Вопросы, рассмотренные в материале:
- Какие налоги надо платить при аренде квартиры сотруднику
- Какие проводки использовать при аренде квартиры сотруднику
- Как арендовать квартиру иностранному сотруднику
Проблема с подбором квалифицированных кадров существует достаточно давно. Поэтому многие компании ищут сотрудников по всей России и даже приглашают на работу иностранных специалистов. В таких случаях им приходится обеспечивать работников жильем, – как правило, работодатели оплачивают аренду квартиры или комнаты. Сегодня мы расскажем, как организовывается аренда квартир для сотрудников и возмещение затрат на наем жилья для целей налогообложения.
Какие платить налоги в случае аренды квартиры сотруднику
Министерство финансов считает, что, когда организация возмещает сотруднику расходы на аренду жилья, у него появляется дополнительный доход, на который необходимо начислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы. Действительно ли это необходимо?
Свою позицию ведомство аргументирует следующим образом (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253). Когда определяется налоговая база по налогу на доходы физических лиц, в расчет берутся все доходы гражданина как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). Доходы в натуральной форме – это средства, перечисляемые предприятием или ИП за товары, работы или услуги (в том числе коммунальные) в интересах физического лица (подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
В соответствии с этим деньги, которые организация выделяет сотруднику на аренду квартиры, являются его доходом в натуральной форме. В таком случае работодатель считается налоговым агентом, и сумма на оплату жилья должна обязательно включаться в заработную плату, то есть с нее необходимо уплачивать НДФЛ.
Аналогичные аргументы Министерство финансов РФ приводило и ранее (письма Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46997, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369).
При этом доводы касаются как ситуаций, когда компания сама предоставляет жилье сотрудникам, так и когда только возмещает им расходы на аренду квартиры. В первом случае договор с арендодателем заключает предприятие, оно же и платит за аренду жилья. Во втором случае поиском квартиры занимается сам работник, после чего заключает договор с собственниками и производит помесячно оплату, а компания возмещает ему затраты на наем жилья. Возможны также предварительные выплаты компенсаций за аренду квартиры.
Когда уплачивать НДФЛ с аренды жилья не нужно.
Позицию Министерства финансов можно оспорить. Ведь возмещение расходов на аренду жилого помещения иногородним сотрудникам связано с выполнением ими должностных обязанностей. Это своего рода компенсация. Поэтому включение суммы аренды квартиры в налогооблагаемую базу по НДФЛ не требуется. Этот довод признают арбитражные суды.
К примеру, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) внимание акцентируется на ст. 169 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателей возмещать сотрудникам затраты на обустройство на новом месте жительства, если им для работы пришлось переехать в другой населенный пункт. Суд приравнял расходы на оплату аренды квартиры к затратам на обустройство на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат прописан именно в трудовом договоре).
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
На основании нормы Налогового кодекса РФ (п. 3 ст. 217), согласно которой на выплаты компенсационного характера, установленные законами РФ, НДФЛ не начисляется, суд признал правоту налогоплательщика.
В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) удалось доказать связь перечисленных работодателем выплат за аренду квартир с исполнением сотрудниками из других городов трудовых обязанностей. То есть проживание в другом месте не позволило бы специалистам выполнять свою работу. Это стало решающим аргументом. Суд признал, что оплата аренды квартир для сотрудников была произведена в интересах компании.
Есть много других примеров судебных дел, которые решились в пользу налогоплательщиков (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011). Если работодатель не боится судебных тяжб, он может не уплачивать НДФЛ с расходов на наем жилья для специалистов.
2 варианта аренды квартиры для сотрудника
Если предприятие само платит за аренду квартиры ее владельцу, возможны следующие варианты.
1. Подход 1 (безопасный, но не самый выгодный).
По мнению контролирующих органов, оплата аренды квартиры сотруднику – это заработная плата в натуральной форме, образующая доход налогоплательщика. Поэтому в трудовом договоре нужно прописывать обязанность работодателя предоставить сотруднику жилье.
При заключении договора аренды с владельцем квартиры на год или более обязательна его регистрация в органе Росреестра (п. 2 ст. 651 Гражданского кодекса РФ).
При этом, согласно Трудовому кодексу РФ, часть оплаты труда, выплаченная в натуральной форме, не может быть больше 20 % от заработной платы работника (ст. 131 Трудового кодекса РФ). Минфин считает, что из всех расходов на оплату аренды жилья к заработной плате можно отнести только сумму, которая не превышает указанный лимит.
Ознакомиться с письмами Минфина и ФНС, которые мы упоминаем в статье, можно в разделе «Финансовые и кадровые консультации» системы «Консультант Плюс».
