Акт КС-2 и справка КС-3: как заполнить, кто подписывает и как учитывать выручку

7 минут чтения · Бухгалтерия

КС-2 и КС-3 — главные документы в расчётах подрядчика и заказчика. По ним заказчик платит, подрядчик признаёт выручку, а налоговая проверяет, в каком периоде начислены налоги. Ошибка в акте оборачивается спором о деньгах с заказчиком и о периодах — с инспекцией.

Разберём, чем отличаются формы, когда они обязательны, как заполнить периоды и накопительный итог, кто подписывает и как бухгалтерия учитывает выручку и расходы по актам.

Чем КС-2 отличается от КС-3

Обе формы составляют по журналу учёта выполненных работ КС-6а: в нём подрядчик ведёт объёмы по позициям сметы нарастающим итогом. Одна КС-3 может объединять несколько КС-2 за период. Готовый объект принимают другими документами: КС-11 — акт приёмки законченного строительством объекта между заказчиком и подрядчиком, КС-14 — акт приёмки объекта приёмочной комиссией.

Обязательны ли формы КС-2 и КС-3

С 1 января 2013 года формы из альбомов Госкомстата не обязательны. Компания вправе разработать свой акт приёмки и справку, если в них есть реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ.

На практике от КС-2 и КС-3 отказываются редко. Их требуют:

• договор — если в нём записано, что работы сдают по КС-2 и КС-3, другой документ заказчик вправе не принять;
• госзаказчик — по контрактам, заключённым на электронных процедурах, подрядчик формирует документ о приёмке в ЕИС и подписывает его электронной подписью. Заказчик подписывает его или направляет мотивированный отказ в срок из контракта, но не позднее 20 рабочих дней (ч. 13 ст. 94 закона № 44-ФЗ). Акты и справки прикладывают к документу о приёмке как его неотъемлемую часть;
• генподрядчик и банк — генподрядчику формы нужны для расчётов с заказчиком, а банк при кредите под контракт может запросить акты, прежде чем выдать очередной транш.

Между коммерческими компаниями КС-2 и КС-3 можно подписывать через оператора ЭДО. Электронный акт с квалифицированными подписями сторон равнозначен бумажному.

Как заполнить КС-2 и КС-3

В шапке обеих форм — инвестор, заказчик, подрядчик, стройка, объект, номер и дата договора, номер и дата документа и отчётный период «с … по …». В табличной части КС-2:

• номер позиции по смете и номер единичной расценки;
• наименование работ — так, как оно указано в смете;
• единица измерения и количество за отчётный период;
• цена за единицу и стоимость.

В КС-3 три графы стоимости: с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчётный период. Ниже — строки «Итого», «Сумма НДС» и «Всего с учётом НДС». НДС указывают одной строкой на всю сумму.

Гарантийное удержание и зачёт аванса в унифицированную КС-3 не входят. Если договор их предусматривает, суммы показывают дополнительными строками после «Всего с учётом НДС» или в расчёте к справке. Стоимость работ и НДС удержание не уменьшает.

Кто подписывает и в каком порядке

Выручка и расходы по актам

Бухучёт в 2026 году. Подрядчик признаёт выручку по ПБУ 2/2008 «Учёт договоров строительного подряда». Если договор длится больше одного отчётного периода и финансовый результат можно надёжно оценить, выручку и расходы признают по мере готовности. С 1 января 2027 года ПБУ 2/2008 и ПБУ 9/99 заменяет ФСБУ 9/2025 «Доходы» (приказ Минфина от 16.05.2025 № 56н): выручку признают по мере выполнения обязанностей перед заказчиком, а степень выполнения оценивают по объёму работ или по затратам.

Налог на прибыль. Доход признают на дату подписания акта заказчиком, при поэтапной сдаче — по каждому принятому этапу. Если работы длятся больше налогового периода, а этапов в договоре нет, доход распределяют между периодами: равномерно или пропорционально доле фактических расходов в смете (п. 2 ст. 271, ст. 316 НК).

НДС. Налог начисляют на дату подписания КС-2, если аванса не было. С аванса НДС платят при получении, а после подписания акта этот налог принимают к вычету.

Упрощёнка. Подрядчик на упрощёнке признаёт доход по оплате: аванс — в день поступления, сам акт налог не меняет.

Ошибки и спорные ситуации

• Заказчик молчит. Если заказчик получил акт, но не подписал его и не направил мотивированный отказ, подрядчик подписывает КС-2 в одностороннем порядке с отметкой об отказе (п. 4 ст. 753 ГК). Сохраните доказательства отправки: ЭДО, письмо с описью, отметку о вручении.
• Мотивированный отказ. Заказчик вправе не принимать работы, если недостатки исключают использование результата и не могут быть устранены (п. 6 ст. 753 ГК). Отказ без перечня недостатков — повод для одностороннего акта.
• Даты в разных периодах. Акт за сентябрь заказчик подписал в октябре. Для налогов работы чаще считают выполненными на дату подписания заказчиком. Чтобы выручка и НДС не переходили из квартала в квартал, срок подписания фиксируют в договоре, а дату акта ставят фактическую. Если выручку уже отразили не в том периоде, — см. статью «Нашли ошибку прошлого периода: исправлять или оставить».
• КС-3 без КС-2. Справка показывает стоимость, но не подтверждает приёмку конкретных работ. Без акта заказчику сложнее обосновать расходы, а подрядчику — выручку.
• УПД вместо КС-2. Закон этого не запрещает: форму первичного документа компания утверждает сама. Но в УПД нет позиций сметы и накопительного итога, поэтому для работ по смете он КС-2 и КС-3 не заменяет. Какой статус ставить в УПД, — в статье «Первый год с НДС: где компания теряет вычеты».

Частые вопросы