Табель — документ, по которому бухгалтерия платит зарплату, а работодатель доказывает в споре, сколько человек работал. Разбираем форму и коды, отметки для совместителей и удалёнки, сроки сдачи, хранение и риски «нарисованных» часов.
Коротко
- Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК). Табель нужен даже в компании с одним сотрудником.
- Формы Т-12 и Т-13 с 2013 года не обязательны. Можно утвердить свою форму, в том числе электронную, если в ней есть реквизиты первичного документа.
- Вести табель можно сплошным методом — отмечать каждый день — или методом отклонений: фиксировать только больничные, отпуска, сверхурочные и другие отличия от графика.
- Коды берут из постановления Госкомстата № 1: Я — работа днём, Б — больничный, ОТ — отпуск, РВ — работа в выходной, С — сверхурочные, НН — неявка по невыясненной причине. Свои коды добавляют приказом.
- Табель хранят 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50 лет. За отсутствие учёта компании грозит штраф 30 000–50 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Табель учёта рабочего времени — документ, по которому бухгалтерия начисляет зарплату, а работодатель доказывает в споре, сколько человек работал на самом деле. Если табеля нет или в нём у всех ровно по восемь часов каждый день, компания проигрывает и инспекции, и работнику.
Разберём, какую форму выбрать, какие коды ставить, как отмечать совместителей, дистанционных работников и работу в выходные, кто подписывает табель, когда сдавать его в бухгалтерию и сколько хранить.
Обязательна ли форма Т-13 и каким методом заполнять табель
Обязанность учитывать рабочее время установлена ч. 4 ст. 91 ТК, а конкретная форма — нет. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года, когда вступил в силу закон о бухучёте № 402-ФЗ, применять их не обязательно — это подтвердил и Роструд.
Т-12 содержит ещё раздел для расчётов по оплате труда, Т-13 — только учёт времени, поэтому на практике почти везде используют Т-13. Компания может взять её за основу или утвердить свою форму приказом. В своей форме нужны реквизиты первичного документа: название, компания, период, фамилии и должности, отработанное время, должности и подписи ответственных.
Электронный табель тоже допустим: это первичный документ, его можно вести в программе и подписывать электронной подписью. В 1С:ЗУП табель собирается сам из графиков работы и документов об отсутствиях. Отклонения вносят документами «Табель», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздничные дни», а форму Т-13 печатают отчётом.
Заполнять табель можно двумя методами:
| Метод | Как заполняют | Кому подходит |
|---|---|---|
| Сплошной | Каждый день отмечают явку или неявку и количество часов | Сменный график, суммированный учёт, почасовая оплата, частые переработки |
| Метод отклонений | Отмечают только отличия от графика: болезнь, отпуск, командировку, прогул, работу сверх нормы | Пятидневка со стабильным графиком |
Метод выбирают для всей компании или для подразделения и закрепляют в приказе об учёте рабочего времени. Метод отклонений экономит силы, но при сменной работе неудобен: время по сменам всё равно нужно видеть по каждому дню.
Коды табеля: самые нужные
Буквенные и цифровые коды установлены постановлением № 1. В табеле ставят код и отработанное время, например «Я 8». Таблица ниже покрывает почти все ситуации малого бизнеса.
| Код | Цифровой | Что означает | Как влияет на оплату |
|---|---|---|---|
| Я | 01 | Работа в дневное время | По окладу или ставке |
| Н | 02 | Работа ночью, с 22:00 до 6:00 | Доплата не меньше 20 % часовой ставки |
| РВ | 03 | Работа в выходной или праздник | Двойная оплата или одинарная плюс день отдыха |
| С | 04 | Сверхурочная работа | Повышенная оплата по ст. 152 ТК |
| К | 06 | Командировка | Средний заработок |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной отпуск | Отпускные |
| ОД | 10 | Дополнительный оплачиваемый отпуск | Отпускные |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения зарплаты по заявлению | Не оплачивается |
| Б | 19 | Больничный с пособием | Пособие вместо оклада |
| ПР | 24 | Прогул | Не оплачивается |
| В | 26 | Выходной или нерабочий праздничный день | Не влияет |
| НВ | 28 | Дополнительный выходной без оплаты | Не оплачивается |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам | Не оплачивается до выяснения |
| РП | 31 | Простой по вине работодателя | Не меньше 2/3 среднего заработка |
| НП | 32 | Простой по причинам, не зависящим от сторон | Не меньше 2/3 оклада |
| НО / НБ | 34 / 35 | Отстранение от работы с оплатой или без неё | По закону или не оплачивается |
Кода «ВЫХ» в постановлении нет: выходной обозначают «В». А код «ВМ» есть — это работа вахтовым методом. Если работник не вышел и причина неизвестна, ставят «НН». Принёс больничный — код меняют на «Б», причины нет — на «ПР», и тогда можно оформлять взыскание. Если кодов не хватает, например для дня диспансеризации, компания вводит свои и утверждает их вместе с формой табеля.
