Вопросы, рассмотренные в материале:
- Для чего нужен электронный архив документов
- Из каких подсистема состоит электронный архив документов
- Как создать электронный архив
- Какие программы для этого использовать
Сегодня все большее количество предпринимателей переходит на электронный документооборот. У этого способа ведения документации есть масса преимуществ. К ним относятся оперативность передачи файлов, увеличение количества коллективных способов работы с документами, усовершенствование информационного сообщения в компании, повышение ее производительности, а также уменьшение издержек.
Как и в случае с бумажным архивом, ведение его электронного аналога предполагает создание, передачу и хранение документов. В нашей статье рассказывается о том, что такое электронный архив документов и как правильно организовать его работу.
Что представляет собой система электронного архива документов
Сегодня большинство бизнес-операций автоматизированны. Хранение бухгалтерской отчетности не является исключением и предполагает переход к использованию электронного архива документов.
Помимо обозначения ЭА, термин «электронный архив» может скрываться под следующими аббревиатурами:
- СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
- СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
- ЭД — электронный документооборот;
- САД — система автоматизации документооборота.
Говоря об электронном архиве копий бумажных документов, в первую очередь стоит пояснить, в чем заключается целесообразность перехода к данной системе хранения.
Дело в том, что электронный архив не только является методом сберегания всех важных документов предприятия, но и позволяет усовершенствовать и автоматизировать его бизнес-процессы. Безусловно, ведение бумажного документооборота в любой организации должным образом отлажено и, как правило, не вызывает затруднений у специалистов, которым хорошо известны сроки хранения всех официальных бумаг. Однако некоторые этапы все же сопряжены с определенными трудностями, избежать которых можно, перейдя к ведению электронного архива документов.
Сущность перехода к электронной системе сводится к тому, что вся документация вашего предприятия сканируется, преобразовывается в файлы и упорядочивается. Причем ознакомиться с этими документами можно будет в любое удобное время. Таким образом, любой сотрудник вашей организации буквально за считанные минуты сможет найти нужные документы и произвести с ними требующиеся манипуляции (например, обработать, извлечь нужную информацию, отправить коллегам и пр.).
Еще одним достоинством электронного архива по сравнению с его бумажным аналогом является освобождение рабочего пространства в офисе, ведь хранить кипы бумаг уже нет никакой необходимости. Таким образом, можно говорить о настоящей модернизации бизнес-процессов.
Существует перечень законодательных актов, которые регламентируют организацию работы электронного архива организации.
В этот список входят:
- «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», разработанные и утвержденные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Виды электронных архивов документов
Существует классификация электронных архивов документов по признаку их функционального назначения. Однако стоит отметить, что данное разделение является условным, поскольку зачастую электронный архив может использоваться сразу для решения нескольких задач.
Итак, к основным разновидностям электронных систем относятся следующие:
- электронный архив автоматизации делопроизводства позволяет создавать архивные дела, их номенклатуру, вести учет, осуществлять контроль за сроками обязательного хранения и пр. Такая система нужна для архивного подразделения организации;
- электронный архив кадровой документации, в котором хранят трудовые договоры, личные дела, приказы, распоряжения, внутренние регламенты и т. д.;
- электронный архив платежных документов нужен для хранения и ведения централизованного учета электронных копий первичной финансово-экономической документации, а также иных бумаг, касающихся этой сферы деятельности организации;
- ЭА технической документации используется на предприятиях, специализирующихся на поставках продукции. Данный архив отвечает за хранение сопутствующей документации, например инструкций по использованию, техпаспортов и т. д.;
- электронный архив нормативных документов, включающий в себя все стандарты организации, как разработанные ею, так и приобретенные. При создании подобной системы затрагивается вопрос об авторских правах разработчиков. Очень часто этот нюанс вносят в перечень условий для получения сертификата;
- ЭА конструкторской документации нужен для хранения копий чертежей вне зависимости от времени их создания;
- электронный архив юридических документов (нужен для хранения договоров и пр.);
- ЭА проектной документации служит для хранения всех документов данной направленности, в частности чертежей, смет, пояснительных записок и др.
Кадровый Учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство:
Какие задачи решают электронные архивы документов
Благодаря внедрению электронного архива документов в организации вы получите следующие преимущества:
- систематизированные документы хранятся в безопасности;
- можно ввести ограничения для предотвращения несанкционированного доступа;
- электронные файлы почти невозможно безвозвратно потерять или повредить;
- чтобы найти нужный файл, требуется минимум времени и усилий;
- система обеспечивает коллективный доступ для работы с документацией;
- освобождение рабочего пространства в офисе от бумажного архива.
