Виды кадровой документации по составу

Отношения между работодателем и сотрудниками регулируются различными документами. Как правило, руководители не уделяют должного внимания ведению кадровой документации, а делают это только формально, для того чтобы пройти очередную проверку контролирующими органами. На самом деле, от грамотно оформленных трудовых отношений зависит производительность труда. А также наличие документов, регламентирующих права и обязанности обеих сторон, помогает избежать в дальнейшем многочисленных проблем. Итак, какие виды кадровой документации обязан знать и оформлять работодатель? Об этом и поговорим в нашей статье.

Что такое кадровая документация

Для создания всех видов документации в организации используют:

• унифицированные бланки;
• бланки, созданные компанией.

Все документы подписываются руководителем организации либо уполномоченным лицом.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей оформлять трудовые отношения. Согласно законодательству к документам, которые обязательно должны быть в кадровой документации, можно отнести, например: трудовой договор (ст. 56 и 67 Трудового кодекса РФ), трудовая книжка (ст. 66 Трудового кодекса РФ), правила внутреннего распорядка (ст. 189 Трудового кодекса РФ).

Кроме Трудового кодекса РФ, отношения между работодателем и сотрудниками также регулируются Федеральным законодательством и другими нормативами. Например, № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 или Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Последний закон регулирует правила учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Упорядочить документы можно по их наименованиям, например приказы, договоры, служебные письма и т. д.

Также можно выделить следующие виды кадровой документации в организации:

1. Внутренние и внешние. Если первые составляются внутри организации, то вторые поступают от других компаний или частных лиц.
2. Простые и сложные. Сложные документы содержат информацию по нескольким вопросам, а, соответственно, простые охватывают один.
3. Индивидуальные, трафаретные и типовые. Все индивидуальные документы имеют разное содержание, например докладные записки или объяснительные. При создании трафаретного документа заполняется только его часть, остальное всегда остается одинаковым. Типовой – разрабатывается для какого-то типа предприятий, то есть он служит образцом для создания документа в какой-то группе однородных компаний. Как правило, последние два вида документации распечатываются в большом количестве экземпляров заранее, возможно даже использование услуг типографии для этой цели.
4. Срочные и несрочные. В первых указывается определенный срок исполнения, вторые его не имеют.
5. Служебные и именные. Документацию, касающуюся интересов организации, можно назвать служебной, а именные бумаги составляются для конкретного сотрудника.
6. Письменные, электронные, графические, фото-, видео- и аудиодокументы. Эта классификация зависит от метода фиксации информации.
7. Подлинные и подложные.
8. Черновики и оригиналы.

На последнем пункте остановимся немного подробнее. Итак, черновик составляют для дальнейшего оформления оригинала, то есть это как бы набросок итогового документа. Выполнить его можно как вручную, так и в электронном виде.

Подлинный документ (оригинал) оформляется в единственном экземпляре в соответствии с установленными нормативами. С оригинала по необходимости можно сделать копию, выписку из него или дубликат.

На копии документа, чтобы удостоверить, что она была сделана с оригинала, обязательно должна стоять пометка об этом и подпись уполномоченного лица.

Выписка – копия части подлинного документа. С некоторых видов документации нельзя сделать полную копию, потому что в ней содержится конфиденциальная информация. В этом случае делают выписку части оригинала, содержащую запрашиваемые сведения. На ней ставят пометку, закрепляют печатью и подписью уполномоченного лица.

Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и подлинный документ. Выдают его в случае утери оригинала.

Состав и виды кадровой документации организации

1. Документация по личному составу

Оформление этой группы документации начинается с приема сотрудника на работу. Сюда можно отнести все виды кадровых документов, касающиеся условий трудоустройства конкретного работника. То есть в ней отражены условия труда, приема на работу, обязанности, должность, профессия и также оплата труда. Итак, виды кадровой документации по управлению персоналом:

• распорядительные документы;
• информационно-расчетные документы;
• внутренняя служебная переписка;
• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Все виды кадровой документации имеют свои нюансы в оформлении и предназначены для разных целей. Рассмотрим каждый из них подробнее.

2. Распорядительные документы

Этот вид внутренней кадровой документации служит для организации труда. Сюда относятся приказы и распоряжения руководителя, касающиеся каких-либо административных решений. Такие документы не должны противоречить уставу организации. Эту группу документов можно разделить на две подгруппы:

• К первой можно отнести приказы, касающиеся производственных вопросов, организации труда (должностные инструкции, приказы об утверждении штатного расписания, порядок проведения аттестаций и т. д.).
• Ко второй – приказы, касающиеся конкретного сотрудника. Сюда можно отнести приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, выдаче премий или, наоборот, взыскании штрафов.

Первый вид распоряжений относится к деятельности предприятия в целом. То есть их целью является оптимизация производства и повышение эффективности труда. К кадровым документам эти бумаги сложно отнести, потому что они только косвенно касаются работы отдела кадров.

Вторая группа распорядительных документов охватывает личный состав организации. Этот вид кадровой документации фиксирует трудовую деятельность сотрудников.

Все виды кадровой документации и общие требования к ее оформлению содержатся в Трудовом кодексе РФ. Большинство документов оформляются по унифицированным формам и бланкам, утвержденным Госкомстатом РФ.

