Вопросы, рассмотренные в материале:
- Что подразумевается под материальной ответственностью главного бухгалтера
- В каких случаях наступает полная материальная ответственность главного бухгалтера
- Что нужно знать о заключении договора о полной материальной ответственности главного бухгалтера
- Возможна ли материальная ответственность главного бухгалтера после увольнения
Часто руководство компаний в целях экономии средств предприятия практикуют перекладывание ответственности на главного бухгалтера, чтобы он оплатил штраф из своих личных средств. Однако материальная ответственность главбухов строго регламентирована трудовым законодательством. Из нашей статьи вы узнаете, насколько широка материальная ответственность главного бухгалтера.
В каком случае главный бухгалтер несет материальную ответственность
Главбух в своей деятельности должен руководствоваться положениями закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», который заменил собой аналогичный нормативно-правовой акт № 129 ФЗ от 23.11.1990. Данные федеральные законы существенно различаются: обязанности главного бухгалтера в них определены по-разному. Первый ФЗ предписывал главбуху:
- разрабатывать учетную политику организации;
- вести бухгалтерский учет;
- составлять и сдавать бухгалтерскую отчетность;
- контролировать имущество организации;
- обеспечивать осуществление хозяйственных операций компании в рамках закона.
В новом законе прописано, что главбух должен лишь вести в компании бухучет. А ответственность за законность совершаемых операций, за контроль над активами предприятия, за организацию и осуществление учетной политики, за составление и сдачу отчетных документов новый ФЗ возлагает на руководство компании.
Правильность данных изменений не вызывает сомнений, поскольку руководитель всегда имеет более широкие полномочия, нежели его подчиненный, и когда встает вопрос о том, осуществляет ли организация деятельность в рамках закона, решающее слово должно оставаться за директором.
Организовывать различные процессы в компании – готовить отчетные документы, разрабатывать механизмы учета и т. д. – очень сложно, не привлекая административные ресурсы. Делегирование руководителем организации прежних задач главбуху вполне возможно и сейчас, но контролировать их выполнение и руководить процессами должен все же директор.
Вести бухгалтерский учет, фиксируя и отражая в регистрах каждую хозяйственную операцию, безусловно, должен главный бухгалтер. Бухгалтерская отчетность основывается на данных бухучета, ее могут запросить для изучения:
- владельцы предприятия (акционеры);
- государственные органы, в том числе ИФНС и внебюджетные фонды, органы статистики;
- банковские организации;
- деловые партнеры компании.
Часто бухгалтерия ведет не только бухучет, но и налоговый учет. Обязывают ее также заниматься статистической и управленческой отчетностью.
Что значит материальная ответственность главного бухгалтера
Главного бухгалтера принимают на работу, заключая с ним трудовой договор, а потому к нему применимы правоотношения, прописанные в Трудовом кодексе РФ.
Определение понятию «материальная ответственность» дано в трудовом законодательстве. Обязанностью материально ответственного лица является возмещение причиненного им вреда другому лицу. Границы материальной ответственности различных категорий работников определены в Трудовом кодексе РФ и федеральных законах. Так, в законе от 12.07.1991 № 161-ФЗ прописано, за что материально ответственны военнослужащие.
В Трудовом кодексе РФ определена материальная ответственность директора и главного бухгалтера, а также других работников предприятия. Материальная ответственность полностью ложится на главбуха, в случае если он неправильно вел бухгалтерский учет и компания по этой причине понесла убытки.
В соответствии со ст. 232 Трудового кодекса РФ возмещение ущерба – обязанность лица, по вине которого он возник. Материальная ответственность лежит на той стороне трудовых отношений, действия или бездействие которой противоправного характера стали причиной убытков (ст. 233 Трудового кодекса РФ).
