300 |
301–600 |
19 100 |
23 000 |
601–1000 |
26 000 |
33 000 |
На восстановление учета выделяется от нескольких недель до нескольких месяцев. Если заказчик имеет потребность в срочном исполнении, компания-аудитор увеличит стоимость услуги на 5–30 % от первоначальной цены.
Частичное восстановление обойдется дешевле, чем полное (системное). При этом цена будет тем ниже, чем меньше участков отчетности нужно проработать.
Восстановить бухгалтерский учет силами аудиторской компании – мероприятие весьма затратное. Однако лишь таким путем вы сводите риски к нулю и получаете гарантии качественного исполнения работ. Отдельно отметим, что аутсорсинговая организация обычно сама представляет интересы своего заказчика в ИФНС.
Получить расчетэкономии