Удаленная бухгалтерия

Среди обывателей существует такое стереотипное представление о бухгалтерском отделе – женский коллектив, масса бумаг, скучная и однообразная работа. Но время вносит свои коррективы и в формы ведения бизнеса. В частности, для малых и средних предприятий уже нет необходимости, да и возможности, содержать целый бухгалтерский отдел. Здесь на помощь приходит удаленная бухгалтерия, которая позволяет решить тот же объем задач, но с меньшими затратами.

Что собой представляет удаленная бухгалтерия

Удаленная бухгалтерия может вестись бухгалтером-фрилансером, аутсорсинговой компанией. То есть специалист (физическое лицо, индивидуальный предприниматель или сотрудник аутсорсинговой фирмы) ведет бухгалтерский и налоговый учет компании, не находясь на ее территории.

Здесь стоит уточнить понятия. Работающий удаленно бухгалтер не является штатным сотрудником, поэтому заказчик по отношению к нему не будет работодателем. Бухгалтер, состоящий в штате компании, даже если работает на дому, все равно подчиняется распоряжениям руководства, подотчетен ему и обязан действовать в соответствии с трудовым законодательством.

Удаленный сотрудник работает с заказчиком по договору на оказание услуг, отношения при этом регулируются гражданским законодательством. Бухгалтер отвечает за свои действия непосредственно перед клиентом.

Задачей бухгалтера, работающего удаленно (при этом, как мы уже говорили, это может быть и физическое лицо, и сотрудник аутсорсинговой компании), является учет всех финансовых операций заказчика, составление отчетов, хотя при этом он не сидит в офисе фирмы клиента.

Чтобы вести подобную деятельность на хорошем уровне, удаленному сотруднику необходимо разбираться в бизнесе клиента лучше него самого. Ведь в круг обязанностей такого специалиста входит консультирование заказчика по вопросам, касающимся документального отражения финансовых операций, исчисления налогов, механизмов движения денежных средств и связанных с этим изменений имущественных и финансовых обязательств.

Наиболее целесообразно поручить удаленному сотруднику следующие виды работ:

• авансовые отчеты;
• учет движения средств и документов по банку (выписки, подготовка платежных документов);
• учет основных средств;
• расчеты с поставщиками;
• учет продаж.

Бухгалтер руководствуется графиком документооборота, который составлен на основании потребностей заказчика и объема порученных ему работ.

То есть удаленный бухгалтер нанимается не просто для того, чтобы вносить данные из первичной документации в компьютер и сводить их в отчеты. В его функции входят также следующие обязанности: 

• оценка финансово-хозяйственных операций заказчика;
• оформление первичной документации (в том числе бухгалтеру надо разбираться в том, какие именно операции стоят за конкретными документами);
• анализ структуры и качества учета, внесение своих предложений по этому вопросу;
• сверка соответствия объектов в учете и их фактического наличия.

Проще говоря, удаленный сотрудник должен: 

• выявлять механизм и последовательность проведения операций у заказчика;
• составлять алгоритм каждой операции и предлагать самый оптимальный вариант ее документирования, руководствуясь критериями экономии времени и трудовых ресурсов;
• контролировать все направления учета, чтобы не допустить задолженностей перед покупателями или подрядчиками по причине не вовремя переданных документов. Также бухгалтер следит за своевременным начислением и уплатой налогов, вознаграждения сотрудникам, чтобы начисленные и фактические выплаченные суммы совпадали, в противном случае он принимает меры для их корректировки;
• информировать заказчика о состоянии дел в бухгалтерском учете своевременно и предельно доступно.

Преимущества, недостатки и риски ведения бухгалтерии удаленно

Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии, предприятие может существенно сэкономить. В этом случае не приходится тратить собственные средства на следующие направления:

• заработная плата бухгалтера с сопутствующими страховыми начислениями;
• рабочее место штатного сотрудника, включая мебель, компьютерное оборудование и прочее;
• аренда помещения (аренда обходится дешевле, поскольку уменьшается количество персонала);
• специальная литература и подписные издания для бухгалтера;
• курсы повышения квалификации для штатных сотрудников.

Кроме того, удаленный специалист несет ответственность за качество собственной работы, что обязывает его грамотно составлять отчеты, четко соблюдать сроки их сдачи. Любое неисполнение обязательств чревато для бухгалтера штрафом.