К примеру, Московский городской суд признал вину главного бухгалтера одного предприятия, который получал денежные средства по расходно-кассовым документам и должен был зачислять их на счет компании в банке, однако этого не делал или зачислял лишь часть от полученной суммы (решение от 26.02.2012 г по делу № 33-6435).
Главный бухгалтер не отрицал, что бухгалтерские документы подписывал именно он. Согласно его показаниям денежные средства из кассы предприятия вместо зачисления на банковский счет он передавал генеральному директору. Эти действия являлись противоправными, в результате их совершения компании был нанесен ущерб. На заседании суда решили, что главбух умышленно причинил компании вред, поэтому материальную ответственность за причиненный ущерб полностью понес именно он.
В каком порядке следует заключать договор о материальной ответственности бухгалтера, определяет специфика его деятельности. Перечень должностей, занимаемых сотрудниками предприятия, с которыми требуется заключение договора о полной материальной ответственности, должность «бухгалтер» не включает. Но в нем присутствует должность «кассир». То есть кассир полностью отвечает за полученные деньги и другие ценные предметы, вещи, бумаги.
Обратите внимание! Закон запрещает заключать договор о полной материальной ответственности с человеком, который в соответствии с занимаемой должностью не обязан полностью возмещать ущерб. В случае судебного разбирательства суд встанет на сторону такого работника и не будет взыскивать с него причиненный вред. Незаконным является также наличие в трудовом договоре пункта о полной материальной ответственности.
В чем различие полной и ограниченной материальной ответственности бухгалтера
Материальная ответственность главного бухгалтера перед работодателем бывает двух видов:
- Полная материальная ответственность, обязывающая возмещать причиненный главбухом ущерб работникам или организации полностью.
- Ограниченная материальная ответственность, наступление которой регламентируется положениями Трудового кодекса РФ.
Главбух несет ограниченную материальную ответственность, если он нарушил должностную инструкцию неумышленно, и это причинило вред компании. Размер взыскания с него в таком случае равен сумме его заработка за месяц. Это установлено на законодательном уровне.
Если бухгалтер несет полную материальную ответственность, то он обязан возместить предприятию нанесенный ущерб в 100 % размере. Полная материальная ответственность может быть вменена сотруднику, в случае если он подписывал соответствующий договор при оформлении трудовых отношений или в соответствии со ст. 243 Трудового кодекса РФ. Но действующие нормы прописывают также возможность наступления материальной ответственности такого уровня в следующих случаях:
- Если ущерб был причинен намеренно или в состоянии наркотического, алкогольного опьянения.
- Если ущерб нанесен с целью получить финансовую выгоду, или имел место сговор с третьими лицами (при условии установления данного факта в суде).
- Если была разглашена коммерческая или государственная тайна при условии подписания с сотрудником договора о неразглашении при трудоустройстве.
Размер причиненного ущерба в таких случаях определяется судом.
Отдельные нормы и пункты трудового договора для рядового и главного бухгалтера различаются. Так, положения о полной материальной ответственности главного бухгалтера могут быть включены непосредственно в основной трудовой договор и должностную инструкцию. Заключать отдельный договор с сотрудником при этом не нужно.
Как трактуется понятие «главный бухгалтер»? Это должностное лицо, обязанностью которого является обеспечивать своевременный, правильный и качественный финансовый учет в организации, соблюдая все нормы и требования действующего законодательства РФ.
В соответствии с нормами 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ, привлечение главного бухгалтера к полной материальной ответственности возможно вне зависимости от характера совершенного им правонарушения/преступления (дисциплинарное, административное, уголовное).
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Когда наступает материальная ответственность главного бухгалтера
Что включает понятие «реальный ущерб»? Это:
- приведенные в негодность сырье и материалы, оборудование и другое имущество организации;
- денежная недостача или недостача активов, факт которой зафиксирован;
- расходы на оплату назначаемых штрафов;
- издержки за вынужденные прогулы или простои сотрудников;
- затраты на восстановление имущества организации.
