Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

9 минут чтения · Документы

Разговор про электронный документооборот почти всегда начинается в один и тот же момент — на второй неделе после закрытия квартала. Бухгалтерия собирает закрывающие документы от десяти поставщиков: семь прислали, два обещали, один не отвечает. Вы смотрите на этот список и впервые за год думаете, что так работать больше нельзя.

Дальше обычно происходит ошибка в расчёте. Выгоду от ЭДО начинают считать в бумаге и картриджах — и не находят. Экономия на печати мизерная, работы по внедрению много, и на этом всё заканчивается ещё до первого звонка оператору. А настоящая цена вопроса лежит в другом месте: во сколько обходятся документы, которые не пришли вовремя или не пришли вообще. Считать надо не в семи полученных актах, а в двух пропавших.

Мы ведём учёт малому бизнесу и подключаем ЭДО клиентам не первый год. Разбираем по порядку: что это на самом деле даёт, как устроено, с чего начинать и что делать с контрагентами, которые переходить не хотят.

Что вы покупаете на самом деле

Три вещи, ради которых это делают.

• Период закрывается быстрее и без нервов. Документ подписан обеими сторонами — значит, он уже в системе, с датой и статусом. Не нужно обзванивать поставщиков и выяснять, отправили ли акт и кому именно.
• Вычет по НДС не зависает из-за пропавшей бумаги. Электронный счёт-фактура приходит в тот же день, что и товар, а не через месяц с водителем. Для компании на общей системе это самый весомый аргумент: один потерянный документ по крупной поставке съедает годовой бюджет на документооборот целиком.
• Документы переживают смену сотрудников. Архив принадлежит компании, а не столу конкретного менеджера и не папке уволившегося бухгалтера. При передаче дел это разница между «выгрузили за пять минут» и «восстанавливаем полгода».

Есть и четвёртый эффект, который замечают позже. В споре с контрагентом или при проверке электронный документ доказывает сам себя: видно, кто подписал, когда и что именно, и оспорить факт передачи практически невозможно. Что именно из этого примут налоговая и суд — разбор отдельный: электронные документы как доказательство.

ЭДО экономит не бумагу, а сроки. Компания, у которой закрывающие приходят в день отгрузки, закрывает период за неделю, а не за три. Дело не в современности и не в экологии, а в том, когда вы видите реальную картину по деньгам — в начале следующего месяца или ближе к его концу.

Как это устроено

Обмен идёт не напрямую, а через оператора ЭДО — организацию, которая передаёт документы и фиксирует, что и когда было отправлено, доставлено и подписано. Именно эта фиксация делает электронный документ юридически значимым: не файл на вашем диске, а независимая запись о его движении.

Если у вас и у контрагента разные операторы, работает роуминг — связка между ними. Обычно он уже настроен, иногда требует заявки. Процедура техническая, но занять она может несколько дней, и откладывать её на конец квартала — плохая идея.

Документы делятся на две группы, и разница между ними практическая. Формализованные — те, для которых утверждён единый электронный формат: счёт-фактура, универсальный передаточный документ, ряд актов. Их читает учётная программа автоматически, и инспекция принимает их в электронном виде. Неформализованные — договоры, письма, соглашения: файл в любом виде, подписанный электронной подписью. Юридической силы у них не меньше, но разбирает их человек, а не программа.

Подписывает документы либо директор своей подписью, либо сотрудник — своей личной, и тогда его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность. Это самая частая причина, по которой формально настроенный документооборот встаёт в первый же месяц, поэтому про доверенности стоит прочитать до запуска, а не после: машиночитаемая доверенность: кому нужна и как её оформить.

Порядок внедрения

Шагов шесть, и последовательность в них важнее скорости.

1. Посчитайте объём. Сколько исходящих документов в месяц, сколько входящих, кто даёт больше всего. Обычно на двадцать процентов контрагентов приходится восемьдесят процентов документов — с них и начинают.
2. Выберите оператора. Критерии ниже, а главный принцип простой: сначала совместимость, потом удобство.
3. Разберитесь с подписями и доверенностями. Кто подписывает какие документы, есть ли у этих людей действующие подписи и доверенности с нужными полномочиями. Этот шаг пропускают чаще всего — и именно он тормозит запуск.
4. Проведите пилот. Три-пять контрагентов, месяц работы. Цель — не проверить технику, а найти внутренние затыки: кто согласует, кто подписывает, что делать, когда подписант в отпуске.
5. Пригласите остальных. Массовая рассылка приглашений, а внутри компании — короткий регламент: какие документы идут только электронно, кто подписывает, в какой срок.
6. Уберите дубли. Пока один и тот же документ ходит и в электронном виде, и на бумаге, вы получили вторую работу вместо первой. Отказ от дублирования — обязательный финальный шаг, а не необязательный.