Был случай, когда суд признал возможность учета расходов на аренду квартир для сотрудников для целей налогообложения прибыли полностью. ФАС Центрального округа указал на то, что средства были использованы для обеспечения процесса производства, и без них выполнение сотрудниками должностных обязанностей было бы невозможным.
Также было отмечено, что налоговые отношения не регулируются нормами Трудового кодекса РФ и довод об ограничении в 20 % неправомерен. Ведь перечень затрат на сотрудников, которые учитываются при расчете НДФЛ, является открытым (Постановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233).
Поскольку с дохода сотрудников организаций обязательно взимается НДФЛ, то и компенсация за аренду квартиры тоже облагается налогом (пп. 1, 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Помните, если владелец, у которого предприятие арендует жилье для работников, не является ИП, то арендатор признается налоговым агентом в отношении доходов, уплаченных хозяину квартиры. Соответственно, с арендной платы взимается налог.
Кроме того, обязательно включение платы за наем жилья в базу по страховым взносам, поскольку она участвует в формировании «натурального» дохода сотрудника, полученного в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — закон № 212-ФЗ)).
В бухгалтерском учете необходимо делать следующие, связанные с арендой квартир сотруднику, проводки.
Содержание операции |
Дт |
Кт |
Плата за аренду включена в состав затрат
|
20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») |
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
Удержан налог с дохода в виде платы за аренду квартиры из заработной платы сотрудника |
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Удержан налог из дохода на собственника квартиры – физического лица – в виде платы за наем жилья |
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
68, субсчет «НДФЛ» |
Сделан перевод арендной платы |
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
51 «Расчетные счета» |
Начислены страховые взносы на доход сотрудника в виде платы за аренду квартиры |
20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») |
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
В первом подходе нет однозначности. Поэтому, если вы уверены, что сможете отстоять свою позицию перед органами контроля, лучше воспользоваться подходом № 2.
2. Подход 2 (содержит риски, но позволяет сэкономить бюджет).
При этом подходе компенсация аренды квартиры сотруднику не признается частью его заработной платы. Однако расходы по этой статье имеют обоснование и экономически оправданы. Без них невозможна нормальная организация процесса производства.
В таком случае для целей налогообложения прибыли возможен учет затрат на оплату аренды квартиры в полном объеме путем включения их в состав прочих расходов (подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ; Постановление ФАС ЦО от 15.02.2012 № А35-1939/2010).
При этом у сотрудника отсутствует дополнительный доход, и арендная плата не облагается налогом. С такой точкой зрения соглашаются и суды (п. 2 Постановления ФАС ЗСО от 02.09.2011 № А70-10656/2010; Постановление ФАС МО от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11). Был случай, когда судом было признано совершение платежей в счет арендной платы в интересах компании и отсутствие связи их с системой оплаты труда (Постановление ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12).
В начислении страховых взносов также нет необходимости, поскольку обеспечение сотрудника жильем не является вознаграждением за труд.
Когда предприятие компенсирует специалистам затраты на аренду квартиры, то для подтверждения обоснованности затрат на возмещение ему необходимо иметь:
- копию договора аренды между сотрудником и владельцем квартиры;
- копии платежных документов по плате за аренду (к примеру, расписок собственника жилья о получении денег).
Также организация должна прописывать свою обязанность возмещения расходов на наем жилья в трудовом соглашении.
Как правильно рассчитать при аренде квартиры сотруднику налоги? Есть два варианта ведения налогового учета.
Подход 1 (безопасный, но невыгодный).
При этом подходе компенсация затрат на арендную плату не считается обязанностью, регламентируемой Трудовым кодексом РФ. Соответственно, эти расходы считают благотворительностью работодателя в пользу сотрудника.
Даже если компания будет компенсировать затраты на аренду жилья в соответствии трудовым соглашением, налоговая инспекция может не причислить эти суммы к доходу работника. Поэтому организациям лучше самим снимать квартиры и предоставлять их своим специалистам.
Это позволит не учитывать суммы компенсаций при определении налогооблагаемой базы (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ; п. 1 письма Минфина от 17.03.2009 № 03-03-06/1/155; п. 2 письма ФНС от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6@).
С возмещаемых средств должен уплачиваться НДФЛ, так как такая компенсация не содержится в перечне выплат, на которые не начисляется налог (письмо Минфина от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789).
На суммы возмещения требуется начисление страховых взносов, поскольку расходы на аренду квартиры компенсируются сотрудникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985; п. 3 письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19. Однажды к такому выводу пришел и суд, поддержав ФСС, Постановление 16 ААС от 06.02.2013 № А63-13026/2012).
В бухучете необходимо отражать следующие операции.