Как отмечать совместителей, удалёнку, переработки и выходные
- Совместители. Внешних и внутренних совместителей табелируют по каждому месту работы отдельно: своя строка, а внутреннему — обычно и свой табельный номер. Совмещение по допсоглашению — одна строка: договор один. Чем совмещение отличается от совместительства, — в статье «Совмещение и совместительство: чем отличаются и как оплачивать».
- Дистанционные работники. Табель на них ведут так же, как на офисных, — так отвечает Роструд. Отдельного кода в Т-13 нет: ставят «Я» и время работы. Чтобы отличать дни в офисе от удалёнки, введите свой код в утверждённой форме.
- Сверхурочные. Работу сверх нормы отмечают кодом «С» отдельно от обычного времени. С 1 сентября 2026 года изменились лимиты и оплата — подробно в статье «Сверхурочная работа с 1 сентября 2026 года».
- Работа в выходной. День отмечают кодом «РВ» с временем работы — на основании приказа и согласия работника. Если работник выбрал день отдыха вместо двойной оплаты, этот день Роструд советует отмечать кодом «НВ».
Суммированный учёт и связь с зарплатой
При суммированном учёте табель — главный источник: время по сменам складывают за учётный период и сравнивают с нормой по производственному календарю. Без точного табеля эту разницу не посчитать, и спор о переработке компания проиграет. Месячные нормы — в статье «Производственный календарь на 2027 год».
Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Минтруд считает, что за первую половину месяца платят пропорционально отработанному времени. Значит, данные табеля нужны бухгалтерии дважды в месяц: перед авансом и перед зарплатой. Сроки сдачи закон не устанавливает — их закрепляют в приказе, например за два рабочих дня до каждой выплаты.
Менеджер с окладом 66 000 ₽, октябрь 2026 года — 22 рабочих дня
Первая половина месяца — 11 рабочих дней. В табеле: Я — 8 дней, Б — 3 дня, с 5 по 7 октября.
Аванс: 66 000 × 8 ÷ 22 = 24 000 ₽. Если считать половину оклада, вышло бы 33 000 ₽ — на 9 000 ₽ больше, чем заработано.
Вторая половина — 11 рабочих дней с кодом Я. Всего за октябрь — 19 отработанных дней.
Зарплата по окладу: 66 000 × 19 ÷ 22 = 57 000 ₽. Дни с кодом Б оплачивают пособием, а не окладом.
Вторая выплата: 57 000 − 24 000 − 7 410 ₽ НДФЛ = 25 590 ₽ плюс пособие за три дня болезни.
Кто заполняет, подписывает и сколько хранить
Назначить ответственных
Приказом: кто ведёт табель в каждом подразделении, каким методом и по какой форме.
Заполнять по факту
На основании приказов, больничных, служебных записок, данных пропускной системы.
Подписать
Ответственный за табель, руководитель подразделения и кадровик. В электронном табеле — электронными подписями.
Сдать в бухгалтерию
За первую половину месяца — перед авансом, за весь месяц — перед зарплатой.
Хранить
5 лет по ст. 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236. При тяжёлых, вредных и опасных условиях — 50 лет.
Чем грозит отсутствие табеля или «нарисованные» часы
Если учёт рабочего времени не ведут или ведут с нарушениями, инспекция наказывает по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Компании грозит штраф 30 000–50 000 ₽, руководителю и ИП — до 5 000 ₽. Повторно — до 70 000 ₽ для компании, а руководителю — до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок до трёх лет.
В спорах о переработках суды сравнивают табель с другими документами: пропусками, путевыми листами, перепиской. Когда путевые листы показывали работу сверх нормы, а табель — нет, переработку взыскивали с работодателя. А когда табель вели точно и он совпадал с приказами, данные пропускной системы сами по себе переработку не доказывали.
Частые вопросы
Обязательно ли вести табель по форме Т-13?
Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны. Можно работать по Т-13 или утвердить свою форму приказом — главное, чтобы в ней были реквизиты первичного документа и подписи ответственных.
Как отметить в табеле, что сотрудник не вышел на работу без предупреждения?
Сначала ставят «НН» — неявка по невыясненным причинам. Когда причина станет известна, код меняют: на «Б», если принёс больничный, на «ПР», если уважительной причины нет.
Можно ли вести табель только в электронном виде?
Да. Табель — первичный документ, его можно составлять в программе и подписывать электронными подписями ответственных. Распечатывать его для бухгалтерии не нужно.
Сколько хранить табели учёта рабочего времени?
5 лет. Если условия труда тяжёлые, вредные или опасные, — 50 лет, а по документам, законченным до 2003 года, — 75 лет.
Источники
ТК РФ, ст. 91 — рабочее время и обязанность вести его учёт (КонсультантПлюс)
Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1: условные обозначения в табеле (КонсультантПлюс)
Табель учёта рабочего времени: формы, порядок заполнения, хранение (Главная книга)
Наладим учёт рабочего времени
Утвердим форму табеля и коды, подготовим приказ об учёте рабочего времени и проверим отметки перед каждой выплатой: сверхурочные, выходные, больничные. Ведение кадрового учёта — 1 600 ₽ в месяц за сотрудника.
Оставить заявкуВедение кадрового учёта
Или напишите сразу: WhatsApp · Telegram · 8 (901) 519-44-03