Важно: понятия «реальный ущерб» и «упущенная выгода» различаются! Упущенная выгода – это потеря определенной части дохода, к примеру, если по вине главного бухгалтера не заключен какой-то договор. Возмещения упущенной выгоды работодатель потребовать со своего работника не может.
В соответствии со ст. 246 Трудового кодекса РФ следствием ущерба является утрата имущества, следовательно, главбух может быть виновным в возникновении следующего реального ущерба: начислении пени, штрафов, налогов по результатам аудитов.
Трудовой кодекс РФ предписывает соблюдение определенного алгоритма действий при установлении вины работника.
Во-первых, требуется проведение администрацией своего расследования для выявления причин возникновения ущерба и его оценки. Расследовать ситуацию должна специальная комиссия, создаваемая приказом генерального директора.
Во-вторых, обязательным является запрос руководителем компании у главбуха объяснительной в письменном виде (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Главный бухгалтер должен быть заинтересован в составлении этого документа, поскольку, объяснившись, он может оправдаться перед директором. Если тот не сможет выработать решение, которое позволит урегулировать ситуацию, и не примет объяснения провинившегося сотрудника, а размер нанесенного ущерба составит более одного оклада за месяц, то определение виновности главного бухгалтера придется осуществлять в судебном порядке.
Безусловно, главбуху надо стараться разрешить ситуацию непосредственно с директором, поскольку по результатам судебных заседаний сотрудников оправдывают далеко не всегда. Приведем в пример дело № 33-1423 от 12.09.2011 Костромского областного суда. Компанию оштрафовал ПФ РФ за то, что главный бухгалтер вовремя не подал сведения персонифицированного учета.
Он обязан был это сделать в соответствии с требованиями должностной инструкции. Полная материальная ответственность главного бухгалтера была установлена в положениях трудового договора. Работодатель подал иск в суд на своего главного бухгалтера, чтобы он возместил причиненный ущерб. Суд удовлетворил иск, и организация выиграла дело.
Директору необходимо помнить, что он может подать иск на привлечение к материальной ответственности главного бухгалтера в течение 1 года после того, как комиссия определит ущерб и подпишет соответствующий акт. Упущение указанного срока влечет собой невозможность начать судебное разбирательство.
Важные нюансы заключения договора о материальной ответственности главного бухгалтера
В перечень должностей, для которых является правомерным заключение договора о полной материальной ответственности, главный бухгалтер не включен. Но в соответствии с ч. 2 ст. 243 Трудового кодекса РФ, разрешается включение работодателем в трудовой договор главбуха условие о том, что он является материально ответственным сотрудником и полностью отвечает за причиненный ущерб. Это же прописано и в постановлении Верховного суда РФ от 16.11.2006.
Как должны работать небольшие организации, в которых одному сотруднику приходится совмещать должность и главного бухгалтера, и кассира? В таких компаниях должен быть издан приказ директора о наделении главбуха полномочиями кассира. Помимо трудового договора, с ним также нужно заключить дополнительное соглашение о совмещении должностей. А полная материальная ответственность прописывается в договоре, составляемом в отношении обязанностей кассира. В таком случае сотрудник будет полностью материально ответственен за деньги как кассир. За остальные участки учета он будет нести ограниченную материальную ответственность как главбух.
Альтернативный вариант – прописывание полной материальной ответственности не в отдельном договоре с кассиром, а в дополнительном соглашении к трудовому договору главного бухгалтера. В таком случае сотрудник будет полностью отвечать за материальные активы и как кассир, и как бухгалтер.
Актуальным является также вопрос о том, можно ли заключать договор о полной материальной ответственности с человеком, занимающим другую должность и временно обязанным вести бухгалтерский учет. Ведь главбух имеет право делегировать свои полномочия в соответствии со ст. 7 закона № 402-ФЗ и с п. 7 положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.
