Кадровый учет в организации: с нуля и пошагово

Кадровый учет в организации позволяет достоверно отражать информацию, которая не только демонстрирует прозрачную деятельность компании, но и помогает ей полноценно функционировать. Эта работа сопряжена с оформлением огромного числа разнообразных документов – от личных дел сотрудников до создания правил трудовой дисциплины, поэтому ведение кадрового учета попросту невозможно игнорировать.

Несомненно, ведение такого объема документации требует регламентации, стандарты которой установлены на законодательном уровне. Однако одного лишь знания того, как должен вестись кадровый учет в организации, недостаточно. И потому мы расскажем, с чего нужно начинать, чтобы не допустить ошибок, чреватых большими штрафами.

Что такое кадровый учет в организации и для чего он нужен

Кадровый учет представляет собой совокупность мероприятий, направленных на регламентирование трудовых взаимоотношений работодателя и сотрудника. Персонал организации – это ее главная ценность и основной ресурс. Поэтому очень важно уметь выстроить эффективную систему кадрового учета на предприятии. Для этого необходимо разбираться в действующем законодательстве и обладать определенными компетенциями.

Грамотно подобранный персонал кадровой службы позволит компании минимизировать возможность возникновения ошибок и послужит гарантией защиты прав ее коллектива.

Кадровый учет является обязательной составляющей деятельности любой организации.

В обязанности сотрудников кадрового отдела входит:

• наем работников;
• увольнение сотрудников;
• оформление горизонтального (перевод между подразделениями) и вертикального (карьерный рост) передвижений;
• оформление командировок;
• учет больничных листов;
• заполнение табелей рабочего времени;
• оформление отпусков;
• заполнение личных карточек работников и т. д.

Кадровый учет в бюджетной организации включает в себя:

• воинский учет;
• регулирование трудовых отношений;
• разработку, внедрение и регистрацию кадровой документации (приказы о приеме на работу, поощрении сотрудников и т. п.);
• организацию труда и другие моменты.

Вся документация компании должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными актами. Это правило распространяется и на унифицированные документы, и на локальные (разработанные самой организацией).

Правильное построение кадрового учета позволяет решить большинство проблем и задач фирмы, связанных с персоналом.

Документы кадрового учета

Существует обязательная и необязательная документация, входящая в кадровый учет в организации. Документы, обязательные для применения, определены Трудовым кодексом РФ.

К ним относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт (договор) с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (обязательное использование установлено постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003);
• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Все перечисленные выше документы имеют унифицированную форму. Остальная кадровая документация разрабатывается самой организацией.

К необязательным документам относятся:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положения о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положения о премировании.

Однако трудовое законодательство защищает наемный персонал, поэтому недопустимо применение в организации локальных нормативных актов, ущемляющих права работников. Этот момент регулируется 8 статьей Трудового кодекса РФ.

Учетные документы разрабатываются сотрудниками кадровой службы предприятия. После этого руководитель компании их проверяет и утверждает. Далее происходит ознакомление работников с документом под личную подпись каждого.

Составление некоторых кадровых документов является необязательным в тех случаях, когда информация, которая должна быть в них отражена, уже внесена в другие кадровые бумаги. Например, нет необходимости составлять должностную инструкцию, если все функции сотрудника прописаны в трудовом договоре. Также обстоят дела и с положением об оплате труда. Оно является необязательным в том случае, когда все существенные условия по оплате содержатся в контракте с сотрудником.

Необходимость формирования того или иного документа кадрового учета определяется спецификой деятельности организации и функционалом конкретного работника. Так, график сменности необходим только тем фирмам, работники которых выполняют свои функции по сменам. Положение о коммерческой тайне, документы, регламентирующие доступ (и его прекращение) к ней и ответственность за ее разглашение, должны быть составлены на объектах повышенной секретности. Договор о полной материальной ответственности подписывается с сотрудником, в обязанности которого входит обеспечение сохранности материальных ценностей.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство

Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации

Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.

