Бухгалтерия интернет-магазина

В современном мире все большую популярность набирают интернет-магазины. Многие ошибочно полагают, что интернет-бизнес не требует от владельца ведения бухгалтерии. Конечно, это не так. Бухгалтерский учет интернет-магазина не сильно отличается от учета обычного магазина. Тем не менее бухгалтерия интернет-магазина имеет ряд особенностей. О них и пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Бухгалтерия интернет-магазина для ИП и ООО: 5 вопросов, чтобы начать

Для того чтобы легально открыть интернет-магазин, предпринимателю необходимо получить статус индивидуального предпринимателя или юридического лица. При сравнительно небольших объемах продаж целесообразно зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью (ООО) или ИП. Выбор формы собственности для открытия интернет-магазина зависит от ряда факторов. Поэтому предпринимателю следует сначала ответить на несколько вопросов.

1. Какой именно товар вы собираетесь продавать?

Реализуемый товар можно разделить на две категории:

• Простой товар. Это могут быть промышленные товары повседневного спроса, кухонная утварь, поделки, мелкая бытовая электроника, одежда и многое другое.
• Товар, за качество которого покупатель может привлечь вас к ответственности. Это могут быть скоропортящиеся продукты, дорогие товары с гарантийным сроком т. д.

Следует отметить, что у ИП и ООО разная степень ответственности перед потребителями. Первый несет ответственность в размере стоимости всего своего имущества. Второй – только в размере активов организации.

2. Какой оборот будет у вашего интернет-магазина?

Если при открытии бизнеса вы планируете получать годовой оборот свыше ста пятидесяти миллионов рублей, то вам стоит зарегистрировать ООО. Если предполагаемый доход значительно ниже указанной величины, то смело можете регистрироваться как ИП и применять УСН.

3. Вы единоличный владелец интернет-магазина или у вас есть партнеры?

При открытии интернет-магазина совместно с кем-то вам придется зарегистрировать ООО, поскольку ИП предполагает наличие только одного владельца.

4. Вы создаете интернет-магазин для себя или намерены продать его?

Открытие интернет-магазина для его последующей продажи имеет ряд нюансов. Один из них связан с тем, что продать ООО значительно проще, в случае если магазин оформлен на ИП, процедура передачи прав на него намного сложнее.

5. Собираетесь ли вы делать большой перерыв в вашей торговле?

Предпочитая открыть интернет-магазин вместо обычного магазина, многие приводят такой аргумент, что деятельность первого можно легко остановить на неопределенное время. Конечно, сам магазин может и не работать, однако ИП все равно должен будет вносить в бюджет обязательные платежи. Что касается ООО, то оно вправе приостановить свою деятельность, и это одновременно снимает обязательства перед бюджетом и внебюджетными организациями.

Подводя итоги вышесказанного, можно сделать вывод, что вам необходимо зарегистрировать ООО в следующих случаях:

• Вы планируете реализовывать продукцию на сумму свыше ста пятидесяти миллионов рублей.
• Вы планируете продать свой бизнес.
• Потенциальный покупатель может привлечь вас к ответственности за некачественный товар.
• Вы открываете бизнес совместно с кем-то.
• Вы планируете останавливать деятельность.

В противном случае вы смело можете регистрироваться в качестве ИП.

Выбор системы налогообложения для корректного ведения бухгалтерии интернет-магазина

Определившись с формой собственности, необходимо выбрать режим налогообложения, от которого будет зависеть ведение бухгалтерии в интернет-магазине.

По сути, выбор у вас небольшой. Для применения доступны только два режима: основной и упрощенный. Использование всех остальных систем налогообложения невозможно по объективным причинам.

При больших годовых оборотах вам придется использовать ОСНО, несмотря на то что УСН намного выгоднее, поскольку:

• позволяет платить один налог вместо трех;
• ведение бухгалтерии на упрощенной системе значительно легче.

В первые годы функционирования интернет-магазина целесообразно использовать УСН. Налоговый платеж может быть рассчитан двумя способами:

• Начисление пятнадцати процентов на доходы за минусом расходов.

  Другими словами, получив доход от деятельности интернет-магазина, вы должны будете вычесть из него все расходы, связанные с бизнесом. Это могут быть затраты на приобретение товаров, их транспортировку, платежи по аренде и многое другое. Из полученной суммы вы возьмете пятнадцать процентов. Это и будет величина платежа по УСН. Учитывать можно не все расходы, а только те, которые были понесены в процессе деятельности магазина и имеют документальное подтверждение.

  Например, вы можете учесть в расходах сумму аренды складского помещения, но не можете вычитать стоимость товара, который еще не продан вами.

• Начисление шести процентов на доходы магазина.

