Деловые партнеры

Комплексное бухгалтерское
обслуживание

8 (495) 646-82-34
8 (985) 818-88-47
Пн. – Пт.: с 9:00 до 18:00
Заказать звонок
Компания
  • Реквизиты
  • Наша команда
  • Отзывы
Услуги
  • Бухгалтерское обслуживание
    • Бухгалтерское сопровождение
    • Проверка бухгалтерского учета
    • Восстановление бухгалтерского и налогового учета
    • Расчет заработной платы
    • Сопровождение валютных операций
  • Кадровый учет
    • Ведение кадрового учета
    • Проверка кадрового учета
    • Восстановление кадрового учета
  • Налоговое консультирование
    • Оптимизация налоговой нагрузки
    • Подбор системы налогообложения
    • Формирование структуры бизнеса
    • Консультация по налогам
  • Финансовый учет
    • Построение фин модели
Блог
Контакты
    Деловые партнеры
    Компания
    • Реквизиты
    • Наша команда
    • Отзывы
    Услуги
    • Бухгалтерское обслуживание
      • Бухгалтерское сопровождение
      • Проверка бухгалтерского учета
      • Восстановление бухгалтерского и налогового учета
      • Расчет заработной платы
      • Сопровождение валютных операций
    • Кадровый учет
      • Ведение кадрового учета
      • Проверка кадрового учета
      • Восстановление кадрового учета
    • Налоговое консультирование
      • Оптимизация налоговой нагрузки
      • Подбор системы налогообложения
      • Формирование структуры бизнеса
      • Консультация по налогам
    • Финансовый учет
      • Построение фин модели
    Блог
    Контакты
      Заказать звонок
      8 (495) 646-82-34
      8 (985) 818-88-47
      Нужна консультация? Звоните!
      Деловые партнеры
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • Реквизиты
        • Наша команда
        • Отзывы
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Бухгалтерское обслуживание
          • Назад
          • Бухгалтерское обслуживание
          • Бухгалтерское сопровождение
          • Проверка бухгалтерского учета
          • Восстановление бухгалтерского и налогового учета
          • Расчет заработной платы
          • Сопровождение валютных операций
        • Кадровый учет
          • Назад
          • Кадровый учет
          • Ведение кадрового учета
          • Проверка кадрового учета
          • Восстановление кадрового учета
        • Налоговое консультирование
          • Назад
          • Налоговое консультирование
          • Оптимизация налоговой нагрузки
          • Подбор системы налогообложения
          • Формирование структуры бизнеса
          • Консультация по налогам
        • Финансовый учет
          • Назад
          • Финансовый учет
          • Построение фин модели
      • Блог
      • Контакты
      • 8 (495) 646-82-34
        • Назад
        • Телефоны
        • 8 (495) 646-82-34
        • 8 (985) 818-88-47
        • Заказать звонок
      г.Москва, 1-ый Щемиловский переулок,
      д.16, строение 1

      Московская обл., г. Подольск, 1-й Деловой проезд, д. 5, офис 314
      elena.e@kbdp.ru
      • Главная
      • Новости
      • Виды кадровой документации по составу

      Виды кадровой документации по составу

      Лого Деловые Партнёры
      Деловые Партнёры

      Виды кадровой документации по составу

      Виды кадровой документации по составу
      18.02.2020
      5
      5
      4
      400
      (Голосов: 1, Рейтинг: 5)
      Поделиться публикацией:
      Вера Дорогина
      Автор: Вера Дорогина

      Вопросы, рассмотренные в материале:

      • В каком виде хранится кадровая документация
      • Кто несет ответственность за визирование кадровой документации
      • К какому виду кадровой документации относится трудовая книжка
      • Какие кадровые документы должны быть в организации в обязательном порядке

      Отношения между работодателем и сотрудниками регулируются различными документами. Как правило, руководители не уделяют должного внимания ведению кадровой документации, а делают это только формально, для того чтобы пройти очередную проверку контролирующими органами. На самом деле, от грамотно оформленных трудовых отношений зависит производительность труда. А также наличие документов, регламентирующих права и обязанности обеих сторон, помогает избежать в дальнейшем многочисленных проблем. Итак, какие виды кадровой документации обязан знать и оформлять работодатель? Об этом и поговорим в нашей статье.