Содержание операции |
Дт |
Кт |
Возмещение платы за аренду квартиры включено в прочие расходы |
91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» |
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
На сумму компенсации начислен НДФЛ |
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Компенсация перечислена сотруднику |
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
51 «Расчетные счета» |
Начислены страховые взносы на сумму возмещения |
91, субсчет «Прочие расходы» |
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Отражено постоянное налоговое обязательство |
99 «Прибыли и убытки» |
68, субсчет «Налог на прибыль» |
Подход 2 (несет в себе риски, но позволяет сэкономить).
Этот подход противоположен первому. Он предполагает, что возмещение арендной платы – это компенсация, утвержденная законом. Ведь, согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдавать работникам, переезжающим из других населенных пунктов, подъемные в размере, прописанном в договоре. При этом заключение трудового соглашения должно предшествовать переезду специалиста к месту работы (ст. 169 Трудового кодекса РФ).
Кроме того, переезжая, сотрудники рассчитывают на повышение заработной платы на 55 %, а предприятия увеличивают ее всего на 35 %.
Затраты на аренду квартиры сотруднику уменьшают базу налогообложения предприятия. Так как компенсация затрат на аренду квартиры – это часть подъемных денег, то налог на прибыль рассчитывают, включая ее в прочие расходы (подп. 5 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
С выплат, которые связаны с переездом специалиста к месту работы, уплачивать НДФЛ не нужно (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Начисление страховых взносов тоже не требуется, так как возмещение расходов на аренду квартиры сотрудникам не облагается взносами. Был случай, когда суд признал это (Постановление 13 ААС от 07.05.2013 № А21-10270/2012).
Вместе с тем стоит отметить, что закон не устанавливает обязанность организаций, помимо подъемных, предоставлять сотрудникам и квартиру. В связи с этим органы контроля с большой долей вероятности не признают компенсацию платы за аренду жилья в течение нескольких месяцев или даже лет подъемными, выплата которых требуется законом. Поэтому работодателям, применяющим второй подход, нередко приходится оспаривать решение налоговой.
Аренда жилья для иностранных работников
Как и в случае с гражданами РФ, возмещение расходов на наем жилья для иностранных работников не причисляется к компенсации, установленной законодательно (письмо Минфина России от 16.05.2018 № 03-04-06/32677). Финансисты отмечают, что, хоть организация обязана предоставлять жилье приглашаемым ей на работу иностранным гражданам на период пребывания в России, это не означает, что такое обеспечение должно быть безвозмездным (письмо от 18.05.2012 № 03-03-06/1/255).
Поэтому арендная плата за квартиру для иностранного сотрудника признается его доходом в натуральной форме, и с нее необходимо уплачивать налог. Так считает и Федеральная налоговая служба РФ (письмо от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Тем не менее суды считают, что раз закон обязывает работодателей предоставлять иностранным сотрудникам квартиры, то оплата аренды – выплата компенсационного характера, утвержденная на законодательном уровне, а потому она должна быть освобождена от НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (Определение ВАС РФ от 23.04.2008 № 4623/08, постановления ФАС Московского округа от 29.07.2011 № КА-А40/7917-11, Поволжского округа от 15.05.2009 по делу № А65-6772/2008).
Также к иностранным гражданам может применяться описанная выше правовая позиция Президиума ВАС РФ о том, что компенсацию арендной платы нельзя облагать налогом, так как в обеспечении работников жильем заинтересован прежде всего работодатель.
Таким образом, когда организация арендует для сотрудников из других государств квартиры, налог на оплату найма жилья начислять не нужно.
Обратите внимание, если организация примет позицию Министерства финансов РФ и будет исчислять НДФЛ со стоимости арендной платы, ей нужно учесть, что иностранные работники могут не являться налоговыми резидентами РФ. Чтобы получить такой статус, они должны прожить в России не менее 183 календарных дней в течение следующих подряд 12 месяцев (п. 2 ст. 207 Налогового кодекса РФ). А доходы нерезидентов облагаются налогом по ставке 30 % (п. 3 ст. 224 Налогового кодекса РФ). Поэтому до получения сотрудником статуса налогового резидента РФ его доход в виде компенсации аренды квартиры будет облагаться НДФЛ по ставке 30 %.
Финансисты считают, что такая же ставка должна применяться и в отношении аренды жилья для иностранных специалистов с высокой квалификацией, не имеющих статуса налогового резидента (письма от 24.01.2018 № 03-04-05/3543, от 17.03.2015 № 03-04-06/14003, от 08.06.2012 № 03-04-06/6-158), хотя их трудовые доходы с первого рабочего дня облагаются НДФЛ по ставке 13 % (п. 3 ст. 224 Налогового кодекса РФ). Дело в том, что суммы, выплачиваемые иностранным специалистам в качестве компенсации за аренду квартиры, сотрудники финансового ведомства не причисляют к вознаграждению за труд.
Компания «Деловые партнеры». Аутсорсинг бухгалтерских услуг:
Получить расчет
экономии