Вопросы, рассмотренные в материале:
- В чем заключается работа заместителя главного бухгалтера
- Когда заместитель главного бухгалтера обязан подменять вышестоящее начальство
- Варианты функций заместителя главного бухгалтера
- С кем должен взаимодействовать заместитель главного бухгалтера
- Стандартные требования к претендентам на должность заместителя главного бухгалтера
- Требования к личным качествам заместителя главного бухгалтера
- Порядок ознакомления сотрудника с должностной инструкцией
Заместитель главного бухгалтера– работник, который не только исполняет обязанности главного бухгалтера в отсутствие последнего, но и несет ответственность за определенные участки бухучета. И об этом необходимо помнить любому работодателю.
Более того, если в должностной инструкции не прописать самым обстоятельным образом обязанности заместителя главбуха, это может привести к недостаточной эффективности выполняемой им работы.
Чем же конкретно должен заниматься этот сотрудник? Какова его зона ответственности, в чем заключаются права и обязанности? Читайте об этом в нашем материале.
В чем заключается работа заместителя главного бухгалтера
Можно сказать, что заместитель главного бухгалтера – это руководитель второго уровня. В его функции не входит решение задач по управлению организацией или даже одной из ее структур, но тем не менее в его подчинении находится небольшое подразделение. Управление финансовыми потоками предприятия, принятие руководящих решений – это обязанность главного бухгалтера. Он же отвечает за деятельность бухгалтерии перед руководством. А заместитель выполняет рутинные операции – обеспечивает реализацию поставленных задач, отслеживает сроки сдачи отчетности, готовит необходимые документы и т. д.
В крупных компаниях на каждом направлении может работать отдельный заместитель главного бухгалтера.
Заместитель главбуха руководит несколькими рядовыми бухгалтерами, поручая им решение текущих задач и осуществляя контроль за их выполнением. Кроме того, он может брать на себя и обязанности главного бухгалтера, если тот временно отсутствует на рабочем месте.
Чтобы стало более понятно, чем отличаются функции главбуха и его зама, нужно изучить их должностные инструкции – там четко прописано, чем должен заниматься каждый из них и какие они имеют права. Стоит отметить, что круг должностных обязанностей зависит не только от занимаемого поста, но и от специфики предприятия.
Должностные инструкции являются внутренними документами, а потому их разработкой компании занимаются самостоятельно. Однако при этом рекомендуется придерживаться структуры, которая принята в кадровом делопроизводстве. Допускается включение работодателем в должностную инструкцию любой информации, которую он считает необходимой. Но если глава фирмы будет следовать рекомендуемой структуре, то все нюансы окажутся учтены и ни один важный момент не будет упущен. Обычно должностная инструкция состоит из 3-4 разделов:
- Общие положения. В них прописываются предъявляемые к соискателям требования (уровень образования, стаж работы и т. д.), порядок трудоустройства, увольнения и замещения сотрудника. Также общие положения определяют место должности заместителя главбуха в структуре организации и закрепляют за ним непосредственного руководителя – главного бухгалтера.
- Должностные права и обязанности (эта часть инструкции может быть поделена еще на две). Это ключевой раздел, он содержит описание всех обязанностей и прав работника. Разработке этого раздела необходимо уделить особое внимание, ведь сотрудники должны выполнять только те функции, которые устанавливает для них должностная инструкция, и имеют право отказаться от любых поручений, выходящих за рамки изложенных в этом документе требований.
- Ответственность сотрудника. Данный раздел описывает нарушения, за которые должен отвечать работник, и применяемые в той или иной ситуации санкции. При этом строгость наказания за дисциплинарные нарушения не может быть выше, чем предусмотренная трудовым и гражданским законодательством. Это касается и материальной ответственности. А административные и уголовные правонарушения не должны наказываться жестче, чем этого требует Кодекс РФ об административных правонарушениях и Уголовный кодекс РФ соответственно.
В должностной инструкции также должно быть указано, когда и кем она была утверждена. Как правило, эти сведения выносят в начало документа (в правый верхний угол) и оставляют рядом строчку для подписи руководителя, который утвердил данную инструкцию.