      Что такое кадровая документация

      Кадровая документация

      Для создания всех видов документации в организации используют:

      • унифицированные бланки;
      • бланки, созданные компанией.

      Все документы подписываются руководителем организации либо уполномоченным лицом.

      Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей оформлять трудовые отношения. Согласно законодательству к документам, которые обязательно должны быть в кадровой документации, можно отнести, например: трудовой договор (ст. 56 и 67 Трудового кодекса РФ), трудовая книжка (ст. 66 Трудового кодекса РФ), правила внутреннего распорядка (ст. 189 Трудового кодекса РФ).

      Кроме Трудового кодекса РФ, отношения между работодателем и сотрудниками также регулируются Федеральным законодательством и другими нормативами. Например, № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 или Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Последний закон регулирует правила учета движения трудовых книжек и вкладышей.

      Упорядочить документы можно по их наименованиям, например приказы, договоры, служебные письма и т. д.

      Виды кадровой документации

      Также можно выделить следующие виды кадровой документации в организации:

      1. Внутренние и внешние. Если первые составляются внутри организации, то вторые поступают от других компаний или частных лиц.
      2. Простые и сложные. Сложные документы содержат информацию по нескольким вопросам, а, соответственно, простые охватывают один.
      3. Индивидуальные, трафаретные и типовые. Все индивидуальные документы имеют разное содержание, например докладные записки или объяснительные. При создании трафаретного документа заполняется только его часть, остальное всегда остается одинаковым. Типовой – разрабатывается для какого-то типа предприятий, то есть он служит образцом для создания документа в какой-то группе однородных компаний. Как правило, последние два вида документации распечатываются в большом количестве экземпляров заранее, возможно даже использование услуг типографии для этой цели.
      4. Срочные и несрочные. В первых указывается определенный срок исполнения, вторые его не имеют.
      5. Служебные и именные. Документацию, касающуюся интересов организации, можно назвать служебной, а именные бумаги составляются для конкретного сотрудника.
      6. Письменные, электронные, графические, фото-, видео- и аудиодокументы. Эта классификация зависит от метода фиксации информации.
      7. Подлинные и подложные.
      8. Черновики и оригиналы.

      На последнем пункте остановимся немного подробнее. Итак, черновик составляют для дальнейшего оформления оригинала, то есть это как бы набросок итогового документа. Выполнить его можно как вручную, так и в электронном виде.

      Подлинный документ (оригинал) оформляется в единственном экземпляре в соответствии с установленными нормативами. С оригинала по необходимости можно сделать копию, выписку из него или дубликат.

      На копии документа, чтобы удостоверить, что она была сделана с оригинала, обязательно должна стоять пометка об этом и подпись уполномоченного лица.

      Читайте также
      «Кадровый учет персонала: ведение и основные ошибки» Подробнее

      Выписка – копия части подлинного документа. С некоторых видов документации нельзя сделать полную копию, потому что в ней содержится конфиденциальная информация. В этом случае делают выписку части оригинала, содержащую запрашиваемые сведения. На ней ставят пометку, закрепляют печатью и подписью уполномоченного лица.

      Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и подлинный документ. Выдают его в случае утери оригинала.

      Состав и виды кадровой документации организации

      Виды кадровой документации организации

      1. Документация по личному составу

      Оформление этой группы документации начинается с приема сотрудника на работу. Сюда можно отнести все виды кадровых документов, касающиеся условий трудоустройства конкретного работника. То есть в ней отражены условия труда, приема на работу, обязанности, должность, профессия и также оплата труда. Итак, виды кадровой документации по управлению персоналом:

      • распорядительные документы;
      • информационно-расчетные документы;
      • внутренняя служебная переписка;
      • журналы (книги) учета и регистрации документов.