Как выбирать оператора

Смотреть стоит на четыре вещи, и красивый интерфейс в этом списке идёт после первых двух, а не перед ними.

Контрагенты, которые не хотят

Они будут, и это нормально. Реагировать стоит по-разному — в зависимости от того, кто перед вами.

• Крупная компания со своим оператором. Отказа как такового нет, нужен роуминг. Решается заявкой и парой недель ожидания: это не переговоры, а срок, который надо заложить.
• Малый бизнес без подписи и системы. Обычно достаточно объяснить, что для входящих документов у операторов есть бесплатные веб-кабинеты: получать и подписывать можно без интеграции и без своей учётной программы. Человек отказывается не от ЭДО, а от расходов и настройки, которых в его случае не будет.
• Принципиальный отказ. Оставьте на бумаге, но пропишите в договоре срок передачи оригиналов и ответственного с их стороны. Половина проблемы решается не форматом, а именованным сроком и фамилией.

Для новых договоров условие об обмене документами в электронном виде проще включить сразу в шаблон. Тогда через год-полтора вопрос закроется сам собой, без отдельных переговоров: новые контрагенты приходят уже с этим условием.

Сколько это стоит и что остаётся на бумаге

Тарификация у операторов устроена похоже: входящие документы, как правило, бесплатны, платят за исходящие — либо пакетом, либо помесячно. Итоговая сумма зависит от объёма исходящих, числа подключённых сотрудников, глубины интеграции с учётной программой и количества электронных подписей, которые придётся выпустить. Порядок цифр для небольшой компании сопоставим со стоимостью одного потерянного вычета — сравнение грубое, но по опыту честное.

Полностью безбумажным бизнес не станет. Часть документов по требованиям закона или по настоянию контрагента по-прежнему оформляется на бумаге, и планировать переход разумнее как «основной поток — электронно», а не как «бумаги не будет». Обещание полного отказа от бумаги — верный признак того, что процесс никто не считал.

Отдельный контур — кадровые документы: у их перевода в электронный вид свой порядок и свои ограничения, и с обменом с контрагентами его лучше не смешивать: кадровый ЭДО.

Что мы смотрим в первую очередь

Когда нас просят подключить ЭДО, мы начинаем не с операторов.

Первое — кто у вас подписывает. Не по уставу, а фактически: кто ставит подпись на актах, когда директор в отпуске или в самолёте. Если ответ «никто, ждём директора», электронный обмен эту проблему не решит, а обнажит. На бумаге акт мог пролежать неделю незаметно, а в системе он висит со статусом «ожидает подписи» на виду у обеих сторон.

Второе — от кого документы опаздывают. Мы просим список поставщиков, у которых закрывающие пришлось запрашивать повторно в прошлом квартале, и тех, чьи документы не пришли совсем. Это и есть готовый пилот, придумывать его не надо.

Третье — что происходит с дублями. По нашему опыту, половина неудачных внедрений выглядит одинаково: электронный обмен настроен и работает, а бумагу всё равно возят «на всякий случай». Через полгода компания платит оператору и содержит прежний бумажный процесс целиком. Отказ от дублирования — решение руководителя, а не настройка в программе, и принимать его нужно с конкретной датой.

Что сделать на этой неделе

1. Выпишите десять контрагентов, от которых чаще всего опаздывают закрывающие документы. Это и есть ваш пилот.
2. Спросите у бухгалтерии, сколько документов за прошлый квартал пришлось запрашивать повторно и сколько не пришло совсем.
3. Проверьте, у кого в компании есть действующие электронные подписи и доверенности с актуальными полномочиями.
4. Узнайте у двух-трёх ключевых партнёров, через какого оператора они работают: это сузит выбор до пары вариантов.
5. Назначьте ответственного за внедрение внутри компании. Без него проект живёт ровно до первого технического вопроса.

Последний пункт важнее остальных. Внедрение, которое «делают все понемногу», не делает никто.

Коротко

• Выгода от ЭДО считается не в бумаге и картриджах, а в документах, которые не пришли вовремя или не пришли вообще
• Обмен идёт через оператора, и именно его фиксация отправки, доставки и подписания делает документ юридически значимым
• Разные операторы у вас и у контрагента — не отказ, а роуминг: заявка и несколько дней ожидания, которые нельзя оставлять на конец квартала
• Оператора выбирают по интеграции с учётной программой и роумингу с ключевыми контрагентами, а не по интерфейсу
• Подписи и доверенности разбирают до запуска — этот шаг пропускают чаще всего, и именно он тормозит проект
• Пилот на трёх-пяти контрагентах за месяц находит внутренние затыки, которых на бумаге не видно
• Отказ от дублирования и назначенный ответственный — два условия, без которых внедрение останавливается