Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: что делать бизнесу

9 минут чтения · Документы · обновлено 7 сентября 2026

Первая неделя сентября уже позади, и у части компаний она вышла нервной. Машина загружена, водитель на месте, накладная — бумажная, как всегда. Отправитель уверен, что его это не касается: он же не перевозчик. Перевозчик уверен, что документ оформляет отправитель. Груз при этом стоит.

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются в электронном виде. Бумажная транспортная накладная перестала быть нормой и стала исключением — узким и закрытым. Обязанность введена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, и она сквозная: под неё попали все стороны перевозки сразу — грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и грузополучатель.

Для бухгалтерии это не «ещё одна кнопка в программе». Транспортная накладная подтверждает сам факт перевозки, расход на неё и реальность сделки для вычета НДС. От того, в каком виде документ у вас лежит, зависит, устоят ли эти суммы на проверке.

Мы ведём учёт малому бизнесу и весь август проговаривали это с клиентами по кругу. Разговор почти всегда начинался одинаково: «мы же ничего не возим». Разбираем по порядку — кого задело, что делать, если к первому сентября вы не успели, и чем это грозит на самом деле.

Почему это касается не только перевозчиков

Самое дорогое заблуждение здесь одно: раз мы не транспортная компания, требование не про нас. Но сторона перевозочного документа — не тот, у кого на балансе фуры, а грузоотправитель. То есть любая компания, которая что-то кому-то отправляет.

Производите и отгружаете продукцию — вы грузоотправитель. Торгуете оптом — грузоотправитель. Поставляете товар на маркетплейс — грузоотправитель. Возите товар между собственными складами — тоже. Наняли стороннего перевозчика — накладная всё равно и ваша тоже: подписывают её все стороны.

Отсюда главная организационная сложность. Своё подключение вы контролируете, чужое — нет. Перевозчик, который не работает в системе, — это ваша проблема, а не его: документа не будет ни у кого, а подтверждать расход по рейсу придётся вам.

Готовность к электронным перевозочным документам — это готовность самого слабого участника рейса, а не ваша. Можно выпустить все подписи, настроить обмен и обкатать процесс у себя. Но если перевозчик или получатель не подключены, электронного документа не появится ни у кого. Проверять нужно всю цепочку, с которой вы реально работаете, а не только свой контур.

Что именно перешло в электронный вид

В электронную форму перешли не только накладные. Перечень задевает и тех, кто про транспортную накладную вообще не вспоминал.

• Автомобильные перевозки: транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку
• Экспедирование: поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки
• Железная дорога: накладная
• Авиаперевозки: грузовая накладная

Документы подписываются электронной подписью и передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов через аккредитованного оператора. Оператор здесь — обязательное звено: напрямую в систему вы ничего не отправите. Операторов несколько, функционал у них сопоставим.

Когда бумага всё ещё законна

Перечень исключений закрытый. Это значит, что «у нас особый случай» не работает, если случай не в списке. Бумажный документ остаётся законным, если:

• перевозка воинская или специальная, либо идёт в зоне чрезвычайной ситуации или военного положения
• грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо без аккредитованного филиала в России
• это каботажная перевозка, которую выполняет перевозчик из страны ЕАЭС
• груз везут физическому лицу для личных нужд, вне предпринимательской деятельности
• перевозятся драгоценные металлы и камни
• нет связи или произошёл сбой программно-аппаратного комплекса

Последний пункт выглядит как удобная лазейка, и именно за него будут держаться чаще всего. Не советуем. Сбой — это событие, которое надо уметь показать: когда, где, сколько длился, что вы делали дальше. Режимом работы он быть не может.

Кто чем подписывает

Второе место, где компании застревают, — подписи. Их нужно больше, чем кажется, и они разные.

• Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель — квалифицированная электронная подпись либо неквалифицированная через «Госключ»
• Водитель — простая электронная подпись в мобильном приложении оператора
• Медработник при предрейсовом осмотре — квалифицированная подпись

Отдельная история — машиночитаемая доверенность. Если документы от имени организации подписывает не руководитель, а сотрудник — логист, кладовщик, менеджер, — нужна МЧД. Требование действует не первый год, но именно на перевозочных документах оно всплывает у многих впервые: раньше на бумаге расписывался водитель, и вопрос о полномочиях никто не задавал. Кому нужна доверенность и как её оформить — разбирали отдельно.

По нашему опыту, реалистичный минимум на весь переход — две-три недели. Основное время уходит не на договор с оператором, а на выпуск подписей и на то, чтобы контрагенты подключились со своей стороны. Договор — самая быстрая часть, и именно поэтому переход так часто откладывают.