Если вы задумались о создании электронного архива документов на предприятии, вам полезно будет ознакомиться со следующими аргументами в пользу этого решения:
- Удобство. С помощью электронной системы хранения документов вы и ваши сотрудники сможете в любое время с легкостью найти всю необходимую информацию и произвести с ней требующиеся манипуляции. Обратите внимание, что подобный архив обеспечивает и коллективный доступ.
- Скорость. С помощью электронного архива документов вы сможете усовершенствовать делопроизводство на своем предприятии. Основная цель оптимизации заключается в уменьшении количества времени на поиск нужных файлов. Более того, как правило, поиск успешно автоматизируется.
- Сохранность. Безвозвратно утратить заархивированные в электронной системе документы, допустим, при их пересылке, по невнимательности или под влиянием внешних факторов невозможно. Архивы устроены таким образом, что данные очень надежно защищены.
- Безопасность. Помимо того что документы из электронного архива невозможно потерять, система предоставляет возможность их обезопасить от несанкционированного доступа и изменений. Такая надежная защита обеспечивается возможностью регулировать права доступа, фиксацией всех действий пользователей, а также автоматическим резервным копированием.
- Логическая целостность. Система устроена таким образом, что все документы сгруппированы в соответствии с их видом, сроком службы и прочими признаками.
- Масштабируемость. При внедрении электронного архива документов разрабатываются стандарты структуризации, благодаря чему впоследствии система может использоваться при расширении организации. Таким образом, ЭА – это прекрасное масштабируемое решение для отраслевого уровня.
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
Проблема |
Описание и последствия |
Утрата документа |
С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
Медленный поиск по архиву |
Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
Большие расходы на аренду офиса |
Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
Отсутствие централизованного хранилища |
Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом |
В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
Нет поддержки версионности документов |
Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
Отсутствует режим работы в реальном времени |
Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности |
Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
Очень низкий уровень конфиденциальности |
Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям |
Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
Низкий уровень структурированности |
При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
Решить вышеперечисленные проблемы можно несколькими способами:
- реорганизовать бумажный архив;
- нанять дополнительных работников;
- автоматизировать финансовый учет и весь документооборот предприятия.
Эффект от реорганизации может быть положительным, но продержится он недолго. Сам по себе это крупномасштабный процесс, требующий серьезной предварительной подготовки. В первую очередь необходимо обратиться к специалистам и тщательно изучить действующую систему. На основании полученных данных следует продумать план мероприятий по реорганизации. По завершении реорганизации система архивирования начнет работать по-новому.
Однако те, кто решит применить реорганизацию архива документов, рискуют столкнуться с некоторыми сложностями. Остановимся на этом подробнее.
Как мы уже сказали, в первую очередь следует обратиться к профессионалу, который сможет изучить действующую систему архивирования, дать грамотное заключение и осуществить последующую реорганизацию. А наем дополнительного специалиста – это еще одна статья расходов и оформление новой партии документов. Попытка решить проблему посредством обращения в аутсорсинговую компанию либо через аутстаффинг также не гарантирует желанного успеха. Нанимать одного консультанта на непродолжительный период времени, помимо прочего, нерационально.
Более того, уже при создании новой системы архивирования документов могут возникнуть прежние проблемы, в частности, связанные с отсутствием компетентных специалистов в штате.
Также есть риск того, что внедрение новой системы не сможет решить существующие проблемы либо решит их, но частично либо ненадолго. К тому же стоит учитывать, что сотрудникам предприятия понадобится время, чтобы освоить новую систему, и, пока это не произойдет, они будут совершать ошибки и работать недостаточно быстро. Таким образом, применив способ реорганизации системы архивирования документов, вы можете избавиться от прежних проблем, но при этом столкнуться с новыми.
Исходя из вышесказанного, данный способ решения проблем в сфере хранения документов может иметь негативные для бизнеса последствия.
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
Наем дополнительных сотрудников — способ, позволяющий решить проблемы на каком-то одном участке. Кроме того, всегда есть риск, что нанятый сотрудник не будет иметь нужной квалификации. Имейте в виду, что каждый новый специалист в штате потребует от вас увеличения фонда заработной платы, а значит, и повышения расходов.
Внедрение электронного архива (ЭА) позволит вам преодолеть многочисленные трудности, вызванные использованием системы бумажного документооборота. Действительность такова, что полностью отказаться от ведения бумажной документации невозможно, но наличие электронного архива позволит вам вывезти весь объем бумаг в надежное хранилище и работать только с отсканированными копиями.
