Воинский учёт в организации: обязанности работодателя, сроки и штрафы

9 минут чтения · Кадры

Письмо из военкомата приходит обычным конвертом на юридический адрес — и часто лежит там неделю: почту забирают раз в месяц, а всё важное, как принято считать, приходит в электронном виде. Внутри — запрос сведений и напоминание о сроке, который уже прошёл.

Первый вопрос, который нам задают в этот момент, почти всегда один: «а мы вообще обязаны? у нас три человека». Обязаны. Численность здесь не решает ничего.

Неприятная часть: штрафы за воинский учёт на порядок выше привычных кадровых, и для маленькой компании сумма сопоставима с годовой прибылью. Приятная: объём работы конечный и предсказуемый — несколько форм, один приказ, годовой план и регулярная сверка. Поставить учёт с нуля в небольшой компании — вопрос нескольких дней.

Дальше по порядку: кто обязан, что должно быть на бумаге, о чём и в какие сроки сообщать, сколько стоит этого не делать и что делать, если учёт не вёлся никогда.

Обязаны все организации, кроме ИП

Обязанность лежит на организациях, и численность значения не имеет: три человека в штате — учёт нужен ровно так же, как при трёхстах. Индивидуальные предприниматели от неё освобождены, даже если у них есть наёмные работники. Это единственное исключение — и именно оно чаще всего сбивает.

Под учёт попадают не все сотрудники, а те, кто состоит или обязан состоять на воинском учёте: мужчины призывного возраста и пребывающие в запасе, а также женщины, получившие военно-учётную специальность. Проверяется это не по ощущениям и не по внутреннему списку, а по документам воинского учёта, которые работник обязан предъявить при приёме на работу.

Если в штате есть иностранные работники, у них своя отдельная рамка обязанностей работодателя, и меняется она по собственному графику: новые требования к доходам иностранных работников с 2027 года мы разбирали отдельно.

Что должно лежать в папке

Список закрытый, и проверяют компанию по нему же. Должно быть:

• приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного работника;
• план работы на календарный год;
• карточки граждан, подлежащих воинскому учёту, по форме № 10 — на каждого такого сотрудника;
• картотека этих карточек, разложенная в установленном порядке;
• журнал проверок — его хранят не меньше пяти лет;
• расписки о приёме от работников документов воинского учёта;
• служебное делопроизводство: переписка с военным комиссариатом, копии поданных сведений с отметками о принятии.

Приказ и план — не внутренние бумаги «для себя»: их согласовывают с военным комиссариатом по месту нахождения организации. Ответственным может быть отдельный работник, а в небольшой компании — кадровик, бухгалтер или сам директор, назначенный приказом. Сколько человек нужно выделить на эту работу, зависит от числа сотрудников, состоящих на учёте.

Про последний пункт списка: копия сданных сведений без отметки о принятии — черновик, а не доказательство. Задним числом такие отметки не собираются, поэтому переписку с комиссариатом стоит вести аккуратно с первого же обращения.

Перевод остальной кадровой части в электронный вид — соседняя тема со своими правилами, её мы разобрали отдельно: кадровый ЭДО.

Сроки считаются от события, а не от конца квартала

Взаимодействие с военкоматом устроено как поток коротких сообщений о событиях. Главное отличие от привычной отчётности — точка отсчёта: сроки короткие и считаются от даты события, а не от конца месяца или квартала.

Привычка «накопим и сдадим в отчётную дату» тут не работает: к отчётной дате срок по конкретному приёму или увольнению уже пройдёт. Вывод простой: сведения готовятся вместе с кадровым приказом, в тот же день. Что и куда сдавать по остальным обязанностям работодателя, мы собрали отдельно, но воинский учёт в этот календарь не встраивается.

Отправлять сведения можно по-старому, на бумаге, а можно электронно — через реестр воинского учёта. Отдельно организации направляют списки граждан для первоначальной постановки на учёт.

Есть и обязанность, которую часто не замечают вовсе: оповещать работников о вызове по повестке и обеспечивать им возможность явиться. Это самостоятельное требование со своей, более высокой ответственностью — и единственное здесь, что может возникнуть внезапно, вне всякого годового плана.

Сколько стоит этого не делать

Штрафы здесь несопоставимы с обычными кадровыми, и важно, кто именно платит. За несообщённые сведения отвечает должностное лицо — руководитель или ответственный по приказу. Организацию штрафуют за неоповещение работников о повестке и за списки для первоначальной постановки на учёт.

