Три отчёта, которые должен видеть собственник каждый месяц

10 минут чтения · Финансы

Раз в месяц у собственника есть ритуал: открыть банк и посмотреть на остаток. Больше, чем месяц назад, — работаем нормально. Меньше — надо разбираться. В большинстве небольших компаний это и есть вся управленческая отчётность.

Остаток на счёте — плохой измеритель. Одна цифра не отличает удачный период от полученного займа или аванса, который ещё предстоит отработать.

Бухгалтерская отчётность здесь не помогает: она сделана для налоговой и отвечает на её вопросы. У вас вопросы другие — хватает ли денег, зарабатываем ли мы вообще и что у компании есть за душой. На каждый есть свой отчёт, и подменять их друг другом не получается.

Мы ведём учёт малому бизнесу и видим одну и ту же картину: декларации сданы в срок, а на вопрос «мы в мае заработали или нет» ответа нет ни у кого. Разбираем три отчёта по очереди — что показывает каждый и как читать их вместе.

Три вопроса, на которые отвечаете вы

Отчётов именно три не по чьей-то методике, а потому что вопросов у собственника тоже три. Деньги, прибыль и имущество — разные вещи, и каждая меряется своим отчётом.

Последняя колонка важнее, чем кажется. Два отчёта считаются за период — за месяц, квартал, год. Баланс считается на дату, как фотография: вот что у компании есть сегодня вечером. Спорить, какой из трёх главный, — то же самое, что спорить, что важнее в машине: спидометр или указатель топлива.

Движение денег: самый простой и самый недооценённый

Этот отчёт объясняет ровно одно: почему остаток на счёте за месяц изменился именно так, а не иначе. Звучит скромно — но именно его отсутствие чаще всего заканчивается неприятным сюрпризом.

Откуда данные. Из банковской выписки, кассы и переводов на личную карту, если речь об ИП. Считать не нужно ничего, нужна только разметка: каждая операция относится к одной статье. Статей должно быть немного, 12–15 штук. По нашему опыту, отчёт на сорок статей перестают открывать ко второму месяцу — он превращается в бухгалтерию, которую никто не читает.

Три вида деятельности. Все движения делятся на три группы, и это разделение — главная ценность отчёта.

• Операционная — обычная работа: поступления от клиентов, оплата поставщикам, зарплата, налоги, аренда, связь.
• Инвестиционная — то, что покупается надолго: оборудование, автомобиль, ремонт помещения, а также продажа такого имущества.
• Финансовая — деньги, приходящие извне и уходящие наружу: получение и возврат кредитов и займов, вклады собственника и его изъятия.

Смысл разделения — увидеть, за счёт чего компания живёт. По остатку на счёте этого не видно.

Три вопроса к отчёту:

1. Операционный поток положительный — за этот месяц и за последние полгода?
2. Какие три статьи забрали больше всего денег и ожидаемо ли это?
3. Чем оплачены покупки и возврат кредитов — собственным потоком или новыми займами?

Прибыли и убытки: зарабатываем или нет

Второй отчёт отвечает на вопрос, который кажется простым, пока не попробуешь ответить. Считается он не по платежам, а по начислению: выручка признаётся, когда работа сделана и подписан документ, расход — когда ресурс использован.

Откуда данные. Из актов и накладных, начисленной зарплаты, начисленной аренды. Поэтому цифры здесь не совпадают с движением денег, и это нормально; из чего складывается разница, мы разобрали отдельно: прибыль есть, а денег нет. Здесь важно только одно — не считать один из двух отчётов сломанным.

Как устроен. Сверху выручка, из неё вычитается себестоимость проданного — получается валовая прибыль. Из неё вычитаются постоянные расходы — получается операционная прибыль. После процентов по кредитам и налогов остаётся чистая прибыль. Каждая ступенька отвечает на свой вопрос: зарабатываем ли мы на продукте, тянем ли собственную структуру, что остаётся в итоге.

Разбивка по направлениям, товарным группам или точкам делает отчёт в разы полезнее. Общая цифра говорит «заработали». Разбивка — «зарабатывают два направления из пяти, а три остальных живут за их счёт».

Отдельная аккуратность нужна тем, кто торгует через площадки: сумма, которую площадка перевела на счёт, выручкой не является — мы разобрали это в статье про бухгалтерию селлера.

Три вопроса к отчёту:

1. Какая доля выручки остаётся после себестоимости и меняется ли она от месяца к месяцу?
2. Постоянные расходы растут медленнее выручки или быстрее?
3. Какие направления зарабатывают, а какие живут за счёт остальных?

Баланс: чем владеем и кому должны

Отчёт, который собственники малого бизнеса игнорируют чаще всего. Он выглядит самым бухгалтерским из трёх — а показывает то, чего не показывает больше никто.