Чем это грозит бухгалтерии

Начнём с хорошей новости: прямых штрафов «за непередачу электронного документа в систему» пока нет — соответствующие составы находятся в проекте. Плохая новость в том, что это почти ничего не меняет.

Отсутствие транспортной накладной как таковой наказывается уже сейчас. И это самая мелкая из неприятностей.

Первые две строки в бюджете компании почти не заметны. Настоящий риск в третьей, и он не про КоАП вообще.

Транспортная накладная — основной документ, которым подтверждается и факт перевозки, и расход на неё. Если после 1 сентября у вас на руках бумага там, где закон требует электронный документ, проверяющий получает формальное основание снять расход по налогу на прибыль и вычет НДС по перевозке. Спорить можно. Но это спор, которого не должно было быть: документ либо оформлен правильно в момент рейса, либо нет.

И ещё одно. Электронный документ не доказывает сам по себе: важно, кем он подписан и можно ли его предъявить через два года, а не только открыть в кабинете оператора сегодня. Что именно принимают налоговая и суд от электронных документов — в отдельной статье.

Что делать, если вы не успели

Ситуация «первое сентября прошло, а мы не готовы» сейчас массовая и совсем не безнадёжная. Порядок действий одинаковый для компании любого размера — отличается только объём настройки.

1. Определите свои роли. Кем вы выступаете в перевозке: отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор. Ролей может быть несколько одновременно, и у каждой свой комплект документов и подписей.
2. Заключите договор с аккредитованным оператором. День-два работы. Дальше начинается то, что действительно занимает время.
3. Выпустите подписи и оформите МЧД. Квалифицированные — на подписантов, простые — на водителей, доверенности — на всех сотрудников, которые подписывают не от своего имени. Это самый длинный пункт списка, начинайте с него.
4. Свяжите учётную программу с оператором. Чтобы документы не набивались руками. Заодно проверьте, что программа выгружает нужные форматы: это выясняется в первый день, а не на закрытии месяца.
5. Составьте список контрагентов, с которыми у вас есть перевозки. И выясните по каждому, подключён он или нет. Тех, кто не подключён, предупредите письменно — так останется след, что вы это делали.
6. Обкатайте на двух-трёх реальных рейсах. Прежде чем переводить весь поток. Первые ошибки почти всегда одинаковые: не та подпись, не тот формат, не тот получатель в справочнике.

На что мы смотрим в первую очередь

Когда клиент приходит с этой задачей, порядок разбора у нас обычно такой.

Сначала — есть ли у вас перевозки вообще. Звучит странно, но половина вопросов снимается здесь же. Если товар всегда забирает покупатель своим транспортом и стороной документа вы не выступаете, объём работы совсем другой.

Потом — на кого оформлены подписи. Типичная находка: квалифицированная подпись в компании одна, директорская, и лежит она у бухгалтера в сейфе. С перевозочными документами так не выйдет — подписывать нужно быстро и в разных местах, значит, полномочия придётся раздать легально, через доверенности, а не передачей флешки.

Дальше — договоры с перевозчиками. В них почти никогда не написано, в каком виде оформляются документы и кто отвечает за передачу в систему. Пока все были на бумаге, это никого не волновало. Сейчас это первое, из-за чего начинается спор, когда рейс уже проехал, а документа нет.

И в конце — как расход попадает в учёт. Если накладная приходит в одну систему, акт в другую, а в программу всё заносится руками в конце месяца, первое же расхождение вы увидите на закрытии квартала. У клиентов на бухгалтерском сопровождении обмен настраивается вместе с остальной первичкой — отдельным проектом это выходит дольше и дороже.

Коротко

• С 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются электронно — по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ
• Требование сквозное и касается грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и получателя, а грузоотправитель — это любая компания, которая что-то отправляет
• Кроме транспортной накладной в электронный вид перешли заказ и заявка на перевозку, экспедиторская и складская расписки, железнодорожная и авиационная накладные
• Перечень бумажных исключений закрытый, а «нет связи» — событие, которое надо уметь показать, а не режим работы
• Прямых штрафов за непередачу в систему пока нет, но за отсутствие накладной наказывают уже сейчас: 500 ₽ на водителя и 1 500 ₽ на должностное лицо
• Главный риск не в КоАП, а в снятии расхода по прибыли и вычета НДС по перевозке
• Реалистичный срок перехода — две-три недели, и уходят они на подписи и подключение контрагентов, а не на договор с оператором