Применение электронной системы позволяет архивировать документы, а также просто и быстро находить нужные экземпляры. Таким образом производительность труда значительно увеличивается. При такой интенсивной работе оригиналы документов находятся в безопасности в хранилище.
Из каких элементов состоит электронный архив документов
Электронный архив документов как система включает в себя ряд связанных друг с другом элементов, а именно:
- подсистему загрузки отсканированных документов, состоящую из средств конвертирования документов в файлы, средства ввода в систему электронного архива;
- подсистему обработки отсканированных изображений;
- подсистему приложений управления аппаратными средствами;
- подсистему кратко- и долгосрочного хранения;
- подсистему ввода документов, создаваемых изначально в электронном виде.
Как правило, в основе электронного архива лежит СУБД, а также используется серверное и клиентское ПО. Помимо них, применяют и другие программные средства (к примеру, конвертеры таблиц различных СУБД, необходимых для создания общего информационного пространства, и пр.).
Что касается аппаратной составляющей, то она включает следующие компоненты:
- системный сервер;
- рабочие станции;
- сетевое оборудование.
Возвращаясь к уже перечисленным выше подсистемам, следует отметить, что, вполне вероятно, вам потребуются далеко не все. В этом случае от ненужных подсистем можно отказаться. Заслуживает внимания и тот факт, что границы подсистем весьма размыты. В частности, иногда одно и то же устройство может служить и для сканирования, и для тиражирования. МФУ – многофункциональное устройство, используемое и для печати, и для сканирования, и для ксерокопирования.
Подобных примеров можно привести немало, однако они не исключают наличия всех этих подсистем. Каждая ситуация индивидуальна: в каких-то случаях одно и то же устройство выполняет несколько разных функций, в каких-то – нет.
Какую схему выбрать для построения электронного архива документов
Еще не так давно считалось, что электронный архив может быть организован лишь двумя способами, предполагающими:
- хранение на SQL-сервере;
- хранение данных в файлах.
Однако сегодня создан и внедрен в делопроизводство смешанный способ организации электронного архива документов. В нем объединены достоинства вышеназванных методов, а именно легкость управления SQL-сервера, высокий уровень производительности, возможность коллективной работы с информацией, безлимитный объем хранящихся файлов, небольшие расходы, связанные с содержанием данных в современных хранилищах.
Какую из схем выбрать для своей организации, вы должны решить, проанализировав объем информации, который планируете хранить, число пользователей, а также желаемую скорость работы с файлами.
Чаще всего на предприятиях внедряют одну из четырех приведенных ниже типовых схем организации электронного архива документов:
- Базовая
Эта схема оптимальна, когда речь идет о начале формирования электронного архива. Если возникнет необходимость, вы сможете расширить хранилище и добавить недостающие функции.
Работа с электронным архивом документов, созданном по такой схеме, имеет ряд преимуществ. В частности, к ее достоинствам следует отнести простоту управления и хранения файлов.
- Классическая
Данная схема является двухкомпонентной, и между этими составляющими налажен обоюдный обмен данными: SQL-сервер служит для оперативного хранения файлов, а файловый накопитель – для долгосрочного.
С помощью классической схемы удобно работать с файлами объемом до 100 Мб на высокой скорости на стороне SQL-сервера. Стоимость хранения документов в этом случае совсем невысока, а ограничений по объему содержащихся в архиве файлов почти нет.
- Мультимедийная
Если вы планируете хранить крупные информационные объекты (видео, аудио, карты, подкасты, графику и т. д.), то критерии выбора схемы организации электронного архива будут несколько иными, чем в предыдущих случаях. В частности, довольно важно, чтобы присутствовал потоковый доступ к содержащимся в архиве файлам (те есть работа не со всем документом, а только с нужным вам фрагментом).
При такой схеме устанавливают 4 хранилища, разбитые на пары. Первая включает в себя оперативный SQL-сервер и файловый архив для документов, объем которых не превышает 100 Мб. Вторая пара представляет собой электронный архив для документов объемом свыше 100 Мб.
Внедрив подобную схему в своей организации, вы сможете наладить высокопроизводительную работу с документами любого объема, иметь к ним доступ в любое время, а также хранить файлы без ограничения по срокам.
- Распределенная
Иногда мощности одного сервера не хватает при работе с документами большого объема либо при одновременном многопользовательском сеансе. Решением проблемы в этом случае станет использование распределенной схемы организации электронного архива документов, которая предполагает наличие серверной базы данных и нескольких файл-серверов. Упомянутая выше нагрузка будет равномерно распределятся между данными серверами.