Также в п. 17 постановления Пленума ВС РФ «О практике применения…» от 28.12.2006 № 64 говорится, что к лицу, исполняющему обязанности по исчислению, удержанию и перечислению налоговых взносов, могут применяться санкции за налоговые преступления. Этим лицом может быть сотрудник, который фактически выполняет обязанности директора или главного бухгалтера.
Тем не менее толкование судами нормы ст. 243 Трудового кодекса РФ, как правило, носит ограничительный характер: если должность не носит название «главный бухгалтер», то заключить с человеком, занимающим ее, дополнительный договор о полной материальной ответственности нельзя (см. кассационное определение Пермского краевого суда от 23.01.2012 по делу № 33-174, решение Салехардского горсуда ЯНАО от 04.10.2017 по делу № 2-1670/2017).
В штате организации может и не быть главбуха – согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» от 04.11.2004 № 402-Ф вести бухучет можно, пользуясь услугами сотрудников бухгалтерских агентств.
Какие в таком случае у организации есть способы защиты от убытков? Регулирование договора возмездного оказания услуг осуществляется главой 39 Гражданского кодекса РФ. Закон дает компаниям право требовать, чтобы им полностью возместили убытки, причиненные по причине непрофессионального ведения учета (если в договоре не было прописано иное).
То есть если при заключении договора с аутсорсинговой бухгалтерской организацией вы указали в нем, что она несет ограниченную материальную ответственность, возможно взыскание с нее той суммы ущерба, которая указана в документе. Если же такого пункта в договоре нет, то вы сможете взыскать с обслуживающей вас фирмы понесенные по ее вине убытки в полном размере.
Обратите внимание! В суде вы должны будете доказать, что причиной убытков явилось именно то, что услуги были вам оказаны ненадлежащего качества. К примеру, при составлении отчетов сотрудник аутсорсинговой организации допустил ошибки, в результате вам пришлось заплатить в налоговую штраф. В таком случае вы можете потребовать полного возмещения понесенных расходов.
Однако в договор можно и добровольно включить соглашение по поводу ограниченной материальной ответственности главбуха. Правомерность этого подтверждают суды. При наличии такого соглашения компания, оказывающая бухгалтерские услуги, в случае нанесения обслуживаемому предприятию ущерба обязана возместить его в размере, установленном в договоре возмездного оказания услуг.
Материальная ответственность главного бухгалтера после увольнения
Процедура расторжения трудового договора с главбухами имеет особенности: в п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ указана дополнительная причина для увольнения.
Если меняется собственник организации, то в соответствии со ст. 75 Трудового кодекса РФ новый владелец вправе не позднее 3 месяцев с даты вступления в права собственности прекратить трудовые отношения с руководящим аппаратом, в том числе и с главным бухгалтером.
Также возможно расторжение контракта с главным бухгалтером по инициативе руководства, если выявляются факты принятия необоснованных решений, повлекших за собой убытки или утрату имущества (по п. 9 ст. 81 Трудового кодекса РФ).
При этом процедура проводится без соблюдения каких-либо особенных требований. Поэтому, если нужно сделать инвентаризацию, продление владельцем компании срока присутствия уволенного бухгалтера на рабочем месте не является правомерным. Включение сотрудника, который сдает товарно-материальные ценности и которому можно выставить претензии материального характера, в состав участвующего в инвентаризации персонала обязательно.
Это регламентируется Положением о бухучете (Приказ Минфина № 34 от 29 июля 1998 года). Должное проведение инвентаризации без участия лица, которое несет материальную ответственность, достаточно затруднительно. Результаты такой инвентаризации могут быть оспорены в суде:
- каждый член комиссии, проводившей инвентаризацию, должен быть совершенно непредвзятым;
- суд может потребовать предоставить рабочие записи, чтобы проверить, не фальсифицированы ли они;
- если в процессе инвентаризации обнаруживается ущерб, его нужно документально зафиксировать и подтвердить каждому члену комиссии;
- инвентаризацию необходимо проводить с участием независимых экспертов-аудиторов;
- если суд выявит, что результаты инвентаризации искажены либо отражены неверно, то возможна подача встречного иска по обвинению в клевете (ст. 129 Уголовного кодекса РФ), в таком случае произойдет трансформация гражданского процесса в уголовный.