      Все виды кадровой документации имеют свои нюансы в оформлении и предназначены для разных целей. Рассмотрим каждый из них подробнее.

      2. Распорядительные документы

      Этот вид внутренней кадровой документации служит для организации труда. Сюда относятся приказы и распоряжения руководителя, касающиеся каких-либо административных решений. Такие документы не должны противоречить уставу организации. Эту группу документов можно разделить на две подгруппы:

      • К первой можно отнести приказы, касающиеся производственных вопросов, организации труда (должностные инструкции, приказы об утверждении штатного расписания, порядок проведения аттестаций и т. д.).
      • Ко второй – приказы, касающиеся конкретного сотрудника. Сюда можно отнести приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, выдаче премий или, наоборот, взыскании штрафов.

      Первый вид распоряжений относится к деятельности предприятия в целом. То есть их целью является оптимизация производства и повышение эффективности труда. К кадровым документам эти бумаги сложно отнести, потому что они только косвенно касаются работы отдела кадров.

      Вторая группа распорядительных документов охватывает личный состав организации. Этот вид кадровой документации фиксирует трудовую деятельность сотрудников.

      Все виды кадровой документации и общие требования к ее оформлению содержатся в Трудовом кодексе РФ. Большинство документов оформляются по унифицированным формам и бланкам, утвержденным Госкомстатом РФ.

      3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника

      К этому виду кадровой документации относят:

      • трудовую книжку;
      • трудовой договор;
      • справку с места работы;
      • копии приказов о приеме на работу и увольнении.

      Такие документы нужны для фиксирования трудового стажа. От достоверного оформления этого вида кадровой документации зависит правильный расчет пенсионных отчислений, пособий по временной нетрудоспособности и др. Причем все документы взаимосвязаны, неправильное оформление одного влечет за собой ошибку в другом. Так, например, чтобы сделать запись в трудовой книжке о совместительстве, работодатель запрашивает копию приказа о приеме на работу.

      Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника

      4. Информационно-расчетные документы

      Такой вид кадровой документации фиксирует информацию, связанную с трудовой деятельностью каждого сотрудника. А также сюда относят документы, с помощью которых организация ведет учет персональных данных сотрудников.
      Например, это:

      • график отпусков (форма Т-7);
      • штатное расписание (форма Т-3);
      • табель учета рабочего времени (форма Т-13);
      • личная карточка сотрудника (форма Т-2);
      • больничные листы и др.

      Большинство документов из этой группы оформляется на унифицированных бланках.

      5. Внутренняя служебная переписка

      Все служебные записки, докладные, объяснительные и пояснительные относят к этому виду кадровой документации. Любое мнение, просьбу или предложение стоит задокументировать, чтобы в будущем избежать каких-то споров в процессе работы. Также внутренняя переписка является неотъемлемым звеном во многих кадровых процедурах.

      Читайте также
      «Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство?» Подробнее

      Например, чтобы оштрафовать сотрудника за какое-либо нарушение должностной инструкции, следует получить от него объяснительную. И наоборот, основанием для премирования работника является представление о поощрении.

      6. Журналы учета и контроля

      К этому виду кадровой документации относятся все журналы и книги регистрации и учета документооборота. В них фиксируются все движения документов в организации. Регистрация предполагает запись наименования документа, дату его создания и присвоения ему номера. Делается это для их учета, контроля за исполнением, а также для облегчения поиска какого-либо документа. Кроме этого, регистрация придает юридическую силу документу, то есть в случае возникновения трудовых споров разрешить его помогут только зарегистрированные бумаги.