Хранимые вами электронные документы распределяются по всем накопителям, благодаря чему происходит балансирование нагрузки и на каждом сервере, и по все сети. Также увеличивается максимальный объем хранимых документов, уменьшается цена использования хранилища, возрастает отказоустойчивость всей системы.
Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов
При организации электронного архива следует применять системный подход, с помощью которого вы сможете четко сформулировать, что конкретно необходимо вашей организации в этой сфере, а также подобрать наиболее подходящие способы решения выявленных задач. Создать архив документов в электронном виде можно следующим образом:
Шаг 1. Планирование функций системы.
Для начала стоит четко понять, с какой целью вы собираетесь создать электронный архив документов. Исходя из этого, станет понятно, какие функции он должен выполнять и какие задачи решать.
Шаг 2. Анализ деятельности компании.
- Определение профиля деятельности организации, составление перечня задействованных средств коммуникации и субъектов.
- Группировка всех документов по наиболее важным и второстепенным.
- Исследование использованных систем данных, на основании чего составление перечня основных форматов и способов хранения документов.
- Обнаружение ключевых инструментов для создания системы поиска и каталогизации архива.
Шаг 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем.
В зависимости от объема предстоящих работ и их сложности на этом этапе выстраивают план решения задач в строгой последовательности. Причем очередность задач определяется их важностью.
Шаг 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива.
Разделение документов бумажного архива на две категории: актуальных и устаревших. Этот шаг позволит уменьшить временные и денежные издержки.
Шаг 5. Оцифровка документов.
Перевести бумажные документы в электронный формат проще всего путем сканирования (иногда с последующим распознаванием их содержимого).
Шаг 7. Ввод данных в систему.
В итоге каждый оцифрованный документ регистрируют, описывают и определяют его связь с прочими файлами.
Топ-9 программ для электронного архива документов
Ниже приведен перечень лучших программ для создания электронного архива документов.
- Электронный архив «Этлас»
Электронный архив «Этлас» подразумевает не только хранение электронных документов в архиве традиционным способом, но и позволяет осуществлять управление всей базой данных организации (как архивными файлами, так и актуальными).
- «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Электронная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» представляет собой широко распространенный программный продукт для массового использования. Среди функций системы следует назвать архивирование файлов, формирование и оформление дел в сфере делопроизводства (к примеру, составление и утверждение номенклатуры дел, надзор за соблюдением сроков хранения).
- Docsvision
Docsvision – это электронная система, которая позволяет управлять документооборотом, задачами и основными процессами вашей организации. С помощью данного архива можно автоматизировать делопроизводство, успешно искать и обрабатывать информацию. Обеспечивает безопасность данных. Предполагает использование средств организации ЮЗЭДО, а также средств настройки и разработки решений. К достоинствам следует отнести масштабирование и интеграцию системы, а также ее мобильность.
- «1С:Документооборот»
Электронный архив «1С:Документооборот 8» прекрасно выполняет функцию автоматизации документооборота. Следует отметить, что данный продукт разработан на основе программы «1С:Архив» и платформы «1С:Предприятие».
- «Алее Архив»
Система управления электронным архивом документов, которая поможет организовать цифровую систему хранения на предприятии, конвертировать бумажные документы в файлы, эффективно управлять созданной базой.
- DocSpace
DocSpace, разработанная на основании компонентов SharePoint, представляет собой браузерную программу, подходящую для каждодневной работы, управления документооборотом и решению задач через единый корпоративный портал предприятия.
- «Летограф»
Еще один «коробочный» продукт, имеющий такие достоинства, как масштабирование, возможность централизованного управления документооборотом, автоматизация делопроизводства, управление архивом организаций, имеющих разветвленную сеть филиалов и подразделений.
- «Логика ЭА»
Электронный архив создан на платформе IBM FileNet и предназначен для организации надежной системы хранения и удобной работы с оцифрованными документами. Работа системы осуществляется в полном соответствии с требованиями к электронному архиву документов организации с точки зрения законодательства и внутренних стандартов самого предприятия. Система предполагает применение всех необходимых инструментов и процессов, с помощью которых можно провести исчерпывающую работу с документом (от установления ценности до ликвидации).
- «1С:Архив»
Универсальная электронная система работы с документами. Первоочередной задачей «1С:Архива» является хранение документов в едином цифровом пространстве, предоставление сотрудникам коллективного доступа и возможности просматривать и редактировать файлы, а также оперативный поиск сведений.
Бухгалтерское обслуживание и кадровый учет – отзыв клиента. Автосервис Volvo:
Получить расчетэкономии