Дисциплинарные взыскания, установленные ст. 192 Трудового кодекса РФ по результатам аудиторской проверки, ревизии финансово-хозяйственной деятельности (сначала делается замечание, потом выговор, а после возможно увольнение), могут применяться в течение 2 лет со дня совершения работником дисциплинарного проступка.
При этом работодатель может привлечь провинившегося сотрудника к дисциплинарной ответственности, если он продолжает трудовую деятельность на предприятии. Если же главный бухгалтер увольняется, наказать дисциплинарно его не могут.
Потребовать возместить ущерб в таком случае можно в течение 1 года с момента, когда вред был обнаружен (ст. 392 Трудового кодекса РФ).
Судебная практика по рассматриваемому вопросу (Решение ВС РФ №ГКПИ02-112 от 17.04.2002) признает, что работодатель не вправе уволить сотрудника «за принятие необоснованных решений» (пункт 9 статьи 81 Трудового кодекса РФ). Такое увольнение не имеет юридической силы и не подлежит исполнению, если отсутствуют доказательства соблюдения следующих условий:
- ущерб организации был причинен непосредственно из-за решения, принятого главным бухгалтером;
- негативных последствий можно было избежать, приняв другое решение.
Необходимо пояснить, как следует трактовать понятия «решение» и «ущерб», применяемые в данной норме:
- бездействие главбуха (оформление документов позже установленного срока, несвоевременная подача деклараций), ставшее причиной применения к организации штрафных санкций, не является решением;
- главный бухгалтер, выполняя свои непосредственные должностные обязанности, не должен принимать решения, а только констатировать совершенные хозяйственные операции методами бухучета;
- ущерб как порча или утрата имущества должен быть следствием виновных действий, то есть при условии осведомленности главного бухгалтера о вероятности наступления негативных последствий.
Причинить ущерб можно умышленно или по неосторожности. Если обвиняемый в суде заявит, что действовал непреднамеренно и просто не смог предусмотреть возможные убытки, то с большой вероятностью его освободят от полной материальной ответственности.
Ответы на частые вопросы о материальной ответственности главного бухгалтера
1. Имеет ли право руководитель заставить бухгалтера возместить компании штрафы?
Требование генерального директора возместить размер штрафа, уплаченного налоговой и полученного по вине главного бухгалтера, является правомерным.
2. Отвечает ли главный бухгалтер за ошибки своих подчиненных?
Действия, повлекшие возникновение ущерба, может совершить не сам главбух, а его подчиненный. Тем не менее ответственность за них тоже лежит на начальнике бухгалтерии, поскольку, в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, он отвечает за бухгалтерский учет, учетную политику и достоверность сведений, содержащихся в бухгалтерских документах.
Но при наличии доказательств вины рядового бухгалтера, признании им своей ошибки и подтверждении ее объяснительными записками сотрудников бухгалтерии потребовать возмещения ущерба можно и с подчиненного. При этом размер взыскания с рядового бухгалтера не должен превышать величины его среднего заработка за месяц.
3. Что делать, если главный бухгалтер не признает своей вины?
Главбух может не согласиться с решением о его полной материальной ответственности. В таком случае ему нужно написать объяснительную записку, указав, что стало причиной правонарушения. При наложении дисциплинарного взыскания или принятии решения о взыскании ущерба с главного бухгалтера учет его оправдательных показаний работодателем обязателен. В случае несогласия главного бухгалтера с решением, которое приняло в его отношении руководство, он имеет право обжаловать действия работодателя в суде (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
В суде потребуется предъявление истцом объяснительной записки и других доказательств его невиновности. Это могут быть приказы руководителя, явившиеся причиной нарушений; нерассмотренные и неудовлетворенные служебные записки от бухгалтерского отдела о необходимости улучшать оборудование, техподдержку, условия труда и т. п.