Надо сказать, что в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) (утвержден Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) нет должности заместителя главного бухгалтера, как и ее квалификационной характеристики. Не содержат информации о ней и профессиональные стандарты.
Хотя должности заместителя главбуха нет в ЕКС и профессиональных стандартах, допускается использование обозначенных документов при разработке должностной инструкции для этого сотрудника. Кроме того, при определении функционала берутся в расчет также объемы, структура и сфера деятельности компании. То есть заместителю главного бухгалтера могут быть вменены обязанности бухгалтера материальной группы, бухгалтера по зарплате или бухгалтера-кассира, хотя для этих категорий работников существуют отдельные должностные инструкции.
Таким образом, при определении должностных обязанностей зама главбуха можно отталкиваться от функционала, который предусмотрен ЕКС для главного бухгалтера, рядового бухгалтера, бухгалтера-ревизора. Еще один документ, который можно использовать при разработке должностной инструкции заместителя главного бухгалтера – профессиональный стандарт «Бухгалтер».
Когда заместитель главного бухгалтера обязан подменять вышестоящее начальство
На заместителе главного бухгалтера лежит большая ответственность. Любой замглавбуха, особенно если других заместителей в компании нет, должен при необходимости брать на себя выполнение функций своего руководителя. Эту его обязанность необходимо прописывать в должностной инструкции и других нормативных актах, которые определяют функционал заместителя главного бухгалтера. Передача обязанностей и полномочий главбуха его заместителю возможна в следующих случаях:
- Отпуск руководителя бухгалтерии. Реализация права на отдых должна быть доступна каждому сотруднику, независимо от того, какую должность он занимает и каков уровень его ответственности.
- Пребывание руководителя бухгалтерии в командировке. Поскольку на главном бухгалтере лежит большая ответственность, его могут направлять в различные служебные поездки, чтобы передать нужные бумаги, поучаствовать в переговорах или заседаниях суда.
- Отсутствие главбуха на рабочем месте в связи с болезнью. На то время, пока главный бухгалтер находится на больничном, его обязанности передаются заму, чтобы не откладывать решение важных вопросов.
Если отпуска и командировки планируются заранее, и заместитель имеет возможность подготовиться к выполнению функционала главбуха, то на больничный, как правило, люди уходят неожиданно, поэтому к соискателям на должность заместителя главного бухгалтера предъявляют достаточно высокие требования.
Варианты функций заместителя главного бухгалтера
Функции, которые выполняет замглавбуха в той или иной организации, зависят от особенностей ее организационной структуры.
- В холдинге главные бухгалтеры составляющих его предприятий являются заместителями главбуха всего холдинга и находятся у него в подчинении. Но в рамках своего предприятия они выполняют обязанности главного бухгалтера в полном объеме.
- Если заместитель главбуха работает в крупной организации с большим штатом бухгалтерии, то его функционал – это частичное ведение учета, контроль выполнения подчиненными должностных обязанностей и соответствия их деятельности требованиям принятой в компании учетной политики, подписание части текущей первичной документации и замещение в случае необходимости главного бухгалтера на период его отсутствия. Как правило, обязанность выполнять функционал своего руководителя прописывается для замов в должностных инструкциях.
- В маленьких компаниях некоторые функции руководителя бухгалтерии и его зама иногда совпадают: заместитель может иметь право согласовывать счета, подписывать, делать отчетные документы. Однако решение организационных вопросов, выбор методологии и разработка учетной политики остаются за главбухом. Учетная же работа распределяется между всеми сотрудниками бухгалтерии, в том числе и ее руководителем.
Таким образом, обязанности заместителя главного бухгалтера на разных предприятиях могут быть различны. Поэтому при составлении должностной инструкции необходимо четко прописывать функционал такого сотрудника.
Взаимодействие заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами
Качественное выполнение всех обязанностей в полном объеме невозможно без взаимодействия заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами – финансовым директором, начальником отдела кадров, их замами и самим главбухом.