Как настроить кадровый учет в организации с нуля: пошаговая инструкция

Руководитель всегда может наладить ведение учета в организации, даже при отсутствии опыта. Для этого лишь необходимо действовать в соответствии с определенным алгоритмом. Кадровый учет в организации с нуля пошагово выглядит следующим образом.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства.

Помимо новейшей редакции трудового кодекса РФ, необходимо изучить нормативные акты в сфере трудового права и комментарии к ним. В этих документах уже содержится большинство ответов на вопросы в области трудовых отношений. Недостаточное знание трудового законодательства влечет за собой ошибки при работе с персоналом, а следовательно, привлечение организации к административной ответственности.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать.

Для облегчения работы могут быть использованы специализированные программы для ведения кадрового учета в организации. Они позволяют минимизировать рутинные операции и оптимизировать работу с документами. Автоматизируются такие процессы, как учет фактически отработанного времени, формирование отпускных графиков, составление приказов и распоряжений.

Уже сегодня целесообразно организовать электронное ведение некоторых документов. Например, больничных листов. Отчетность для Росстата также рекомендуется составлять в электронном виде. При этом трудовые книжки и личные карточки все так же оформляются на бумажном носителе.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании.

Кадровая документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами и уставом организации. Противоречия между ними недопустимы. Устав компании содержит условия найма руководителей, оплаты их труда, схему утверждения штатного расписания и т. д.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов.

При организации ведения кадрового учета на действующем предприятии прежде всего необходимо проверить все существующие кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Кроме того, стоит убедиться в наличии всех обязательных документов и при необходимости сформировать недостающие. В противном случае компания может быть оштрафована.

Чтобы этого не случилось, нужно:

1. Создать список недостающих документов.
2. Разработать недостающую документацию. Это может быть сделано силами штатных сотрудников или привлеченными специалистами.
3. Согласовать документы с руководителем и внедрить их в работу.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками.

В документе необходимо отразить все существенные условия, при этом они должны соответствовать нормам 57 статьи Трудового кодекса РФ.

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур.

Многие кадровые процессы значительно ускоряются при наличии стандартных форм. Они могут быть унифицированными или разработанными самой организацией. Бланки компании необходимо утвердить письменным приказом. Стандартные формы используются при найме сотрудников, оформлении отпусков и т. д.

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы.

Такая рекомендация приводится в каждой инструкции по кадровому делопроизводству. В обязательном порядке должны быть созданы книги учета чистых и заполненных бланков трудовых книжек, а также:

• книга учета проверок, проводимых органами контроля и надзора;
• документ по учету несчастных случаев на производстве;
• книги регистрации вводного инструктажа и инструктажа по пожарной безопасности.

Наличие в организации других видов журналов зависит от специфики ее деятельности. Работники кадровой службы не обязаны регистрировать приказы по личному составу работников, направляемых в командировки или уходящих в декрет, входящие письма и листки нетрудоспособности. Однако это значительно упрощает процесс учета.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками.

Особое внимание следует уделить контрактам, заключенным с руководящим составом организации, в частности с гендиректором. Именно в них часто содержатся нарушения. Необходимо проверить срок действия договора, условия прохождения испытательного срока, материальную ответственность и т. д. При обнаружении ошибок и недочетов можно их исправить путем заключения дополнительного соглашения.

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. 

Хранение трудовой книжки обеспечивает работодатель. Документ передается сотруднику кадровой службы в момент подписания трудового договора. При увольнении работника книжка ему возвращается. Лицо, ответственное за хранение, оформление и выдачу трудовых книжек назначается приказом руководителя организации.

Записи в трудовую вносятся в соответствии с требованиями следующих нормативных актов:

• статья 66 Трудового кодекса РФ;
• постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
• правила, утвержденные постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.

Это позволяет избежать претензий со стороны руководителей компании и ГИТ.

Внесение записей в трудовую книжку каждого сотрудника производится в срок не более 5 дней после приема на работу. Вновь принятые специалисты, у которых нет книжек, обеспечиваются ими (с внесением записей) не позднее 7 дней с момента выхода на работу.

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников.