Рассмотрим случай, когда главбух считает, что оснований для вынесения штрафа налоговой нет. Возможно, инспекторы ФНС допустили ошибку, неверно истолковав законодательство о налогах. В таком случае задача главного бухгалтера – правильно преподнести информацию директору. Лучше всего написать объяснительную записку, указав, какие нормативные акты противоречат вынесенному налоговой инспекцией решению.
Оспаривание применения ФНС штрафных санкций к организации возможно как в досудебном порядке, так и непосредственно в суде. Если судебные разбирательства завершатся в пользу компании, ей не придется оплачивать назначенные в незаконном порядке штрафы.
4. Могут ли с бухгалтера взыскать сумму ущерба, который нанес его предшественник?
Трудоустраиваясь, несет ли главный бухгалтер полную материальную ответственность за действия, совершенные предыдущим работником? Нет, отвечать за решения, принятые своим предшественником, главбух не должен. Он материально ответственен только за свои действия, совершенные в период его работы на предприятии. Однако принимать дела, заступая в должность, нужно очень тщательно.
Главному бухгалтеру при устройстве на работу рекомендуется:
- принимать дела по акту приема-передачи;
- изучать всю документацию (бухгалтерскую и налоговую отчетность, договоры, учредительные и банковские документы, кассовую отчетность и т. п.);
- детально анализировать бухучет и все формы отчетности, инвентаризацию;
- фиксировать все обнаруженные ошибки.
Следование этим советам поможет при необходимости доказать, за что главбух ответственен, а за что нет.
Акт приема-передачи обязательно подписывается как передающей, так и принимающей дела стороной. Если уволенный сотрудник не поставил в акте свою подпись, подписать документ должен генеральный директор организации, поскольку ответственность за организацию бухгалтерского учета несет именно он (п. 1 ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
5. Можно ли предупредить риски, связанные с преступными действиями главного бухгалтера?
СМИ нередко пестрят сообщениями о незаконном присвоении бухгалтерами денежных средств предприятий, на которых они работают. Существует немало мошеннических схем, по которым работают сотрудники бухгалтерии. Если противоправные действия главного бухгалтера имеют целью уклониться от уплаты налогов – это одно, а если он действует в целях своего личного обогащения – это другое.
Доказать, что работник создал мошенническую цепочку определенных действий, присвоил активы фирмы, подложил документы, похитил и растратил средства предприятия, не так просто.
Провести профилактику потери доверия или обманных действий со стороны главбуха невозможно.
Приведем рекомендации, следование которым способствует минимизации осуществления главным бухгалтером мошеннических схем:
- трудоустраивайте бухгалтеров только с высоким уровнем квалификации и безупречной репутацией;
- особенно тщательно проводите отбор кандидатов на должность главбуха;
- можете поделить обязанности главного бухгалтера или делегировать часть их другим сотрудникам;
- включите пункт о полной материальной ответственность главного бухгалтера в трудовой договор;
- грамотно организуйте оборот бухгалтерских документов в организации;
- регулярно проводите аудиты как силами внутренних аудиторов, так и с привлечением внешних специалистов.
Безусловно, все понимают, что сотрудника, отвечающего за ведение бухгалтерии, должны отличать добросовестность и профессионализм, а не мошеннические наклонности. Полная материальная ответственность главбуха относится к правовым нормам, которыми воспользоваться непросто без приложения определенных усилий.
Чтобы не допустить потери имущества, нужно принять на работу порядочного ведущего специалиста и регулярно контролировать его деятельность. Это защитит средства компании более надежно, чем все хитросплетения законодательства.
Получить расчетэкономии