Эти сотрудники направляют помощнику руководителя бухгалтерии распоряжения, приказы, инструкции, корреспонденцию и другие указания, имеющие отношение к его деятельности. Он, в свою очередь, тоже предоставляет им информацию, касающуюся финансовой деятельности предприятия. Это могут быть служебные записки, отчетные бумаги и другие учетные документы.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Замглавбуха должен также взаимодействовать с руководителями подразделений фирмы, которые предоставляют ему информацию, справки, служебные записки и другие бумаги, требуемые для ведения бухучета. Взамен они получают все необходимые сведения, вытекающие из учетной деятельности.
Заместитель главбуха обязательно взаимодействует и со своими подчиненными – рядовыми сотрудниками бухгалтерии. Они предоставляют ему справки, проводки, расчеты, журналы-ордера и другие отчетные бумаги и получают служебные записки с требованием произвести записи, методическую и справочную помощь в осуществлении своей профессиональной деятельности.
В функционал зама руководителя бухгалтерии входит также взаимодействие с налоговыми органами и компаниями, проводящими аудиты предприятий. Они направляют ему отчеты по аудитам бухучета, акты проверок, решения и требования по их проведению. Кроме того, они могут консультировать его по вопросам, касающимся финансовых и хозяйственных операций, осуществляемых организацией.
А обязанностью заместителя является предоставление всех бухгалтерских сведений, которые требуются для проведения аудита. Также он должен по запросу разъяснять непонятные моменты в учетных документах и раскрывать детали проведенных фирмой финансовых операций.
Стандартные квалификационные требования к претендентам на должность заместителя главного бухгалтера
Соискатели на должность заместителя главбуха должны соответствовать определенным требованиям, касающимся в основном опыта работы и уровня образования. Обычно эти требования аналогичны предъявляемым к специалистам руководящего звена. Так, в соответствии со ст. 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, для главбуха обязательно наличие высшего экономического образования и опыта организации и ведения бухгалтерского учета не менее 5 лет. Этим же требованиям должен отвечать и претендент на должность зама. Работодатель может немного смягчить их, но только в отношении трудового стажа.
Также при приеме на работу помощника руководителя бухгалтерии выясняют, знает ли он:
- требования нормативно-правовых актов, регламентирующих бухучет;
- основы гражданского, финансового и налогового законодательства;
- содержание методических, нормативных документов и инструкций по вопросам организации бухгалтерского учета и формирования отчетных документов;
- как проводятся инвентаризации, проверки и ревизии документов;
- как правильно оформлять бухгалтерские операции;
- внутреннюю документацию компании;
- основы трудового законодательства.
У претендентов на вакансию заместителя главного бухгалтера на собеседовании, как правило, выявляют также наличие дополнительных знаний и умений. Например, в настоящее время вести бухучет без использования компьютера невозможно, а потому соискатель должен уметь работать с существующим на предприятии бухгалтерским ПО.
Иногда работодатели требуют от кандидатов знания иностранного языка (чаще всего английского).
Наличие должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии позволяет формализовать рабочие процессы и сделать его работу более эффективной. Разрабатывать данный документ не обязательно, закон этого не требует, однако в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что работодатель должен фиксировать трудовую функцию сотрудника в соглашении о трудоустройстве. По сути, должностная инструкция дополняет трудовой договор заместителя главного бухгалтера, поскольку подробно описывает обязанности и права работника, а также его ответственность.
Для скачивания есть образец должностной инструкции заместителя главного бухгалтера.
Ответственность может наступить в случае невыполнения в полной мере должностных обязанностей, нарушения должностной инструкции. При выборе санкций работодатель ориентируется на трудовое законодательство. А если выясняется, что сотрудник действовал с преступным умыслом, то он несет административное или уголовное наказание.
Итак, каков же функционал заместителя главного бухгалтера? Чем он должен заниматься:
- Организовывать бухгалтерский учет во вверенном ему направлении.
- Руководить проведением и оформлением операций.
- Учитывать ценности, кредитно-расчетные операции, денежные средства компании (как наличные, так и доступные на счетах).
- Разрабатывать внутренние бухгалтерские документы.