Откуда данные. Из остатков на конкретную дату. С одной стороны — что у компании есть: деньги, долги покупателей, товар на складе, оборудование, выданные авансы. С другой — за счёт чего это появилось: долги поставщикам, кредиты, налоги к уплате, полученные авансы. И то, что осталось сверх всех долгов, — собственный капитал.

Зачем он нужен. Два других отчёта каждый период начинают с нуля, а баланс копит итог. Он показывает, во что превратились результаты прошлых лет — в оборудование, запасы, долги покупателей, — и чем всё это оплачено: своими средствами или чужими. Если капитал растёт, а кредиты растут ещё быстрее, бизнес расширяется в долг, и увидеть это можно только здесь.

Собственный капитал и есть ответ на вопрос «сколько у меня в этом бизнесе». Сколько из него можно забрать, не остановив компанию, — отдельный разговор: сколько можно забрать из бизнеса.

Три вопроса к отчёту:

1. Собственный капитал растёт от месяца к месяцу?
2. Что растёт быстрее — запас и долги покупателей или выручка?
3. Хватит ли денег, дебиторки и товара, чтобы закрыть все долги ближайшего года?

Почему по отдельности каждый обманывает

Любой из трёх, прочитанный в одиночку, ведёт к неверному выводу. Хороший поток бывает у компании, которая распродаёт запасы в убыток. Хороший финансовый результат — у компании, которой нечем платить по счетам. Баланс без двух остальных показывает итог, но молчит о том, как он получился.

Вместе они дают не три картинки, а одну. И проверяют друг друга. Прибыль за период должна увеличивать собственный капитал в балансе. Изменение денег в балансе должно совпадать с итогом отчёта о движении денег. Если не сходится — где-то потеряна операция или ошибка в разметке.

Один отчёт нарисовать легко, три согласованных — заметно труднее. Поэтому сходимость важнее оформления. Отчёт, который не бьётся с двумя другими, не заслуживает доверия, даже если цифры в нём приятные.

С чего мы начинаем у нового клиента

Когда мы собираем эти отчёты впервые, порядок обычно такой.

1. Сначала операционный поток за последние шесть месяцев. Не за один: отдельный месяц бывает каким угодно. Шесть подряд показывают, зарабатывает бизнес собственной работой или живёт на займах и авансах.
2. Потом долю валовой прибыли по месяцам. Если она гуляет без видимой причины, дело почти никогда не в рынке: обычно себестоимость в разные месяцы считали по-разному.
3. Потом собственный капитал за год. Растёт, стоит или уменьшается — это самая честная оценка того, что происходило с бизнесом.
4. И только потом всё остальное. Разбивка по направлениям, сравнение с прошлым годом, детализация расходов — это уже настройка, а не диагноз.

Поставить такие отчёты один раз и дальше вести их самим помогает управленческий учёт: обычно на постановку уходит два-три месяца.

Что сделать, если сейчас нет ничего

Браться сразу за все три не нужно. Начинать стоит с движения денег по двум причинам: данные для него уже есть в выписке и он не требует ни одного допущения.

1. Выгрузите банковскую выписку за три последних месяца.
2. Составьте список из 12–15 статей движения денег — не больше.
3. Разметьте каждую операцию по статье и отнесите к операционной, инвестиционной или финансовой деятельности.
4. Сведите итоги по месяцам и посмотрите на операционный поток.
5. Со следующего месяца добавьте отчёт о прибылях и убытках, ещё через месяц — баланс.

Через три месяца появится то, чего не даёт никакой единичный отчёт, — динамика: одна цифра за май не значит почти ничего, три месяца подряд показывают направление.

Дальше — режим

Отчёты работают, только если они регулярные. Требования простые:

• Ежемесячно, за календарный месяц целиком.
• С понятным сроком готовности: разумный ориентир для малого бизнеса — вторая неделя следующего месяца. Отчёт за январь, показанный в марте, уже не решение, а история.
• В одном и том же формате, с теми же статьями.
• Рядом всегда две колонки для сравнения: прошлый месяц и тот же месяц год назад.
• С разбором: полчаса в месяц на разговор с тем, кто эти отчёты составляет.

Последний пункт пропускают чаще остальных, а он и есть смысл затеи: отчёт, который никто не обсуждает, остаётся файлом на диске.

Коротко

• Отчётность для инспекции отвечает на вопросы инспекции; собственнику нужны три своих отчёта — движение денег, прибыли и убытки, баланс
• Движение денег делится на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность, и в этом делении его главная ценность
• Отчёт о прибылях и убытках считается по начислению, а не по платежам, и отвечает на вопрос, зарабатывает ли компания
• Баланс считается на дату и показывает, чем владеет компания, кому она должна и растёт ли собственный капитал
• Каждый отчёт по отдельности можно прочитать неверно: смысл появляется только в тройке
• Три отчёта проверяют друг друга — прибыль должна увеличивать капитал, изменение денег в балансе — совпадать с итогом отчёта о движении денег
• Начинать проще всего с движения денег: данные уже в выписке, срок готовности — вторая неделя следующего месяца