  При этом методе нет необходимости вести учет всех расходов. Для уплаты налога имеет значение только сумма полученного дохода от деятельности интернет-магазина. Такой способ будет для вас оптимальным в том случае, если вы собираетесь продавать предметы хендмейд или делаете очень большую наценку на товар.

Ведение бухгалтерии интернет-магазина для ОСН и УСН

Итак, основные подготовительные этапы открытия интернет-магазина остались позади. Теперь нужно выбрать, как будет вестись бухгалтерия.

Функционирование интернет-магазина предполагает проведение следующих операций:

• Конструирование сайта или создание страницы, которая будет являться платформой торговли.
• Закупка продукции и ее реализация.
• Транспортировка товаров.
• Возврат товаров.
• Расходные операции.

Давайте более подробно рассмотрим процесс ведения бухгалтерии применительно к упрощенной и общей системе налогообложения.

Создание сайта:

Обязательная первичная документация при ведении бухгалтерии интернет-магазина

Каждый факт реализации продукта должен отражаться в бухгалтерии и сопровождаться выдачей документов.

1. Письмо, подтверждающее факт совершения покупки. 

Законодательством не закреплена единая форма подтверждающего письма. Поэтому каждый предприниматель сам решает, каким будет его содержимое. Тем не менее есть несколько обязательных пунктов, таких как:

• реквизиты продавца;
• сведения о покупателе;
• сведения о товарах, в том числе их наименование, количество и стоимость;
• суммарная стоимость покупки.

Документ отправляется покупателю незамедлительно после оформления заказа посредством электронной почты. Для автоматической рассылки существуют специальные сервисы.

2. Товарная накладная. 

Товарная накладная может быть представлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Она носит название «инвойс».

Если вы продаете товар, не имеющий вещественной формы, то отправлять покупателю бумажную товарную накладную нет необходимости. Достаточно вместе с электронным товаром направить ему инвойс. Большинство интернет-магазинов предусматривают для покупателей возможность самостоятельно скачать инвойс. В любом случае его формирование происходит автоматически.

Если вы отправляете вещественный товар, то должны вложить инвойс как сопроводительный документ. Форма его разрабатывается предпринимателем в большинстве случаев самостоятельно.

Важно: следует отметить, что если вы намерены пользоваться услугами сторонних организаций для транспортировки проданного товара, то вам необходимо уточнить у них наличие требований к накладной. Например, Почта России требует использование специальных бланков. Скачать их вы можете, используя специализированные приложения.

3. Кассовый чек. 

Оплата товара по факту получения его покупателем требует от представителя интернет-магазина выдачи чека. Количество чеков зависит от вида оплаты. Если покупатель рассчитывается наличными денежными средствами, то чек будет один. А если банковской картой – два (чек и слип).

Для того чтобы у курьера была возможность принимать оплату за товар, вы должны обеспечить его переносным кассовым аппаратом (ККМ) и POS-терминалом. Эти два предмета могут быть совмещены в один аппарат. ККМ вы приобретаете сами в специализированной компании, а терминал большинство банков бесплатно предоставляют во временное пользование при заключении с ними договора эквайринга.

Выбирая модель ККМ будьте предельно внимательны и тщательно изучите требования действующего законодательства к кассовым аппаратам. Это позволит вам избежать в будущем трат, связанных с необходимостью проведения принудительной замены ККМ. Каждый кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговых органах.

Чек обязательно должен быть выдан покупателю! Причем сделать это представитель интернет-магазина должен, соблюдая определенный порядок действий, который регламентируется актами налоговых органов. Итак, курьеру необходимо:

• Принять от покупателя денежные средства, проговорив вслух полученную сумму.
• Внести сумму покупки в ККМ и выбить чек.
• Озвучить сумму сдачи.
• Одновременно передать покупателю и чек, и денежные средства (при наличии сдачи). Сдача дается покупателю сразу в полном объеме. Другими словами, и купюры, и монеты должны передаваться вместе.
• Передать покупателю товар и накладную.

Важно: при несоблюдении данного порядка действий представителем вашего магазина вы можете быть привлечены к ответственности. Нарушением считается даже выполнение действий в другой последовательности, например, если курьер отдаст покупателю сначала товар, а потом чек. Поэтому, отправляя курьера к клиенту, убедитесь, что он в курсе требований законодательства.

Форма кассового чека закреплена в нормативных актах ФНС. Как правило, представители компаний, в которых предприниматели приобретают ККМ, помогают им внести в аппарат все необходимые сведения. Практически все современные кассовые машины позволяют выводить на чек логотип организации.