3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника

К этому виду кадровой документации относят:

• трудовую книжку;
• трудовой договор;
• справку с места работы;
• копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Такие документы нужны для фиксирования трудового стажа. От достоверного оформления этого вида кадровой документации зависит правильный расчет пенсионных отчислений, пособий по временной нетрудоспособности и др. Причем все документы взаимосвязаны, неправильное оформление одного влечет за собой ошибку в другом. Так, например, чтобы сделать запись в трудовой книжке о совместительстве, работодатель запрашивает копию приказа о приеме на работу.

4. Информационно-расчетные документы

Такой вид кадровой документации фиксирует информацию, связанную с трудовой деятельностью каждого сотрудника. А также сюда относят документы, с помощью которых организация ведет учет персональных данных сотрудников.
Например, это:

• график отпусков (форма Т-7);
• штатное расписание (форма Т-3);
• табель учета рабочего времени (форма Т-13);
• личная карточка сотрудника (форма Т-2);
• больничные листы и др.

Большинство документов из этой группы оформляется на унифицированных бланках.

5. Внутренняя служебная переписка

Все служебные записки, докладные, объяснительные и пояснительные относят к этому виду кадровой документации. Любое мнение, просьбу или предложение стоит задокументировать, чтобы в будущем избежать каких-то споров в процессе работы. Также внутренняя переписка является неотъемлемым звеном во многих кадровых процедурах.

Например, чтобы оштрафовать сотрудника за какое-либо нарушение должностной инструкции, следует получить от него объяснительную. И наоборот, основанием для премирования работника является представление о поощрении.

6. Журналы учета и контроля

К этому виду кадровой документации относятся все журналы и книги регистрации и учета документооборота. В них фиксируются все движения документов в организации. Регистрация предполагает запись наименования документа, дату его создания и присвоения ему номера. Делается это для их учета, контроля за исполнением, а также для облегчения поиска какого-либо документа. Кроме этого, регистрация придает юридическую силу документу, то есть в случае возникновения трудовых споров разрешить его помогут только зарегистрированные бумаги.

Итак, в организациях в обязательном порядке должны вестись журналы учета по следующим видам кадровой документации:

• трудовые книжки всех работников предприятия и вкладыши к ним;
• приказы и распоряжения руководства (прием на работу, увольнение, командировки предоставление отпуска, смена штатного расписания и др.);
• командировочные удостоверения;
• справки по личному составу;
• больничные листы.

Кроме этого, отдел кадров или специально уполномоченное лицо должно вести журнал проверок государственных инспекций, журнал ознакомления с должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, а также с правилами пожарной безопасности.

Некоторые регистрационные журналы имеют унифицированную форму, а некоторые разрабатываются самой организацией. Так, например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением № 69 Минтруда РФ от 10.10.2003, а журнал учета прохождения медицинских осмотров по необходимости разрабатывается предприятием.

Зачем современному бизнесу кадровое делопроизводство:

Стоит отметить, что основные виды кадровой документации в госучреждениях такие же, как и в коммерческих организациях.

Какие виды кадровой документации обязательно должны быть в наличии в организации в 2019 году

Рассмотрим обязательные для всех организаций виды кадровой документации:

• отражающие все движения личного состава (приказы о приеме, увольнении, переводе и т. д);
• фиксирующие отработанное время (табель, приказы о командировках, отпусках);
• отражающие заработную плату сотрудника (оклад, премиальные и т. д.);
• отражающие данные о количестве сотрудников компании и занимаемых ими должностях;
• отражающие общие правила внутреннего распорядка.

Также обратите внимание, что в зависимости от специфики деятельности самой организации и профессии конкретного сотрудника перечень обязательных документов может как дополняться, так и сокращаться. Рассмотрим 2 примера.

• Пример 1. В организации есть несколько сотрудников, использующих собственные мобильные телефоны в служебных целях. А значит, в ней должны быть оформлены документы, обеспечивающие компенсацию затрат на сотовую связь.
• Пример 2. В организации премирование сотрудников происходит в соответствии с трудовым договором. А значит, приказы о выплате премий издавать не нужно.

Контроль за кадровым делопроизводством со стороны государства осуществляет Государственная инспекция труда.

Помимо контроля, Госинспекция труда выполняет следующие функции:

1. Защита сотрудников от всех видов трудовых правонарушений.
2. Консультирование работодателей и их сотрудников по вопросам соблюдения Трудового кодекса РФ.
3. Предоставление информации о выявленных нарушениях Трудового кодекса РФ в надлежащие органы.

Чтобы обнаружить какое-либо нарушение, контролирующий орган изучает все виды кадровой документации, находящиеся на предприятии. Кроме ошибок в уже имеющихся бумагах, проверяющие могут найти недостачу какого-либо необходимого документа. То есть под контролем здесь понимают проверку документооборота на соответствие нормам Трудового кодекса РФ.

За нарушения в оформлении всех видов документов работодателя или уполномоченное лицо могут привлечь к следующим видам ответственности:

• согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ может наступить дисциплинарная ответственность;
• согласно ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях – административная;
• согласно ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ – уголовная;
• согласно ст. 15, 151 и гл. 59 Гражданского кодекса РФ – гражданско-правовая.