Для клиента, не имеющего своей бухгалтерии, удаленное обслуживание сторонними компаниями имеет также множество преимуществ. Бухгалтерская фирма заинтересована в постоянном повышении профессионализма своих сотрудников, которые всегда в курсе самых последних изменений законодательства, и их хорошая работа привлекает больше клиентов. Поскольку бухучет и финансы — это сфера их непосредственной деятельности, то они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, знают, как с ними вести дела в интересах клиентов.

К недостаткам ведения удаленной бухгалтерии можно отнести пониженный уровень контроля такой деятельности заказчиком. Ему сложно оценить степень загрузки и эффективность работы удаленного сотрудника.

Кроме того, любой руководитель предпочитает, чтобы бухгалтер всегда находился в офисе. А при удаленной работе связаться с бухгалтером можно по телефону или через Интернет. Сотрудничество между клиентом и бухгалтерской компанией строится на основании договора, в котором четко описан весь перечень оказываемых услуг. Но на предприятии могут возникнуть неординарные ситуации, когда руководству понадобится профессиональная консультация, неучтенная договором. Если при наличии собственного бухгалтера всегда можно на него переложить решение проблем, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.

Дистанционное ведение бухучета повлечет за собой следующие риски:

• возникает опасность утечки конфиденциальной информации;
• для сотрудников, ведущих бухгалтерию удаленно, единственным мотиватором является получение собственной прибыли;
• у заказчика отсутствуют рычаги, позволяющие эффективно контролировать работу привлеченных специалистов;
• если договор о сотрудничестве будет расторгнут (а такая вероятность достаточно высока), в ведении бухучета образуется перерыв, что чревато нарушением сроков сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Это обстоятельство непременно приведет к штрафу.

Особенности организации и ведения удаленной бухгалтерии

Если руководством принято решение вести удаленную бухгалтерию, то с исполнителем составляется договор в письменном виде. В этом документе необходимо подробно изложить все условия сотрудничества: объем и график работы, критерии, по которым будет оцениваться качество услуг, вознаграждение и порядок его выплаты.

Кроме того, надо предусмотреть положения, касающиеся конфиденциальности информации, обязательства хранения коммерческой тайны, ответственности за ее распространение. Должны быть определены обстоятельства, которые позволяют открыть доступ к документам третьим лицам. Прописываются штрафные санкции за невыполнение договорных условий.

Поскольку учет будет вестись удаленно, то необходимо с самого начала договориться об эффективных схемах документооборота между нанятым специалистом и офисом заказчика.

Можно использовать следующие пути передачи документов бухгалтеру:

• специалист забирает документы самостоятельно, приходя в офис по установленному графику;
• бумаги передаются курьером;
• документооборот осуществляется в электронном виде;
• бумаги сканируются, после чего отправляются бухгалтеру на электронную почту.

Если предполагается удаленная бухгалтерия для ИП или малого предприятия, при небольшом количестве документов наиболее удобен первый путь. Услугами курьера можно воспользоваться в том случае, если документы необходимо доставить срочно. Отправлять бухгалтеру сканы первичных документов по электронной почте очень удобно, этот путь практикуют любые компании, имеющие удаленную бухгалтерию.

Средние по размеру предприятия обычно имеют внутреннюю электронную сеть, которая защищена от несанкционированного пользования, а доступ для сотрудников организован при помощи логинов и паролей. Весь софт и базы хранятся на сервере компании, а доступ к данным можно получить с любого персонального компьютера через Интернет. Такая система позволяет организовать большое количество удаленных рабочих мест.

Если есть задача официально трудоустроить специалиста, который будет вести удаленную бухгалтерию на дому, то в отдел кадров предоставляется:

• паспорт сотрудника;
• трудовая книжка (она нужна для устройства по трудовому договору, если планируется совмещение, то книжка не потребуется);
• СНИЛС;
• документы об образовании и уровне квалификации.

Штатный сотрудник, ведущий удаленную бухгалтерию на дому, вправе претендовать на все социальные гарантии, которые обеспечены и прочим категориям персонала, — ему выплачиваются больничные, премии, отпускные, пособия.

Если же удаленная бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик освобождается от подобных выплат, он не обязан начислять страховые взносы, обеспечивать прочие социальные гарантии. Кроме того, не надо будет тратиться на подготовку кадров, повышение уровня их квалификации. Специализированная бухгалтерская компания сама заботится об уровне своих сотрудников, подбирая профессионалов для разных направлений работы.