Методы расчета в бухгалтерии интернет-магазина

Давайте подробнее остановимся на вопросе о том, как вести бухгалтерию интернет-магазина при расчетах с покупателями наличным и безналичным способами.

1. Оплата товара наличными деньгами 

   Итак, мы уже выяснили, что при оплате товара наличными представитель интернет-магазина должен выдать покупателю чек. В этом случае вам необходимо пользоваться кассовым аппаратом. По требованиям бухучета вы обязаны вести журнал учета приходных и расходных кассовых ордеров и кассовую книгу.

   До того как товар будет передан покупателю, вы должны выбить кассовый чек и сформировать приходный кассовый ордер. При этом один экземпляр передается покупателю, другой остается у вас и используется в процессе ведения бухгалтерии. При возврате товара чек должен быть аннулирован.

2. Оплата товара банковской карточкой 

   Для того чтобы у ваших покупателей была возможность оплачивать товар с помощью банковской карты, вам необходимо обратиться в банковскую организацию и заключить договор эквайринга. Для этого придется открыть счет в банке, на который будет поступать оплата от клиента. За предоставление услуг эквайринга банк берет комиссию. Она рассчитывается как определенный процент, взимаемый за каждую операцию.

   После того как покупатель оформит товар, вы должны предоставить ему счет. На основании указанных в нем сведений клиент переведет вам оплату. Убедившись, что денежные средства поступили на ваш счет, вы должны отправить товар покупателю.

   Если вы пользуетесь интернет-банком, то у вас всегда есть возможность следить за движением денежных средств на счете. Если такая услуга у вас не подключена, то вы можете ежемесячно брать в банке выписку. Это необходимо для правильного ведения бухгалтерии.

3. Оплата электронными деньгами 

   На сегодняшний день существует много разнообразных платежных систем, например Webmoney, CyberPlat, Е-port и т. д. Чтобы у ваших покупателей была возможность оплачивать товар через одну (или несколько) платежных систем, вы должны заключить договор на обслуживание с администратором платежной системы. Делается это очень просто. Вам достаточно оставить заявку на сайте выбранной платежной системы.

   После этого у вас появится электронный кошелек, к которому привязан счет. Покупатель также должен иметь электронный кошелек. После получения от вас счета он переводит денежные средства. Вы, в свою очередь, получив деньги от клиента, отправляете ему товар, предварительно оформив товарную накладную.

Кому поручить ведение бухгалтерии интернет-магазина 

Бухгалтерия интернет-магазина по большей части аналогична бухгалтерии стационарной торговой точки.

Допустим, интернет-магазин продает продукцию, которая доставляется курьером и оплачивается наличными денежными средствами. Тогда товар проходит следующий путь:

• Приобретение.
• Размещение сведений о товаре на сайте.
• Формирование заказа и его подтверждение.
• Доставка клиенту, получение курьером оплаты.
• Передача денежных средств бухгалтерии и оформление документов.
• Завершение бухучета по товару, а именно отражение в программе операции, расчет полученной прибыли, НДС и прочих налогов.

Бухгалтерия по товару должна вестись от момента приобретения продукта до его передачи клиенту. Если у вас нет специальных знаний, то ведение бухгалтерии может стать для вас проблемой. В этом случае необходимо прибегнуть к услугам специалиста.

Таким образом, ведение бухгалтерии может осуществляться:

• собственными силами предпринимателя;
• сотрудником интернет-магазина (бухгалтером);
• бухгалтером, принятым по договору аутсорсинга.

Первые два варианта ведения бухгалтерии подойдут компаниям, находящимся на упрощенном налоговом режиме.

Если фирма находится на основной системе налогообложения, то целесообразно будет воспользоваться услугами наемного специалиста по ведению бухгалтерии.

Следует отметить, что ведение бухгалтерии требует не только предельной внимательности, но и большого количества времени. Если у вас есть другие сотрудники, например менеджеры по продажам, то часть функций можете делегировать им.

Если вы решили вести бухгалтерию самостоятельно, то вам стоит установить специальные программы, которые значительно облегчат процесс ведения учета и позволят сэкономить много времени. Ищете надежного партнера для ведения бухгалтерии интернет-магазина?

Бухгалтерские услуги – отзыв клиента «Франчайзи Автодок»:

Какие программы использовать для ведения бухгалтерии интернет-магазина

В условиях развития интернет-бизнеса найти программу для ведения бухгалтерии интернет-магазина не составит труда. Выбор их очень большой. Вы можете воспользоваться бесплатной версией или приобрести программу за деньги. Последние, как правило, предлагают расширенный перечень возможностей по ведению бухгалтерии.

 Самой распространенной программой для ведения бухгалтерии является «1С».