- Участвовать в проведении инвентаризаций.
- Рассчитывать заработную плату работников, налоговые и страховые взносы.
- Вести архив бухгалтерских документов.
- Обучать сотрудников, находящихся в подчинении, проводить с ними методическую работу.
- Контролировать соблюдение трудовой дисциплины в рамках финансовых и бухгалтерских операций.
- Выполнять функции отсутствующих бухгалтеров по распоряжению начальства.
- Замещать главбуха, полностью беря на себя его обязанности, ответственность и полномочия.
В должностной инструкции выделяется отдельно пункт, который подробно описывает, как зам главного бухгалтера должен взаимодействовать с другими сотрудниками: руководителем организации, начальниками отделов, работниками бухгалтерии и т. д. Кроме того, указывается, как нужно выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами, аутсорсерами и фирмами, проводящими аудиты предприятий.
Требования к личным качествам заместителя главного бухгалтера
Какие личные качества соискателей на должность помощника руководителя бухгалтерии приветствуются работодателями? Высокий уровень профессионализма – это далеко не всё, чего ждут от кандидатов. Большое значение придают их личным качествам. Безусловно, в первую очередь, ищут честных и порядочных сотрудников, которым можно будет безоговорочно доверять. Если по ошибке принимают тех, кто ворует, занимается приписками и не отличается чистоплотностью, то при поимке их увольняют не задумываясь. Итак, перечислим качества, которые крайне необходимы руководящему составу бухгалтерии:
- Педантичность, скрупулезность. Эти черты – залог аккуратного ведения учета, точности расчетов, внимательности к деталям, соблюдения всех требований и правил.
- Организованность, дисциплинированность. Наличие этих качеств у зама главного бухгалтера гарантирует отсутствие опозданий, своевременную сдачу отчетности и выплату заработной платы.
- Стрессоустойчивость. Крайне необходима работникам руководящего звена, поскольку проверки и конфликты с контрагентами зачастую сопровождаются психологическими перегрузками. Руководить стрессоустойчивость, конечно, не помогает, однако для работников это очень полезное качество.
- Ответственность. Одно из главных качеств для помощника руководителя бухгалтерии. Безответственных сотрудников трудоустраивать, однозначно, не стоит.
- Терпеливость. Если человек часто не может довести дело до конца, то бухгалтерия – точно не его призвание. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей таким сотрудником чревато наложением штрафных санкций на предприятие, порчей отношений с контрагентами из-за срывов оплат и т. д.
Стоит поговорить также и о требованиях к интеллекту претендентов на должность заместителя руководителя (главного бухгалтера). Как правило, на высокооплачиваемую работу принимают только специалистов с высоким уровнем мышления, о котором свидетельствует наличие ряда интеллектуальных качеств. Найти такого сотрудника довольно непросто.
Очень важна высокая работоспособность, умение фокусироваться на вопросах, требующих рассмотрения в первую очередь, и оперативно находить решение проблем. Эти качества позволяют выполнять большой объем работы, заменяя 2-3 специалистов, не умеющих выделять главное и распыляющихся на наименее важные дела.
Умение мыслить логически и правильно анализировать ситуацию незаменимо для работника бухгалтерии. Человек с таким навыком не будет долгое время обрабатывать первичные документы или выписывать накладные – его обязательно повысят, сделают руководителем.
Приветствуется у бухгалтеров и критический склад ума, поскольку законодательная база постоянно меняется, и ее нужно регулярно анализировать, как и налоговые коллизии.
При собеседовании некоторые кандидаты умело скрывают свои слабые стороны. Вывести их на чистую воду можно, зная внешние маркеры различных человеческих качеств:
- если сотрудник часто опаздывает, то он безответственный;
- если ему часто приходится задерживаться после окончания рабочего дня, значит, он не способен к рациональной организации своей деятельности;
- если он регулярно жалуется на других работников, это говорит о склонности его к созданию конфликтных ситуаций;
- если на его рабочем столе беспорядок, значит, он безалаберный.