Заказчик, прибегая к услугам аутсорсера, должен только предоставить доступ к первичным документам и своей бухгалтерской программе (чаще всего предприятия пользуются программой 1С). Удаленная бухгалтерия будет вестись специализированной компанией в том объеме, который требуется клиенту. Аутсорсеру можно поручить полный учет либо какой-то участок, например составление отчетов, налоговой декларации или начисление заработной платы и кадровый учет.

Что лучше: удаленный бухгалтер или аутсорсинговая компания

Вести удаленную бухгалтерию может как физическое лицо, так и аутсорсинговая компания. В первом варианте, вроде бы, меньше хлопот для заказчика, но зато второй вариант будет менее рискованным и более надежным, хотя платить специалистам придется примерно одинаково в обоих случаях.

Сравнительные параметры ведения удаленной бухгалтерии частным специалистом и аутсорсинговой компанией приведены в таблице ниже.

Сервис удаленной бухгалтерии сопряжен для заказчика с определенными рисками – операционным, кадровым, репутационным и риском информационной безопасности. Любой предприниматель заинтересован в повышении защищенности своего бизнеса, поэтому следует взвешенно выбирать субъект, которому можно поручить удаленную бухгалтерию. Определенно, наиболее выигрышным в этом плане вариантом представляется заключение договора с аутсорсером, при этом сводятся к минимуму финансовые риски и организационные неудобства.

Как выбрать компетентного удаленного бухгалтера

Руководителю компании или частному предпринимателю следует ответственно подойти к выбору специалиста, которому будет поручено вести удаленную бухгалтерию. Нужно не только проверить его профессиональные знания, но и попросить рекомендации с прежних мест работы, что позволит с большим основанием доверить этому человеку бухучет.

• Попросите у кандидата список контактов людей, которые могли бы выступить рекомендателями. Информацию о потенциальном сотруднике лучше всего запросить у руководителей предприятий, на которых раньше трудился кандидат. Предпочтительно, чтобы эти компании работали в той же сфере бизнеса, что и ваша.
• Если вы сомневаетесь в каких-то определенных качествах кандидата, то за помощью именно по этим вопросам следует обратиться к более узкой группе рекомендателей. Так, предыдущий руководитель лучше всех охарактеризует профессиональные навыки и ответственность претендента, о личных качествах лучше узнать у бывших коллег.
• Собирая информацию о кандидате, задавайте конкретные вопросы. В частности, обрисуйте некую ситуацию и поинтересуйтесь у рекомендателей, как будет вести себя в ней претендент. Узнайте, какова степень его самоосознанности, мотивации, самоконтроля и прочих социальных навыков.

Если вы планируете поручить специалисту бухучет в полном объеме — от оформления первичных документов и ведения регистров до составления баланса, то следует обратить внимание на кандидатов, имеющих опыт работы главбуха или заместителя, такие специалисты хорошо разбираются в тонкостях бухучета. А претендент, занимавший руководящую должность, вряд ли подойдет для такой работы.

Предложите кандидату выполнить тестовое задание. Примеры подобных тестов с ответами можно найти в Интернете, причем вам самому совсем необязательно разбираться в тонкостях бухучета. Тест считается выполненным, если дано более 50 процентов правильных ответов. Претендентов с худшими показателями можно смело отсеивать.

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения удаленной бухгалтерии

Подыскивая аутсорсинговую компанию, нужно также ориентироваться на рекомендации. Расспросите знакомых бизнесменов, возможно, у кого-то есть опыт подобного сотрудничества. На различных ресурсах в Интернете можно найти достаточно информации об интересующей вас фирме. Серьезная компания всегда заботится о своей репутации и поддерживает на своем сайте и в соцсетях необходимый информационный фон о собственной деятельности.

Такие фирмы внимательны к высказываниям клиентов, обеспечивают достойный уровень сервиса, заинтересованы в конструктивных партнерских отношениях. Все эти позиции не просто декларируются на сайте компании, но и поддерживаются отзывами.

Если аутсорсер страхует собственную деятельность от бухгалтерских ошибок, то это говорит о его серьезном подходе и отсутствии финансовых рисков для клиента. То есть можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы. Даже если это случится, расходы несет аутсорсер.

Следует обратить внимание и на количество клиентов конкретной компании. Если вы обнаружили, что услугами бухгалтерской фирмы пользуется большое количество организаций, то это большой плюс в пользу аутсорсера. Ведь тогда в случае ошибок и непрофессионализма бухгалтерской компании в Интернете было бы очень много негативной информации о ее работе. А если вы такой не обнаружили, значит, можно смело доверить свою бухгалтерию этой фирме.