Все программное обеспечение можно разделить на три основные группы:

1. Бухгалтерские программы (как офлайн, так и онлайн).
2. Складские программы (вы можете использовать их для управленческого, товарного, оперативного учетов).
3. CRM-системы, предназначенные для взаимодействия с клиентами.

Для того чтобы учет был эффективным, необходимо закрыть потребность во всех трех направлениях. Однако на данный момент трудно найти программу, которая бы идеально сочетала в себе все три составляющие.

Вам стоит решить, в какой программе вы будете готовить документы. Возможно, это будет CMS вашего сайта, где менеджер сможет формировать первичные документы на основании заказа клиента. Первичную документацию вы сможете выгружать в складскую или бухгалтерскую программу.

В случаях, когда CMS сайта не поддерживает создание первичных документов, вы или ваши сотрудники можете сформировать накладные в программе «1С:Бухгалтерия». Это позволит уменьшить количество ПО и затраты на обмен данными между ними. «1С» вы можете арендовать у облачного провайдера.

Для ведения управленческого учета вы можете выбрать одну из следующих программ:

• «1С:Управление торговлей».
• «1С:Управление небольшой фирмой».
• «1С:ERP. Управление предприятием».
• «Мой склад».

Каждая из них дает возможность:

• формировать документы;
• вести складской учет;
• обрабатывать заказы и следить за их выполнением;
• вести учет продаж, создавать отчеты по статистике и товарообороту;
• вести клиентскую базу, учет заказов, их историю в разрезе отдельного покупателя;
• настраивать SMS или email-рассылки.

Прочие нюансы ведения бухгалтерии интернет-магазина

Ведение бухгалтерии интернет-магазина предусматривает необходимость принятия во внимание некоторых аспектов.

1. Денежные агрегаторы. 

Зачастую предприниматели, применяющие в своей деятельности электронные деньги, сталкиваются с одним неприятным моментом. Если ваш сайт позволяет использовать несколько способов оплаты товаров («Яндекс.Деньги», Webmoney, «Киви кошелек», карты), то вы знаете, что перевод средств обеспечивают денежные агрегаторы. Например, «Яндекс.Касса», «Робокасса» или «Хронопей» и некоторые другие.

Правила работы следующие:

• Предприниматель заключает договор с агрегатором.
• Агрегатор предоставляет код, а предприниматель его интегрирует.
• Клиент оформляет заказ и производит онлайн-оплату.
• Денежные средства зачисляются на расчетный счет агрегатора, а на электронный почтовый ящик предпринимателя отправляется сообщение об оплате.
• Агрегатор перечисляет полученные средства на расчетный счет предпринимателя, удержав при этом сумму своего вознаграждения.

Таким образом, неприятным моментом становится то, что для целей налогообложения вы должны брать в расчет ту сумму, которую получил агрегатор, а не ту, которая поступила на ваш расчетный счет. Это становится невыгодным для вас, если вы используете упрощенную систему налогообложения по ставке шесть процентов.

Если вы находитесь на основном налоговом режиме или УСН по ставке пятнадцать процентов, то вы имеете право включить комиссию агрегатора в расходы.

2. Экономия на налогах. 

Владелец интернет-магазина может снизить сумму налоговых платежей. Для этого необходимо воспользоваться одним из следующих способов:

• Применение агентских схем. Другими словами, работа по договору комиссии. Если вы применяете упрощенную систему по ставке шесть процентов, то вы имеете возможность существенно сэкономить, перейдя на агентскую схему работы с поставщиками. Положительным моментом будет расчет налога не с оборота, а с вознаграждения. Отрицательным-то, что не все поставщики используют агентские схемы. Их бухгалтеры могут отказаться работать с вами по договору комиссии.
• Намеренное увеличение расходов. Целесообразно применять только в случае использования основного налогового режима или упрощенного режима по ставке пятнадцать процентов. Иногда предприниматели используют собственные денежные средства для оплаты некоторых товаров (услуг) для своего бизнеса. В этом случае их стоит перевести в расходы организации.
• Взять на должность управляющего сотрудника – индивидуального предпринимателя. Данный метод подойдет вам только в том случае, если ваша фирма является юридическим лицом. Если вы зарегистрировали ООО, то за вывод наличности вам придется заплатить не меньше тринадцати процентов. А если вы наймете управляющего, имеющего статус ИП, то сможете сэкономить до семи процентов.

Таким образом, если вы уверены в собственных знаниях и возможностях, то можете смело вести бухгалтерию самостоятельно.

Если ваша деятельность не предусматривает работу с наличностью, вы можете вести онлайн-бухгалтерию.

Но если ваш бизнес достаточно большой и вы применяете ОСНО, то ведение бухгалтерии лучше доверить профессионалам.