Если же рабочее место содержится в порядке, документы структурированы, ПК всегда включен, а телефон переведен на беззвучный режим, за бухгалтерский учет можно не переживать – с большой долей вероятности он будет вестись правильно.
Порядок ознакомления сотрудника с должностной инструкцией
При разработке должностной инструкции для заместителя главного бухгалтера нужно правильно указывать реквизит «наименование организации» – оно должно быть точно таким, как закреплено в учредительных документах. При наличии сокращенного наименования его также необходимо прописывать, помещая снизу от полного в (скобках).
Должностную инструкцию зама главбуха обязательно должен утвердить директор предприятия. Для грифа утверждения отводится правый верхний угол. Элементы грифа следующие:
- слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно);
- наименование должности лица, который утвердил инструкцию;
- подпись, инициалы и фамилия этого лица;
- дата утверждения документа.
Обычно главный бухгалтер сам занимается разработкой должностной инструкции для своего заместителя. Он же ее и подписывает. Реквизит «подпись» включает следующие элементы:
- наименование должности лица, которое подписало инструкцию;
- личную подпись этого лица;
- расшифровку подписи: его инициалы и фамилия.
После составления должностной инструкции лучше провести ее согласование с юридическим отделом или юристом, оказывающим предприятию консультационные услуги, а также с курирующим это направление деятельности специалистом и другими заинтересованными лицами.
Состав грифа согласования следующий: слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно), наименование должностей лиц, которые согласовали документ, их личные подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия), а также дата согласования.
Прежде чем приступить к работе, трудоустраиваемый специалист обязательно должен изучить свою должностную инструкцию. Лучше всего это делать в день подписания трудового соглашения либо в день прохождения инструктажа по технике безопасности. Ввиду того, что вся работа зама главного бухгалтера основывается на положениях должностной инструкции и осуществляется в ее рамках, необходимо зафиксировать факт ознакомления сотрудника с этим документом:
- Проставить дату и подпись о знакомстве с документом на общей должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии (то есть все замы ставят свои подписи на одном экземпляре инструкции, хранимом на предприятии).
- Проставить дату и подпись об ознакомлении с должностными обязанностями на отдельном экземпляре, хранимом в личном деле специалиста.
- Сделать отметку об ознакомлении с положениями должностной инструкции в специально заведенном для этого журнале.
Листы должностной инструкции нумеруются, прошнуровываются, после чего подлежат согласованию, утверждению и заверению подписью ответственного лица. Затем на документ ставится печать организации. Хранение должностной инструкции заместителя главбуха осуществляется в соответствии с требованиями регламента по делопроизводству, утвержденному в компании. Обычно делают копию оригинала, заверяют ее надлежащим образом и выдают под подпись сотруднику и руководителю бухгалтерии.
Датой вступления должностной инструкции заместителя главного бухгалтера в силу является дата ее утверждения. Срок действия документа неограничен и прекращается только после утверждения новой редакции. Как только принимаемый в организацию специалист знакомится с положениями инструкции, выполнение содержащихся в ней требований становится обязательным.
Изменить содержание должностной инструкции можно только на основании приказа директора предприятия. Каждое изменение подлежит согласованию с главбухом и другими заинтересованными лицами. Если корректируются условия трудового соглашения, то необходимо оформление письменного соглашения с сотрудником. При этом он должен подтвердить факт ознакомления с изменениями своей подписью.
Стоит отметить, что составить должностную инструкцию для помощника руководителя бухгалтерии несложно, но работать над этим документом нужно вдумчиво. Особое внимание необходимо уделять определению должностных обязанностей и отграничению их от функционала рядовых бухгалтеров.
В заключение добавим, что каждая организация решает сама, какой ей нужен сотрудник и каким требованиям он должен соответствовать. Безусловно, хорошие карьерные перспективы и высокая заработная плата заместителю главного бухгалтера обеспечены. Но, чтобы получить эту должность, нужно иметь высокую квалификацию, определенный опыт работы и быть готовым брать на себя ответственность за принимаемые решения.
Как выбрать бухгалтера? Кто может вести бухгалтерию? Видео:
Получить расчет
экономии