Оставьте на сайте компании заявку и посмотрите, как быстро на нее последует реакция.

• Если ответа приходится ждать несколько дней, то и в случае сотрудничества ваши вопросы будут решаться так же долго.
• Поинтересуйтесь, сколько вам будет стоить услуга удаленной бухгалтерии. Если названная сумма минимальна, это значит, что вам придется доплачивать отдельно практически за все операции, документы и прочее. Возможно, цена будет зависеть и от количества вашего персонала, что тоже окажется неприятным сюрпризом.
• Обсуждая регламент работы с удаленным бухгалтером, выясните, кто будет доставлять документы — бухгалтерская организация пришлет за ними к вам в офис курьера или вам придется привозить их лично. Возможно ли переправлять документы в виде сканов? Может ли удаленный специалист подстроиться под удобную для вас схему работы?
• Обсудите меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки.
• Поинтересуйтесь опытом бухгалтерской компании, выясните, сколько у нее клиентов, каков штат сотрудников.
• Выясните, сколько времени у специалистов уходит на выполнение стандартных операций по бухучету, по решению вопросов с налогами.

12 вопросов для выбора специалиста по ведению удаленной бухгалтерии

Приведенный ниже перечень вопросов позволит вам определиться, насколько подходит конкретный специалист или компания для ведения вашей удаленной бухгалтерии на постоянной основе.

1. Какая программа будет использоваться специалистами для ведения бухгалтерского учета?

Существует много программ, позволяющих на хорошем уровне вести бухучет, – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С, удаленная бухгалтерия на ее основе будет оптимальной, потому что не возникнет проблем и при расширении бизнеса, и при смене бухгалтера.

2. Будет ли предоставлен доступ к базе?

Солидная компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. Просто об этом надо договориться.

3. Можно ли будет забрать базу с данными, если решили сменить бухгалтера. Какова стоимость операции?

Профессиональная бухгалтерская компания не только передаст вам тщательно подготовленную базу, но и поможет установить ее на ваше оборудование и даже освоиться новому бухгалтеру. Причем это будет сделано бесплатно.

4. Нужно ли будет оплачивать выпуск электронной подписи?

Электронной подписью заверяются отчеты в налоговую и прочие контролирующие органы. Солидная аутсорсинговая компания сама позаботится о создании такой подписи и использует ее при составлении отчетов в электронном виде и их передаче через Интернет.

5. Как проследить, вовремя ли бухгалтер сдает мои отчеты и подает декларации?

Обычно пользуются специальными приложениями, в которых отражаются задачи к исполнению, документы, поручения. По записям можно увидеть, в каком состоянии находятся конкретные задачи, в том числе составление и сдача отчетов, начисление и уплата налогов.

6. Будут ли согласовываться сумму налога и как часто?

Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, как можно их уменьшить. Перечисление в бюджет будет произведено только после одобрения директора.

7. Какая отчетность будет включена в тариф обслуживания?

Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, в т. ч. косвенный, НДФЛ, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, алкогольные налоги, акцизы, экология и другие), ПФР, ФСС, ФОМС.

8. Куда будут приходить запросы из ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС? Кто будет отвечать на требования?

Работая удаленно, аутсорсер имеет возможность видеть поступившие запросы в программе 1С. По каждому факту сразу же информируется заказчик и готовится ответ. С представителями контролирующих органов всегда общается аутсорсер, для этого в отчетах указаны именно его номера телефонов. Таким образом, клиент избавлен от объяснений с контролирующими структурами.

9. Кто и в каком количестве готовит исходящие документы? Как быстро документ будет готов после запроса?

Подготовка первичной документации включается в основные тарифы. Обычно на оформление документа уходит до двух часов. Тариф может предусматривать, например, 200 исходящих документов в течение месяца. Но как быть, если заказчику срочно потребовался документ в нерабочее время? Для этого можно воспользоваться приложением аутсорсера, доступ к которому предоставлен клиенту. В этом случае самостоятельно оформить документ будет просто.

Если же удаленный сервис осуществляется по минимальному тарифу, то заказчик сам составляет первичные документы в приложении аутсорсера.

10. Отчитывается ли удаленная бухгалтерия за сотрудников перед государством? Возмещает ФСС?

Законопослушная аутсорсинговая компания отчитывается за свой персонал и возмещает деньги из ФСС.