Карточки по форме Т-2 (или аналог) заводятся на всех работников, включая работающих удаленно, сезонно или по совместительству. Исключением являются исполнители, принятые по договорам ГПХ.

Шаг 11. Организуйте воинский учет.

Не во всех организациях существует военно-учетный стол, поэтому обязанность по ведению воинского учета ложится на сотрудников кадровой службы. Для этого создается соответствующий приказ, формируется и согласовывается с военкоматом план работ на год. Далее кадровик переносит в личные карточки работников все сведения из военных билетов и других документов воинского учета. В военкомат должны быть направлены следующие документы: план, приказ, отчет (форма № 6), карточка учета организации (форма № 18). Данный момент регламентируется письмами Министерства культуры № 125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015.

Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. 

Компания должна организовать хранение бланков строгой отчетности таким образом, чтобы ограничить доступ к ним посторонних лиц. К таким бланкам относятся, например, вкладыши к трудовым книжкам (чистые и заполненные). Документы необходимо хранить в несгораемом шкафу или сейфе. В конце года вся документация, работа с которой завершена, передается на архивное хранение. Для разных документов сроки хранения различны. Их можно уточнить в приказе Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.

С каждым годом количество кадровых документов в организации будет увеличиваться. Поэтому руководству стоит заранее определить удобный метод нумерации приказов. Сделать это необходимо, руководствуясь спецификой работы компании и здравым смыслом. При малом объеме документации целесообразно применять сквозную нумерацию. При большом количестве документов можно разделить их на группы и дополнительно использовать буквенные индексы. Такой подход позволит не допустить путаницы.

Формирование первичных кадровых документов может быть облегчено с помощью использования унифицированных форм или посредством применения специализированного программного обеспечения. Последнее дает возможность сократить временные затраты на рутинные процессы и избежать мелких ошибок, последствия которых могут быть весьма плачевными.

Какие ошибки могут возникать при ведении кадрового учета в организации

Если контролирующими органами обнаруживаются нарушения в области кадрового учета, то организация привлекается к ответственности (административной или уголовной).

Далее приведены типовые нарушения.

1. Ошибки при работе с личными делами

Личное дело на сотрудника заводится в момент его принятия на должность и ведется вплоть до увольнения.

При заполнении личных дел встречаются следующие ошибки:

• отсутствие необходимых документов;
• нарушение порядка документов;
• отсутствие личных дел как таковых;
• не проводится сверка в установленные сроки;
• заполнение анкеты работника вместо личного листка учета;
• внесение лишних документов;
• несоблюдение сотрудниками кадровой службы порядка передачи личных дел сторонним лицам (компаниям).

Если личные дела сотрудников сформированы должным образом, то это значительно облегчает работу с ними. Правильно организованное хранение позволяет обеспечить целостность документов и быстрый доступ к ним.

2. Ошибки при оформлении трудового договора

В случае возникновения трудовых споров ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении договоров с сотрудниками, могут иметь достаточно серьезные последствия для компании.

Ошибки могут быть такие:

• подписание одного экземпляра контракта;
• трудовой договор не зарегистрирован или не проставлена дата регистрации;
• нет подписи на трудовых договорах;
• отсутствуют обязательные сведения и/или условия;
• трудовой договор не заключен;
• один из экземпляров трудового договора не отдан сотруднику или отсутствует отметка о получении;
• не определены сроки действия контракта;
• не оговорены условия прохождения испытательного срока (при его наличии);
• не указаны заработная плата работника, даты ее выплаты, способ выдачи, режим работы и продолжительность отпуска.

3. Ошибки ведения трудовых книжек

Чаще всего нарушается порядок заполнения трудовой книжки.

Основные ошибки:

• нет расписки в получении трудовой книжки от работника;
• нет приказа о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
• своевременно не заполнен раздел сведений о получении работником образования более высокого уровня;
• не соблюдается порядок нумерации записей;
• отражены не все записи о работе (переводах);
• не оформлены трудовые книжки студентам, совмещающим работу и обучение;
• при выдаче дубликата не сделана соответствующая пометка;
• некорректное внесение изменений в разделе сведений о работе;
• отсутствие или неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша не заполнен;
• нет подписи сотрудника в разделе сведений о работнике;
• отсутствие полного наименования организации в разделе сведений о работе;
• передача уволенному сотруднику трудовой книжки почтовым отправлением без соответствующего заявления от него.