Такие суммы действуют с 1 октября 2023 года. Малым предприятиям и микропредприятиям по статье 4.1.2 КоАП штраф назначают в половинном размере, но не ниже минимального штрафа для должностного лица. На средние компании это смягчение не распространяется. Половина от 350 000 ₽ — по-прежнему шестизначная сумма.

Отсюда и приоритеты: бумага важна, но оповещение работника по повестке — самое дорогое место во всей этой работе.

Если учёта не было никогда

Ситуация распространённая, особенно у компаний, зарегистрированных до того, как тема стала заметной. Разворачивать её нужно самостоятельно и заранее: прийти в военкомат по своей инициативе гораздо спокойнее, чем получить оттуда уведомление и объясняться по чужому графику.

1. Поднять личные дела и определить, кто из сотрудников подлежит учёту. Если нужных документов в делах нет — запросить их у работников.
2. Издать приказ об организации воинского учёта и назначить ответственного.
3. Поставить на учёт организацию в военном комиссариате по месту нахождения, а обособленные подразделения — по их адресам.
4. Завести карточки на всех подлежащих учёту сотрудников и сформировать картотеку.
5. Составить план работы на текущий год и согласовать его вместе с приказом.
6. Подать сведения о работниках — в том числе о тех, кто обязан состоять на учёте, но не состоит.
7. Провести сверку картотеки с данными комиссариата и получить отметку о приёме документов.

Дальше это переходит в режим текущей работы: несколько сообщений в год по событиям, обновление плана в начале года и ежегодная сверка. По нашему опыту, тормозит здесь не сложность процедуры, а ощущение, что «уже поздно». Оно ошибочное: каждый месяц промедления просто добавляет событий, о которых не сообщили.

Как проверить учёт: пять точек

Состояние учёта видно не по толщине папки. Достаточно пяти вопросов.

1. Есть ли приказ и кто в нём назван. Нет приказа — учёта нет, как бы ни выглядели папки. Дальше смотрим, работает ли этот человек в компании до сих пор.
2. Есть ли карточки и по какой они форме. Карточки по прежнему образцу — это не «почти готово», а работа, которую придётся делать заново.
3. Когда была последняя сверка. Самая честная точка: по ней видно, учёт ведётся или лежит на полке.
4. Кто отвечает за повестки. Вопрос «кто оповестит работника, если повестка придёт в пятницу вечером» обычно ставит в тупик.

И пятое: есть ли обособленные подразделения и поставлены ли они на учёт по своим адресам. Про них забывают чаще всего — бухгалтерия и кадры давно ведутся из одной точки, а здесь адрес имеет значение.

Самый частый вариант — не «не знали», а «назначили и забыли». Приказ подписан, фамилия ответственного в нём есть, папка заведена. А карточек нет, сведения не подавались, сверка не проводилась ни разу. Со стороны проверяющего это выглядит так же, как полное отсутствие учёта, — только теперь в документах есть конкретная фамилия.

Что сделать на этой неделе

• Ответить на один вопрос: у вас ООО или ИП. Если ИП — тема закрыта.
• Найти приказ о назначении ответственного за воинский учёт. Если приказа нет — учёт не ведётся, что бы ни лежало в шкафу.
• Проверить, есть ли карточки на сотрудников и когда последний раз проводилась сверка с военкоматом.
• Уточнить, кто фактически ведёт эту работу и знает ли он об этом. Формально назначенный, но не работающий ответственный — самый частый вариант.
• Пересчитать, кто из сотрудников подлежит учёту: не по памяти, а по документам в личных делах.
• Если ничего из перечисленного нет — не откладывать до уведомления. Постановка с нуля по собственной инициативе почти всегда проходит без санкций.

На это уйдёт один вечер — и дальше будет понятно, есть ли у вас проблема.

Коротко

• Воинский учёт обязаны вести все организации независимо от численности; ИП освобождены даже при наличии работников
• Под учёт попадают только те сотрудники, кто состоит или обязан состоять на воинском учёте, и проверяется это по документам при приёме
• Комплект документов закрытый: приказ, годовой план, карточки, картотека, журнал проверок, расписки и переписка; приказ и план согласовывают с военкоматом
• О приёме, увольнении и изменении данных сообщают в течение 5 дней, поэтому сведения готовят вместе с кадровым приказом, а не в отчётную дату
• Оповещение по повестке — отдельная обязанность, ответственность по ней выше, чем за непредставленные сведения
• За несообщённые сведения штрафуют руководителя или ответственного — 40 000–50 000 ₽; за неоповещение по повестке — организацию: 350 000–400 000 ₽, для малых и микропредприятий вдвое меньше
• Если учёта не было вообще — идти в военкомат по своей инициативе: постановка с нуля почти всегда проходит без санкций