11. Есть ли юридическая поддержка? Разработка договоров, консультации?

Подобные услуги относятся к дополнительным, по желанию заказчика они предоставляются в нужном объеме, так как в штате аутсорсера имеются соответствующие специалисты.

12. Какую ответственность удаленная бухгалтерия несет за свои ошибки?

Бухгалтерская фирма страхует свои ошибки в учете и отчетности на определенную сумму.

Контроль за работой удаленной бухгалтерии

Нанимая специалиста для ведения бухгалтерии удаленно, первый год придется постоянно контролировать все его действия. Да и в дальнейшем понадобится контроль, хотя и не в таком объеме. Следующие действия позволят подстраховаться и не допустить возникновения больших проблем:

• С периодичностью хотя бы раз в 3 месяца необходимо копировать бухгалтерскую базу. При возникновении каких-либо проблем — болезни бухгалтера, поломки его оборудования и пр. — восстанавливать документацию и учет придется от момента последней резервной копии, а это несколько недель, а не годы работы удаленного специалиста. Самый оптимальный вариант — онлайн-бухгалтерия, административный доступ к которой имеется у руководителя. В этом случае и в резервных копиях не будет нужды.
• Нужно держать на контроле выполнение графика сдачи отчетов и уплаты налогов. Потребуйте от бухгалтера информацию о том, какие именно отчеты и когда он сдал, какие налоги уплачены. Так вы застрахуете себя от штрафов за просрочку и блокировки расчетного счета.
• Организуйте хранение первичных документов в офисе своей компании. Все договоры, накладные, акты, счета-фактуры и пр. должны быть у вас под рукой, а не у бухгалтера дома. Во втором случае вы рискуете стать объектом шантажа, когда специалист может потребовать деньги за возврат документов.
• Ежегодно проводите бухгалтерский аудит. Обращайте внимание, все ли проводки выполнены, как закрыты периоды, как рассчитывается баланс (он должен быть выведен с использованием программных средств, а не вручную). Такие упущенные мелочи могут в совокупности негативно сказываться на состоянии учета. Поручите аудит сторонней организации, которую подберите сами. Подобная проверка способна вовремя выявить недостатки и поможет их устранить.

Показателем качества ведения учета будут и результаты проверок со стороны налоговой инспекции. Если они проходят без нареканий, штрафов и пеней (или налоговая вас вообще не беспокоит), значит, учет ведется на хорошем уровне, отчеты предоставляются своевременно.

Если сотрудник, ведущий удаленную бухгалтерию, докладывает вам о том, что на его участке имеются проблемы — неверно оформляется первичная документация, поставщик вовремя не передал бумаги, годовая выручка вот-вот достигнет установленного лимита по «упрощенке», — то это означает, что с вами сотрудничает профессионал, которому можно доверять.

Информация от бухгалтера и ваш личный контроль позволят вам быть всегда в курсе текущих дел.

Как в учете отразить затраты на удаленную бухгалтерию

Поскольку удаленная бухгалтерия предполагает расходы на оплату труда специалистов, то важно правильно их отразить в учете. Работа может выполняться надомном бухгалтером по трудовому договору или аутсорсинговой компанией. Расходы при этом относятся к разным категориям. Затраты на услуги специализированной организации относятся к управленческим и учитываются на счете 26, после чего списываются на счета 20, 23 или 29. Можно и сразу провести эти расходы по дебету счета 90. Выбранный метод учета затрат на удаленную бухгалтерию должен быть прописан в учетной политике.

Расходы на оплату услуг по бухгалтерскому сопровождению силами аутсорсинговой компании отражаются следующими проводками:

• Д26 – К60 отражена сумма обслуживания (без учета суммы НДС).
• Д19 – К60 – учтен НДС.
• Д60 – К51 – перечислены деньги за оказанные услуги.

Если же удаленная бухгалтерия ведется специалистом по трудовому договору, то ему выплачивается заработная плата. Следовательно, необходимо начислить и удержать все причитающиеся налоги: НДФЛ, страховые взносы. Бухгалтерские проводки в этом случае будут такими же, как и для начисления зарплаты управленческим сотрудникам:

• Д26 – К70 –начислена заработная плата;
• Д70 – К50 или 51 – выплачена заработная плата;
• Д69 – К70 – начислены социальные взносы.

Сумма удержания НДФЛ проводится по дебету счета 70 и кредиту счета 68, страховые взносы к уплате записываются проводкой Д26 – К69.