Кадровый учет персонала: ведение и основные ошибки

Автор: Вера Дорогина

Вопросы, рассмотренные в материале:

Как вести кадровый учет персонала
Какие ошибки допускают при ведении кадрового учета персонала
Стоит ли отдать кадровый учет персонала на аутсорсинг

Организовать учет кадров в организации несложно. Тем не менее эта задача требует кропотливости. Чтобы решить ее, необходимо запустить кадровые процессы в определенной последовательности и при этом соблюсти требования действующего законодательства. Сегодня мы расскажем о том, что такое кадровый учет персонала и как правильно его вести.

Основы ведения кадрового учета персонала

Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.

Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.

Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.

Есть две группы документов в кадровом учете персонала:

документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).

Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:

коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.

Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.

В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:

оформляют личные дела и карточки;
ведут книги или журналы для учета бумаг;
создают кадровые дела и номенклатуры дел;
работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).

Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.

Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:

книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
журнал для командировочных удостоверений;
журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).

Основы ведения кадрового учета персонала

Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.

Обязательные составляющие кадровых дел:

приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).

Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.

Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.

Основные ошибки ведения кадрового учета персонала

Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.

1. Ошибки ведения личных дел.

Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:

вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
не соблюдают порядок бумаг;
вовсе не заводят личные дела;
не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.

2. Ошибки при составлении трудового соглашения.

Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:

оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
отсутствие подписей в трудовом соглашении;
невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.

3. Ошибки в записях в трудовых книжках.

В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:

пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
неправильная нумерация записей (не по порядку);
внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
выдача дубликата без пометки «дубликат»;
неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.

Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании. Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля. Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.

Стоит ли отдавать кадровый учет персонала на аутсорсинг

У аутсорсинга есть как плюсы, так и минусы. Их обязательно нужно изучить и только после оценки всех рисков решать, стоит ли доверять учет кадров сторонней компании.

Преимущества	Недостатки, риски и способы их избежать
Отсутствие необходимости организовывать отдел кадров и, как следствие, экономия средств. Кадровый учет персонала ведется удаленно, а потому не нужно оборудовать рабочее место, отправлять работника на курсы повышения квалификации. Налоговая нагрузка на фирму уменьшается.	Чтобы аутсорсинг действительно позволил сэкономить, нужно сначала провести четкий финансовый анализ. Передача слишком большого функционала аутсорсинговым фирмам убыточна.
Возможность сохранения нужного статуса юридического лица (например, предприятия малого бизнеса при большом размере штата).	Отсутствие гарантий конфиденциальности информации. Во избежание утечек информации нужно: · подбирать аутсорсеров с безупречной репутацией; · грамотно составлять договор, указывая в нем ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Организация не испытывает на себе влияние человеческих факторов – ей не страшен уход сотрудника на больничный, в декретный или очередной отпуск. Аутсорсинговые фирмы имеют в штате достаточно специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное обслуживание своих клиентов.	Некоторые организационные процессы замедляются, отсутствует гибкость в решении задач.
Предприятие обслуживают высококвалифицированные кадровики.	Компания рискует заключить договор с ненадежным аутсорсером.
Необходимо оплачивать только выполненную работу – в договоре прописывается размер вознаграждения за конкретные задачи.	При необходимости расширения спектра услуг сделать это оперативно невозможно (потребуется заключать новое соглашение).

Примерно 70 % времени предприятия тратят на решение задач, которые не приносят дохода, – документооборот, сдачу налоговой отчетности, взаимодействие с госорганами, ведение бухучета. Если делегировать эти задачи специалистам-аутсорсерам, то можно освободить время для проработки идей развития компании, рационализации деятельности и увеличения прибыли.

Цены на услуги аутсорсинговых организаций зависят от их специализации и объема работ. Но в любом случае аутсорсинг выгодней, чем создание собственных подразделений и наем специалистов. К тому же он позволяет сэкономить время и ресурсы, поскольку предполагает использование уже готовых решений и структур, а не создание их с нуля.