Инвентаризация: что собственник узнаёт о своём бизнесе, если провести её всерьёз

6 минут чтения · Бухгалтерия

Пример условный. Оптовая компания: по учёту на складе товара на 18 млн ₽, в дебиторке — 9 млн ₽. Собственник берёт кредит под оборот и считает, что запас прочности есть. Пересчёт в ноябре показывает другое: на полках товара на 16,9 млн ₽, из них на 1,5 млн ₽ лежит больше года и продаётся только со скидкой, а 2,4 млн ₽ дебиторки — покупатели, которые не платят больше трёх лет и долг не признают. Итого 3,5 млн ₽ оборотных средств существовали только в учёте, а ещё 1,5 млн ₽ стоили меньше, чем в нём записано.

Разбираем, как провести инвентаризацию так, чтобы она показывала реальный бизнес, что обычно находят и что делать с недостачей.

Когда и как провести

С 1 апреля 2025 года порядок задаёт стандарт ФСБУ 28/2023, старые методические указания не применяются. ИП, которые не ведут бухучёт, годовую инвентаризацию не проводят.

• Комиссия. Её назначает руководитель. Кладовщика или кассира, который отвечает за проверяемое имущество, в комиссию не включают — он присутствует при пересчёте. Результаты недействительны, если не было пятой части членов комиссии и больше. Без комиссии можно, если в штате только директор или директор и бухгалтер, а также если инвентаризацию по договору проводит аудитор.
• Формы. Унифицированные бланки не обязательны, формы утверждает руководитель. Если пересчитать нельзя или слишком дорого, допускаются фото и видео.
• Отражение. Результаты годовой инвентаризации отражают не позднее 31 декабря: деньги и расчёты — последним днём года, а склад и основные средства, проверенные с 1 октября, можно отразить в месяце, когда закончили пересчёт.

Что собственник узнаёт: четыре находки

• Реальные остатки и пересорт. Пересорт зачитывают только в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного, по одноимённым товарам и в равных количествах. В остальных — это недостача по одним позициям и излишек по другим. Излишки идут в доходы и облагаются налогом.
• Неликвид. Запасы в отчётности показывают по меньшей из двух сумм: себестоимости или цене, за которую их реально продать, за вычетом затрат на продажу. Разница — обесценение, под него создают резерв. Компания на упрощённом бухучёте вправе резерв не создавать, но знать, сколько стоит залежавшийся товар, полезно всем.
• Долги покупателей. Срок давности — три года. Если должник подписал акт сверки, срок начинается заново, поэтому сверки рассылают заранее. Долг с истёкшей давностью списывают, и он уменьшает налог на прибыль. Как посчитать эффект, — в чек-листе «Закрытие года».
• Забытые долги перед поставщиками. Через три года они становятся доходом, и налог с них придётся заплатить. Лучше узнать о них самим, чем на проверке.

Недостача: налоги и с кого взыскать

НДС по пропавшему товару Налоговый кодекс восстанавливать прямо не требует. Минфин раньше настаивал на восстановлении, суды в основном на стороне компаний, и многие всё же восстанавливают налог, чтобы не спорить. Важнее другое: причину выбытия — кражу, порчу, бой — нужно подтвердить документами. Если подтверждён только факт пропажи, недостачу могут обложить НДС как безвозмездную передачу.

С материально ответственного взыскивают по правилам Трудового кодекса:

• сначала проверка размера и причин ущерба и письменное объяснение работника, а если он отказался — акт;
• без суда — не больше среднего месячного заработка, приказом в течение месяца после того, как размер ущерба установлен, и не больше 20 % каждой зарплаты;
• в полном размере — если с работником заключён договор о полной материальной ответственности: ему исполнилось 18 лет, он работает с деньгами или товаром, а должность есть в перечне Минтруда. Но всё, что больше среднего заработка, удерживают, только если работник согласен, иначе — через суд.

Для ориентира: по международному исследованию Global Retail Theft Barometer за 2014–2015 годы российская розница теряла на кражах, порче и ошибках 1,18 % оборота, почти половина — кражи сотрудников. Более свежих сопоставимых данных по России мы не нашли, но для компании с оборотом 500 млн ₽ это около 5,9 млн ₽ в год.

Когда хватит своего бухгалтера, а когда звать нас

Если склад небольшой, учёт ведут в 1С без расхождений, а акты сверки с покупателями подписаны, годовую инвентаризацию проведёт свой бухгалтер с комиссией. Звать нас стоит, когда:

• данные склада и бухгалтерии расходятся месяцами;
• сменился кладовщик или бухгалтер, и никто не знает, что сколько стоит;
• в дебиторке долги старше года, а сверки не подписаны;
• нужен независимый взгляд перед кредитом, продажей бизнеса или входом партнёра.

Почему компания надёжнее штатного бухгалтера. С нами договор со сроками и ответственностью: штрафы и пени по нашей вине платим мы. Учёт проверяют бухгалтеры высшей категории, а над закрытием года работает команда, а не один человек.

Что сделаем мы и сколько стоит

• Подготовим приказ и описи, проведём сверки с покупателями, поставщиками и налоговой.
• Покажем, что списать, что взыскать и как это отразить в налогах, и закроем год в учёте.
• Проверка бухгалтерского учёта за год — 45 000 ₽ на упрощёнке и 59 000 ₽ на общей системе с НДС. Клиентам на обслуживании помогаем провести инвентаризацию: готовим приказ и описи из учёта, разбираем расхождения и отражаем результат.

Как восстановленный учёт и платёжный календарь показали собственнику, что «сезонность» — это кассовый разрыв, — в кейсе «Оптовая торговля: кассовый разрыв, который считали сезонностью».

Частые вопросы