      Итак, в организациях в обязательном порядке должны вестись журналы учета по следующим видам кадровой документации:

      • трудовые книжки всех работников предприятия и вкладыши к ним;
      • приказы и распоряжения руководства (прием на работу, увольнение, командировки предоставление отпуска, смена штатного расписания и др.);
      • командировочные удостоверения;
      • справки по личному составу;
      • больничные листы.

      Кроме этого, отдел кадров или специально уполномоченное лицо должно вести журнал проверок государственных инспекций, журнал ознакомления с должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, а также с правилами пожарной безопасности.

      Виды кадровой документации

      Некоторые регистрационные журналы имеют унифицированную форму, а некоторые разрабатываются самой организацией. Так, например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением № 69 Минтруда РФ от 10.10.2003, а журнал учета прохождения медицинских осмотров по необходимости разрабатывается предприятием.

      Зачем современному бизнесу кадровое делопроизводство:

      Стоит отметить, что основные виды кадровой документации в госучреждениях такие же, как и в коммерческих организациях.

      Какие виды кадровой документации обязательно должны быть в наличии в организации в 2019 году

      Рассмотрим обязательные для всех организаций виды кадровой документации:

      • отражающие все движения личного состава (приказы о приеме, увольнении, переводе и т. д);
      • фиксирующие отработанное время (табель, приказы о командировках, отпусках);
      • отражающие заработную плату сотрудника (оклад, премиальные и т. д.);
      • отражающие данные о количестве сотрудников компании и занимаемых ими должностях;
      • отражающие общие правила внутреннего распорядка.

      Внимание! Командировочное удостоверение и служебное задание не являются обязательными документами с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ № 1595С от 29.12.2014).

      Также обратите внимание, что в зависимости от специфики деятельности самой организации и профессии конкретного сотрудника перечень обязательных документов может как дополняться, так и сокращаться. Рассмотрим 2 примера.

      • Пример 1. В организации есть несколько сотрудников, использующих собственные мобильные телефоны в служебных целях. А значит, в ней должны быть оформлены документы, обеспечивающие компенсацию затрат на сотовую связь.
      • Пример 2. В организации премирование сотрудников происходит в соответствии с трудовым договором. А значит, приказы о выплате премий издавать не нужно.

      Контроль за кадровым делопроизводством со стороны государства осуществляет Государственная инспекция труда.

      Помимо контроля, Госинспекция труда выполняет следующие функции:

      1. Защита сотрудников от всех видов трудовых правонарушений.
      2. Консультирование работодателей и их сотрудников по вопросам соблюдения Трудового кодекса РФ.
      3. Предоставление информации о выявленных нарушениях Трудового кодекса РФ в надлежащие органы.

      Чтобы обнаружить какое-либо нарушение, контролирующий орган изучает все виды кадровой документации, находящиеся на предприятии. Кроме ошибок в уже имеющихся бумагах, проверяющие могут найти недостачу какого-либо необходимого документа. То есть под контролем здесь понимают проверку документооборота на соответствие нормам Трудового кодекса РФ.

      Читайте также
      «Как проверить работника при приеме на работу» Подробнее

      За нарушения в оформлении всех видов документов работодателя или уполномоченное лицо могут привлечь к следующим видам ответственности:

      • согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ может наступить дисциплинарная ответственность;
      • согласно ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях – административная;
      • согласно ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ – уголовная;
      • согласно ст. 15, 151 и гл. 59 Гражданского кодекса РФ – гражданско-правовая.

      Заказать услугу


      Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее
      время и ответим на все интересующие вопросы

      Бухгалтерия имеет множество нюансов и особенностей,
      доверьте ее профессионалом и занимайтесь тем, что приносить прибыль:

      Категории:

      ИП и ООО
      Бухгалтерия
      Налоги
      Взыскание задолжностей
      Кадровый учет
      Проверка налоговой

      Нужна консультация?

      Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

      Задать вопрос

      Категории:

      ИП и ООО
      Бухгалтерия
      Налоги
      Взыскание задолжностей
      Кадровый учет
      Проверка налоговой
      Новое
      Популярное
      Кадровый учет в организации: с нуля и пошагово
      Ведение бухгалтерии ООО на ЕНВД: правила и особенности
      Ведение бухгалтерии ООО на УСН: как не наделать ошибок
      Сложности восстановления бухгалтерской отчетности: этапы, сроки и стоимость
      Выбор налогообложения для ИП: как не прогадать с решением
      Прием на работу иностранных граждан
      Приходящий бухгалтер: функции и особенности работы
      Признаки фирм-однодневок: как распознать мошенников
      Материальная ответственность главного бухгалтера
      Удаленная бухгалтерия

      Поделиться
      Назад к списку

      Статьи по теме

      Кадровый учет в организации: с нуля и пошагово
      Кадровый учет в организации: с нуля и пошагово
      Ведение бухгалтерии ООО на ЕНВД: правила и особенности
      Ведение бухгалтерии ООО на ЕНВД: правила и особенности
      Ведение бухгалтерии ООО на УСН: как не наделать ошибок
      Ведение бухгалтерии ООО на УСН: как не наделать ошибок
      Сложности восстановления бухгалтерской отчетности: этапы, сроки и стоимость
      Сложности восстановления бухгалтерской отчетности: этапы, сроки и стоимость
      Выбор налогообложения для ИП: как не прогадать с решением
      Выбор налогообложения для ИП: как не прогадать с решением
      Как создать филиал ООО: подробная инструкция
      Как создать филиал ООО: подробная инструкция
      Переход права собственности в ООО: законодательная база
      Переход права собственности в ООО: законодательная база
      Может ли ИП быть директором ООО: юридические нюансы
      Может ли ИП быть директором ООО: юридические нюансы
      Подписывайтесь на новости и акции:
      Компания
      Реквизиты
      Наша команда
      Отзывы
      Услуги
      Бухгалтерское обслуживание
      Кадровый учет
      Налоговое консультирование
      Финансовый учет
      Новости
      Контакты
      Карта сайта
      Наши контакты

      8 (495) 646-82-34
      8 (985) 818-88-47
      Пн. – Пт.: с 9:00 до 18:00
      г.Москва, 1-ый Щемиловский переулок,
      д.16, строение 1

      Московская обл., г. Подольск, 1-й Деловой проезд, д. 5, офис 314
      elena.e@kbdp.ru
      Мы в социальных сетях

      © 2021 Все права защищены.
      Банковские реквизиты: ОГРН: 1075074009152
      ИНН 5074038390

      ×

      Бухгалтерское сопровождение
      для малого бизнеса
      со скидкой 35%*

      Предложение действует до конца Марта!

      *Скидка действует первые 3 месяца

      ×

      Налоговые штрафы

      План первоочередных мероприятий по обеспечению устойчивого развития экономики

      Введите e-mail на который мы отправим документ *
      Введите телефон для получения налоговой консультации за 2020 год

      ×

      Ведение бухгалтерского учета

      Основные принципы
      ведения бухгалтерского учета

      Введите e-mail на который мы отправим документ *
      Введите телефон для получения проверки бухгалтерского учета

      Получите скидку 30%*
      на любую услугу в первый
      месяц обслуживания

      • У нас 16 лет работы на рынке
      • Более 229 успешных проектов
      • Увеличили обороты компании за год на 146%

      *при оплате 3-х месяцев

      X

      антикризисноеное предложение!
      Назовите промокод “АНТИКРИЗИС” и сами
      установите стоимость первых 3-Х МЕСЯЦЕВ
      бухгалтерского обслуживания

      Торопитесь!
      предложение действительно только до пятницы!

      X

      Сэкономьте до 70%
      на оптимизации налогов
      и ведении бухгалтерии
      уже сейчас

      Введите телефон для уточнения деталей

      Торопитесь!
      предложение действительно только до пятницы!

      X