Все вышеперечисленные ошибки могут негативно сказаться на деятельности любой компании. Поэтому ведение кадрового учета целесообразно доверять только грамотным и компетентным сотрудникам, которые знают все нюансы действующего законодательства и разбираются в требованиях проверяющих органов. В некоторых случаях лучшим решением является делегирование учета аутсорсинговым организациям.

Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету

Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.

Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.

Недочеты в документации, связанные с неполным заполнением граф или отсутствием обязательной подписи, весьма досадны. Поэтому надо тщательно проверить все бумаги и внести необходимые сведения еще до визита сотрудников ГИТ, которые применяют отдельные санкции за каждое нарушение (три ошибки – три штрафа).

Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации

Государственная инспекция по труду – это тот орган, который осуществляет контроль за правильным ведением кадрового учета в организациях. При обнаружении сотрудниками ГИТ нарушений они вправе привлечь работодателя к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.

Исходя из норм 419 статьи Трудового кодекса РФ, можно выделить следующие виды ответственности:

• Административная ответственность

  Штрафные санкции для должностных лиц и компаний регламентируются статьями 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К этому виду ответственности, как правило, привлекаются работодатели в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или отказа в его предоставлении по запросу работника (организации).

  Допустим, Петренко В. А. намерен взять кредит, и ему необходима копия трудовой книжки, а также справка 2-НДФЛ. Он обратился к работодателю с просьбой выдать ему копию трудовой книжки и получил отрицательный ответ. В этой ситуации Петренко В. А. имеет право обратиться в ГИТ и сообщить о неправомерных действиях работодателя. Инспекция, в соответствии со статьей 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях, привлечет должностных лиц организации к ответственности и наложит штраф в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая ответственность

  Определена статьями 15, 151 и 59 главой Гражданского кодекса РФ.

  Рассмотрим пример. Корпенко Ю. С. получил травму на рабочем месте. Согласно статье 1085 Гражданского кодекса РФ работодатель должен оплатить ему время пребывания на больничном, компенсировать расходы на лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность

  Предусмотрена статьями 143, 145,145.1,146, 147,215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ.

  Кадровая документация может потребоваться и сотрудникам ФНС. Ее непредоставление влечет за собой наказание по 126 статье Налогового кодекса РФ.

Почему стоит доверить учет персонала и кадровый учет организации консалтинговой компании

Бывают ситуации, когда руководитель компании не может самостоятельно организовать ведение кадрового учета. В этом случае целесообразно обратиться в фирму, предоставляющую такую услугу. Ее специалисты проведут аудит и разработают необходимый пакет документов.

Консалтинговые фирмы могут:

• определить наиболее эффективную систему кадрового делопроизводства;
• создать и внедрить внутренние нормативные документы;
• подготовить инструкции и положения.

Также сотрудники консалтинговой фирмы могут контролировать процесс создания отдела по управлению персоналом и отдела документооборота. Услуги сторонних специалистов дают возможность эффективно построить работу в данном направлении.

Кадровый учет и управление персоналом взаимосвязаны, качество организации кадровой политики зависит от правильности и эффективности учета. Игнорировать кадровые вопросы недопустимо, они влияют не только на деятельность компании, но и на судьбы ее сотрудников. Например, если работники организации не смогут получить свою пенсию (или другую выплату) из-за халатного выполнения кадровиком должностных обязанностей.

Ознакомившись с алгоритмом организации кадрового учета с нуля, можно начинать наладку этого процесса в компании. Главное – не игнорировать нормы Трудового кодекса РФ, постановления Минтруда, Госкомстата, Росархива и т. д. После того как удалось настроить эффективный кадровый учет, необходимо его постоянно контролировать.

Целесообразно периодически